Управление документационным обеспечением предприятия

Документы классифицируются по таким признакам, как способ фиксации, содержание, способ изготовления, степень сложности, место составления, сроки исполнения, происхождение, степень гласности, юридическая сила и назначение¹⁰.

По  способу фиксации информации документы делятся на письменные, графические, фото- и кинодокументы, акустические. Письменные включают в себя документы, созданные рукописным или машинным способом. К графическим документам относятся чертежи, карты, рисунки, схемы, планы. Фото- и кинодокументы фиксируются с помощью специальной аппаратуры на специальных носителях. Акустические документы позволяют производить точную запись и передачу звуковой информации.

По  содержанию документы подразделяются на организационно - распорядительные, финансово - отчетные, по личному составу и т.д.

По  наименованию различают большое количество документов. Это и приказы, и инструкции, и справки, и протоколы и т.д.

По видам документы бывают типовые, примерные, индивидуальные. Типовые документы разрабатываются заранее вышестоящими органами для подведомственных организаций и носят обязательный характер. Примерные документы тоже разрабатываются вышестоящими органами, но носят рекомендательный характер, а индивидуальные документы разрабатываются конкретными организациями для внутреннего пользования.

По степени сложности различают простые документы, содержащие один вопрос, и сложные, содержащие несколько вопросов.

По месту составления документы делят на внутренние и внешние. Внутренние - документы, создаваемые в учреждении для решения своих вопросов и не выходящие за пределы учреждения. Внешние - входящая и исходящая корреспонденция учреждения.

По срокам исполнения документы подразделяются на срочные и несрочные. Показателем этого признака является срок исполнения документа, который устанавливается законом и соответствующими правовыми актами.

По происхождению документы бывают служебные и официально - личные. Первая группа - документы, созданные в организациях по вопросам их деятельности, вторая группа - документы, касающиеся конкретных лиц.

По степени гласности выделяют обычные, секретные документы и для служебного пользования.

По юридической силе различают подлинные и подложные документы. Подлинными считаются документы, выданные в установленном порядке с соблюдением всех правил; подложными - документы, оформление или содержание которых не соответствует истине.

По назначению документы подразделяют на подлинники и копии. Подлинник - первоначальный документ, содержащий исходную информацию, надлежащим образом оформленный. Копия - точное воспроизведение реквизитов подлинника, соответствующим образом заверенная. Следует различать такие разновидности копий, как отпуск, выписка и дубликат. Отпуск - это полная копия исходящего документа, оставшаяся у отправителя. Выписка из документа - это копия части документа, а дубликат - второй экземпляр документа, выданный в связи с утратой подлинника¹¹.

1.2.3. Требования к оформлению и реквизиты управленческих документов

В перечень реквизитов входят:

1. Государственный герб.

2. Эмблема предприятия.

3. Код организации по общегосударственному  классификатору организаций.

4. Код формы документа по общегосударственному классификатору управленческой документации.

5. Наименование министерства.

6. Наименование организации.

7. Наименование структурного подразделения.

8. Индекс предприятия связи,  почтовый и телеграфный адрес,  номер телетайпа, номер телефона, номер счета в банке.

9. Название вида документа.

10. Дата.

11. Индекс.

12. Ссылка на индекс и дату  входящего документа.

13. Место составления или издания.

14. Гриф ограничения доступа  к документу.

15. Адресат.

16. Гриф утверждения.

17. Резолюция.

18. Заголовок к тексту.

19. Отметка о контроле.

20. Текст.

21. Отметка о наличии приложения.

22. Подпись.

23. Гриф согласования.

24. Визы.

25. Печать.

26. Отметка о заверении копии.

27. Фамилия исполнителя и номер  его телефона.

28. Отметка об исполнении документа  и направлении его в дело.

29. Отметка о поступлении¹².

Реквизиты:

“Код организации” и “Код формы  документа” располагаются в правом верхнем в две строки. Сначала  код организации, а потом код  управленческой документации.

“Наименование министерства” и  “Наименование предприятия” указывается  в полном соответствии с правовыми  актами.

“Наименование структурного подразделения” - применяется только внутри предприятия.

“Адресные данные предприятия” - используются только при переписке.

“Название вида документа” - приказ, акт, справка, должностная инструкция и т.д.) указывается во всех служебных  документах, кроме писем.

“Дата” - оформляются цифровым способом, арабскими цифрами, в следующей  последовательности: день месяца, месяц, год.

“Индекс” - регистрационный номер, присваивается каждому исходящему, внутреннему и входящему документу  при его регистрации.

“Ссылка на индекс и дату входящего  документа” - проставляется только на ответных исходящих письмах, ниже даты и индекса письма.

“Место составления или издания” - указывается на каждом документе, кроме письма, на котором имеется  почтовый адрес.

“Гриф ограничения доступа к  документу” - указывается, если документ содержит сведения ограниченного распространения. Используются грифы : “Для служебного пользования”, “Секретно” и т.п.

“Адресат” - располагается в правом верхнем углу документа.

“Гриф утверждения” - должен состоять из слова “УТВЕРЖДАЮ”, наименование должности лица утверждающего документ, личной подписи, ее расшифровки и даты.

“Резолюция” - включает фамилию и  инициалы исполнителя, содержание поручения  и срок исполнения. Резолюция обязательно  датируется и подписывается и  проставляется в правом верхнем  углу, между реквизитами “Адресат”  и “Текст”. 

“Заголовок к тексту” - содержит краткое содержание документа.

“Отметка о контроле” - только тех документов, которые взяты  на контроль.

“Текст” - содержательная часть документа  представленная связным текстом. Требования к текстам служебных документов:

- краткость и точность изложения информации, исключение двоякого толкования;

- объективность и достоверность  информации;

- составление, по возможности,  простых, т.е. содержащих один  вопрос, документов для облегчения  и ускорения работы с ними;

- структурирование текста  документа, деление его на такие смысловые части, как: введение, доказательство, заключение.

- широкое использование трафаретных  и типовых текстов при описании  повторяющихся управленческих ситуаций.

“Отметка о наличии приложения” - указывается количество листов и количество экземпляров при наличии в документе приложения.

“Подпись” - входит наименование должности  лица, подписывающего документ, личная подпись и ее расшифровка. При  подписи документа несколькими  должностными лицами их подписи располагают  одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.

“Гриф согласования” - состоит из слова “СОГЛАСОВАНО”, наименование должности лица, с которым согласован документ.

“Виза” - используют для внутреннего  согласования документов.

“Печать” - ставится на наиболее важных документах, подтверждая их подлинность.

“Отметка о заверении копии” - проставляется ниже реквизита подпись  и включает заверительную надпись  “Верно”, наименование должности лица, заверяющего копию, его личную подпись, ее расшифровку и дату заверения.

“Фамилия исполнителя и номер  его телефона” - располагают на лицевой  или оборотной стороне последнего листа документа.

“Отметка об исполнении документа  и направлении его в дело” - для последующего хранения и использования в справочных целях.

“Отметка о поступлении” - проставляется  на входящих документах с помощью  специального регистрационного штампа или от руки.

Конкретный набор реквизитов для  каждого документа определяется его видом и разновидностью. Отдельные реквизиты являются обязательными для каждого документа, независимо от его вида.    Отсутствие таких реквизитов лишает его юридической силы. К обязательным реквизитам прежде всего относятся постоянные реквизиты, входящие в состав бланка документа. Эти реквизиты заранее наносятся на стандартный лист бумаги типографским способом или с помощью специального штампа и образуют официальный бланк документа¹³.

Основные правила при оформлении документов:

- текст документа печатается через 1,5 межстрочных интервала;

- первую строку каждого абзаца  текста следует печатать, отступив  на 5 знаков от границы левого  поля;

- реквизиты (кроме текста), состоящие  из нескольких строк, печатают  через один межстрочный интервал;

- реквизиты  документа отделяют друг от  друга 2-3 межстрочными интервалами;

- расшифровку подписи в реквизите  “Подпись” печатают на уровне  последней строки наименования  должности без пробела между  инициалами и фамилией;

- если заголовок к тексту  превышает 150 знаков (5 строк), его допускается продлевать до границы правого поля;

- точку в конце заголовка  не ставят;

- в документах, оформленных на  двух и более листах, нумеруются  второй и последующие листы;

- номера страниц проставляются  посередине верхнего поля листа арабскими цифрами без слова “страница” на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края листа¹⁴.

 

 

 

 

1.3. Служба документационного обеспечении управления

Службой документационного обеспечения  управления является организационное  обособленное структурное подразделение учреждения, выполняющее работу с документами. Своевременная обработка и передача на разные уровни управленческой информации, которая необходима для осуществления функций являются главными задачами данной службы.

Основные  операции, проводимые СДОУ:

• Учётно-справочная работа и регистрация документов.
• Оформление и выпуск распорядительной документации учреждений.
• Проверка соблюдения стандартов на документы.
• Изготовление, размножение, копирование служебных документов.
• Доставка документов исполнителям и их экспедиционная обработка.
• Контроль за исполнением документов.
• Использование, формирование, оформление, хранение дел¹⁵.

К организации  труда работников СДОУ предъявляют  общие требования. Это централизует работу СДОУ под единым руководством. Централизация разрешает обеспечить оперативное выполнение документационных работ, образовывает чёткие взаимодействия между структурным подразделением, которое входит в СДОУ, повышает качество обработки документов.

Для этого  необходимо чёткое организационное построение СДОУ, предпочтение более рациональной формы работы с документами: все учреждения делятся на 4 категории в зависимости от объёма документооборота (количество документов, обрабатываемых учреждением за год) в учреждении первой, второй и третьей категорий. Обработку документов должна осуществлять канцелярия, а в учреждениях 4 категории – секретариат.

Для целесообразной организации рабочих мест и предоставления благоприятных условий труда  могут быть использованы методические рекомендации по научной организации труда инженерно технических работников и служащих.

Производительность  и качество труда, работоспособность  человека, его здоровье зависят от организации рабочего места, обеспечения  благоприятных условий труда.

Выделяют  следующие функции служб документационного обеспечения управления:

1. Контроль за своевременным применением документов, проверка сроков выполнения структурными подразделениями устных поручений руководителя; информирование руководства о процессе исполнения документа и поручения.
2. Предварительный разбор и подготовка к документационному руководству поступающей корреспонденции по наиболее значимым вопросам; организация документационного обслуживания совещаний, бездокументационное обслуживание работы руководства являются функциями секретаря-руководителя и его заместителей.
3. Зачисление поступающей корреспонденции, сортировка на регистрирующую и не регистрирующую, разделение по структурным подразделениям учреждения; ведение количественный учёт документов; доставка корреспонденции в структурные подразделения и адресатам, отправка исходящей корреспонденции.
4. Хранение, учёт, приём, использование дел, подлежащих сдаче в архив; подготовка дел к передаче в архив; контроль за правильного формирования, хранения и использования дел в структурных подразделениях все это является функциями архива.
5. Приём и учёт предприятий, заявлений, жалоб граждан; подготовка и передача на рассмотрение руководству предприятий, заявлений жалоб на исполнение в структурные подразделения; контроль за сроками их исполнения, извещения заявителей о результатах рассмотрения предложений, заявлений, жалоб, формирование дел с предложениями, заявлениями, жалобами и передача их в архив, анализ и обобщение исполнения, организация приёма посетителей¹⁶.