Аудит учета денежных средств

АУДИТ УЧЕТА ДЕНЕЖНЫХ СРЕДСТВ

2.1. ЦЕЛИ АУДИТА

Аудиторская проверка операций с денежными средствами включает проверку кассовых, банковских и валютных операций. Основная цель проверки – установление законности, достоверности и целесообразности совершения операций с денежными средствами предприятия, правильности их отражения в учете.

На большинстве предприятий  объем операций с денежными средствами бывает значительным, поэтому проверка их является трудоемким процессом, хотя сама процедура проведения достаточно проста. От аудитора требуется повышенное внимание, так как на практике наибольшее количество нарушений и злоупотреблений  должностных лиц связано именно с этим участком учета.

В ходе проведения аудитор  руководствуется законодательством  РФ и нормативными документами Министерства финансов РФ, Центрального банка России.

В ходе аудита операций с  денежными средствами решаются следующие  задачи:

• ознакомление с условиями  хранения наличных денег, ценных бумаг  и других денежных документов в кассе;

• изучение фактического порядка  документального оформления операций по приходу и расходу денежных средств, ведения кассовой книги, учета  кассовых операций;

• проверка соблюдения кассовой дисциплины (своевременности и полноты  оприходования наличных денег в  кассе и возврата в банк сверхлимитных  остатков денежных средств, установленных  правилами расчетов наличными деньгами с юридическими лицами, порядком выдачи и возврата в кассу подотчетных  сумм, целевого использования полученных из банка по чекам денежных средств, в том числе валютных, и др.);

• установление количества открытых в банках рублевых и валютных счетов, законности совершения операций по каждому счету;

• определение законности и целесообразности операций по поступлению  и списанию средств с банковских счетов предприятия, в том числе валютных, правильности их отражения в учете;

• проверка состояния платежно-расчетной  дисциплины по заключенным договорам.

Источниками информации для проверки операций с денежными средствами являются: кассовая книга; отчеты кассира с приложенными первичными документами (приходные и расходные кассовые ордера, платежные ведомости, квитанции и т.д.); чековые денежные книжки, выписки банков по рублевым и валютным счетам с приложенными первичными документами (счета, платежные поручения, платежные требования-поручения, авизо и пр.); журналы регистрации приходных и расходных кассовых ордеров, платежных поручений и т.п.; учетные регистры (ведомости, журналы-ордера, машинограммы) по счетам 50, 51, 52, 55, 57 и т.д.; Главная книга; баланс (форма № 1); Отчет о движении денежных средств (форма № 4) и др.

Приступая к проверке операций с денежными средствами, аудитору целесообразно получить по возможности  полную информацию о состоянии внутреннего  контроля по данному участку учета. Нередко денежные средства, как наличные, так и безналичные, являются объектом хищений и злоупотреблений со стороны кассира, бухгалтера и других должностных лиц. Выяснить, как на предприятии соблюдается кассовая дисциплина, насколько жестко контролируются операции с денежной наличностью, в  том числе с валютой, как четко  обеспечивается санкционирование различных  платежей с расчетного и других счетов предприятия, можно путем фактической  проверки, обследования, наблюдения и  т.д. Полезным способом получения данных является также тестирование по заранее  подготовленному вопроснику.

Вопросы для оценки системы  внутреннего контроля на участке  учета операций с денежными средствами могут быть следующими:

• заключен ли договор о  материальной ответственности с  кассиром;

• созданы ли условия, обеспечивающие сохранность денежных средств;

• допускаются ли случаи подписания незаполненных чеков  и платежных поручений;

• регистрируются ли кассовые ордера, банковские платежные документы  в журналах регистрации;

• полностью ли заполняются  необходимые реквизиты в кассовых документах;

• снимаются ли ежедневно  остатки денежных средств в кассе;

• как регулярно отчеты кассира передаются в бухгалтерию  и проверяются главным бухгалтером;

• проводятся ли внезапные  проверки кассы;

• подписывает ли расходные  кассовые документы руководитель предприятия;

• проверяется ли полнота  оприходования поступления денежных средств;

• соблюдается ли установленный  лимит кассы;

• проверяется ли использование  денежных средств, полученных в банке;

• имеют ли место случаи возврата неиспользованных подотчетных  сумм, полученных в валюте, в рублевом эквиваленте;

• как регулярно проверяет  главный бухгалтер соответствие данных первичных банковских документов и учетных регистров;

• проверяется ли соответствие проведенных банковских операций договорам.

Для проверки состояния системы  бухгалтерского учета денежных средств  могут быть предложены следующие  вопросы:

• разработаны ли схемы  отражения на счетах операций с денежными  средствами;

• с какой периодичностью сверяются данные кассовой книги  с данными учетных регистров  и первичных документов;

• как регулярно обрабатываются и отражаются в учете выписки  банка;

• соответствуют ли данные учетных регистров Отчету по движению денежных средств (форма № 4);

• проверяется ли соответствие данных регистров по учету движения денежных средств и расчетов и  т.д.

По результатам тестирования устанавливается фактическое отношение  администрации к организации  учета, обеспечению сохранности  и целевого использования денежных средств на предприятии. Соответственно аудитор намечает для себя объекты  повышенного внимания при планировании контрольных процедур, последовательность этапов проведения проверки, конкретные источники получения данных, уточняет аудиторский риск. С целью упорядочения его действий рекомендуется разрабатывать  специальную программу проверки (табл. 2.1).

 

Таблица 2.1

Программа аудиторской проверки операций с денежными средствами

 

Правильно составленная программа  проверки поможет аудитору в дальнейшем последовательно изучить различные  участки учета операций с денежными  средствами, избегая повторов и пропусков, целенаправленно осуществить сбор необходимых доказательств и  их документирование.

2.2. АУДИТ КАССОВЫХ ОПЕРАЦИЙ

Предварительное знакомство с системой внутреннего контроля на предприятии позволяет аудитору оценить, как обеспечивается сохранность  и целевое использование наличных денежных средств. При возникновении  подозрений в возможных хищениях средств из кассы, других злоупотреблениях аудитору следует рекомендовать  руководству провести инвентаризацию кассовой наличности. По предварительной  договоренности с руководством предприятия  внезапная проверка кассы может  быть проведена с участием аудитора и сразу же после начала аудиторской  проверки.

Аудит кассовых операций должен проводиться в соответствии с разработанной программой по следующим направлениям:

• проверка правильности документального  оформления операций по кассе;

• оценка полноты и своевременности  оприходования денежных средств;

• анализ правильности списания денежных средств в расход;

• проверка соблюдения кассовой дисциплины;

• выяснение правильности отражения кассовых операций в учете.

Далее аудитор устанавливает  законность совершения кассовых операций, их соответствие Письму Центрального банка РФ от 4 октября 1993 г. № 18 «Об утверждении порядка ведения кассовых операций в РФ». В зависимости от объема кассовых операций и степени доверия аудитора к системе внутреннего контроля на предприятии может быть осуществлена сплошная или выборочная проверка кассовых документов.

Приступая к проверке кассовых операций, аудитор выясняет правильность их документального оформления (полнота  заполнения реквизитов приходных и  расходных документов; обязательная регистрация приходных и расходных ордеров, платежных ведомостей и др.; наличие подписей ответственных лиц и получателей денежных средств; отсутствие исправлений, подчисток и т.п.). Для этого изучаются отчеты кассира с приложенными первичными документами и кассовая книга. Последняя должна быть пронумерована, прошнурована, опечатана печатью и вестись в одном экземпляре. Записи в кассовой книге должны быть идентичны записям в отчете кассира и подтверждаться первичными документами.

Если на предприятии учет кассовых операций компьютеризирован, то допускается ведение кассовой книги в электронном виде, листы  которой распечатываются на принтере в двух экземплярах (первые экземпляры периодически сброшюровываются в виде книги, второй экземпляр служит отчетом кассира). В этом случае аудитор должен убедиться самостоятельно или с привлечением эксперта в защищенности программы от несанкционированного доступа кассира и других лиц с целью изменения нумерации документов (программа должна генерировать следующий номер приходных и расходных документов автоматически при их подготовке и распечатке бланка).

В выборку, как правило, включаются кассовые документы за один или два  квартала или за один месяц в каждом квартале отчетного периода. Если количество ошибок и неправильно оформленных  документов превысит запланированное  аудитором допустимое количество ошибок, целесообразно проверить и остальные  кассовые документы.

При проверке кассовых операций особое внимание уделяется выявлению  полноты, своевременности и правильности оприходования денежной наличности (поступлений из банка, возврата подотчетных  сумм, выручки, взносов арендной платы  и других доходов). Поступления из банка проверяются путем сверки идентичных сумм, записанных в корешках чеков, выписках банка и приходных  кассовых ордерах. Поступление выручки  изучается путем сверки сумм в  приходных кассовых ордерах, накладных  и счетах-фактурах, лентах кассового аппарата и др. Возврат неиспользованных авансов анализируется по приходным кассовым ордерам.

Проверяя расходование наличных денег из кассы, аудитор должен обратить внимание на документальную обоснованность выдачи денег (наличие приказов на премирование сотрудников, на оказание материальной помощи, на командировки, на выдачу средств  на представительские расходы, доверенностей  от сторонних организаций, исполнительных листов ). Устанавливается также целевое использование средств, полученных из банка по чеку (на заработную плату, на выплату различных пособий, на командировочные, хозяйственные, представительские расходы, на выдачу ссуд сотрудникам и т. д.), соблюдение лимита кассы.

Выясняется соблюдение установленного лимита расчета наличными деньгами между юридическими лицами.

Устанавливаются факты оплаты сотрудникам произведенных хозяйственных  расходов без оформления авансовых  отчетов, повторной оплаты по ранее  оформленным документам, присвоения денежных сумм по подложным документам и др.

В заключение исследуется  правильность указанной в учетных  регистрах по счету 50 «Касса» корреспонденции  счетов, подсчета оборотов, наличных средств  и их остатков. Для этого сверяются  данные кассовой книги, отчета кассира  и учетного регистра за соответствующий  месяц периода по датам. Выявленные расхождения между сравниваемыми  показателями означают наличие ошибок, которые могут быть как непреднамеренными, вызванными невнимательностью бухгалтера при подсчете, так и преднамеренными. Последние требуют получения  письменных объяснений и оперативного информирования руководителя предприятия. В любом случае обнаруженные аудитором  ошибки и недостоверные данные обязательно  регистрируются в его рабочих  документах.

Типичные ошибки, выявляемые при аудите кассовых операций:

• отсутствие первичных  кассовых документов или оформление их с нарушением установленных требований;

• выплаты подотчетным  лицам на основании оправдательных документов, подтверждающих расходы, без  оформления авансовых отчетов;

• несоблюдение лимита расчета  наличными деньгами между юридическими лицами;

• проведение расчетов с  населением без применения контрольно-кассовых машин;

• некорректное отражение  кассовых операций в учетных регистрах;

• арифметические ошибки при  подсчете оборотов и остатков в учетных  регистрах при ручном ведении  учета.

В ходе аудиторской проверки кассовых операций аудитору приходится решать вопрос о необходимости проведения инвентаризации кассы. Действующие  нормативно-законодательные акты не дают однозначного ответа о необходимости  такой инвентаризации. Поэтому аудитору целесообразно действовать следующим  образом.

Если инвентаризация предусмотрена  в договоре на аудиторскую проверку или если осуществляется обязательная аудиторская проверка за текущий  отчетный период, инвентаризацию кассы  проводить необходимо, так как  в соответствии с отечественными стандартами аудитор несет ответственность  за проверку правильности отражения  в финансовой отчетности событий, произошедших после даты составления баланса  до даты составления аудиторского заключения.