Аудиторская проверка денежных средств

Кроме того, сличается номер  чека, указанный в приходном ордере, с номером на корешке чека.        

При проверке аудитору следует  проанализировать движение денежной наличности, выявить расхождение между суммами  фактически произведенных оплат  в погашение дебиторской задолженности  и суммами, зачисленными в кассу, а также проконтролировать своевременность  сдачи выручки в банк и выявить  случаи ее расхода на различные цели.      

Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации  предусмотрен ряд моментов, соблюдение которых на практике позволяет, во-первых, предотвратить злоупотребления и, во-вторых, значительно облегчить работу аудиторов. Так, п. 11 Порядка ведения кассовых операций предусматривает, что лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения их из командировки предъявить в бухгалтерию предприятия отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним.     

В соответствии с п.21 Порядка  ведения кассовых операций приходные  кассовые ордера до передачи в кассу  регистрируются бухгалтерией в журнале  регистрации приходных кассовых ордеров. Кассовые приходные и расходные  ордера должны иметь раздельную нумерацию. Прием денег по кассовым ордерам  может производиться только в  день их составления (п.19 Порядка ведения  кассовых операций).     

Если по выписанному приходному ордеру деньги в кассу не поступили, то кассир обязан вернуть его в  бухгалтерию, о чем должна быть сделана  отметка в журнале регистрации  приходных кассовых ордеров. При  обнаружении пропуска в нумерации  ордеров следует проверить, не вызвано  ли это уничтожением документов или  другими злоупотреблениями.     

Наличие на предприятии утвержденного  приказом руководителя списка лиц, которым  могут выдаваться из кассы наличные деньги на хозяйственные нужды, оформление сотрудниками "заявлений на выдачу денег", указание в разрешительной надписи руководителя предприятия  или уполномоченного лица срока, на который они выданы, препятствуют злоупотреблениям.     

Вместе с тем лица, получившие деньги на хозяйственные нужды, также  должны своевременно отчитаться и произвести полный расчет по выданным в подотчет суммам. Документами для проведения проверки будут приходные кассовые ордера и журнал регистрации приходных  кассовых ордеров, журнал - ордер N 7 "Расчеты  с подотчетными лицами". 

Последовательный просмотр всех приложенных к отчету кассира  за определенный день приходных и  расходных кассовых ордеров позволит выявить перечень документов, реквизиты  которых не совпадают с Журналом регистрации приходных и расходных  кассовых ордеров (если таковые имеются).  

Следует установить, все  ли приходные и расходные кассовые ордера зарегистрированы в журналах регистрации приходных и расходных  кассовых ордеров; совпадают ли эти  суммы с теми, которые указаны  в журнале регистрации, каков источник поступления денежных средств, совпадают ли даты приема и выдачи денег по кассовым ордерам с датами их составления.     

Злоупотребления посредством  подлогов возможны в результате недоброкачественного составления первичных кассовых документов. Не отражение даты составления  документов, нумерации, других реквизитов позволяет использовать их для целей  незаконного списания денег. Недоброкачественность  их исполнения может быть выявлена при формальном осмотре первичных  документов. Сознательные арифметические ошибки в ведомостях и кассовых отчетах  приводят к образованию искусственного излишка денег в кассе, которые  затем могут быть присвоены. Пересчет итогов всех кассовых отчетов и всех платежных ведомостей проводится с  целью выявления таких злоупотреблений.      

Все ранее проверенные  аудитором документы следует  отмечать его подписью или штампом. Особое внимание следует проявить при  проверке регистрации платежных  ведомостей, так как одним из способов подлога является внесение в расчетно - платежные ведомости подставных лиц, на которых выписывается заработная плата с целью ее присвоения. При проверке сверяют табели учета рабочего времени, приказы о зачислении на работу и увольнении, первичные документы о начислении заработной платы с данными платежных ведомостей, карточек лицевых счетов, приказов о зачислении на работу и об увольнении, первичных документов по начислению заработной платы. Обращают особое внимание на номер или наименование подразделения (цеха, отдела), период, за который производится выплата, период работы лица на данном предприятии.     

В соответствии с п.18 Порядка  ведения кассовых операций в Российской Федерации по истечении трех рабочих  дней, включая день получения денег  в банке для выплаты средств  на оплату труда и выплату социально - трудовых льгот, кассир должен:

-в платежной или расчетно - платежной ведомости против фамилий лиц, которым не произведены указанные выплаты, поставить штамп или сделать надпись от руки "Депонировано";

-составить реестр депонированных  сумм;

-в конце платежной  или расчетно - платежной ведомости сделать надпись о фактически выплаченных и подлежащих депонированию суммах, сверить их суммы с общим итогом по платежной ведомости и скрепить надписью.   Нарушением (злоупотреблением) этого пункта является присвоение депонированной заработной платы и средств, начисленных по другим основаниям.      

Важность аудита данного  участка учета определяется значительным числом нарушений, которые следует  исключить в учетной практике.      

Ниже приводится список наиболее часто встречающихся ошибок при аудите кассовых операций .

Типичные ошибки, выявляемые при проведении аудита кассовых операций      

Неполное оформление первичных  документов (нет подписей директора, руководителя, главного бухгалтера, не указаны дата, номер документа, код  организации и т.д.).     

Неоприходование и присвоение поступивших денежных сумм (из банка, от физических лиц и юридических лиц и т.д.).      

Излишнее списание денег  по кассе, неоднократное использование  одних и тех же документов.     

Списание сумм без оснований  и по подложным документам.     

Искажение остатка на начало и конец дня путем неправильного  подсчета итогов в кассовых документах и кассовых отчетах.     

Некорректное отражение  кассовых операций в регистрах синтетического и аналитического учета.      

Присвоение сумм, законно  и незаконно начисленных разным лицам и организациям.     

Присвоение депонированной заработной платы и средств по другим основаниям.     

Расчеты суммами наличных денег, превышающими предельную величину.      

Расчеты с начислением  наличных денег без применения контрольно - кассовых машин, без регистрации  их в налоговых органах.     

Сверхлимитное накопление денежных средств в кассе. Отсутствие подтверждения банка об установленном лимите кассы по данному предприятию (организации).     

Для проведения ревизии кассы  не назначается приказом руководителя предприятия специальная комиссия.      

В нарушение приказа руководителя предприятия на предприятии внезапные  ревизии кассы не проводились.     

Отсутствие договора о  полной материальной ответственности  с кассиром.     

На предприятии в установленном  порядке не ведется кассовая книга.      

В нарушение Порядка ведения  кассовых операций в Российской Федерации  кассир при закрытии платежных ведомостей реестр депонированных сумм не составляет.      

При аудиторских проверках  кассовых операций и расчетов в наличной иностранной валюте прежде всего снимаются остатки валютной кассы и составляется акт о сумме наличных денежных средств в иностранной валюте, находящихся в кассе. В акте указывается также, соответствует ли сумма наличных денежных средств данным кассовой книги и бухгалтерского учета.             

Затем необходимо проверить  полноту оприходования и списания валютных средств. Для этого записи в кассовой книге сличаются с  документами, приложенными к отчетам  кассира. Суммы, записанные в кассовой книге, должны соответствовать тем  суммам, которые указаны в первичных  документах.        

Проведение расчетов в  наличной иностранной валюте при  осуществлении финансово - хозяйственной  деятельности российских организаций  может быть связано только с загранкомандировками. Иностранная валюта, полученная организацией на командировочные расходы, может быть использована строго по целевому назначению, т.е. только на оплату тех расходов, которые признаются командировочными. Перечень командировочных расходов по загранкомандировкам утвержден Постановлением Госкомтруда СССР от 25.12.1974 N 365. К ним относятся: стоимость проезда; стоимость проживания; суточные; провоз 30 кг багажа; оформление загранпаспорта и визы; прописка паспорта (регистрационный сбор); расходы по обмену банковского чека на валюту страны пребывания.       

В сроки, установленные в  соответствии с Положением N 62, организация  должна отчитаться за целевое расходование полученных валютных средств. При этом банк имеет право потребовать  предъявления первичных документов, подтверждающих произведенные затраты. Такое требование распространяется и на валюту, полученную организацией со своего текущего валютного счета. По результатам проверки проверяющим делаются выводы и вносятся необходимые рекомендации руководству предприятия по устранению имеющихся недостатков по оформлению кассовых операций и работе с денежной наличностью.      

Справка по результатам проверки (форма 0408026) составляется в 3 экземплярах и подписывается руководителем, главным (старшим) бухгалтером предприятия и представителем учреждения банка (проверяющим).      

В случаях, когда в ходе проверки не установлены факты нарушений  предприятием порядка ведения кассовых операций и работы с денежной наличностью, проверяющий может ограничиться заполнением 2 экземпляров Справки.     

Результаты проверки в  трехдневный срок рассматриваются  руководителем учреждения банка  или его заместителем. После этого  третий экземпляр Справки передается предприятию, второй - остается в документах учреждения банка. При установлении фактов нарушений порядка работы с денежной наличностью первый экземпляр  Справки направляется органам Государственной  налоговой службы Российской Федерации  по месту учета налогоплательщика  для определения мер ответственности, предусмотренных законодательными и иными правовыми актами Российской Федерации. 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2. Аудит операций по расчетным счетам.

Прежде всего аудитор устанавливает, сколько на предприятии имеется расчетных счетов, и при наличии нескольких таких счетов необходимо проверить, как ведется аналитический и синтетический учет по каждому из них.

Основная информация по расчетному счету содержится в банковских выписках и приложенных к ним первичных  документах. Аудитор должен проверить, подтверждена ли каждая операция, отраженная в выписке, соответствующими первичными документами.

При аудите операций по расчетному счету  необходимо обратить внимание на следующее:

- соответствие сумм в выписках  банка суммам, указанным в приложенных  к ним первичных документах;

- правильность и полноту зачисления  денег, сданных в банк наличными;

- правильность отражения конвертации  рубля;

- наличие штампа банка на  первичных документах, приложенным  к выпискам (в случае выявления  документов без штампа банка,  проводится встречная проверка  в банке);

- обоснованность перечисления  денежных средств акцептованными  платежными поручениями через  почтовые отделения связи, а  также достоверность почтовых  адресов получателей (депонированной  зарплаты, алиментов и т.п.);

- правильность составления бухгалтерских  проводок по операциям в банке;

- полноту и достоверность банковских  выписок и документов к ним  (остаток средств на конец периода  в предыдущей выписке банка  по счету должен равняться  остатку средств на начало  периода в следующей выписке).

Если в выписке будут обнаружены подчистки и не оговоренные в  письменном виде исправления, нужно  провести встречную проверку в учреждении банка.

Для учета операций в валюте предусмотрен счет 52 «Валютные счета», записи операций на котором ведут в валюте платежа (доллары США, евро и т.д.) и ее рублевом эквиваленте по курсу ЦБ РФ, действующему на дату поступления (списания) средств. При этом к счету 52 могут быть открыты следующие субсчета: 52-1 «Валютные  счета внутри страны», 52-2 «Валютные  счета за рубежом».

В соответствии с действующим законодательством  основными формами расчетов по внешнеэкономической  деятельности являются: предоплата, инкассо, расчеты через аккредитив, открытый счет.