Аудит удовлетворенности трудом

 

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО  РЕЧНОГО И МОРСКОГО ТРАНСПОРТА

ФЕДЕРАЛЬНОЕ БЮДЖЕТНОЕ  ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ  УЧРЕЖДЕНИЕ

ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО  ОБРАЗОВАНИЯ

МОРСКОЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ

имени адмирала Г.И. Невельского

Кафедра управления персоналом

 

 

 

 

УТВЕРЖДАЮ

Заведующий кафедрой

______________ Э.Е.Зеленина

«___»____________2012 г.

 

 

 

КУРСОВОЙ  ПРОЕКТ

по  дисциплине «Организационно-кадровый аудит»

 

 

Аудит кадрового делопроизводства в ПСМК «Энергия»

 

 

                   

 

 

          Руководитель 

Тымченко О.А.

__________2012г.     

 

 

 

Студент группы 2352

Любарская И.В.

_______________2012г.

 

 

 

 

Владивосток

2012

 

Оглавление

 

 

 

 

 

ВВЕДЕНИЕ

В настоящее  время наличие отлаженной и соответствующей  законодательству системы кадрового  документооборота является одним из основных условий успешной деятельности компании. Произошедшие в последние  годы политические и экономические перемены в России, переход компаний к ведению кадрового документооборота, а также участившееся проверки со стороны трудовой инспекции - все это послужило основанием для появления на рынке новой услуги - кадрового аудита.

Кадровой работы на предприятии любого характера много. И чтобы выполнить ее качественно, не только сотруднику, совмещающему со своими основными обязанностями функции кадровика, но и специалисту-кадровику необходимо обладать глубокими профессиональными знаниями в области трудового права и кадрового делопроизводства. Поэтому учитывая важность правильного оформления документов по труду и кадрам и их полноты, полезен будет взгляд со стороны.

Актуальность  выбранной темы обуславливается  недостаточной проработкой проблемы документационного обеспечения управления в ПСМК «Энергия». Решение проблемы управления документацией в современных условиях позволит целенаправленно формировать информационные ресурсы организации, обеспечивать ее эффективное функционирование, а также открыть доступ к информационным ресурсам с наименьшими затратами времени, труда и средств. 

Кадровое  делопроизводство - для работодателей  всегда актуальный вопрос, который  требует хороших знаний трудового  законодательства, правил ведения и  оформления документов, - недооценивать  его нельзя.

О важности кадровой документации свидетельствует, прежде всего, то, что любой кадровый документ имеет юридическую и  даже коммерческую ценность.

С помощью некоторых кадровых документов, используемых в качестве важных письменных доказательств, работодатель может  доказать свою позицию в суде.

Цель данной работы – анализ и оценка документационного  обеспечения в ПСМК «Энергия»

Для выполнения данной цели необходимо выполнить следующие  задачи:

Рассмотреть понятие  и сущность кадрового аудита;

1. Изучить деятельность ПСМК «Энергия»;
2. Провести анализ кадрового делопроизводства для данного предприятия

Объект: кадровое делопроизводство

Предмет: кадровое делопроизводство ПСМК «Энергия»

Эмпирический  объект: документационное обеспечение

Методы: анализ и оценка документационного обеспечения  кадрового делопроизводства, интервью с председателем предприятия, инспектором отдела кадров, а так же с бухгалтером расчетного стола.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ГЛАВА 1. ПОНЯТИЕ И СУЩНОСТЬ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ ПЕРСОНАЛОМ. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С КАДРОВОЙ ДОКУМЕНТАЦИЕЙ.

1. Основные понятия и роль кадрового делопроизводства в системе управления персоналом

Делопроизводство - отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.

Составление кадровой документации – первая и  важнейшая часть кадрового делопроизводства, включающего также организацию  работы с документами, их систематизацию и хранение. Таким образом, кадровое делопроизводство – это совокупность процедур по составлению, оформлению, обработке, хранению и поиску документов по управлению персоналом. Для своевременного и правильного выполнение этих процедур целесообразно регламентировать как состав кадровых документов, так и технологию работы с ними.

Упорядоченная система кадрового делопроизводства позволяет не только документировать трудовые отношения и вести кадровый учет, но и совершенствовать в целом систему управления персоналом благодаря созданию организационно-правовых основ взаимоотношений работника и работодателя. В частности, это становится особенно важным по мере усложнения организационной структуры предприятия вследствие роста бизнеса, расширения сфер деятельности и т.п., что, в свою очередь, приводит к организационному разнообразию кадровых служб, росту их статуса в системе управления. [www.kadrovik.ru]

В основе управленческой деятельности любой организации  лежат процессы получения информации, ее обработки, принятия решения, доведения  его до сведения исполнителей, исполнения и подведения итогов. Большая часть управленческой информации поступает в документированном виде, поэтому делопроизводство называют также документационным обеспечением управления (ДОУ).[8, с. 32-35]

Документационное  обеспечение системы управления персоналом организации представляет собой обеспечение кадровых служб всеми документами, составленными в соответствии с требованиями утвержденных стандартов и инструкций, создание и направление документов структурным подразделениям организаций и прочим субъектам за пределами организации.[1, с. 122-124]

Термины "делопроизводство" и "документационное обеспечение  управления" синонимичны, в и настоящее  время значения обоих терминов закреплены ГОСТом Р 51141-98.

Термин "документационное обеспечение управления" вошел в научный оборот примерно с середины 1970-х гг. в связи с изменением организационно-технической основы делопроизводства и методологических подходов к его совершенствованию благодаря активному внедрению в сферу работы с документами средств вычислительной техники и появлению новых информационных технологий. Однако, новый термин менее удобен в употреблении, так как он является словосочетанием из трех слов. Скорее всего, из-за сложности его употребления не произошла замена терминов ("делопроизводства" на "документационное обеспечение управления"), которые употребляются сегодня как синонимы.

Тем не менее, между  данными терминами все-таки существуют некоторые различия. Термин "документационное обеспечение управления" подчеркивает информационно-технологическую составляющую в современной организации делопроизводства и его лучше употреблять, когда речь идет о компьютерных технологиях работы с документами. Термин "делопроизводство" преимущественно используется при описании организационной стороны и традиционных приемов работы с документами. [ 6, с. 89-93]

Делопроизводство рассматривается  как одна из важнейших сторон

деятельности  организации, обеспечивающая выполнение ее функциональных задач, так как работники сферы управления затрачивают на работу с документами в среднем 60% рабочего времени.

От организации  делопроизводства зависят: эффективность  управления; экономичность; оперативность; культура труда работников управления.

Разработка новых информационных технологий в управлении, новых офисных  программ осуществляется на основе традиционных правил делопроизводства (регистрация документов, визирование, контроль их исполнения, архивное хранение и т.п.). [3, с. 77-78]

1.2. Компоненты делопроизводства

Делопроизводство  состоит из двух неразрывно связанных компонентов:

1. документирования;
2. организации работы с документами.

В соответствии с ГОСТом Р 51141-98 делопроизводство (или  ДОУ) предполагает прежде всего создание документов или документирование, т.е. запись информации на различных носителях по установленным правилам, которые закрепляются в правовых актах и нормативно-методических документах. Результатом документирования является документ - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Носителем при этом может выступать любой материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде. При документировании необходимо помнить, что данный процесс записи информации на бумаге или ином носителе является строго регламентированным, что, в свою очередь, обеспечивает юридическую силу документа.

В современном делопроизводстве сочетается работа с бумажными документами и с документами, представленными в электронной форме. Электронные документы после вывода на печать становятся бумажными. Любой документ на бумажном носителе с помощью сканера перевоплощается в электронный, сохраняя все свои реквизиты. Документ, набранный на компьютере, с помощью факс-модема может быть принят на любом факсе в бумажном виде.

В обществе документы являются основными носителями информации, при  этом любой документ, создаваемый  в обществе, является элементом системы  более высокого уровня и входит в соответствующую систему документации в качестве ее элемента. Под системой документации понимается совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению.[9, с. 45-48]

Одной из важнейших функций  служб документационного обеспечения  управления персоналом является организация  документооборота, т.е. движения документов с момента их создания или получения  до завершения исполнения, отправки адресату или сдачи на хранение.

Порядок движения документов в организации можно разделить на следующие этапы:

1. обработка поступающей и передаваемой документации;
2. доведение документации до исполнителей — работников системы управления персоналом;
3. регистрация, учет и хранение документов по личному составу;
4. формирование дел в соответствии с номенклатурой дел, утвержденной для данной организации;
5. копирование и размножение документов по кадровым вопросам;
6. контроль исполнения документов по личному составу;
7. передача документов по вертикальным и горизонтальным связям;
8. хранение дел.

Группировка исполненных  документов в дела называется формированием дел. Она осуществляется в соответствии с заголовками дел по заранее составленной номенклатуре дел организации с целью обеспечения их сохранности и оперативного поиска. Приказы по личному составу формируются отдельно от приказов по основной деятельности.

Кадровые документы  оформляются лицом, ответственным  за работу с этими документами. Дела оформляются частично или полностью  в зависимости от сроков хранения, которые устанавливаются для  каждого документа на основании  Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного руководителем Федеральной архивной службы России 6 октября 2000 г.

Все дела, подготовленные к архивному хранению, делятся на две группы:

1. дела по личному составу организации;
2. дела по основной деятельности.

На каждую группу дел составляются отдельные описи: опись № 1 (дела по основной деятельности) и опись № 1 л/с (дела по личному  составу). В описи по личному составу  дела располагаются в следующем порядке:

1. книга учета сотрудников (если она ведется);
2. приказы по личному составу;
3. личные дела или личные карточки;
4. лицевые счета по заработной плате; невостребованные трудовые книжки.

На документы, выделенные к уничтожению, составляется акт.

Вывод: Документооборот  представляет собой главную организационную проблему деятельности службы делопроизводства и проблему технологии документационных процессов, поэтому занимает место узлового звена любой системы делопроизводства. [http://www.okgru.com]

 

 

 

1.3. Формы организации кадрового  делопроизводства

В современных  системах управления делопроизводство можно рассматривать как подсистему документационно-информационного обеспечения  управленческого аппарата.

Функции делопроизводства можно определить количественными  параметрами, с помощью которых оценивается общий объем работ по их

реализации. Такими параметрами будут: объем документов или видов работ, проводимых в единицу времени, объем документов, приходящийся на каждого работника или подразделение.

Делопроизводство  в организациях проводится в централизованной, децентрализованной и смешанной формах. [http://www.delodokument.ru]