Аудит расчетов с подотчетными лицами

В общем  случае по результатам опроса у аудитора оказывается сформированным план проведения проверки расчетов с подотчетными лицами и намечен состав процедур.

При проверке расчетов с подотчетными лицами применяются  практически все методы получения  аудиторских доказательств, но к  различным объектам контроля и для  выявления одного или нескольких возможных нарушений.

 

 

 

 

 

 

3. Перечень аудиторских процедур

Для выявления  каждого из возможных нарушений  или злоупотреблений разработан определенный набор контрольных процедур.

Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны  не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который выданы деньги, или со дня возвращения  из командировки предъявить в бухгалтерию  предприятия отчет об израсходованных  суммах и произвести по ним окончательный расчет.

Проверка  своевременности расчетов сотрудников  предприятия по командировочным  расходам и средствам, выданным на хозяйственные нужды, осуществляется в рамках аудита кассовых операций. Если при проведении проверки предприятия установлено, что подотчетные суммы числятся за получившими их работниками продолжительное время, в том числе по истечении трех дней после установленного срока, следует провести проверку использования подотчетных сумм, получить письменное объяснение от соответствующих должностных лиц и подотчетного лица и с учетом этой проверки рассмотреть вопрос об отнесении выданной суммы к доходу этого подотчетного лица.

При установлении фактов списания задолженности подотчетных лиц без представления соответствующих оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы, подотчетные суммы, необоснованно списанные с работников без удержания из заработной платы, на основании гл. 23 и 24 НК РФ подлежат включению в облагаемый налогом доход этих работников того календарного года, в котором суммы были ими получены и подлежат обложению единым социальным налогом (ЕСН). Основные контрольные процедуры:

•   «Подотчет 1.1.1» — проверка соответствия лиц, получающих наличные деньги из кассы  на хозяйственно-операционные расходы, списку лиц, имеющих на это право, утвержденному руководителем предприятия;

•   «Подотчет 1.1.2» — проверка получения под отчет сумм денежных средств лицами, не отчитавшимися по ранее полученным авансам;

•   «Подотчет 1.1.3» — проверка соответствия фактического расхода подотчетных сумм целям, на которые они были выданы;

•   «Подотчет 1.1.4» — проверка наличия подотчетных лиц в  штате предприятия;

•   «Подотчет 1.1.5» — проверка правильности списания подотчетных сумм в налоговом учете на расходы, не принимаемые для целей исчисления налога на прибыль предприятия.

В случае, когда решением руководителя предприятия  сумма, выданная под отчет, не возвращена и списывается за счет собственных средств предприятия, аудитору необходимо удостовериться в том, что, во-первых, решение о списании действительно существует, во-вторых, что с подотчетной суммы удержан налог на доходы физических лиц в соответствующем размере и, в-третьих, на эту сумму начислен единый социальный налог;

•   «Подотчет 2.1.1» — проверка полноты оправдательных документов по командировкам, приложенных к авансовым отчетам.

Все приложения к авансовым отчетам во избежание  их повторного использования должны быть погашены.

Проверка  соблюдения порядка гашения первичных  документов проводится в рамках аудита кассовых операций.

• «Подотчет 2.1.2» — проверка наличия приказов о направлении работников в командировку;

• «Подотчет 2.1.3» — проверка наличия в командировочных удостоверениях отметок в местах пребывания в командировке;

• «Подотчет 2.1.4» — проверка правильности возмещения командировочных расходов.

Для выполнения этой процедуры при командировках  по территории Российской Федерации аудитор или его ассистент могут использовать таблицу норм возмещения командировочных расходов.

Аналогичные таблицы используются и при проверке правильности возмещения командировочных расходов за границей;

• «Подотчет 2.1.5» — проверка правильности ведения учета командировочных расходов в пределах и сверх норм;

•  «Подотчет 2.2.1» — проверка удержания налога на доходы физических лиц с (на) сумм превышения командировочных расходов сверх установленных норм.

В соответствии со ст. 217 гл. 23 и ст. 238 гл. 24 НК РФ при  оплате работодателем налогоплательщику расходов на командировки как внутри страны, так и за ее пределы в доход, подлежащий налогообложению, не включаются суточные, выплачиваемые в пределах норм, установленных в соответствии с действующим законодательством, а также фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы на проезд до места назначения и обратно, сборы за услуги аэропортов, комиссионные сборы, расходы на проезд в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения или пересадок, на провоз багажа, расходы по найму жилого помещения, оплате услуг связи, получению и регистрации служебного заграничного паспорта, получению виз, а также расходы, связанные с обменом наличной валюты или чека в банке на наличную иностранную валюту. При непредставлении налогоплательщиком документов, подтверждающих оплату расходов по найму жилого помещения, суммы такой оплаты освобождаются от налогообложения в пределах норм, установленных в соответствии с действующим законодательством.

Аналогичный порядок налогообложения применяется  к выплатам, производимым лицам, находящимся во властном или административном подчинении организации, а также членам совета директоров или любого аналогичного органа компании, прибывающим (выезжающим) для участия в заседании совета директоров, правления или другого аналогичного органа этой компании;

•    «Подотчет 3.1.1» — проверка правильности выделения налога на добавленную  стоимость в сумме командировочных  расходов. Суммы расходов по проезду к месту служебной командировки и обратно, затраты за пользование в поездах постельными принадлежностями, расходы по найму жилого помещения, возмещаемые по нормам, установленным законодательством, включаются в расходы предприятия без налога на добавленную стоимость при наличии счета-фактуры.

Суммы налога на добавленную стоимость, оплаченные по расходам, принимаемым для целей уплаты налога на прибыль, установленных законодательством, подлежат возмещению из бюджета только в этих пределах, а сверх норм — относятся к расходам, не принимаемым для целей исчисления налога на прибыль (ст. 172 НК РФ);

•    «Подотчет 4.1.1» — проверка соответствия фактических расходов понятию представительских расходов.

В соответствии с п. 2 ст. 264 НК РФ к представительским  расходам относятся расходы налогоплательщика на официальный прием и (или) обслуживание представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества, а также участников, прибывших на заседания совета директоров (правления) или иного руководящего органа налогоплательщика, независимо от места проведения указанных мероприятий. К представительским расходам относятся расходы на проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия) для указанных лиц, а также официальных лиц организации-налогоплательщика, участвующих в переговорах, транспортное обеспечение доставки этих лиц к месту проведения представительского мероприятия и (или) заседания руководящего органа и обратно, буфетное обслуживание во время переговоров, оплата услуг переводчиков, не состоящих в штате налогоплательщика, по обеспечению перевода во время проведения представительских мероприятий.

К представительским расходам не относятся  расходы на организацию развлечений, отдыха, профилактики или лечения заболеваний;

•    «Подотчет 4.1.2»  — проверка правильности ведения  аналитического учета представительских расходов в пределах и сверх норм.

В соответствии с п. 2 ст. 264 НК РФ представительские  расходы в течение отчетного (налогового) периода включаются в состав прочих расходов для исчисления налога на прибыль в размере, не превышающем 4 % от расходов налогоплательщика на оплату труда за этот отчетный (налоговый) период;

•    «Подотчет 5.1.1»  — проверка правильности выведения  остатков на конец отчетного периода  по расчетам с подотчетными лицами.

Задолженность подотчетных лиц  предприятию и предприятия подотчетным  лицам должна быть показана в регистрах учета развернуто;

•    «Подотчет 5.1.2»  — проверка соответствия записей  в авансовых отчетах и регистрах учета «Расчеты с подотчетными лицами»

 

 

 

4. Типичные ошибки

Основные  нарушения — злоупотребления, хищения, ошибки, несоответствия установленному порядку в области расчетов с  подотчетными лицами — могут быть классифицированы следующим образом:

1.  Нарушения  порядка выдачи подотчетных сумм.

1.1.  Выдача  денежных средств лицам, не  указанным в списке лиц, которым  в соответствии с приказом  руководителя предприятия могут быть выданы деньги на хозяйственно-операционные расходы.

1.2.  Выдача  денежных сумм из кассы под  отчет лицам, не являющимся работниками предприятия.

1.3.  Выдача  денег под отчет лицам, не  отчитавшимся по ранее полученным  авансам.

1.4.  Несоответствие  фактического расхода подотчетных  сумм целям, на которые они  были выданы.

1.5.  Списание  подотчетных сумм за счет собственных  средств предприятия.

2.  Нарушения  при оформлении командировочных  расходов.

2.1.  Отсутствие приказов (распоряжений) о направлении работников в командировку.

2.2.  Отсутствие командировочных  удостоверений с отметками в  месте пребывания в командировке.

2.3.   Несоблюдение установленных  норм командировочных расходов.

2.4.  Отсутствие приказов (распоряжений) об оплате суточных сверх установленных  норм.

2.5.  Отсутствие  служебных заданий.

3.   Нарушения порядка налогообложения  при оформлении командировочных расходов.

3.1.  Нарушение  порядка удержания налога на  доходы физических лиц с сумм превышения суточных расходов сверх установленных норм.

3.2.   Некорректное выделение  налога на добавленную стоимость в суммах суточных расходов.

4.  Нарушения порядка учета  представительских расходов.

4.1. Отсутствие аналитического учета  представительских расходов в пределах норм и сверх норм.

5.  Нарушения  порядка ведения синтетического  учета расчетов с подотчетными  лицами.

5.1.   Некорректное составление  бухгалтерских проводок по операциям  расчетов с подотчетными лицами.

5.2.   Неправильное выведение  остатков на конец отчетного  периода.

5.3.  Несоответствие  записей в авансовых отчетах  и журнале-ордере №7 «Расчеты  с подотчетными лицами» или  других регистрах.

 

 

Заключение

Аудит расчетов  с  подотчетными  лицами  проводится  на основе первичных  документов по расчетам  с  подотчетными  лицами.  Основными 
документами, которые необходимо подвергнуть изучению при  проверке  расчетов с подотчетными лицами, являются:  авансовые  отчет;  приказы  о  направлении сотрудников в командировки; командировочные    удостоверения; копии загранпаспортов с отметками о  пересечении  границы; список лиц, которым разрешено  получение  наличных  денег  из  кассы; сметы представительских расходов;  приказы   об   утверждении   смет   представительских расходов; оправдательные первичные документы.

      Изучение  типичных ошибок, допускаемых на  предприятиях  при  расчетах  с подотчетными лицами  позволяет   утверждать,  что  большинство   таких  ошибок происходит не  из-за сложности в  их  бухгалтерском   учете,  а  в  результате  небрежного его ведения и отсутствия  контроля  за  расчетами с работниками.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Список литературы

1. Аудит  в  организациях  промышленности,  торговли  и   АПК:   Учебно-практическое пособие  / Р.А. Алборов — М.: Дело и сервис, 1998. — 464 с.

2. Аудит: Учебник/ Под ред. Подольского В.И. — М.: Аудит, 1997. — 432 с.

3. Организация и методика  проведения  общего  аудита / Барышников  Н.П.   —  4   изд., перераб. и доп. — М.: ФИЛИНЪ, 1998. — 528 с.

4. Бухгалтеру и аудитору: Справочное пособие, Т.1,2 — СПб, 1997

5. Бухгалтерский учет и аудит: учебное пособие / А.Е. Суглобов, Б.Т. Жарылгасова. - М.: КНОРУС, 2005. - 496 с.

 6. Аудит: теория и методология: учеб. пособие / О.А.Миронова, М.А. Азарская. – 3-е изд., - М.: Омега – Л, 2007. – 248 с.

7. Терехов А.А. Аудит. – М.: Финансы и статистика, 1999.

8. Внутренний аудит: учебн. Пособие /Андреев В.Д. - М.: Финансы и статистика, 2003.

9. Стуков С.А. Голышев В.Д. Введение в аудит .М. 1992