Системный подход

 

Рисунок 3 - Процесс заключения договора с предпринимателем на размещение торговой точки в Кировском районе.

 

Кроме того, разработана матрица ответственности, благодаря которой видно, кто и за какие процессы отвечает, кто является их исполнителем и участником.

Матрица ответственности изображена в Таблице 1.

 

 

Таблица 1 - Матрица ответственности

Процесс	Сотрудники
	Начальник отдела	Заместитель начальника отдела	Главный специалист	Ведущий специалист	Делопроизводитель
Заключение договоров	И/О	И			У
Оформление документов	О		У	У	И/О
Прием граждан	О		И	И
Контроль работы предприятий на территории района	О		И	И
Прием телефонных звонков	О		И	И	И
Отправка факса			И		И/О
Почтовая рассылка			И	И	И/О
Создание единой базы всех субъектов предприним. деятельности	О		И	И	И
Рассмотрение жалоб и предложений	О	И	У	У	У

 

О - ответственный

У - участник

И - исполнитель

С точки зрения системного подхода можно сделать вывод о том, что отдел по потребительскому рынку работает как слаженная система взаимосвязанных процессов. Но, в этой системе есть и свои проблемы, о которых будет изложено далее.

2.4 Разработка рекомендаций по совершенствованию работы отдела по потребительскому рынку

 

Несмотря на то, что в отделе работают высококвалифицированные специалисты, работа четко отлажена, здесь есть много проблем.

Во-первых, отсутствует система менеджмента качества, как в отделе, так и по Администрации в целом. Это не дает положительных результатов в работе. Нет разработанной системы взаимосвязанных процессов, нет матрицы ответственности, нет никаких корпоративных стандартов. А это губительно влияет на состояние всей организации. Но, внедрить СМК невозможно за очень короткий срок, поэтому для начала можно порекомендовать ввести некоторые изменения, которые непосредственно повлияли бы на качество работы всех сотрудников.

Для начала, в отделе существует проблема переизбытка входящей информации. Под влиянием этой проблемы специалисты просто физически не успевают справляться со всеми своими обязанностями и решать все вопросы. Для успешного решения проблемы были проанализированы все возможные пути ее решения. Наиболее альтернативными оказались два из них:

Принять на работу дополнительных сотрудников, так называемых помощников специалистов, которые будут выполнять роль секретарей. Для этого придется увеличить фонд заработной платы, на что согласится не каждый руководитель.

Разработать систему ежедневного планирования работы специалистов. Это означает, что работники, собираясь домой, будут составлять для себя план работы на следующий день, что позволит экономить время на определении своих действий каждый час. Кроме того, необходимо ввести контроль данных на входе, где они будут отсортировываться по значимости и по мере поступления.

Для такой точной координации работы возникает необходимость в специальной компьютерной программе. Для этого нужно принять на работу высококвалифицированного программиста, который будет заниматься входящей информацией и научит сотрудников пользоваться всеми необходимыми ресурсами.

Также хочется сказать о графике работы, хотя он четко установлен (с 9 до 17), на самом деле не исполняется. Из-за большого объема работы специалисты могут работать намного дольше (до 21, 22 часов), могут выходить на работу по выходным. За дополнительное время не предоставляют никаких доплат. Можно предложить ввести оплату за сверхурочное время работы. Это значительно повысит мотивацию сотрудников и, возможно, вопросы начнут решаться быстрее, чем это происходит на данный момент.

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

 

В ходе проведенных исследований доказано, что системный подход играет большую роль в управлении организацией. Но для каждой организации система имеет присущие ей особенности, свою реакцию на управление, свои формы возможного отклонения от программы, свою способность реагировать на различного рода воздействия.

На конкретном примере отдела по потребительскому рынку показана работа системного подхода в той ситуации, когда на предприятии нет СМК. В результате выявлено, что отдел работает недостаточно эффективно вследствие влияния конкретных факторов:

- избыток входящей информации;

- отсутствие отлаженной системы планирования занятости сотрудников;

- отсутствие необходимых программных средств управления данными;

- сверхурочное время работы, которое не оплачивается.

Исходя из этого, предложены соответствующие рекомендации по улучшению условий работы отдела, а, следовательно, и по повышению эффективности и результативности его деятельности.

От качества работы подсистем зависит качество самой системы. Повысив качество работы одного отдела можно повысить качество работы всей Администрации в целом, что положительно скажется на жизни района и города.

От грамотного системного подхода к управлению зависит вся жизнедеятельность организации.

 

 

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ

 

Басовский Л.Е. Управление качеством / Л.Е. Басовский, В.Б. Протасьев. - М.: ИНФРА-М, 2007. - 211 c.

Версан В.Г., Чайка И.И., Галлеев В.И. Государственные меры по содействию повышению качества // Вестник технического регулирования. -- 2006. -- № 2.

Галеев В. И., Пичугин К. В. Менеджмент процессов в системе качества -- от теории к практике // Сертификация. --2004. -- № 1.

Гличев А.В. Основы управления качеством продукции. - М.: РИА Стандарты и качество, 2001. - 202 с.

Джеймс Р. Управление качеством / Р. Джеймс. - М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2007. - 637 c.

Исикава К. Японские методы управления качеством/ К. Исикава. -- М.: Экономика, 1988. - 141 с.

Михеева Е.Н. Управление качеством/ Е.Н. Михеева, М.В. Сероштан. - М.: Дашков и К°, 2009. - 708 с.

Окрепилов В.В. Управление качеством. - М.: Наука, 2000. - №4

8. Положение об отделе по потребительскому рынку Администрации Кировского района города Екатеринбурга [Текст]: Приказ главы Администрации Кировского района города Екатеринбурга от 01.09.2010 №26.

Размещено на Allbest.ru