Аудит операций с подотчетными лицами

В служебную командировку работник отправляется по распоряжению руководителя организации, чтобы выполнить какое-либо служебное поручение вне места постоянной работы.

Работник, вернувшийся из командировки, не позднее трех дней после возвращения должен составить авансовый отчет (форма №АО-1) и представить его в бухгалтерию.

К авансовому отчету прилагаются  все документы, подтверждающие расходы  работника во время командировки (билеты на проезд, счета на оплату жилья и т.д.).

Бухгалтеру следует  проверить целевое расходование средств, выданных командированному работнику, а также наличие всех оправдательных документов, подтверждающих его расходы.

Проверенный бухгалтером  авансовый отчет утверждается руководителем организации.

Нормы суточных утверждены постановлением Правительства РФ от 8 февраля 2002 г. №93 "Об установлении норм расходов организаций на выплату суточных или полевого довольствия, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией".

Работнику возмещается  вся сумма расходов по найму жилого помещения.

Также работнику возмещаются  расходы по оплате дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах и включаемых в счет за проживание.

Исключение из этого  порядка предусмотрено для услуг  по обслуживанию работника в баре, ресторане или номере и расходов на пользование рекреационно-оздоровительными объектами (например, бассейном, сауной, тренажерным залом и т.д.). Такие расходы работнику не оплачиваются.

Расходы по бронированию жилого помещения возмещаются работникам в порядке и размерах определенных коллективным договором или локальным  нормативным актом. Расходы на проживание, возмещаемые командированному работнику, уменьшают налогооблагаемую прибыль организации (п. 12 ст. 264 НК РФ). Расходы по проезду к месту командировки и обратно, возмещаемые командированному работнику, включают [4, с.12]:

• стоимость билета на транспортное средство общего пользования (самолет, поезд и т.д.);
• оплату услуг, связанных с предварительной продажей (бронированием) билетов;
• оплату за пользование в поездах постельными принадлежностями;
• стоимость проезда транспортом общего пользования к станции (пристани, аэропорту), если она находится за чертой населенного пункта;
• сумму страховых платежей по обязательному страхованию пассажиров на транспорте.

Расходы, связанные с  проездом к месту командировки и  обратно, уменьшают налогооблагаемую прибыль организации.

Проверка представительских расходов. При проведении аудита необходимо установить выполняются ли требования нормативных актов о порядке отнесения расходов, к представительским.

Представительские расходы  организации согласно указанной  статье квалифицируются как прочие расходы, связанные с производством и реализацией.

К расходам, уменьшающим  налоговую базу по налогу на прибыль, относятся представительские расходы, связанные с официальным приемом  и обслуживанием представителей других организаций, участвующих в  переговорах в целях установления и поддержания сотрудничества.

К представительским  расходам относятся расходы налогоплательщика  на официальный прием и (или) обслуживание представителей других организаций, участвующих  в переговорах в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества, а также участников, прибывших на заседания совета директоров (правления) или иного руководящего органа налогоплательщика, независимо от места проведения указанных мероприятий [11, с.152].

Анализ приведенных  нормативных положений позволяет выделить несколько основных признаков, квалифицирующих определенные расходы организации как представительские:

• данные расходы должны быть связаны с официальным приемом или обслуживанием представителей других организаций (участников, прибывших на заседание совета директоров (правления) или иного руководящего органа налогоплательщика);
• указанные лица должны прибыть для ведения переговоров (участия в заседании руководящего органа налогоплательщика);
• цель переговоров - установление или поддержание сотрудничества (в частности, заключение контракта, предварительного договора и т.п.) либо решение определенных вопросов организации;
• представительские расходы признаются таковыми независимо от места проведения переговоров (заседания совета директоров или иного руководящего органа налогоплательщика).

К представительским  относятся расходы:

• на проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия) для указанных лиц, а также официальных лиц организации-налогоплательщика, участвующих в переговорах;
• на транспортное обеспечение доставки этих лиц к месту проведения представительского мероприятия и (или) заседания руководящего органа и обратно;
• на буфетное обслуживание во время переговоров;
• на оплату услуг переводчиков, не состоящих в штате налогоплательщика, по обеспечению перевода во время проведения представительских мероприятий.

Иные (неперечисленные) расходы (например, оплата проезда железнодорожным  или авиационным транспортом  делегаций до места проведения переговоров, оплата их проживания во время проведения переговоров и другие аналогичные расходы), по мнению автора, не будут являться представительскими для целей исчисления и уплаты налога на прибыль, а значит, не должны учитываться при налогообложении прибыли.

Проверка хозяйственных расходов. Под расходами на хозяйственные нужды обычно понимаются затраты по приобретению в розничной торговой сети канцелярских или хозяйственных принадлежностей, материалов, бензина на АЗС, оплате мелкого ремонта и т.п. [8, с.113]

Выдавая деньги под отчет, необходимо соблюдать условия, установленные Порядком ведения кассовых операций. Так, пункт 11 Порядка запрещает:

• выдавать подотчетные суммы работнику, не отчитавшемуся по ранее полученным деньгам;
• передавать подотчетные суммы от одного работника другому.

Руководитель организации  должен утвердить своим приказом список работников, которым могут  выдаваться денежные средства под отчет.

Срок, на который можно  выдать наличные деньги под отчет  на хозяйственные нужды, законодательно не ограничен.

Такой срок также может  установить руководитель организации  своим приказом. Если руководитель такой срок установил, работник должен отчитаться за потраченные деньги не позднее чем через три рабочих  дня после истечения этого  срока.

Каких-либо ограничений на суммы, выдаваемые работникам под отчет, законодательство не устанавливает.

Однако, оплачивая расходы, подотчетное  лицо действует от имени организации.

Следовательно, работник, получивший деньги под отчет, должен соблюдать  предельный размер расчетов наличными (100000 руб. по одной сделке с одним юридическим лицом).

Сверка  данных аналитического учета расчетов с подотчетными лицами с оборотами  и остатками по счетам синтетического учета. При проведении аудита необходимо сверить тождество данных аналитического учета расчетов с подотчетными лицами оборотам и остаткам по счету 71 синтетического учета.

Данные аналитического учета должны соответствовать оборотам и остаткам по счетам синтетического учета [9, с.147].

Суммы дебетовых и кредитовых оборотов, а также дебетовых и кредитовых сальдо должны быть соответственно равны.

Сверка  данных бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами с данными  бухгалтерской отчетности. Аудиторская организация при проведении аудита должна получить достаточный объем аудиторских доказательств, чтобы убедиться, что:

• конечные сальдо по счетам синтетического учета расчетов с подотчетными лицами (71) предыдущего отчетного периода соответствующим образом перенесены в начало проверяемого отчетного периода;
• соответствующие показатели бухгалтерской отчетности на начало и конец отчетного периода, соответствуют учетным данным регистров синтетического и аналитического учета расчетов с подотчетными лицами.

Итоговым этапом аудита являются обобщение результатов, анализ ошибок, выявленных в ходе аудита.

Ошибки, обнаруженные в  процессе аудита по данной процедуре, могут оказывать влияние:

• на правильность определения себестоимости продукции (товаров, работ, услуг);
• на правильность определения финансовых результатов;
• на правильность исчисления и уплаты налога на прибыль;
• на правильность исчисления и уплаты налога на доходы физических лиц;
• на правильность исчисления и уплаты единого социального налога.

Как следствие, все это влияет на достоверность финансовой (бухгалтерской) отчетности. Необходимо проанализировать обнаруженные ошибки и нарушения в соответствии с требованиями федерального стандарта аудиторской деятельности "Существенность в аудите". Существенность ошибок оценивается количественно и качественно. Для количественной оценки аудитор сравнивает обнаруженные ошибки с уровнем существенности, установленным на стадии планирования. При качественной оценке аудитор руководствуется собственным практическим опытом и знаниями [8, с.114].

При анализе ошибок, выявленных в ходе аудита, необходимо определить степень их влияния на достоверность  бухгалтерской (финансовой) отчетности.

Перечень проверенных документов, выявленные ошибки и нарушения, а также мнение аудитора по результатам проверки, фиксируются в рабочих документах.

 

Заключение

 

Расчёты с подотчётными лицами возникают  по суммам денежных средств, выданных работникам предприятия на хозяйственные, командировочные, представительские расходы, на оплату поставщикам за продукцию (работы и услуги) и др. Их учет осуществляется на счете 71 “Расчеты с подотчетными лицами”.

Методом сплошной проверки авансовых  отчетов аудитор устанавливает  суммы, выданные отдельным сотрудникам в подотчет, назначение и фактическое использование авансов, наличие приказов о направлении работников в командировку, правильность оформления и своевременность представления авансовых отчетов, наличие по ним оправдательных документов, сроки возврата в кассу неиспользованных сумм, правильность составления корреспонденции счетов по операциям с подотчетными лицами. В результате выявляются факты оплаты командировочных расходов установленных норм.

Особое внимание должно быть обращено на такие операции, как расчеты с водителями за приобретение ими горюче-смазочных материалов, запасных частей и пр. Списание израсходованных на эти цели сумм без оправдательных документов на себестоимость не допускается.

Обоснованность произведенных  через подотчетное лицо представительских расходов должна подтверждаться наличием оправдательных документов: приказа о назначении лица, ответственного за проведение мероприятия, программы встречи с представителями другого предприятия; сметы расходов, утвержденной руководителем; акта с приложенными документами, подтверждающими расходы; списка участников встречи.

При проверке правильности корреспонденции  счетов по данному объекту учета  важно исследовать также сторнированные и другие исправительные записи, за которыми могут скрываться отдельные ошибки. Для этого кредитовые обороты по счету 71 сверяют с суммами дебетовых оборотов по счетам учета материальных ценностей (10), затрат (20,25,26 и др.), денежных средств (50) расчетов (60,76 и др.). Дебетовые обороты по 71 счету сверяются с суммами по кредиту счета 50 “Касса”.

Все суммы, выданные подотчетному лицу сверх норм, относятся на уменьшение чистой прибыли предприятия.

Если при проверке подотчетных  сумм выявлен перерасход, то необходимо убедиться в целесообразности перерасхода, его необходимости для производственных нужд предприятия.

Если перерасход нецелесообразен, то он не возмещается.

Баланс сверяется с данными  Главной книги по счету 71 “Расчеты с подотчетными лицами”.

Главная книга проверяется арифметически  на соответствие оборотов по корреспондирующим счетам, и сверяется с данными журнала-ордера №7.

Журнал-ордер №7 проверяется арифметически, на правильность составления и оформления, сопоставляются обороты по корреспондирующим  счетам в различных журналах-ордерах и ведомостях (журнал-ордер №7 – комбинированный регистр, сочетающий аналитический и синтетический учет с линейной формой записи).

Журнал-ордер №7 сверяется с  авансовыми отчетами, с приходными кассовыми ордерами и расходными кассовыми ордерами.

Авансовые отчеты проверяются на правильность составления и оформления, на наличие оправдательных документов (товарные, кассовые чеки, накладные, проездные билеты, счета).

При проверке особенно тщательное внимание нужно уделить оправдательным документам, которые должны быть подлинными.

Всю полученную в ходе проверки информацию аудитор заносит в свои рабочие  документы, сопоставляет фактически выявленные ошибки с предварительно рассчитанными, делает выводы и при необходимости  корректирует план проверки.