Аудит денежных средств и их использования

 

 

3.2 Проверка соблюдения порядка  ведения кассовых операций 

 

В ЗАО КСП «Хуторок», при осуществлении операций с денежной наличностью руководствуются Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденным решением совета директоров Банка России от 22.09.93 г. №40.

Денежные средства в кассу предприятия получают с расчетного счета строго на определенные цели. Денежные средства не могут быть использованы не по назначению. Предприятия могут хранить в кассе денежные средства только в пределах установленного лимита. Лимит определяется банком, обслуживающим предприятие, по согласованию с руководителем. Сверх установленного лимита денежные средства могут храниться только для выдачи заработной платы, пособий, но не более 3-х рабочих дней.

Выполнение кассовых операций производится кассиром. Он является материально-ответственным лицом. При поступлении на работу с кассиром в обязательном порядке должен быть заключен договор о полной материальной ответственности. Прием и выдачу наличных денег кассир осуществляет на основании первичных документов типовой межведомственной формы. Прием наличных денег осуществляется по приходным кассовым ордерам, которые обязательно должны быть подписаны главным бухгалтером. Выдача наличных денежных средств из кассы производится по расходным кассовым ордерам, которые подписываются главным бухгалтером и руководителем предприятия. Приходные и расходные кассовые ордера после осуществления операций по ним подписываются кассиром.

Расходные и приходные кассовые ордера являются первичными документами. Они выписываются в бухгалтерии предприятия. До передачи в кассу предприятия приходные и расходные кассовые ордера регистрируются в бухгалтерии в специальных журналах регистрации кассовых ордеров, отдельно по приходу и отдельно по расходу. Кассир после принятия к исполнению кассовых ордеров производит записи в кассовую книгу. Кассовая книга – это регистр аналитического учета операций с наличными денежными средствами. Записи в кассовую книгу производятся под копирку. Второй экземпляр является отчетом кассира, отрывается и сдается в бухгалтерию. В конце дня кассир должен подсчитать итог операций по приходу и расходу и вывести остаток. Отчет кассира с приложенными приходными и расходными кассовыми ордерами передается в бухгалтерию.

Синтетический учет операций по кассе ведется на счете 50 «Касса» – счет активный, основной, денежный.

Основные проводки по движению денежных средств в кассе предприятия:

1. Получено в кассу  с расчетного  счета: Дт 50 «Касса» Кт 51 «Расчетный счет».

2. Получена наличными выручка от реализации: работ, услуг, продукции, товаров: Дт 50 «Касса» Кт 90/1 «Выручка».

3. Сдан в кассу остаток подотчетной  суммы: Дт 50 «Касса» Кт 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

4. Получено в кассу в возмещение  задолженности по недостаче: Дт 50 «Касса» Кт 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям».

5. Получено наличными от дебиторов: Дт 50 «Касса» Кт 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами».

6. По объявлению на взнос наличными  внесено на расчетный счет: Дт 51 «Расчетный счет» Кт 50 «Касса».

7. Выдано под отчет: Дт 71 «Расчеты с подотчетными лицами» Кт 50 «Касса».

8. Выдана из кассы заработная  плата персоналу предприятия: Дт 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» Кт 50 «Касса».

9. Выдано наличными в погашение кредиторской задолженности: Дт 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» Кт 50 «Касса».

10. Выдано наличными за счет  средств органов социального  страхования: Дт 69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению» Кт 50 «Касса».

Не реже одного раза в месяц должна проводиться ревизия кассы. Результаты ревизии оформляются актом. Излишки, выявленные в кассе, зачисляются в доход предприятия: Дт 50 «Касса» Кт 91/1 «Прочие доходы».

Недостача относится на материально-ответственное лицо (кассира).

В учете составляются следующие проводки:

1. При обнаружении недостачи: Дт 94 «Недостачи, потери от порчи  ценностей» Кт 50 «Касса».

2. Выявленная недостача относится  на материально-ответственное лицо: Дт73/3 «Расчеты по возмещению материального ущерба» Кт 94 «Недостачи, потери от порчи  ценностей».

3. Внесено наличными в кассу  в погашение задолженности по  недостаче: Дт 50 «Касса» Кт 73/3 «Расчеты по возмещению материального ущерба».

4. Удержано из заработной платы  в погашение недостачи: Дт 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» Кт 73/3 «Расчеты по возмещению материального ущерба».

Целью аудиторской проверки кассовых операций в ЗАО КСП «Хуторок» является установление соответствия применяемой в организации методики учета и налогообложения операций по движению наличных денежных средств действующим в Российской Федерации в проверяемом периоде нормативным документам для формирования мнения о достоверности бухгалтерской отчетности во всех существенных аспектах.

Кассовые операции целесообразно проверять сплошным методом.

Аудиторская проверка кассовых операций в ЗАО КСП «Хуторок» организуется в такой последовательности:

1) инвентаризация кассы и обследование  условий хранения денежных средств;

2) проверка правильности документального  оформления операций;

3) проверка полноты и своевременности оприходования денежных средств;

4) аудиторская проверка правильности  списания денег в расход;

5) проверка соблюдения кассовой  и финансовой дисциплины;

6) проверка правильности отражения  операций на счетах бухгалтерского учета;

7) оформление результатов проверки.

Источниками информация аудита кассовых операций являются:

- Кассовая книга;

- Отчеты кассира;

- Приходные и расходные кассовые  ордера (ПКО, РКО);

- Авансовые отчеты. Список подотчетных  лиц;

- Выписки банка;

- Справка банка об установленном лимите остатка денег в кассе;

- Чековые книжки;

- Хозяйственные договоры (в том  числе с банками);

- Договоры о материальной ответственности;

- Документы по ККМ;

- Книги кассира-операциониста ;

- Журнал регистрации ПКО и  РКО;

- Журнал регистрации выданных доверенностей;

- Журнал регистрации депонированных  сумм;

- Журнал регистрации платежных (расчетно-платежных) ведомостей;

- Приказы руководящего органа;

- Акты ревизии кассы, акты инвентаризации;

- Учетная политика в части  документооборота;

- Журнал-ордер № 1 и ведомость  № 1 по учету кассовых операций;

- Главная книга;

- Баланс предприятия (форма № 1), 2-й раздел актива;

- Отчет о движении денежных  средств (форма № 4).

Прибыв на место проверки, аудитор может сразу провести инвентаризацию денежных средств, хранящихся в кассе. Ее проводят в присутствии кассира и главного бухгалтера организации. Результаты инвентаризации оформляют актом, который подписывают кассир и главный бухгалтер организации. Акт является письменным аудиторским доказательством, и его данные необходимы аудитору для дальнейшей проверки.

Одновременно с инвентаризацией проводится проверка условий хранения денежных средств, в ходе которой, аудитору необходимо выяснить:

а) обеспечена ли сохранность денег при доставке из банка;

б) имеется ли для хранения денег и других ценностей в кассе сейф или несгораемый шкаф;

в) застрахована ли касса организации;

г) соблюдаются ли правила хранения ключей от сейфа;

д) соблюдается ли установленный лимит хранения денежной наличности по отдельным датам.

Аудитор проверяет полноту и своевременность оприходования денег, полученных по каждому чеку из банка, путем сверки идентичных сумм, записанных в корешках чеков, и выписок банка. Чековые книжки, корешки использованных чеков, а также неиспользованные чеки должны храниться у главного бухгалтера. Направления использования денежных средств и их целевое назначение организация определяет по своему усмотрению.

Аудитор должен тщательно проверить полноту оприходования выручки от реализации продукции основного производства, услуг вспомогательных и обслуживающих производств, жилищно-коммунального хозяйства. При этом следует сверить записи в кассовой книге, приходных кассовых ордерах с отчетами, накладными и счетами по реализации продукции (работ, услуг).

Все случаи неполного набора документов по кассовым операциям должны быть зафиксированы аудитором. По ним подсчитывают итог, который соизмеряют с кредитовым оборотом по счету 50 «Касса».

Проверим правильность формирования показателя «Денежные средства» в бухгалтерском балансе ЗАО КСП «Хуторок» на 01.01.09 г.

Остаток на начало дня 30.12.08 г. по отчету кассира составил 2932,98 руб. К отчету кассира за день приложены следующие первичные документы:

- приходный кассовый ордер № 1411 от 30.12.08 г. на сумму 1355,20 руб., основание – реализация сырья, отражено – Дт 50 «Касса» Кт 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками»;

- расходный кассовый ордер № 1074 от 30.12.08 г. на сумму 238,18 руб., основание - выдача сумм подотчет, отражено - Дт 71 «Расчеты с подотчетными лицами» Кт 50 «Касса»;

- расходный кассовый ордер № 1075 от 30.12.08 г., платежная ведомость от 30.12.08 г. на сумму 2050,00 руб., основание – выдана зарплата Родниковской М.А., отражено – Дт 70 «Расчеты с персоналам по оплате труда» Кт 50 «Касса».

Остаток на конец дня составил 2000 руб., он также нашел отражение в отчете кассира, кассовой книге и регистре учета – аналитической ведомости по счету 50 «Касса» за 30.12.08 г.

Сальдо на конец периода в Главной книге по счету 50 «Касса» равно 2000 руб.

 

3.3 Проверка операций с денежными  средствами на расчетных счетах  в ЗАО КСП «Хуторок»

 

В соответствии с Законом Российской Федерации «О предприятиях и предпринимательской деятельности» каждое предприятие вправе открывать в любом учреждении банка расчетный счет и другие счета для хранения денежных средств и осуществления всех видов расчетных, кредитных и кассовых операций. Расчетные счета открываются предприятиям, имеющим статус юридического лица и находящимся на самостоятельном балансе.

Порядок открытия расчетного счета регламентирован инструкцией Центрального банка Российской Федерации, в соответствии с которой, каждой организацией может быть открыт расчетный счет в одном или нескольких банках по его выбору. Клиенты вправе открывать необходимое им количество расчетных счетов. Для их открытия в банк предоставляются следующие документы:

1. заявление на открытие счета;
2. копии устава и учредительного договора, заверенные нотариально;
3. нотариально заверенная копия свидетельства о регистрации предприятия;
4. карточка с образцами подписей распорядителей кредитов (руководитель предприятия и главный бухгалтер), оттиском печати предприятия, заверенной нотариусом в двух экземплярах;
5. справки о постановке на учет (налоговой инспекции, пенсионного фонда, органов социального страхования и обеспечения).

После открытия расчетного счета банк присваивает ему определенный номер, который указывается во всех расчетно-платежных документах, передаваемых в банк. На расчетном счете сосредотачиваются денежные средства, зачисленные в форме выручки от реализации продукции, банковских кредитов и прочих поступлений. С расчетного счета производятся перечисления поставщикам за продукцию, финансовым органам, различным кредиторам, погашаются банковские кредиты, а также выдаются наличные для выдачи заработной платы и других расходов. Выдачу денег или безналичные перечисления с расчетного счета банк осуществляет с согласия владельца расчетного счета. Однако, в определенных случаях, законодательством предусмотрено списание денежных средств с расчетного счета в бесспорном порядке (взыскание просроченных платежей в бюджет, по исполнительным листам, приказом государственного арбитража), банк может списать проценты за пользование кредитом, проценты по просроченным ссудам, плату за расчетно-кассовое обслуживание.

Периодически банк выдает владельцу счета выписки с расчетного счета. Выписка с расчетного счета - второй экземпляр лицевого счета организации, открытого ему банком. В ней показывается остаток на начало периода, движение за отчетный период с разбивкой по каждой операции и конечный остаток. Выписка с расчетного счета является регистром аналитического учета операций по расчетному счету. К ней прилагаются все документы, по которым производится зачисление и списание сумм. Полученные выписки с приложенными документами в бухгалтерии подвергаются тщательной проверке. На полях проверенной выписки проставляются коды счетов, которые корреспондируют со счетом 51. Выписки из расчетного счета служат основанием для учетных записей по синтетическому счету 51 «Расчетный счет». Это счет активный, основной, денежный.