Управление документационным обеспечением предприятия

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2. Документационное обеспечение управления

В качестве примера рассмотрено ООО «ФОРЕСТАЙЛ»  – небольшая строительная компания, специализирующаяся на проведении ремонта  и отделочных работ в квартирах  домов-новостроек. По окончании строительных работ, владелец квартиры (заказчик) получает Паспорт квартиры – документ, содержащий информацию о его собственности (особенностям эксплуатации конструкций и материалов, правовую информацию и т.д.). Для разработки паспортов в фирме создан специальный отдел. В работе рассмотрены основные виды деятельности фирмы, как осуществляется процесс управления и функционирования фирмы с помощью различной документации. Также раскрыты теоретические аспекты, посвященные  номенклатуре дел: ее назначению, оформлению, структуре. Описаны состав документов, которые подшиты в дела  разделов номенклатуры дел: их назначение, структуру,  особенности составления, подписания и оформления.

Общество  с ограниченной ответственностью «ФОРЕСТАЙЛ»  занимается проектированием, строительством и ремонтом.

В структуру  организации входит 5 отделов

1) административный  отдел;

2) производственный  отдел;

3) отдел  паспортизации;

4) бухгалтерия; 

5) отдел  кадров.

Функции отделов:

1) анализ  рынка; управление структурой  в целом и развитие деятельности;

2) заключение  договоров на проведение строительных работ; разработка проекта и календарного плана; согласование проекта; проведение работ, контроль качества и приемка;

3) разработка  паспортной документации; согласование;

4) проведение  финансовых операций организации;  систематизация финансовой документации;

5) проведение  кадровой политики организации;  социальная защита сотрудников.

Основные  виды документов, с помощью которых  выполняются данные функции:

1) административный  отдел - Приказ; - Отчет;  - Протоколы; - Устав; - Инструкции; - Штатное расписание;	2) производственный  отдел - Договор  на проведение работ; - Акт  о приемке работ;
3) отдел  паспортизации - Договор  на проведение работ; - Акт  о приемке работ;		4) бухгалтерия - Счета; - Банковские  документы;
5) отдел  кадров - Личные  дела; - Трудовые  книжки; - Трудовые  договоры; - Приказы  о приеме на работу17.

Виды  и состав номенклатуры дел

Номенклатура  дел – это систематизированный перечень заголовков дел с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке¹⁸.

Номенклатура дел обеспечивает единый подход к учету, систематизации, описанию и поиску дел во всех структурных подразделениях организации. Ответственность за разработку номенклатуры дел в организациях с большим объемом документооборота возлагается на канцелярию, в организациях с небольшим документооборотом - на секретаря.

В номенклатуру дел включаются все документы, образующиеся в деятельности предприятия, кроме технической документации и печатных изданий. При составлении номенклатуры дел предприятиям необходимо учитывать требования к номенклатуре дел, содержащиеся в Государственной системе документационного обеспечения управления, Основных правилах работы ведомственных архивов, перечнях документов с указанием сроков хранения. Номенклатура дел предприятия разрабатывается специалистом, ответственным за организацию работы с документами, утверждается руководителем предприятия и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

Группировка документов в дела осуществляется по следующим признакам:

- номинальному (по виду - приказы, акты и т.д.);

- предметно-вопросному (по вопросу - "Судебное дело");

- авторскому (по автору, комиссии, учреждению  и т.п.);

- корреспондентскому (по корреспонденту);

- географическому  (по географическому признаку);

- хронологическому (по временным параметрам);

- экспертному  (с учетом сроков хранения).

При оформлении номенклатуры дел необходимо оставлять  в каждом ее разделе резервные номера дел (свободное место), которые могут использоваться в дальнейшем для внесения заголовков дел, не предусмотренных в течение календарного года на предприятии. Если появляются документы, дело для которых не предусмотрено номенклатурой, на них заводится самостоятельное дело, название которого дописывается в номенклатуру под резервным номером.

Номенклатура  дел составляет по установленной форме и включает в себя реквизиты:

- наименование  предприятия;

- наименование  вида документа;

- дату;

- индекс;

- место  составления;

- гриф  утверждения;

- заголовок  к тексту;

- текст;

- подпись;

- гриф  согласования.

Типовая форма номенклатуры дел и принципы формирования заголовков дел, а также порядок согласования и утверждения данного документа разработаны Всероссийским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела (ВНИИДАД).

Для облегчения работы по составлению номенклатуры дел разрабатываются типовые и примерные номенклатуры. Они устанавливают унифицированный состав заводимых дел и единую систему их индексации в отрасли, поэтому обязательны для подведомственных организаций. Примерные номенклатуры дел разрабатываются на основе типовых с добавлением дел, специфичных для данной отрасли. Индивидуальная номенклатура дел разработана и в организацией ООО «ФОРЕСТАЙЛ» на основе типовых и примерных номенклатур. При разработке номенклатуры необходимо соблюдать требования Государственной системы документационного обеспечения управления и Основных правил работы архивов организаций, одобренных решением Коллегии Росархива от 06.02.02, а для определения срока хранения документов использовать Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утв. Росархивом 06.10.00¹⁹.

Номенклатура  дел ООО «ФореСТайл»

						УТВЕРЖДАЮ Генеральный директор ООО «ФореСТайл» Абдурахманов  Р.М. Дата 12.10.2003 г.
ООО «ФОРЕСТАЙЛ» Номенклатура дел
10.10.2003 №1
на 2003 г.
Индекс  дела	Заголовок дела  (тома, части)			Кол-во дел  (томов, частей)	Срок  хранения  дела (тома, части) и №№ статей по перечню		Примечание
1	2			3	4		5
01. Администрация
01-01	Устав организации				Пост. ст. 13а
01-02	Учредительный договор				Пост. ст. 14
01-03	Штатное расписание				Пост. ст. 32а
…	…
02. Производственный  отдел
02-01	Договоры  с заказчиками				5 лет.  ст. 186		После истечения срока действия договора
02-02	Акты  о приеме выполненных работ				5 лет.  ст. 188
…	…
03. Отдел  паспортизации
03-01	Договоры  с заказчиками				5 лет.  ст. 186		После истечения срока действия договора
03-02	Акты  о приеме выполненных работ				5 лет.  ст. 188
…	…
04. Бухгалтерия
04-01	Годовой бухгалтерский баланс				Пост. ст. 135б
04-02	План  счетов бухгалтерского учета				5 лет.  ст. 142
04-03	Банковские  документы				5 лет.  ст. 150		При условии  завершения  проверки (ревизии)
05. Отдел  кадров
05-01	Личные  дела				75 лет  ЭПК.  ст. 337б
05-02	Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним				75 лет.  ст. 358а
Референт							Нечаева Ю.В.
					-------------		----------------
Дата		10.10.2003 г.
СОГЛАСОВАНО
Зав. архивом
Подпись					_________		Попова А.Г. __________
Дата       10.10.2003 г.

Заключение

Проблема документационного обеспечения управления в настоящее время не утрачивает своей актуальности. Объясняется это следующими причинами:

• существует явное отставание темпов научно-технического прогресса от темпов нарастания потоков информации вообще и информации управленческой в частности.
• Способы и методы обработки документов, имеющиеся ныне в распоряжении сотрудников многочисленных предприятий, ежедневно пропускающих через себя тысячи распорядительных и иных деловых бумаг, по-прежнему остаются весьма далекими от совершенства.

 

    Организация работы с документами влияет на качество работы управления, от того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом. Все этапы организационной работы обычно документируются.   Работа с документами требует специальных знаний и навыков. Документы многообразны и каждый документ - устав, протокол, приказ, справка и др., - имеет свои особенности и правила работы с ними.

Документы надо не только правильно  составить и оформить, но и передать, сохранить, быстро найти в случае необходимости. Поэтому на предприятиях большое внимание должно уделяться информационно-документационному обеспечению управленческой деятельности.

Документ, как носитель информации, выступает в качестве непременного элемента внутренней организации любого учреждения, предприятия, фирмы, обеспечивая взаимодействие их частей. Информация является основанием для принятия управленческих решений, служит доказательством их исполнения и источником для обобщений, а также материалом для справочно-поисковой работы.

Кроме того, документирование во многих случаях  является обязательным, предписывается законом и актами государственного управления, поэтому оно является одним из средств укрепления законности и контроля.

От  четкости и оперативности обработки и движения документов в конечном итоге зависит быстрота принятия решений. Поэтому в рациональной организации документообороту всегда уделяется большое внимание.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Список литературы

1. Кудрявцев В.А. и др. "Организация работы с документами: учебник - М.: ИНФРА-М, 2006.
2. Андреева В.И.  Образцы документов в делопроизводстве/ - М.: ЗАО «Бизнес-школа» Интел-Синтез», 2007.
3. Глухов В.В. Менеджмент: Учебник для вузов. 3-е изд. – СПб.: Питер, 2008. – 608с.: ил.
4. Плешкевич Е.А. Основы общей теории документа. - Саратов, 2005.
5. Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления: Учебное пособие.-2-е изд.- М.: ИНФРА-М; Новосибирск: НГАЭ и У.,2007.
6. Кузнецова Т.В. Справочник по делопроизводству.- М.: «ПРИОР», 2006.
7. Номенклатура дел ООО «ФОРЕСТАЙЛ» 10.10.2003 №1.
8. ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.
9. http://portal.tolgas.ru/edt/ef_eo/edt4399/1.htm
10. http://in-pu11.narod.ru/literature/delopro/div1/gl4.html
11. http://gmstar.ru/cncat/dir/ext/105841/

 

 

¹ Кудрявцев В.А. и др. "Организация работы с документами: учебник - М.: ИНФРА-М, 1998.

² http://portal.tolgas.ru/edt/ef_eo/edt4399/1.htm

³ http://portal.tolgas.ru/edt/ef_eo/edt4399/1.htm

⁴ Андреева В.И.  Образцы документов в делопроизводстве/ - М.: ЗАО «Бизнес-школа» Интел-Синтез», 1997

⁵ Андреева В.И.  Образцы документов в делопроизводстве/ - М.: ЗАО «Бизнес-школа» Интел-Синтез», 1997

⁶ Плешкевич Е.А. Основы общей теории документа. - Саратов, 2005

⁷ Глухов В.В. Менеджмент: Учебник для вузов. 3-е изд. – СПб.: Питер, 2007. – 608с.: ил.

⁸ Кузнецова Т.В. Справочник по делопроизводству.- М.: «ПРИОР», 1997

⁹ Плешкевич Е.А. Основы общей теории документа. - Саратов, 2005

¹⁰ Кузнецова Т.В. Справочник по делопроизводству.- М.: «ПРИОР», 1997

¹¹ http://in-pu11.narod.ru/literature/delopro/div1/gl4.html

¹² Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления: Учебное пособие.-2-е изд.- М.: ИНФРА-М; Новосибирск: НГАЭ и У., 1997.

¹³ Кудрявцев В.А. и др. "Организация работы с документами: учебник - М.: ИНФРА-М, 1998

¹⁴ Андреева В.И.  Образцы документов в делопроизводстве/ - М.: ЗАО «Бизнес-школа» Интел-Синтез», 1997

¹⁵ Кузнецова Т.В. Справочник по делопроизводству.- М.: «ПРИОР», 1997

¹⁶ Кузнецова Т.В. Справочник по делопроизводству.- М.: «ПРИОР», 1997

¹⁷ http://gmstar.ru/cncat/dir/ext/105841/

¹⁸ ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения

¹⁹ Номенклатура дел ООО «ФореСТайл» 10.10.2003 №1