Автоматизация бухгалтерского учета на современном предприятии

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО  ПО ОБРАЗОВАНИЮ

ФЕДЕРАЛЬНОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ  УЧРЕЖДЕНИЕ ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО  ОБРАЗОВАНИЯ  «ЮЖНЫЙ ФЕДЕРАЛЬНЫЙ  УНИВЕРСИТЕТ»

ИНСТИТУТ ЭКОНОМИКИ И ВНЕШНЕЭКОНОМИЧЕСКИХСВЯЗЕЙ

 ЭКОНОМИЧЕСКИЙ  КОЛЛЕДЖ

 

 

 

 

 

НЕСТЕРЕНКО Е. В.

студентка группы  АСУ-1

 

 

 

 

 

Автоматизация бухгалтерского учета на современном  предприятии

Курсовая работа

 

 

 

 

 

Научный руководитель:

Щипанов Евгений  Фёдорович

              

 

 

 

 

 

 

Ростов –  на - Дону 2010

Оглавление

 

Введение

 

Автоматизация бухгалтерского учета завоевала популярность благодаря  массе преимуществ, получаемых от ее внедрения. Но, прежде чем вводить  систему автоматизации бухгалтерского учета, следует хорошо разобраться, в чем состоит ее суть, и просчитать возможный эффект.

Автоматизация бухгалтерского учета представляет собой установку  специального программного продукта на компьютер и перевод всей бухгалтерии  на ЭВМ. Данная программа способна брать  на себя функции бухгалтера и значительно облегчать и ускорять процесс работы, а также повышать эффективность и качество ведения бухгалтерии.

Зачастую для того, чтобы автоматизировать бухгалтерию, или сделать автоматизацию бухгалтерского учета, предприятию приходиться  очень плотно сталкиваться с другими направлениями (назовем их IT Направления), лицензионными программами, офисной техникой, локальными сетями, офисными АТС, созданием сайтов, продвижением сайтов, обслуживанием компьютеров. Это только часть того, что в огромном ассортименте предложено на рынке на сегодняшний день.

Использование программы  по автоматизации бухгалтерского учета  практически исключает человеческий фактор, способствуя упорядочению всего  бухгалтерского учета. Небрежное ведение  внутренней документации, зачастую являющееся основной причиной неудачи или даже ликвидации предприятия, исключается при автоматизации бухгалтерского учета. Число бухгалтерских ошибок намного меньше, чем при ведении бухучета традиционным способом – вручную.

Использование программы по автоматизации бухгалтерского учета повышает оперативность и экономичность работы бухгалтерии. Своевременное получение необходимой информации и достоверных данных – основа эффективной работы предприятия. Одним из наиболее важных достоинств компьютерной обработки бухгалтерской информации является получение данных не только о состоянии дел в бухгалтерии, но и сведений об эффективности работы всего предприятия.

Автоматизация бухгалтерского учета позволяет анализировать  и планировать деятельность организации. Благодаря универсальности программ автоматизации учета, их используют как бухгалтера, так и менеджеры, руководители, и сотрудники складов.

Программный продукт  имеет функцию защиты данных. Исключена  возможность потери или утечки информации, благодаря наличию архивных копий. Компьютеризация бухгалтерии применяется при различных типах предприятий: как в крупных, так и в малых организациях.

Сегодня на рынке имеется  обширный ряд программ  по автоматизации бухгалтерского учета. Выбирая программу, необходимо учитывать размер организации и специфику.

Подготовить штат к работе с программой  по автоматизации бухгалтерского учета или набрать квалифицированный персонал – первостепенная задача. Эффективность автоматизации бухгалтерского учета во многом зависит от уровня профессионализма сотрудников, особенно если работа будет проводиться по сети. Быстрая и недорогая установка программы поднимет Ваше предприятие на новый уровень.

Системы автоматизации  бухгалтерского учета – ключ к  успешной работе фирмы.

Целью данной курсовой работы является изучение автоматизации бухгалтерского учёта на современных предприятиях.

Задачи курсовой работы:

• Рассмотреть этапы автоматизации бухгалтерского учёта в России;
• Изучить особенности компьютерной обработки данных;
• Определить особенности компьютерной обработки данных и требования к бухгалтерской системе;
• Установить, что необходимо для автоматизации;
• Рассмотреть автоматизацию бухгалтерского учета на примере нескольких конкретных программ;
• Рассмотреть автоматизацию бухгалтерского учета на примере конкретного предприятия.

Методы исследования: изучение статей и учебно-методической литературы, изучение нормативно-правовой базы.

Объектом данной курсовой работы является автоматизация бухгалтерского учёта.

Предметом курсовой работы является изучение автоматизации бухгалтерского учета на предприятии.

Актуальность выбранной  темы заключается в огромной важности предмета исследования для успешной предпринимательской деятельности. В настоящее время в условиях современной рыночной экономики и жесткой конкуренции предприятий успешная работа любой организации основывается на грамотном ведении и автоматизации бухгалтерского учета.

Теоретической основой для исследования служит учебно-методическая литература, периодические издания. 
1. Теоретические основы автоматизации бухгалтерского учета

1.1. Этапы автоматизации бухгалтерского учёта в России

 

Принято выделять три  этапа автоматизации бухгалтерского учёта в России. Первый этап начался  одновременно с перестройкой, когда  программы такого типа стали необходимы для малых предприятий, кооперативов и временных трудовых коллективов. В этот период в стране персональные компьютеры получили массовое развитие, в результате чего были выбраны в качестве основной аппаратной платформы для бухгалтерских разработок. Программное обеспечение этого периода создавалось для работы на АРМ (автоматизированном рабочем месте). Популярные в то время бухгалтерские программы: «Финансы без проблем», «Парус», «Турбо-бухгалтер», «Баланс в пять минут».

Второй этап разработки программ автоматизации бухгалтерского учета связан с началом приватизации и появлением коммерческих структур. Создавались десятки тысяч товариществ, акционерных обществ  и кооперативов, которые нуждались в бухгалтерском учете. На фоне всеобщей коммерциализации тиражируемые разработки вытеснили заказные. На смену энтузиастам-одиночкам и временным трудовым коллективам пришли профессиональные группы специалистов, объединившихся в собственные компании, которые хотели получать прибыль с продаваемого тиража бухгалтерских программ. Именно тогда были образованы сегодняшние фирмы-лидеры: "1С", "Диасофт", "Омега", R-Style Software Lab.

Современный (третий) этап развития бухгалтерских систем характеризуется  созданием интегрированных программных  средств, объединяющих несколько предметных областей автоматизации.¹

1.2. Особенности компьютерной обработки  данных

 

На организационную  структуру фирмы, а также на процедуры  и методы внутреннего контроля оказывает  большое влияние способ обработки  хозяйственных операций при ведении  бухгалтерского учета. При оценке условий и процедур контроля следует обязательно учитывать особенности компьютерной технологии.

1. Единообразное выполнение операций. При выполнении идентичных операций компьютер использует одни и те же команды. Благодаря этому появление случайных ошибок практически исключается.
2. Разделение функций. В компьютерной системе возможно осуществление большого количества процедур внутреннего контроля, которые в неавтоматизированных системах осуществляются разными специалистами. Специалистам с возможностью доступа к компьютеру в данной ситуации остается возможность вмешательства в другие функции. В результате для поддержания контроля на необходимом уровне компьютерные системы могут потребовать ввести дополнительные защитные меры. К таким мерам можно отнести систему паролей, предотвращающую недопустимые действия специалистов.
3. Потенциальные возможности появления ошибок и неточностей. Автоматизированные системы бухгалтерского учета в сравнении с неавтоматизированными, более открыты для несанкционированного доступа, скрытого изменения данных и прямого или косвенного получения информации об активах.
4. Потенциальные возможности усиления контроля со стороны администрации. Благодаря компьютерным системам администрация получает возможность оценивать и контролировать деятельность фирмы. Для увеличения эффективности предприятия необходимо укрепление системы внутреннего контроля, что становится возможным при появлении необходимого инструментария. Так, при компьютерной обработке информации результаты сопоставления фактических значений издержек с плановыми, а также сверки счетов, могут поступать к администрации чаще.
5. Инициирование выполнения операций в компьютере. В компьютерной системе некоторые операции могут выполняться автоматически. В отличие от неавтоматизированных систем бухгалтерского учета, санкционирование данных операций не всегда документируется, так как в момент принятия такой системы в эксплуатацию предполагается существование некоторых санкций в неявном виде.²

1.3. Требования к бухгалтерской  системе

 

Бухгалтерская система  должна обеспечивать качественное ведение учёта, быть надёжной и удобной в эксплуатации.

В функциональном аспекте  бухгалтерская система должна отвечать следующим требованиям:

• безошибочное произведение арифметических расчетов;
• подготовка, заполнение, проверка и распечатка первичных и отчетных документов произвольной формы;
• осуществление безошибочного переноса данных из одной печатной формы в другую;
• произведение накопления итогов и исчисления процентов произвольной степени сложности;
• обеспечение обращения к данным и отчетам за прошлые периоды (ведение архива).³

Для обеспечения указанных  возможностей система  должна иметь  единую базу данных, из которой пользователь может легко получить любые сведения по запросу.

Базы данных в обязательном порядке должны соответствовать структуре принятого плана счетов, а модули системы, которые обеспечивают проведение расчетов, суммирование итогов и начисление процентов, должны использовать расчетные нормативы, которые приняты в текущее время.

Надёжность системы  в компьютерном плане означает ее  защищенность от случайных сбоев и умышленной порчи данных. Однако гарантировать абсолютную защиту невозможно, так как сейчас персональные компьютеры являются достаточно открытыми. Важно, чтобы в случае сбоя база данных легко восстанавливалась, а работа системы возобновлялась в кратчайшие сроки.

Для проведения эффективной  автоматизации необходимо иметь  представление о том, что же такое  автоматизированный бухгалтерский  учет. На первый взгляд ответ прост, автоматизированный бухучет – это  просто ведение бухгалтерского учета на компьютере. Именно из-за этого заблуждения множество попыток автоматизации оказываются неудачными. Эффективность внедрения бухгалтерской программы подтверждается только тогда, когда при этом качество ведения бухгалтерского учета на предприятии улучшается и повышается его эффективность.

Если же не произошло  никакого улучшения, то автоматизация  не имеет смысла, так как она  не привела к конечному результату, а переход с заполнения бумаг на нажимание компьютерных клавиш сам по себе является просто заменой, а не улучшением. Данную ситуацию можно назвать «псевдоавтоматизацией». Зачастую люди думают, что автоматизировать – это значит просто начать вводить операции в компьютер. Поэтому явление псевдоавтоматизации встречается очень часто. Иногда при данном явлении работы становится больше - операции сначала выполняются на бумаге, а затем, непонятно для чего, вводятся в компьютер.⁴

Таким образом, можно сказать, что автоматизация  бухучета - это процесс, при котором  в результате перевода бухгалтерии на компьютер повышается эффективность и улучшается качество ведения бухучета на предприятии. Значит, перед тем как принимать решение об автоматизации бухучета следует определить цель автоматизации, то есть выделить, что и как эта автоматизация должна в бухгалтерии улучшить.

Очень часто от автоматизации  отказываются из-за существующего стереотипа, что при ней происходит сокращение бухгалтерского персонала.

Несмотря на то, что, на первый взгляд, все логично - часть работы берет на себя компьютер, который и вытесняет бухгалтеров-людей, стереотип является ошибочным. Дело в том, что количество необходимых в бухгалтерии бухгалтеров зависит только от количества обрабатываемых бухгалтерией первичных документов (накладных, кассовых ордеров и пр.), а количество первичных документов не зависит от того, автоматизирован бухучет или нет, оно зависит от объема хозопераций в организации. Таким образом, автоматизация бухучета не уменьшает числа необходимых в бухгалтерии бухгалтеров.

1.4. Что необходимо для автоматизации

 

Прежде всего, нужно выбрать подходящую именно Вам программу. Но однозначно сказать, что одна программа лучше других сложно по нескольким причинам.

Во-первых, программа  – это всего лишь инструмент, который хорошо (или не очень) подходит для Ваших условий работы. Об одной и той же системе можно услышать самые различные отзывы – от абсолютного отрицания до полного удовлетворения – в зависимости от того, как и где ее используют.

Во-вторых, программы  для бухгалтерского учета трудно оценить по  1-2 показателям. В одной из них может быть замечательно организован учет ТМЦ (товарно-материальных ценностей), но не отражен раздел по реализации готовой продукции. Или при полном автоматическом распределении затрат все налоги придется считать вручную.

Наконец, современные программы автоматизации учета имеют собственные средства настройки под действующее законодательство и учетную политику конкретной организации. Плохая настройка может существенно усложнить и замедлить работу, и использовать программу в худшем случае будет просто невозможно. Точно такого же результата может добиться и неграмотный пользователь, не владеющий всеми возможностями системы.

Существуют системы, в которых весь сценарий работы жестко “зашит” в программе, т.е. бухгалтер  вынужден следовать тому сценарию, который для него придумал программист. Кроме того, внесение любого изменения в такую “жесткую”  систему требует  значительных затрат  труда, а значит и средств, что в условиях постоянно меняющегося законодательства приводит к очень высоким эксплуатационным расходам.