Аудит операций с подотчетными лицами

Содержание

 

 

 

Введение

 

В процессе финансово-хозяйственной  деятельности у организации часто  возникает необходимость приобретения материальных ценностей, а также  различных работ, услуг не только по безналичному расчету, но и за наличные деньги. В таких случаях работнику выдаются наличные денежные средства под отчет для выполнения определенных действий по поручению организации.

Расчеты с подотчетными лицами имеют  место практически на каждом предприятии и весьма разнообразны, так как включают в себя: приобретение за наличный расчет запасных частей, топлива, канцелярских товаров, материалов; оплату мелкого ремонта оргтехники, транспортных средств; расходы на командировки по территории Российской Федерации и за границу; представительские расходы.

Тем не менее, практика аудиторских  проверок показывает, что из всех проверяемых  объектов наибольшее количество ошибок и нарушений допускается при  расчетах с подотчетными лицами вследствие небрежного ведения бухгалтерского учета и отсутствия контроля за расчетами с работниками. Нередко ошибки допускают сами руководители организаций.

Актуальность данной темы заключается  в необходимости изучения аудита расчетов с подотчетными лицами, с целью выяснения типичных ошибок при учете таких расчетов. Изучение выбранной темы также дает возможность оценить способы избегания ошибок, допускаемых при учете расчетов с подотчетными лицами.

Изучение выбранной темы предполагает достижение следующей цели – рассмотреть аудит расчетов с подотчетными лицами и определить его роль в деятельности организации.

Задачи работы:

- определить цель, задачи и источники  информации аудита расчетов с  подотчетными лицами;

- рассмотреть аудит расчетов  с подотчетными лицами.

1. Цель, задачи и источники информации аудита расчетов с подотчетными лицами

 

Аудит – это лицензируемая предпринимательская  деятельность аттестованных независимых  юридических и физических лиц (аудиторских  компаний и отдельных аудиторов) – законных участников экономической деятельности, направленная на подтверждения достоверности финансовой, бухгалтерской и налоговой отчетности, для уменьшения, до приемлемого уровня информационного риска для заинтересованных пользователей бухгалтерской отчетности, представляемой предприятием (организацией) собственникам, а также другим юридическим и физическим лицам.

Подотчетными суммами называются денежные авансы, выдаваемые работникам предприятия из кассы на мелкие административно-хозяйственные  и операционные расходы, которые не могут быть произведены безналичными расчетами, а также на расходы по командировкам [8, с.98].

Аудит расчетов с подотчетными лицами осуществляется сплошным методом, и  поэтому для его проведения целесообразно  привлекать ассистентов.

Целью аудита расчетов с подотчетными лицами является установление соответствия применяемой в организации методики учета и налогообложения операций по расчетам с подотчетными лицами нормативным документам, действующим в РФ в проверяемом периоде, для выявления имеющихся ошибок и нарушений и степени их влияния на достоверность бухгалтерской отчетности.

Основные задачи аудита расчетов с  подотчетными лицами:

- проверка документального подтверждения расчетных операций;

- контроль документов с использованием методов инспектирования, пересчета, экономического анализа;

- проверка организации аналитического учета по каждой сумме, выданной подотчет;

- проверка синтетического учета в соответствии с рабочим планом счетов;

- сверка оборотов и сальдо по счетам в регистрах синтетического учета, главной книге и бухгалтерском балансе [12, с.44].

В качестве аудиторских доказательств  используется следующая информационная база:

а) учетные документы, отражающие совершения хозяйственной операции:

- авансовый отчет (форма №АО-1) - представляют подотчетные лица об израсходовании авансовых сумм с приложением документов, подтверждающих произведенные расходы. Документы, приложенные к авансовому отчету, нумеруются подотчетным лицом в порядке их записи в отчете. В бухгалтерии авансовые отчеты проверяются арифметически, а также проверяется правильность оформления документов и расходования средств по назначению. Проверенные авансовые отчеты утверждаются руководителем учреждения;

- журнал регистрации авансовых  отчетов, 

- приказ о направлении работника  в командировку (форма  № Т-9), применяется для оформления и учета направления работника в командировку. Заполняется работником кадровой службы на основании служебного задания, подписывается руководителем организации или уполномоченным им на это лицом. В приказе о направлении в командировку указываются фамилия и инициалы, структурное подразделение, должность (специальность, профессия) командируемого, а также цель, время и место командировки.

При необходимости указываются  источники оплаты сумм командировочных расходов, другие условия направления в командировку.

- командировочное удостоверение  (форма №Т-10) является документом, удостоверяющим время пребывания работника в служебной командировке. Выписывается в одном экземпляре работником кадровой службы на основании приказа (распоряжения) о направлении в командировку. В каждом пункте назначения делаются отметки о времени прибытия и выбытия, которые заверяются подписью ответственного должностного лица и печатью.

- служебное задание для направления  в командировку и отчет о его выполнении (форма №Т10 а), применяется для оформления и учета служебного задания для направления в командировку, а также отчета о его выполнении [9, с.176].

Служебное задание подписывается руководителем структурного подразделения, в котором работает командируемый работник. Утверждается руководителем организации или уполномоченным им на это лицом и передается в кадровую службу для издания приказа (распоряжения) о направлении в командировку (форма № Т-9 или № Т-9а).

Работником, прибывшим из командировки, составляется краткий отчет о выполненной работе за период командировки, который согласовывается с руководителем структурного подразделения и предоставляется в бухгалтерию вместе с командировочным удостоверением (форма № Т-10) и авансовым отчетом (форма № АО-1).

- список лиц которым разрешено  получение наличных  денег из  кассы, 

- приказы  об утверждении смет представительских  расходов,

- сметы представительских расходов,

- главная  книга - книга, где собраны все синтетические счета организации, которые расположены в соответствии с планом счетов. В нее переносятся записи из журналов-ордеров и вспомогательных книг,

- журнал ордер №7 – учетный регистр, применяемый для учета операций по движению подотчетных сумм и расчетов с подотчетными лицами. Основанием для заполнения журнала-ордера № 7 являются расходные кассовые ордера на суммы, выданные под отчет, авансовые отчеты - на израсходованные суммы; новые приходные или расходные кассовые ордера - на расхождения в суммах полученных и израсходованных;

б) бухгалтерская отчетность, подтверждающая суммы сальдо по счетам расчетов: форма №1 «Бухгалтерский баланс» (строка – прочая дебиторская задолженность);

в) прочие документы, отражающие законность совершения расчетов с подотчетными лицами: письма, приказы руководителя, соглашения, трудовые договоры и др.

Рассмотрим типичные ошибки допускают бухгалтеры при расчетах с подотчетными лицами [3, с.85].

Нарушения порядка выдачи подотчетных  сумм:

- выдача денежных средств лицам,  не указанным в списке лиц,  которым в соответствии с приказом  руководителя предприятия могут  быть выданы деньги на хозяйственно-операционные расходы;

- выдача денежных сумм из  кассы под отчет лицам, не  являющимся работниками предприятия;

- выдача денег под отчет лицам,  не отчитавшимся по ранее полученным  авансам;

- несоответствие фактического  расхода подотчетных сумм целям, на которые они были выданы;

- списание подотчетных сумм  за счет чистой прибыли предприятия.

Нарушения при оформлении командировочных  расходов:

- отсутствие приказов (распоряжений) о направлении работников в  командировку;

- отсутствие командировочных удостоверений с отметками в месте пребывания в командировке;

- несоблюдение установленных норм  командировочных расходов; - отсутствие  приказов (распоряжений) об уплате  суточных сверх установленных  норм;

- отсутствие аналитического учета  командировочных расходов в пределах норм и сверх норм.

Нарушения порядка налогообложения  при оформлении командировочных  расходов:

- нарушение порядка удержания  налога на доходы физических  лиц с сумм превышения командировочных  расходов сверх установленных  норм;

- некорректное выделение налога  на добавленную стоимость в  суммах командировочных расходов.

Нарушения при приобретении материальных ценностей, оплате работ, услуг подотчетными лицами:

- выделение сумм НДС расчетным  путем от стоимости материальных  ценностей, приобретенных за наличный расчет в розничной торговой сети;

- списание на затраты сумм  НДС от стоимости материальных  ценностей, приобретенных через  подотчетных лиц у изготовителей,  в оптовой торговле.

Нарушения порядка учета представительских  расходов:

- несоответствие фактического  размера представительских расходов  утвержденной смете;

- отсутствие аналитического учета  представительских расходов в  пределах норм и сверх норм.

Нарушения порядка ведения синтетического учета расчетов с подотчетными лицами [5, с.114]:

- некорректное составление бухгалтерских  проводок по операциям расчетов  с подотчетными лицами;

- неправильное выделение остатков  на конец отчетного периода.

Аудитору при проверке авансовых  отчетов подотчетных лиц необходимо обратить внимание на следующее:

- наличие приказов (распоряжений) о направлении работников в  командировку;

- правильность возмещения командировочных  расходов (суточные, квартирные, стоимость  проезда);

- имеется ли командировочное  удостоверение с отметками в  месте пребывания в командировке;

- правильность и своевременность  составления авансовых отчетов;

- правильность возмещения затрат  на хозяйственные нужды;

- наличие оправдательных документов;

- полнота и своевременность  сдачи в кассу остатка подотчетных  сумм;

- правильность возмещения затрат при краткосрочных загранкомандировках (при этом следует помнить, что пересчет расходов по загранкомандировкам, выраженных в иностранной валюте, производится на момент прибытия работника из командировки);

- правильность составления бухгалтерских проводок по операциям с подотчетными лицами;

- правильность выведения остатков  на конец месяца по счету  71 "Расчеты с подотчетными лицами";

- соответствие записей в авансовых  отчетах записям в журнале-ордере N 7 по счету 71 "Расчеты с подотчетными  лицами" и главной книге (при журнально-ордерной форме учета).

 

 

2. Методика проведения аудита  расчетов с подотчетными лицами

 

Цель аудита расчетов с подотчетными лицами - составить обоснованное мнение относительно достоверности и полноты информации о состоянии расчетов с подотчетными лицами, отраженной в бухгалтерской (финансовой) отчетности проверяемой организации и пояснениях к ней.

Выполняя процедуру проверки расчетов с подотчетными лицами, аудитору необходимо ответить на следующие вопросы:

• Порядок, размеры и условия возмещения расходов на командировки по территории РФ соответствуют положениям нормативных актов?
• Порядок, размеры и условия возмещения расходов на зарубежные командировки соответствуют положениям нормативных актов?
• Налогообложение расходов на командировку соответствует положениям нормативных актов?
• Порядок выдачи и расходования средств на хозяйственные нужды соответствуют положениям нормативных актов?
• Порядок выдачи и расходования средств на представительские расходы соответствуют положениям нормативных актов?

Порядок проведения проверки расчетов с подотчетными лицами, как нам представляется, включает ряд последовательных этапов:

Проверка расходов на командировки. При проведении аудита необходимо установить выполняются ли требования нормативных актов о порядке расчетов с командированными лицами [8, с.102].