Аудит в аптеке

Задание 1. 

Необходимо выбрать  одного поставщика для закупок в  аптеку косметики марки «АВС» (10 наименований). В конкурсе участвуют  два поставщика, оба предоставили прайс-листы со своим ценовым  предложением по косметике «АВС». Условия  поставки обоих поставщиков –  предоплата. Никаких принципиальных отличий в сроках поставок, качестве сервиса и т.п. нет, решение о  выборе поставщика принимается только на основании заявленных поставщиками цен. Предложите оптимальную, по Вашему мнению, технологию выбора поставщика на основании ценового предложения. Укажите, какие дополнительные данные (помимо прайс-листов поставщиков) будут  необходимы Вам для расчета. 

Возможны два направления  выбора поставщика:

1. Выбор поставщика из  числа компаний, которые уже были  вашими поставщиками (или являются  ими) и с которыми уже установлены  деловые отношения. Это облегчает  выбор, так как отдел закупок  фирмы располагает точными данными  о деятельности этих компаний (хотя так бывает не всегда).

2. Выбор нового поставщика  в результате поиска и анализа  интересующего рынка: рынка, с  которым фирма уже работает, или  совершенно нового рынка (например, если принято решение диверсифицировать  деятельность). Для проверки потенциального  поставщика часто необходимы  большие затраты времени и  ресурсов, поэтому ее следует  осуществлять только в отношении  тех поставщиков из небольшого  списка, которые действительно имеют  серьезный шанс получить большой  заказ. От потенциального поставщика, конкурирующего с существующими,  ожидается большая эффективность.

Процедура (алгоритм) выбора поставщика.

В соответствии с общим  алгоритмом выбора поставщика первоначально  необходимо проанализировать возможные  источники информации о поставщиках. Длительная практика анализа рынка  поставщиков, применяемая различными компаниями, позволяет выделить следующие  основные источники информации:

• Каталоги и прайс–листы.
• Торговые журналы.
• Интернет – сайты.
• Рекламные материалы: фирменных каталогов, объявлений в СМИ.
• Конкурсы.
• Банки и финансовые институты официальных органов.
• Выставки и ярмарки.
• Торги и аукционы.
• Торговые директории («Желтые страницы», «Оптовик», «Товары и цены» и т.д.).
• Торговые представительства.
• Собственность исследования.
• Переписка и личные контакты с возможными поставщиками.
• Конкуренты потенциального поставщика.
• Специализированные информационные агентства и исследовательские организации.
• Государственные ведомства, регистрационные палаты, налоговая инспекция, лицензионные службы и пр., обладающие открытой для ознакомления информацией.

Большинство источников не требует дополнительного комментария, но, например, такой источник, как  «Собственное исследование», является достаточно емким и может включать:

• неформальные личные контакты с коллегами, знакомыми, конкурентами;
• неформальные личные контакты и переписка с возможными поставщиками;
• общение с конкурентами потенциального поставщика и т.д.

Собственное исследование включает все методы и источники, не являющиеся формальными и не требующие официальных  документальных запросов.

Особое внимание можно уделить Интернету. Интернет – это огромный «информационный банк». В последние годы Интернет в России активно используется для поиска партнеров по бизнесу, в том числе снабжения. Сегодня редко можно найти фирму, эффективно функционирующую в бизнесе, которая бы не пользовалась услугами Интернета.

Задание 2. 

Наша компания может закупить определенный товар  у одного из двух поставщиков (А и  Б). Поставщик А предоставляет  отсрочку платежа за поставленный товар  в 30 дней (оплата за товар производится через 30 дней после поставки), а поставщик  Б – 90 дней. Предложите технологию выбора поставщика по данному товару, если кроме цен и отсрочки платежа  никаких различий в условиях поставки нет. Укажите, какие дополнительные данные (помимо цен поставщиков на выбранный товар и длительности отсрочек) будут необходимы Вам для  расчета.

Организация процесса поставок товара является важным ресурсом ускорения  движения товарных потоков. Поэтому  остановимся на обсуждении методов  контроля в сфере закупочной деятельности и использовании результатов  этого контроля для принятия решения  о размещении заказов. Выбор поставщика –важная задача для любой фирмы. На решение о выборе поставщика существенное влияние оказывают результаты работы по уже заключенным договорам, на основании выполнения которых осуществляется расчет рейтинга поставщика.  Следовательно, система контроля исполнения договоров поставки должна позволять накапливать информацию, необходимую для такого расчета. На крупной фирме с поставщиком контактируют несколько специалистов или даже отделов. Руководитель отдела закупок заключает договора и оговаривает цены на товар и условия оплаты, специалист по закупкам посылает заказы и договаривается о доставке, склад (приемный отдел) принимает товар и сопроводительную документацию. Но руководитель отдела не знает, например, о постоянной дефектуре у  этого поставщика, длительных междугородних переговорах при размещении заказов, невыполнении сроков поставок, частых ошибках в сопроводительных документах, недостачах, отсутствии сертификатов. Но ведь именно эта информация важна для сотрудничества с тем или иным поставщиком. Каким образом она будет получена, это зависит от руководителя и организации процесса поставок.

Перед расчетом рейтинга следует  определить, на основании каких критериев  будет приниматьсмя решение о  предпочтительности того или иного  поставщика. В качестве таких критериев может использоваться цена, условия оплаты (длительность отсрочки платежа), оперативность и надежность поставки, ассортимент (и его постоянство), географическое месторасположение (т.е. отдаленность) и т.д. 

Следующим этапом решения  задачи выбора поставщика является оценка поставщиков по намеченным критериям. При этом вес того или иного  критерия  в общей их совокупности определяется экспертным путем. Приведем пример расчета рейтинга условных поставщиков. Допустим, что в течение определенного периода фирма получала от трех поставщиков приблизительно одинаковый ассортимент медикаментов. Допустим также, что с целью оптимизации закупочной деятельности принято решение в будущем ограничиться услугами одного поставщика. Кому из трех следует отдать предпочтение? Сначала необходимо оценить каждого из поставщиков по каждому из выбранных критериев, а затем умножить вес критерия на оценку.  Вес критерия и оценка в данном случае определяется экспертным путем.

Пример:

Критерий выбора поставщика/Вес  критерия

Надежность поставки - 0,15 
Цена - 0,25 
Ассортимент - 0,15 
Условия оплаты - 0,15 
Возможность внеплановых поставок - 0,10 
Качество обслуживание - 0,20 
ИТОГО 1,00 

Рейтинг определяется суммированием  произведений веса критерия на его  оценку для данного поставщика. При  таком расчете возможны варианты, когда выгодные по ценам или условиям оплаты поставщики получают меньше баллов по другим не менее важным критериям (оперативная доставка, возможность  внеплановых поставок и т.п.) и  в результате проигрывают в рейтинге. Эта, на первый взгляд, нестыковка, имеет, тем не менее, логику. Срыв поставок, дефектура, затраты на доставку – все это тратит ваши деньги, и акцентирование внимания при выборе поставщика только на ценах – большое заблуждение. 

В нашем примере более  высокий рейтинг поставщика №1 свидетельствовал о его предпочтительности. Однако для расчета рейтинга может использоваться и другая система оценок, при которой  более высокий рейтинг свидетельствует  о большем уровне негативных качеств  поставщика. Например, при большой  схожести двух поставщиков по ценам  и условиям оплаты, весомыми недостатками могут быть трудность или высокая  стоимость связи (длительные междугородние  переговоры), трудности при получении  товара через багажное отделение, нарушение  сроков поставки, наличие дефектуры, частое отсутствие сертификатов качества и анализа на препараты. В этом случае следует отдать тому поставщику, который имеет наименьший рейтинг.

Задание 3.

Предположим, что  период оборота товарных запасов  конкретной аптеки (отношение суммы  товарного запаса к среднедневной  сумме продаж) составляет 60 дней. Укажите, в чем будет заключаться выгода для аптеки от сокращения периода  оборота товарных запасов до 30 дней (при неизменном размере товарооборота) и как эту выгоду можно измерить. Укажите, какие дополнительные данные Вам будут необходимы для расчета  выгоды аптеки. 

Сроки оборота производственных запасов предприятий одной и  той же отрасли, как правило, характеризуют, насколько успешно используется ими капитал. Накапливание запасов  связано с весьма значительным дополнительным оттоком денежных средств, что делает необходимой оценку возможности  и целесообразности сокращения срока  хранения материальных ценностей. Падение  покупательной способности денег  заставляет предприятия вкладывать временно свободные средства в запасы материалов. Кроме того, накопление запасов часто является вынужденной  мерой снижения риска непоставки (недопоставки) сырья и материалов, необходимых для производственного  процесса предприятия. Предприятие, ориентирующееся  на одного основного поставщика, находится  в более уязвимом положении, чем предприятия, строящие свою деятельность на договорах с несколькими поставщиками. 

Возрастание скорости потока выбытия при неизменном запасе приводит к ускорению оборота капитала, вложенного в товарные запасы. 

Важное значение для предприятия, повышения его конкурентоспособности  имеет ускорение оборачиваемости. При этом высвобождаются оборотные  средства, вложенные в сырье и  товары, эффективно используются инвестиции, вложенные в запасы, сокращаются  издержки по хранению сырья и товаров, снижаются товарные потери, что, в  конечном счете, ведет к увеличению прибыли.

При ускорении на один день оборачиваемости средств, вложенных, в товарные запасы высвобождается, их сферы торговли сумма, равная среднему однодневному объёму продаж. Поэтому для расчета эффективности дополнительно потребуются данные о товарообороте аптеки.

Задание 4. Кратко опишите, как определить оптимальное значение периода оборота товарных запасов для аптеки.

Сколько же нужно иметь  товарных запасов на складе? Существует ли конкретная сумма или хотя бы соотношение суммы товарных запасов  к объему продаж? 1:1; 1:1,2 или 1:1,5? Можно сказать, что универсального числа нет. Все зависит от целей, которые вы ставите перед своим предприятием. Для аптеки, поддерживающей широкий ассортимент препаратов, это соотношение может колебаться на уровне 1:1,5 или даже выше, для оптовой фирмы с достаточно широким ассортиментом оптимально может быть соотношение 1:1,2, для крупнооптовой фирмы текущие товарные запасы должны составлять менее 100% объема продаж. Более того, даже для различных этапов деятельности предприятия это соотношение может быть разным. При вхождении в «сезон продаж», в период открытия региональных складов, освоения новых сегментов рынка и т.п. предприятие может отойти от границ привычного соотношения. Главная проблема не в конкретном числе, а в возможности и способности регулировать и управлять этим процессом.

На практике чаще встречается  такая ситуация, что менеджеры-провизора, опасаясь возможной нехватки товара и «недозарабатывания», систематически создают избыточные запасы в целях  подстраховки, не задумываясь, что это  приводит к излишним расходам, замораживанию  средств и сокращению прибыли. Грамотный  руководитель избегает больших запасов  с низкой оборачиваемостью. Вместо этого предпочтительнее иметь больше свободных ресурсов путем ускорения  оборачиваемости товара. Разумеется, идеальной была бы работа «с колес», без всякого хранения. Однако такая  торговля лекарственными средствами и  товарами медицинского назначения в  силу широкого ассртимента и большого количества производителей и поставщиков  невозможна, поэтому предприятие  сознательно идет на замораживание  некоторого объема обротных средств  в товарных остатках. Оборачиваемость  запасов, таким образом, служит важным критерием, который должен тщательно  анализироваться.

Поскольку оборот товарных запасов находится в прямой зависимости  от объема реализации (чем больше оборот, тем больше товара необходимо иметь  на складе), руководитель должен использовать методы стимулирования сбыта и ускорения  оборачиваемости товарных запасов. Одним из методов стимулирования сбыта является либерализация условий  кредита, в которой наиболее преуспел именно фармацевтический рынок. Ценовая  война, продолжающаяся на рынке уже  несколько лет, развратила конечных потребителей оптового рынка – аптеки - не только ценами, но и кредитованием  на длительные сроки. Просроченная и  безнадежная дебиторская задолженность  стали неотъемлемой частью фармацевтического  бизнеса на всех уровнях от производителя  до аптеки. Поэтому использования  метода либерализации условий кредита  в настоящее время я считаю неоптимальным.

Другим способом ускорения  оборачиваемости товарных запасов  является вложение оптимальных (или  минимальных) средств в товарные запасы. Что это значит? На основании  учета и анализа движения товарных запасов следует рассчитать показатели оборачиваемости запасов, с тем  чтобы определить, какой темп оборачиваемости  является лучшим для каждой группы товара. Применяются два показателя оборачиваемости товарных запасов: отношение объема реализации к среднему объему товарных запасов – его получают делением месячного (квартального, годового) объема реализации на стоимость товарных запасов.

Оборачиваемость товара = Объем  продаж (мес) / Средняя стоимость  запасов (в день)

Если полученный коэффициент  слишком велик (по сравнению с  предыдущим периодом или со средними данными), это может указывать  на недостаточность запасов. Если же коэффициент слишком мал, это  может означать, что товарные запасы велики или не пользуются спросом. Например, коэффициент, равный 3, показывает, что  данный товар или группа товаров  в течение месяца оборачивается 3 раза. Если количество дней в месяце разделить на этот показатель, то мы получим скорость оборачиваемости  товарных запасов в днях, т.е. 30 : 3 = 10 дней.