Аудит дебиторской задолженности

В долгосрочных активах дебиторская  задолженность показывается в разрезе следующих статей: 1) долгосрочная задолженность покупателей и заказчиков; 2) долгосрочная дебиторская задолженность дочерних организаций; 3) долгосрочная дебиторская задолженность ассоциированных и совместных организаций; 4) долгосрочная дебиторская задолженность филиалов и структурных подразделений; 5) долгосрочная дебиторская задолженность работников; 6) долгосрочная дебиторская задолженность по аренде; 7) долгосрочные вознаграждения к получению; 8) прочая долгосрочная дебиторская задолженность.

В краткосрочных активах  к этим статьям дебиторской задолженности  добавлена статья "Резерв по сомнительным требованиям”.

Аудитору необходимо выяснить, правильно ли отражены по статьям баланса соответствующие остатки задолженности. Для этого поданным журнала-ордера №11 и регистров аналитического учета и счетам, предназначенным для отражения расчетов, сличают остатки по каждому виду расчетов на начало проверяемого периода с остатками по соответствующим статьям баланса, а затем проверяют каждый вид расчетов.

Проверку состояния дебиторской задолженности следует начать с анализа материалов инвентаризации расчетов с дебиторами, учитывая, что сами хозяйствующие субъекты такую инвентаризацию, как правило, проводят некачественно. Инвентаризация расчетов с покупателями, подотчетными лицами, работниками организации и другими дебиторами заключается в выявлении по соответствующим документам остатков и тщательной проверке обоснованности сумм, числящихся на счетах. Аудитор и члены инвентаризационной комиссии устанавливают причины и виновников образования дебиторской задолженности, давность ее возникновения; реальность получения (т.е. имеются ли акты сверки расчетов либо письма, в которых дебиторы признают свою задолженность); не пропущены ли сроки исковой давности, какие меры принимаются для взыскания задолженности. Иногда следует проводить сверки расчетов с организациями, за которыми числится значительная дебиторская задолженность. Встречные проверки в первую очередь проводятся в торговых и снабженческих организациях.

Результаты инвентаризации расчетов оформляются актом. В акте перечисляются наименования про инвентаризованных счетов и указываются суммы дебиторской задолженности, безнадежных долгов, дебиторской задолженности, по которой истекли сроки исковой давности. По этим видам задолженности к акту инвентаризации расчетов должна быть приложена справка, в которой приводятся наименования и адреса дебиторов, сумма задолженности, указано, за что она числится, с какого времени и на основании каких документов. По суммам дебиторской задолженности, по которым истекли сроки исковой давности, в справке указываются лица, виновные в пропуске этих сроков. 

Анализ имеющихся на проверяемом субъекте материалов инвентаризации расчетов или проведение инвентаризации самим аудитором дает возможность сосредоточить внимание на более тщательной проверке расчетов, по которым установлены расхождения, неувязки, неясности.

Чаще всего в хозяйственной  деятельности субъекта встречаются  расчеты с покупателями и заказчиками  за товары, работы и услуги. Эта статья занимает наибольший удельный вес в общей сумме дебиторской задолженности, показанной в его балансе. При проверке ее необходимо обратить внимание на следующее:

- имеются ли договоры на поставку продукции (выполнение работ, услуг) и правильно ли они оформлены;

- правильно ли получены суммы за отгруженные товарно-материальные ценности;

- правильно ли списана дебиторская задолженность на себестоимость продукции (работ, услуг) и дебиторская задолженность с истекшим сроком исковой давности. Дебиторская задолженность, по которой срок исковой давности истек, списывается по решению руководителя хозяйствующего субъекта и относится соответственно на счет средств резерва по сомнительным долгам.

В действующем налоговом законодательстве отмечается, что сомнительные долги - это "долги, возникающие в результате реализации продукции (работ, услуг) и не погашенные в течение двух лет с момента начисления дохода". Для списания сомнительного долга в организации создаются резервы по сомнительным долгам.

Аудитор должен проверить  обоснованность создания резервов по сомнительным долгам, правильность их использования и списания с баланса дебиторской задолженности с истекшим сроком исковой давности. Для обобщения информации о состоянии и движении резервов по сомнительным долгам предназначен счет 1290 "Резерв по сомнительным требованиям". Величина резерва определяется отдельно по каждому сомнительному долгу в зависимости от финансового положения должника и оценок вероятности погашения в полной и частичной сумме. Предстоит проверить правильность отражения хозяйственных операций на этом счете: установить, не завышен ли размер резерва по сомнительным долгам и восстановлена ли неиспользованная его величина.

Особое внимание аудитор должен обратить на правильность отражения операций при оплате векселями.

При аудите необходимо проверить правильность учета векселей по вилам. плательщикам и срокам наступления платежа: обоснованность оформления ссуд векселями; законность списания на убытки векселей, задолженность, по которой оказалась безнадежной к получению или по которым просрочены сроки исковой давности.

В целом же при аудита расчетов с покупателями и заказчиками необходимо установить:

заключены ли договоры поставок продукции;

реальность задолженности  покупателей, что должно быть подтверждено актами инвентаризации (сверки) расчетов;

правильность ведения аналитического учета по счетам подразделов 1210 « Краткосрочная задолженность покупателей и заказчиков», 2110 «Долгосрочная задолженность покупателей и заказчиков». При этом построение аналитического учета должно обеспечить возможность получения данных о задолженности по расчетам с покупателями и заказчиками, обеспеченной векселями, срок поступления денежных средств по которым не наступил; векселями, дисконтированными (учтенными) в банках, по которым денежные средства не поступили в срок;

правильность составления  бухгалтерских проводок по счетам подразделов 1200 "Краткосрочная дебиторская задолженность”, 2100 «Долгосрочная дебиторская задолженность»

-соответствие записей аналитического учета но счетам подразделов 1200 "Краткосрочная дебиторская задолженность", 2100 "Долгосрочная дебиторская задолженность” в журнале-ордере №11, Главной книге и балансе.

Далее аудитор должен проверить правильность отражения на счетах бухгалтерского учета операций, связанных с дебиторской задолженностью дочерних организаций. ассоциированных и совместных организации, а также прочую дебиторскую задолженность. Остатки на начало и конец года по статьям прочей дебиторской задолженности должны соответствовать счетам подгрупп 1280 и 2180 с соответствующими названиями, предназначенных для обобщения такой информации. Аудитор проверяет правильность отражения хозяйственных операций на этих счетах, показанных в журнале-ордере №8, и обобщенных ежемесячными итогами в Главной книге;          правильность отражения хозяйственных операций на счетах 1250 и 2150 по краткосрочной и долгосрочной дебиторской задолженностям работников. В них учитывается информация о дебиторской задолженности работников н других лиц по суммам, выданным в подотчет на административно-хозяйственные и операционные расходы, а также на служебные командировки; по возмещению материального ущерба; по предоставленным работникам займам и прочим операциям.

Подотчетными суммами называются денежные авансы, выданные работникам организации из кассы на мелкие хозяйственные расходы (административно-хозяйственные и операционные, которые не могут быть произведены путем безналичных расчетов) и на расходы по командировкам. Аналитический учет расчетов с подотчетными лицами ведут по каждой авансовой выдаче.

Аудитор проводит сплошную проверку авансовых отчетов и приложенных к ним документов, сличая записи в накопительных ведомостях с данными авансовых отчетов, утвержденных распорядителями кредитов. Прежде всего он выясняет, кому выданы авансы на командировочные расходы: лицам, работающим в данной организации, или сторонним работникам вышестоящих организаций.

В некоторых бухгалтериях допускается скрытое авансирование рабочих и служащих на личные нужды под видом выдачи авансов на хозяйственные и командировочные расходы. Поэтому нужно убедиться, имеются ли

Командировочные удостоверения на этих работников, сверить их срок, стоимость проезда, сумму на оплату суточных по действующим нормам; своевременно ли подотчетные лица представляют отчеты по авансам и сдают неизрасходованные остатки средств.

При проверке операций по подотчетным суммам следует выяснить:

1) определен ли руководителем организации круг лиц, которым предоставлено право получать деньги под отчет;

2) не выдаются ли подотчетным лицам авансы сверх установленных размеров;

3) не получают ли деньги под отчет лица, не отчитавшиеся по ранее полученным суммам;

4) не допускается ли оплата через подотчетных лиц расходов, которые могли быть оплачены непосредственно из кассы организации;

5) имеется ли на авансовых отчетах отметка руководителя о целесообразности произведенных расходов;

6) своевременно ли отражаются в учете расходы из подотчетных сумм;

7) тщательно ли проверяются расчеты по возмещению материального ущерба и прежде всего расчеты по недостачам и хищениям, соблюдаются ли сроки и порядок рассмотрения случаев недостач и потерь, как обеспечивается их взыскание и т.д. Особенно следует уделить внимание изучению фактов списания недостач и потерь на издержки производства или на результаты деятельности хозяйствующего субъекта.

В соответствии с действующим законодательством, недостача материальных ценностей в пределах норм естественной убыли списывается на издержки производства, а сверх норм естественной убыли, а также потери от порчи ценностей относятся на виновных лиц.

Следует помнить, что недостача в пределах норм естественной убыли может быть списана на издержки производства лишь только в случае ее выявления при проведении инвентаризации. Практика показывает, что часто (особенно в организациях торговли)списание материальных ценностей в пределах норм естественной убыли производиться без проведения инвентаризации, что является нарушением действующего законодательства

Аудитор должен установить полностью ли отнесены на виновных лиц суммы по недостачам, растратам и хищениям, правильно ли оформлены и выведены результаты денежных средств и товарно - материальных ценностей, соблюдены ли регулирования выявленных при инвентаризации недостач и потерь.

При проверке расчетов по претензиям необходимо обратить внимание на:

- обоснованность, своевременность и правильность оформления документов. Несоблюдение сроков оформления претензий может быть использовано для сокрытия фактов хищения материальных ценностей, так как при отказе в удовлетворении претензии числящиеся суммы списываются на издержки производства; 

-обоснованность претензий, предъявляемых к проверяемому субъекту. В случае удовлетворения претензии нужно проверить, проводились ли административные расследования с целью установления виновных лиц, и если таковые установлены, возместили ли они причиненный материальный ущерб;

- правильность составления бухгалтерских проводок по счетам 1280 Прочая краткосрочная дебиторская задолженность" и 2180 " Прочая долгосрочная дебиторская задолженность" с проверкой данных на соответствующих им субсчетах. в т.ч. по субсчету "Расчеты по претензиям”;

- правильность ведения аналитического учета - он должен вестись по каждому дебитору и отдельным претензиям: соответствие записей аналитического учета записям в журнале-ордере №8, Главной книге и балансе.

Аудитор скрупулезно должен проверить правильность и своевременность  оформления материалов по претензиям о недостачах и хищениях, не было ли случаев возврата следственными или судебными органами материалов по недостачам и порче из-за некачественного или несвоевременного оформления соответствующих материалов. Практика работы свидетельствует о том, что неправильное или с нарушением сроков оформление материалов делается иногда сознательно с целью не допустить привлечения виновных к материальной ответственности.

Важно не столько констатировать факты недостач и порчи, сколько  выяснить причины их возникновения. Практика показывает, что основными  причинами ущерба являются необеспеченность весоизмерительной аппаратурой, плохое состояние складских помещений, несоблюдение условий хранения товарно-материальных ценностей, нарушение правил приемки и отпуска их из одного цеха в другой, отсутствие должного контроля за их сохранностью, несвоевременное и формальное проведение инвентаризаций. Наряду с этим аудитору нужно установить, правильно ли определен причиненный субъекту ущерб. В некоторых случаях сумма ущерба исчисляется по учетным или розничным ценам за вычетом торговой скидки. Это неправильно. Сумму ущерба следует рассчитывать по рыночным ценам данной местности на недостающие или похищенные ценности.