Проблемы, возникающие при проведении автоматизации бизнес-процессов

Введение

Ни одно предприятие не сможет работать прибыльно в условиях рыночной экономики без тщательно подготовленного бизнес-плана. Бизнес-план дает детальные пояснения, как будет происходить управление бизнесом, с тем чтобы обеспечить его прибыльность, а также возвратность инвестиций. Постоянные изменения экономической среды, в которой действует компания, предполагают уточнение и пересмотр бизнес-плана, что в свою очередь, требует выработки механизма привлечения управленческого персонала к данной работе.

В общем случае бизнес-план составляется для внешних и внутренних целей. Внешняя сторона бизнес-плана предназначается для оправдания доверия инвесторов и кредиторов, убеждения их в потенциальных возможностях компании, компетентности ее сотрудников, а также необходимости оказания ей стратегической и финансовой помощи.

Если говорить кратко, бизнес-план - это критическая стартовая точка и базис всей плановой и исполнительской деятельности предприятия. Это наиболее важный источник аккумуляции стратегической информации и способ прямого управленческого воздействия на будущее положение предприятия, описывающий пути достижения прибыльности.

В целом финансовая, оперативная и инвестиционная политика предприятия должна соответствовать направлениям и стратегическим целям, выделенным в бизнес-плане.

Ценность бизнес-плана определяется качеством содержащейся в нем информации и предположений. Он не должен отражать существующие в действительности преувеличения или предубеждения составителей. Качественно составленный бизнес-план - это также высоко эффективный и полезный инструмент маркетинговой деятельности. Вероятность его исполнения в течение времени прямо отражает компетентность управления предприятием, на чем особо акцентируется внимание инвесторов.

У российских компаний значительно возрос интерес к автоматизации бизнес процессов. Несмотря на большое количество теоретической информации по данной теме системы класса workflow и BPM (Business Process Management) в России пока не нашли широкого распростр

Любая информационная система призвана обеспечить ИТ-поддержку какой-либо более или менее значимой совокупности функций бизнес-процесса и в этом смысле может считаться системой его автоматизации. Например, ERP-система осуществляет ИТ-поддержку процесса выпуска изделий, а CRM-система в итоге управляет процессом продаж. Однако имеется отдельный класс приложений, само название которых указывает на то, что они предназначены для автоматизации бизнес-процессов. К ним можно отнести workflow-системы, системы моделирования бизнес-процессов и собственно системы BPM (Business Process Management), которые, как видно из названия, напрямую призваны автоматизировать разнообразные бизнес-процессы. Как показал опыт, российский потребитель не всегда четко разграничивает системы этих трех классов, и задача данной статьи — определить функции и реальные возможности каждой из них.

На российском рынке эти системы переживают фазу высокого интереса, однако интенсивное их обсуждение в прессе сопровождается пока минимальным опытом успешных внедрений, и речь идет скорее о «пионерских» проектах и о поиске подхода к комплексной автоматизации бизнес-процессов.

Автоматизация бизнес-процессов - явление, набирающее все большую популярность на современном рынке. И это абсолютно обосновано - ведь механизмы автоматизации позволяют прежде всего сократить издержки любого производства, а следовательно - сделать бизнес более эффективным.

 

 

 

 

Проблемы, возникающие при проведении автоматизации бизнес-процессов

Автоматизация бизнес-процессов используется большим количеством российских организаций и приносит отличные результаты в самых разных областях деятельности. Технологии автоматизации, применяемые к современным бизнес-процессам, позволяют значительно снизить финансовые и временные издержки любого производства, повысить производительность и эффективность деятельности компании.

Повышение эффективности деятельности - это одна из главных задач любого предприятия, которая становится особенно значимой в условиях растущей конкуренции. Автоматизация предполагает составление четкой схемы работы организации и максимально эффективное распределение нагрузки между сотрудниками. Все бизнес-процессы, которые можно автоматизировать, выполняются с помощью специальных программ.

В упрощенном представлении под автоматизацией бизнес процессов понимается создание некой логики, в соответствии с которой выполняется набор определенных действий. В их число могут входить обработка заказов, расчет скидок на продукцию, систематизация данных, рассылка электронной документации и другие процессы, требующие от сотрудников «механического» осуществления одних и тех же операций. Их выполнение «передается» на специальные программно-аппаратные комплексы (системы автоматизации).

За счет того что большинство бизнес процессов являются повторяемыми и управляемыми, использование программ для автоматизации позволяет грамотно организовать большую часть операций на предприятии. Использование систем автоматизации дает возможность:

повысить качество организации работы,

усилить эффективность управления,

распределить нагрузку между сотрудниками,

повысить производительность предприятия,

контролировать финансовые потоки,

развивать новые направления бизнеса за счет освободившихся ресурсов.

Благодаря автоматизации рутинных процедур, в обычных условиях на которые уходит масса сил и времени, временные затраты сокращаются, а производительность труда - увеличивается. Решения для автоматизации бизнес процессов необходимы не только опытным компаниям, но и тем, кто только начинает свою деятельность. Как показывает практика, использование систем автоматизации на этапе развития предприятия позволяет наиболее эффективно организовать ее работу и добиться желаемых результатов в сжатые сроки.

Как правило, в процессе автоматизации какой-либо операции, будущие пользователи системы всегда сталкиваются с некоторыми проблемами - и автоматизация бизнес-процессов не является исключением. Рассмотрим основные из них:

1. Довольно низкий уровень  зрелости бизнеса. Это связано  с тем, что многие компании  рассматривают процессное управление  и связанные с ним информационные  системы как новый подход - поэтому  они стремятся как можно быстрее  внедрить его в своей деятельности. Но существует понятие "зрелости" компании, и если она находится  на низком уровне, но все мероприятия, связанные с автоматизацией деятельности наверняка натолкнутся на частичное или полное отсутствие четко формализованных процессов, а также желания сотрудников организации работать по такого рода формальным схемам.

Поэтому прежде чем заняться автоматизацией, нужно провести ряд мероприятий с целью повышения уровня зрелости компании или заручиться солидными организационными полномочиями - чтобы заставить сотрудников работать в системе.

2. Необходимость проведения  предварительного описания и  последующего совершенствования  деятельности предприятия перед  началом автоматизации. Следует  отметить, что автоматизация бизнес-процессов не всегда нуждается в работах по их совершенствованию или они попросту выбрасываются ИТ-специалистами из проекта. А это в большинстве случаев представляет собой существенный риск для проекта автоматизации - ведь на этапе внедрения или технического задания у пользователей может возникнуть нежелание работать с неоптимизированными системами из-за их сложности.

В результате обоим сторонам приходится идти на компромисс, что зачастую вызывает недовольство как заказчика, так и клиента. Здесь нужно в обязательном порядке планировать работы по усовершенствованию проектов - причем предварительно следует создать описание процессов, желательно в графических формах с возможностью дальнейшей передачи информации по ним.

3. Наличие неподконтрольных  участков бизнеса. Нередки случаи, когда в практике автоматизации  определенные процедуры выполнялись  в подразделениях, неподконтрольных  заказчику проекта. А это подразумевает  определенную находчивость с  точки зрения автоматизации.

4. Сложность согласования  деятельности компании с пользователями  системы. Часто бывает, что процесс  внедрения системы автоматизации  уже начался, а ее владельца  еще нет. Это ведет к излишним  трудозатратам на всех этапах  согласования документов, так как  единого ответственного человека  за весь проект нет, или он  делегирует свои полномочия другим  участникам процесса - по иерархии.  Здесь важно минимизировать число лиц, занимающихся согласованием  и описанием технического задания.

5. Существование большого  количества используемых решений, которые необходимы для интеграции, а также отсутствие в стандартных  системах workflow развитого инструментария для аналитики бизнес-процессов.

 

 

 

Критические факторы успеха проекта реорганизации бизнес-процессов

Для оценки важности бизнес-процессов существует классический подход, согласно которому первым шагом определения важности является определение критических факторов успеха организации - КФУ. Что такое КФУ? При разработке стратегии, компания должна формулировать свою миссию, после чего произвести ее декомпозицию на стратегические цели. Из всех сформулированных целей нужно выбрать восемь наиболее важных, которые называют критическими факторами успеха (см. рис.2). Использование именно восьми наиболее важных стратегических задач следует из принципа существенности, или Парето, а также правила "7", которые были рассмотрены в предыдущих главах книги.

Рисунок 2. Критические факторы успеха организации - КФУ

Для более глубокого понимания того, что такое критические факторы успеха давайте рассмотрим их определение и примеры.

Критические факторы успеха – это те стратегические задачи, конкурентные возможности, результаты деятельности, которые каждая компания должна обеспечивать или стремиться к этому, чтобы быть конкурентоспособной и добиться успеха на рынке. Это те факторы, которым компания должна уделять особое внимание, так как именно они определяют успех или провал компании на рынке, ее конкурентные возможности, непосредственно влияющие на ее прибыльность.

Определение критических факторов успеха организации с учетом существующих и прогнозируемых тенденций развития отрасли и конкуренции в ней является важнейшей стратегической задачей. Компания должна знать отрасль достаточно хорошо, чтобы определить, что является более, а что менее важным для успеха в конкурентной борьбе. Те руководители, которые неправильно определили влияние факторов на обеспечение долгосрочного успеха в конкурентной борьбе, выбирают ошибочные стратегии или не достаточно важные для обеспечения конкурентоспособности цели. Компании, правильно определившие критические факторы успеха, могут достичь значительного конкурентного преимущества, учитывая КФУ при реализации своей стратегии и обеспечивая себе преимущество перед конкурентами с использованием этих факторов. Критические факторы успеха в разных отраслях и для разных бизнесов различны. Кроме того, они со временем могут меняться в одной и то же отрасли под влиянием изменений общей ситуации в ней.

В общем случае критические факторы успеха должны отвечать следующим критериям:

Являются самыми важные целями компании;

Являются тем, что должна сделать организация, чтобы выполнить свою миссию;

Как правило, начинаются со слов "мы должны …" или "нам нужно …";

Представляют комбинацию тактических и стратегических факторов.

Примером критических факторов успеха для торговой компании является формулировка: "Мы должны иметь самый широкий ассортимент среди предприятий нашей отрасли", а для производственного предприятия - "Мы должны иметь самую высокую степень использования производственных мощностей в нашей отрасли".

При разработке критических факторов успеха, нужно соблюдать правило необходимости и достаточности, согласно которому каждый критический фактор успеха, включенный в список, необходим для достижения миссии компании, а все вместе факторы должны быть достаточны для ее достижения.

Сопоставление бизнес-процессов и критических факторов успеха

Вторым шагом определения степени важности бизнес-процессов, является, их сопоставление с критическими факторами успеха. Основная суть сопоставления сводится к тому, что по каждому бизнес-процессу нужно ответить на следующий вопрос: "Какие критические факторы успеха поддерживает данный бизнес-процесс"?

Раннее было рассмотрено, что важность процесса определяется степенью его вклада в достижение стратегических целей компании, поэтому чем больше критических факторов успеха поддерживает рассматриваемый бизнес-процесс, тем больше его важность.

при поиске взаимосвязи между процессами и КФУ был применен прямой проход "снизу вверх" или "от процессов к КФУ". На практике необходимо проделать и обратный проход "сверху вниз" или "от КФУ к процессам", при котором для каждого критического фактора успеха определяются бизнес-процессы, их поддерживающие. Второй проход повысит качество получаемых результатов, а также поможет выявить бизнес-процессы, которых в компании на данный момент времени не существует, но для реализации стратегии они необходимы.

Для определения взаимосвязи между КФУ и процессами при обратном проходе "сверху вниз" для каждого критического фактора успеха нужно задать три взаимодополняющих вопроса:

Какие из бизнес-процессов должны быть выполнены особенно хорошо, чтобы мы были уверены в достижении конкретного критического фактора успеха?

Какие бизнес-процессы оказывают основное воздействие на конкретный критический фактор успеха?