Аудит удовлетворенности трудом

1. При централизованной форме организации делопроизводства все операции по обработке документов сосредоточиваются (централизуются) в едином для всего учреждения центре — канцелярии, общем отделе или у секретаря.
2. При Децентрализованной форме предполагается рассредоточение делопроизводственных операций между структурными подразделениями учреждения; при этом в каждом из них выполняется относительно однородный набор делопроизводственных операций. Не следует смешивать децентрализованную форму организации делопроизводства, при которой делопроизводственные операции выполняются в различных структурных подразделениях учреждения, с организационной структурой службы делопроизводства, имеющей специализированные подразделения: экспедиции, машбюро, контрольные группы и т.д
3. При смешанной форме операции выполняют централизованно (прием, регистрация, контроль, размножение документов) и децентрализованно (справочно-информационное обслуживание, хранение документов, формирование дел).

Форму организации  делопроизводства выбирают с учетом размера учреждения, объема документооборота, состава структурных подразделений. В мелких учреждениях (когда документирование осуществляется непосредственно в подразделениях), а также в территориально разобщенных (расположенных, например, в различных районах большого города) выбирают централизованную форму. В большинстве же учреждений и организаций используют смешанную форму организации делопроизводства.

Наиболее рациональной формой организации отдельных делопроизводственных процессов и операций является централизация, поскольку она позволяет:

• снизить стоимость делопроизводственных операций;
• улучшить организацию труда делопроизводственного персонала и, в частности, внедрить его нормирование;
• обеспечить специализацию и взаимозаменяемость работников;
• использовать прогрессивные и производительные технические средства;
• обеспечить единство организационного и методического руководства.

В современных  условиях полностью централизовать делопроизводственное обслуживание можно только в сравнительно небольших учреждениях. В крупных учреждениях следует стремиться к целесообразной централизации отдельных функций делопроизводства, таких, как прием и отправка документов, регистрация и контроль исполнения документов, стенографирование и печатание документов, их размножение, методическое руководство делопроизводством.

В небольших  учреждениях, не имеющих общих отделов, отделов делопроизводства, делопроизводственное обслуживание осуществляет секретарь-референт руководителя.

Если организация  или учреждение имеют большой объем документов, то вводится структурное подразделение, отвечающее за делопроизводство: канцелярия, общий отдел, отдел делопроизводства и т.д. Деятельность этого структурного подразделения отражается в специально разрабатываемом положении.

С целью регламентации  делопроизводственного процесса, определения приемов и способов создания и обработки документов в организации отделы

делопроизводства разрабатывают инструкции по делопроизводству, которые учреждаются приказом руководителя учреждения.[10 с. 145-148]

 

 

 

 

ГЛАВА 2. АУДИТ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО  ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В ПСМК « ЭНЕРГИЯ»

2.1 Общая характеристика  предприятия

Полное наименование организации - ПРОИЗВОДСТВЕННЫЙ СТРОИТЕЛЬНО-МОНТАЖНЫЙ КООПЕРАТИВ «ЭНЕРГИЯ»

Регион –  Приморский край Красноармейский район

Юридический адрес  – 692176, Приморский край Красноармейский  район, с.Богуславец ул.Колхозная 10

Председатель  компании – Козлов Юрий Владимирович

 

Производственный  строительно-монтажный кооператив «Энергия» был создан  в начале1991 г., когда Россия еще именовалась  Советским Союзом и первые годы существования  предприятия стали борьбой за выживание. Пережив период повальных  неплатежей и взаимных долгов, введение подрядов на конкурсной основе, предприятие развивалось не только как заготовительное и перерабатывающее, но и как строительный комплекс. Сегодня ПСМК «Энергия» успешно развивающееся предприятие лесной отрасли Приморского края, на котором трудиться 86 человек, по сравнению с предприятиями сельской местности это одно из первых предприятий по численности сотрудников. На нем вводятся в действие передовые технологии, открываются дополнительные рабочие места. ПСМК «Энергия» вышел на объемы переработки в 12 тысяч кубометров древесины. Сушильный комплекс позволяет готовить более семи тысяч кубометров пиломатериалов. Мощности по заготовке леса увеличены до 35 тысяч кубометров в год.

●Основными видами деятельности ПСМК «Энергия» является:

1. Заготовка и переработка древесины.
2. Изготовление пиломатериала (доска, брус, вагонка, половая рейка, блок – хаус, погонаж, шпон ).
3. Строительство жилых домов, монтаж оборудования.
4. Внешнеэкономическая деятельность, импорт и экспорт пиломатериала.

●Тип организации: производственная - это совокупность людей, механизмов, материалов и других ресурсов, интегрированных в единую социальную систему, имеющую целью своей деятельности производство материальных благ. В единой системе предприятия выделяются иерархические, функциональные, кибернетические системы, каждая из которых, в свою очередь, может одновременно рассматриваться и как ступень иерархии, и как функциональная, и как кибернетическая система. Предприятие является сложной иерархической системой, в которой в качестве ступеней иерархии выступают производство, цех, участок, рабочее место. На всех ступенях иерархии могут быть выделены функциональные системы. [http://www.okgru.com]

●Организация находиться на стадии зрелости (стабильности)

Этап формализации деятельности— период стабилизации роста (развития), (формализация ролей, стабилизация структуры, акцент на эффективность).

К этой стадии компания приходит с багажом прошлого опыта. Представления, показавшие свою адекватность и эффективность, связываются в единую картину мира, охватывая разнообразные стороны социальной жизни

По мере расширения ассортимента выпускаемой продукции и комплекса  предоставляемых услуг создаются  новые подразделения, структура  становится более сложной и иерархической. Формализуются политика и распределение ответственности, усиливается централизация.

Зрелость организации  означает, что ей удаeтся сохранять устойчивое положение во внешней среде; показывает, что остальные процессы переработки опыта и встраивания его в существующую систему представлений имеют явное выражение в базисных представлениях организационной культуры и подкреплены мощно влияющими на членов организации артефактами.

Эти артефакты обеспечивают широкое распространение парадигм организации среди еe членов и  передаются новичкам как история успеха. Если на предыдущих этапах развития организационная культура сильно подвержена любому влиянию со стороны культуры лидеров, внешней среды, то на этапе зрелости она становится обычным правом, оказывающим влияние на все стороны жизнедеятельности организации.[ http://www.bonus-group.ru] 
●Проблемное поле организации

Важнейшим условием для организации экспортных поставок является изучение условий и традиций  торговли лесным товаром в стране-импортере.

ПСМК «Энергия»  экспортирует лесоматериалы в Японию, КНДР, Тайвань, но одним из основных импортеров пиломатериала выступает Китай, и рынки этой страны доступны в наибольшей степени. В 2008 году в Китай поставлено 20 226,66 м³, что составило 85% от уровня прошлого года, в Японию - 8 668 м³, КНДР – 5 345 м³, Тайвань – 5 785 м³.

 

 

 

Диаграмма 1.1 Экспорт  лесоматериалов с 2007-2010, тыс. куб в  год.

 

Начиная с 2007 года началось снижение поставок Японию. Японский рынок начали завоевывать американские и канадские производители, поэтому найти покупателей на большой объем продукции достаточно тяжело. Если снизить цены, объемы экспорта в Японию не увеличатся, потому что например, японцам лес выгружать просто некуда. Мало того, на рынке появился не слишком высокого качества, но по очень низкой цене пиломатериал из Австралии. Статистическая ситуация за первые пять месяцев этого года характеризуется отрицательными показателями по отношению к тому же периоду прошлого года. Общий объем экспорта составил 40024,66 – минус 11 процентов. Средняя таможенная цена продажи снизилась на доллар. Объемы экспорта перераспределились.

 

 

 

 

2.2 Аудит документационного  делопроизводства в ПСМК «Энергия»

 

Целью данной проверки является выявление существенных нарушений  допущенных при ведении кадрового делопроизводства.

Мной была проведена  экспертиза кадровых документов ПСМК «Энергия», состоящая из следующих  разделов:

1. Книга учета движения трудовых книжек
2. Трудовые книжки и личные карточки работников
3. Штатное расписание
4. Приказы поличному составу
5. График отпусков
6. Должностные инструкции
7. Приказы по основной деятельности
8. Правила внутреннего трудового распорядка

Ответственность за достоверность представленных документов несет исполнительный орган ПСМК «Энергия».

Экспертиза  данных документов была проведена в  соответствии  со следующими нормативно-правовыми актами:

● Трудовой кодекс Российской федерации:обязательность трудовых договоров предусмотрена статьями 56 и 67, трудовых книжек – статьей 66, правил внутреннего трудового распорядка – статьей 189, графика отпусков – статьей 123;

● Правила ведения  и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения  ими работодателей, утвержденные Постановлением Правительством РФ от 16.04.2003г.№225 ( в  ред. Постановления Правительства  РФ от 06.02.2004г.№51);

● Инструкция по заполнению трудовых книжек, утверждения Постановлением Министерства труда и социального развития РФ от 10.10.2002г. №69;

● ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации»;

●табели учета рабочего времени (ст. 91, 99 ТК РФ устанавливают обязанность работодателя вести учет времени, фактически отработанного работниками);

● п. 1 ст. 17 Федерального закона от 22.10.2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».;

● Штатное расписание (форма Т-3), утвержденное приказом работодателя (ст. 15, 57 ТК РФ);

●Правила и инструкции по охране труда. Комплект всех нормативных правовых актов по охране труда, применимых к предприятию работодателя (раздел Х ТК РФ);

● Постановление 22.10.1990г. №458 «Об упорядочении компенсаций  гражданам, проживающим в районах Севера»  ( в ред. Постановления Правительства РФ от 31.05.1995г. №357);

● Решение Приморского краевого Совета народных депутатов исполнительного комитета от 13.09.1991г. №263 « О районных коэффициентов»;

● ГОСТ  Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации»;

●Постановление  Госкомстата РФ  №1 от 05.01.2004 г. «Об  утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»;

●Порядок применения унифицированных форм первичной  учетной документации, утвержденный Постановлением Госкомстата РФ 24.03.1999 г. №20.

Проверка планировалась  и проводилась таким образом, чтобы получить разумную уверенность  в том, что представленные документы  не содержат существенных противоречий с действующим законодательством  Российской Федерации. Проверка проводилась на выборочной основе и включала в себя изучение  на основе анализа кадровых документов и действующего законодательства, оценку соблюдения норм действующего законодательства, правил составления кадровых документов.

В результате проведенной  экспертизы кадровых документов ПСМК «Энергия» нами установлены следующие нарушения:

 

1.Замечания к трудовым книжкам и личным карточкам

Проверка трудовых книжек проводилась в соответствии с Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (в ред. Постановления Правительства РФ от 06.02.2004г. №51) 

В результате проверки были выявлены такие нарушения как:

1. В трудовой книжке имеются сокращения, не указана специальность работника, профессия.
2. Во вкладыше к трудовой книжке нет подписи владельца.
3. Нет трудовой книжки, сотрудник принят на работу 02.06.2010г.
4. В личной карточке не указан оклад, нет подписи владельца.
5. В личной карточке не указан ИНН.
6. В личной карточке – профессия отсутствует. Графа отпусков не заполнена.
7. В трудовой книжке не указанно образование.
8. В трудовой книжке не указана дата рождения.
9. В личной карточке – ИНН, в разделе III нет подписи об ознакомлении, нет записи об уходе в отпуск 2007г.
10. В личной карточке не указанна профессия, серия и номер диплома.