Аудит кассовых операций

Руководитель и главный  бухгалтер ООО «Ротор» несут  личную ответственность за соблюдение порядка ведения, достоверность учета и отчетности.

2.2 Планирование аудита кассовых операций

 

На подготовительном этапе происходит установление взаимоотношений между аудиторской фирмой ООО «Профи» и предприятием ООО «Ротор». Директор ООО «Ротор» С.А.Антонов должен обратиться к директору аудиторской фирмы ООО «Профи» Лопатиной М.Н. с просьбой провести аудиторскую проверку учета кассовых операций и соблюдения требованиям законодательства Российской Федерации. Аудиторская фирма должна проверить: систему учета кассовых операций, порядок учета подотчетных сумм, общую организацию учета расчетов с персоналом, расчеты по начислению оплаты труда.

После официального предложения от ООО «Ротор» с просьбой об оказании аудиторских услуг, аудиторская организация знакомится с организацией клиента и проводит предварительное планирование в соответствии с Федеральным правилом (стандартом) № 3 «Планирование аудита» и Федеральным правилом (стандартом) № 1 «Цель и основные принципы аудита финансовой (бухгалтерской) отчетности», которое позволит аудитору определить объем предстоящих работ, примерно оценить их стоимость и подготовить письмо-обязательство [24, с.69].

В процессе принятия решения о начале работы с ООО «Ротор», ООО «Профи» необходимо выяснить: характер взаимоотношения потенциального клиента с налоговыми органами, причины, побудившие клиента обратиться к услугам аудиторской организации, объем и характер нарушений порядка ведения бухгалтерского учета, составления бухгалтерской отчетности, соблюдения хозяйственного законодательства Российской Федерации при осуществлении финансово-хозяйственной деятельности, недостатков организации системы внутреннего контроля, наличие всей документации, необходимой для проведения проверки – первичных документов, регистров аналитического и синтетического учета.

Основными источниками  информации об ООО «Ротор» служат:

- устав;

- документы о регистрации;

- бухгалтерская отчетность;

- первичная документация по учету кассовых операций;

- внутрифирменные документы;

- сведения, полученные из бесед с руководством;

- информация, полученная при осмотре ООО «Ротор».

Аудиторская проверка ведения учета кассовых операций и соблюдения законодательства Российской Федерации проводится по инициативе директора ООО «Ротор» в связи с принятием на работу нового кассира в ООО «Ротор» в конце 2010г.

В данном случае, проведение аудита признается возможным. ООО «Профи» рекомендуется направить директору ООО «Ротор» письмо-обязательство о согласии на проведение аудита, а также договор оказания аудиторских услуг, который позволяет достичь согласия в отношении условий проведения аудита. Подготовка письма-обязательства и договора проводится в соответствии с Федеральным правилом (стандартом) № 12 «Согласование условий проведения аудита».

Разработка  плана и программы аудиторской  проверки осуществляется в соответствии с Федеральным правилом (стандартом) № 3 «Планирование аудита». В плане аудиторской проверки должны быть указаны основные направления проверки, распределение работы между членами группы специалистов, координация всей работы, объем и порядок проведения аудита. В рассматриваемом случае, аудиторами ООО «Профи» был разработан план проведения аудиторской проверки (Приложение 2), в который были включены следующие основные направления: проверка сохранности денежных средств, движение денежных средств в кассе, бухгалтерский учет денежных средств в кассе, проверка бухгалтерской отчетности, оформление результатов проверки.

Программа аудита (Приложение 3) является более детальным перечнем процедур, необходимых для осуществления общего плана аудита. Она служит подробной инструкцией и одновременно является средством контроля качества работы. В программе указываются период проведения проверки в той или иной области, исполнители и список проверяемых документов по каждому заданию.

Следует отметить, что разработанный план и программа не являются окончательными и неизменяемыми документами. Планирование аудитором своей работы осуществляется непрерывно на протяжении всего времени выполнения аудиторского задания в связи с меняющимися обстоятельствами или неожиданными результатами, полученными в ходе выполнения аудиторских процедур.

 

2.3 Сбор аудиторских доказательств

 

Обеспечение сохранности  денежных средств является основной задачей организации. Метод инвентаризации позволяет выявить не замаскированное прямое хищение денежных средств. Согласно программе аудита кассовых операций (Приложение 3) прибыв в организацию, аудитор проводит инвентаризацию денежных средств в кассе на 22.02.2011г.

Инвентаризация  производится в форме плановой проверки. Так, приказом директора ООО «Ротор» (Приложение 4) назначается инвентаризационная комиссия в составе председателя комиссии: заместителя гл. бухгалтера Князевой А.А., членов комиссии: заместителя директора Рыжих А.А., бухгалтера Галкиной Е.Ю. и экономиста Корелова В.В. Инвентаризация проводится в присутствии аудитора, председателя, членов комиссии, кассира. Кассир Кузнецова Е.Н. предоставляет для проверки последний кассовый отчет и документы по операциям последнего дня, а также дает расписку в том, что все приходные и расходные документы включены ею в отчет и к моменту инвентаризации в кассе нет неоприходованных или несписанных в расход денег. Результаты инвентаризации оформляют актом (Приложение 5), который подписывают кассир и члены комиссии. Акт является письменным аудиторским доказательством, и его данные необходимо сличить с данными бухгалтерского учета. Для этого заполняется таблица по форме таблицы 5.

Таблица 5

Сверка  данных акта инвентаризации с данными  бухгалтерского учета

Остаток на 22.02.2011г., руб.				расхождения руб.
по акту инвентаризации	по кассовому отчету	по Журналу-ордеру	по Оборотной  ведомости
53 246,00	53 246,35	53 246,35	53 246,35	0,35

 

Как видно расхождение  составляет 35 копеек. Это, по сути, очень маленькая сумма, и можно списать на то, что при инвентаризации копейки просто не брались в расчет. Но в дальнейшем советуем организации при проведении инвентаризации просчитывать все ценности находящиеся в кассе до копейки, и указывать в акте инвентаризации полностью. Так как в этом случае 35 копеек можно считать недостачей денежной наличности и отнести их на кассира. В этом случае бухгалтер должен сделать следующие проводки:

1) Дебет 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» Кредит 50 «Касса»;

2) Дебет 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» Кредит 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»;

3) Дебет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» субсчет «Расчеты по возмещению материального ущерба» Кредит 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» [8, с.45].

Согласно документу  об установлении лимита хранения денег  в кассе он установлен в сумме 60 000 тыс. руб. На момент проверки в кассе находилось 53 246 тыс. руб.

На следующем  этапе проверяется обеспечение сохранности денежных средств в кассе ООО «Ротор». После проведенного осмотра помещения кассы и опроса кассира, бухгалтеров, начальника можно сделать следующий вывод.

Для хранения денежных сумм, в помещении кассы установлены  сейфы, металлическая шкатулка, укрепленная дверь и решетки на окнах. Касса оборудована охранно-пожарной сигнализацией с выводом на пункт централизованной охраны (ПЦО) органов внутренних дел. Взаимоотношения с органами внутренних дел условиями договора. Касса изолирована, а двери в кассу во время совершения операций заперты с внутренней стороны. Доступ в помещение кассы лицам, не имеющим отношение к ее работе, запрещается. Наличные денежные средства застрахованы. По окончании операционного дня, после проверки кассы и остатка других ценностей в кассе, сейфы и железные шкафы закрываются на один замок и опечатываются контрольной печатью кассиром. Помещение кассы закрывается на два замка (внутренний и наружный) и опечатываются сургучными оттисками двух печатей - страховой и контрольной. Открытие кладовых и сейфов производится теми лицами, которые их закрывали и опечатывали. Печати и ключи хранятся у лиц, заканчивающих операции. Запасные экземпляры ключей (дубликаты) от кассы, сейфов, с первым экземпляром подробной описи заделываются в пакет, который обшивается тканью, опечатываются контрольными печатями главного кассира и сдаются на хранение директору ООО «Ротор» под расписку во втором экземпляре описи, которая остается у главного кассира. Дубликаты ключей хранятся порядком, обеспечивающим их сохранность и отсутствие доступа посторонних лиц. Не реже одного раза в квартал проводится их проверка комиссией. Кассовые работники снабжены образцами подписей начальника почтамта, его заместителя и работников бухгалтерии, уполномоченных подписывать приходные и расходные документы. А бухгалтерские работники, связанные с оформлением приходных и расходных кассовых документов, - образцами подписей кассовых работников. Образцы заверяются подписями руководителя и главного бухгалтера и скрепляются печатью организации. Следовательно, в ООО «Ротор» сохранность денежных средств и других ценностей обеспечивается согласно Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации.

С кассиром в  соответствии с п.32 Порядка ведения  кассовых операций в РФ заключен договор о полной материальной ответственности и он под расписку ознакомлен с Порядком ведения кассовых операций в РФ [12, с.2].

В ООО «Ротор» для ежедневного контроля денежной наличности разработан график дежурств по кассе. С ним под роспись ознакомлены все работники управленческого аппарата (директор, заместитель директора, бухгалтерия и экономический отдел). График разрабатывается бухгалтером и утверждается начальником организации. Работник, чье дежурство наступило, впускается в помещение кассы, помогает кассиру пересчитать деньги, полученные из банка и ОПС, и остаток наличности на конец рабочего дня. Затем сверяет с остатком выведенным кассиром в отчете. Если остаток верен, то он делает отметку в Отчете «Остаток кассы верен. Расхождений нет. Дата. Роспись».

Так же для сохранности  денежных средств при их транспортировки ООО «Ротор» заключил договор с ООО «НКО «Бринкс». Сотрудники ООО «НКО «Бринкс» ознакомлены под роспись с Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации.

Следует убедиться, что вся первичная учетная документация по учету кассовых операций составляется по унифицированным формам, утвержденным Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998г. № 88 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации» (в ред. Постановления Госкомстата РФ от 03.05.2000г. № 36). При проведении аудита необходимо уделить особое внимание правильному, всесторонне грамотному заполнению первичных документов, наличие и подлинность подписей на кассовых ордерах.

Установим все  ли поступления в кассу и расход денежных средств санкционированы  главным бухгалтером и директором организации. На проверенных кассовых ордерах имеются подписи директора организации и главного бухгалтера (Приложение 6, 7).

Необходимо  проверить наличие на всех приходных  и расходных кассовых ордерах расписок получателей денег (Приложение 6, 7). На всех приходных и расходных кассовых ордерах присутствуют подписи получателей денежных средств. Далее устанавливаем, все ли приходные и расходные кассовые ордера зарегистрированы в журнале регистрации приходных и расходных кассовых ордеров (Приложение 8); совпадают ли суммы в ордерах с суммами в журнале регистрации; совпадает ли источник поступления денежных средств, указанный в кассовых ордерах и журнале регистрации. Для этого просматриваются все кассовые ордера и сличаются с журналом регистрации, для удобства воспользуемся таблицей 6.

 

Таблица 6

Сверка  приходных и расходных кассовых ордеров с журналом регистрации приходных и расходных кассовых ордеров

Источник информации	Номер приложения	Номер документа	Дата	Сумма	Источник поступления и цель расходования средств
Журнал регистрации приходных и расходных ордеров	8	06	13.02.2010	1 950,00	От Корелова В.В. – возврат неиспользованных подотчетных сумм
Приходный кассовый ордер	6	06	13.02.2010	1 950,00	От Корелова В.В. – возврат неиспользованных подотчетных сумм
Журнал регистрации приходных и расходных ордеров	8	01	10.02.2010	4 000,00	Федоровой Т.В. – на хозяйственные расходы
Расходный кассовый ордер	7	01	10.02.2010	4 000,00	Федоровой Т.В. – на хозяйственные расходы

 

Как видно из таблицы 6 разногласий нет. Номер, сумма, цель и источник, указанные в ордерах соответствуют журналу регистрации приходных и расходных ордеров. Осмотр журнала регистрации удовлетворителен: листы пронумерованы, прошнурованы и на последнем листе стоит печать и надпись о количестве пронумерованных листов.

В кассе так  же выдаются денежные средства по доверенностям (Приложение 9). Доверенности остаются в документах дня как приложение к расходному кассовому ордеру или ведомости, но не регистрируются в журнале учета выданных доверенностей. Советуем ООО «Ротор» вести журнал учета выданных доверенностей. Можем предложить следующую шапку журнала в таблице 7.

 

 

 

Таблица 7

Шапка журнала учета выданных доверенностей

Номер доверенности	Дата выдачи	Срок действия доверенности	Должность и фамилия лица, которому выдана доверенность	Наименование поставщика	Номер и дата наряда (заменяющего наряд документа или извещения)	Расписка лица, получившего доверенность	Номер, дата документа, подтверждающего выполнение поручения
1	2	3	4	5	6	7	8