Автоматизация бухгалтерского учета на современном предприятии

Для адаптации  программы к существующему законодательству и потребностям вашего предприятия  есть несколько путей. Можно пойти  по пути индивидуального решения, т.е. пригласить квалифицированного специалиста  и последовательно, шаг за шагом, рассказывать ему, что вы хотите видеть в своей программе. В результате вы получите эксклюзивный программный продукт, полностью соответствующий вашим требованиям. Это, несомненно, преимущество индивидуального решения. Но, выбирая такой путь, нужно четко представлять себе и всю гору «подводных камней», с которыми придется иметь дело. Процесс создания любой программы всегда длительный и сложный. От бухгалтера при всей его занятости потребуется непосредственное участие в постановке задачи и повышенное внимание при тестировании готовых участков. Стоимость же качественной индивидуальной настройки будет очень велика.

Как альтернатива индивидуальному решению на рынке  бухгалтерских программ существуют уже готовые типовые решения, адаптированные под законодательство РФ. Такое типовое решение (конфигурацию, настройку, комплекс) может предложить множество фирм.

Самое главное, не стоит забывать о том, что бухгалтер – это самая важная, центральная фигура в процессе автоматизации.

2. Информационные технологии в бухгалтерском учете

2.1. Автоматизация бухучета на  примере программы 1С

 

В последнее время наиболее широкое распространение получили системы автоматизированного бухгалтерского учета, одной из которых является система «1С:Предприятие». Ее преимуществами являются постпродажное обслуживание, широкая сеть партнерских внедренческих фирм, открытая архитектура ( возможность гибкой настройки и доработки системы силами самого предприятия или сторонних внедренческих фирм). За счет своей универсальности система «1С:Предприятие» может быть применена для разных участков экономической деятельности предприятия: учета товарных и материальных средств, взаиморасчетов с контрагентами, расчета заработной платы, расчета амортизации основных средств, бухгалтерского учета по любым разделам и так далее.

Система «1С:Предприятие» имеет компонентную структуру. В  основу данной системы положены базовые  объекты и функции (рис.1), которые  поддерживаются в любом варианте поставки системы, общие для большинства  задач автоматизации финансово-хозяйственной и учетной деятельности на предприятиях. Это прежде всего механизмы поддержки справочников и документов. Дополнительные функции разделены на три прикладных компоненты: бухгалтерский учет, оперативный учет и расчет. Первая группа направлена на решение задач ведения бухгалтерского учета на предприятиях практически любого вида деятельности. Вторая группа объектов и функций предоставляет возможность ведения оперативного управленческого учета и применяется на торговых и производственных предприятиях. Третья группа представляет широкий набор функций для начисления заработной платы. Верхний уровень построения системы – конфигурация , разработанная на встроенном языке системы программа, использующая объекты и функции системы и направленная на решение задач автоматизации деятельности предприятия.

 

Конфигурация

Прикладные компоненты

Базовые объекты

 

Рис. 1. Компонентная структура системы «1С:Предприятие»⁵

 

Система «1С:Предприятие» представляет собой совокупность механизмов, предназначенных для манипулирования различными типами объектов предметной области. Объекты отличаются по своему назначению, строению экранных форм и функциональным возможностям.  Базовые объекты и объекты прикладной компоненты:

• Константы. Постоянные (условно-постоянные) величины. Константы хранят информацию, которая не изменяется или изменяется достаточно редко: название организации, ее почтовый адрес и так далее;
• Справочники. Списки однородных элементов данных. Используются для хранения нормативно-справочной информации;
• Документы. Служат для ввода информации о совершенных хозяйственных операциях;
• Журналы документов. Списки объектов данных типа «Документ». Служат для работы с документами;
• Перечисления. Списки значений, задаваемые на этапе конфигурирования;
• Отчеты. Средство получения выходной информации. Источниками данных для построения отчетов служат документы, справочники и регистры, используется также информация, хранящаяся в константах;
• Обработка. Объекты метаданных этого вида используются для выполнения различных действий над информационной базой;
• Планы счетов. Списки объектов данных типа «бухгалтерский счет» – учетных регистров, по которым будет выполняться группировка средств при работе с системой «1С:Предприятие». Понятие «план счетов» в системе «1С:Предприятие» вполне соответствует общепринятому пониманию аналогичного термина в бухгалтерском учете;
• Виды субконто. Списки объектов аналитического учета. Используются для организации аналитического учета средств предприятия в совокупности с бухгалтерскими счетами;
• Операция. Средство отражения в бухгалтерском учете хозяйственных операций, происходящих на предприятии. Объектами данных этого типа являются «операции» совокупности бухгалтерских проводок, выполняющие изменения в остатках и оборотах по бухгалтерским счетам;
• Проводка. Бухгалтерские проводки. Используются только совместно с объектами данных «Операция» и предназначены для отражения в бухгалтерских итогах результатов хозяйственных операций.⁶

«1С:Бухгалтерия» – это программа для ведения бухгалтерского и налогового учёта для организаций любой формы собственности.

Типовая конфигурация «1С:Бухгалтерии» реализует наиболее общие схемы учёта и может использоваться в большинстве организаций. Для отражения специфики учёта конкретного предприятия типовую конфигурацию можно изменить в соответствии с требованиями учёта.

Разнообразные возможности  системы позволяют использовать её как средство полной автоматизации  учёта от ввода первичных документов до формирования отчетности.

«1С:Бухгалтерия» позволяет вести торговый учёт, производственный, в сфере оказания услуг, налоговый учёт и так далее, а также несложный расчёт заработной платы. Организации, имеющие сложные структуру и методику расчёта заработной платы рекомендуется совместно с «1С:Бухгалтерией» использовать «1С:Зарплата и Кадры». В торговых организациях рекомендуется дополнительно использовать «1С:Торговля и Склад».

Типовая конфигурация «1С:Бухгалтерия» является не просто настройкой программы на текущий план счетов и набором документов, но представляет собой, прежде всего, методологию ведения учёта, разработанную при активном участии профессиональных аудиторов. Заложенные в неё принципы, с одной стороны, отражают действующее законодательство, а с другой, содержат методологические решения, конкретизирующие нормативные документы в тех случаях, когда те или иные аспекты организации учёта в них освещены недостаточно однозначно.

«1С:Бухгалтерия» включает набор форм бухгалтерской и налоговой отчетности.

Программа «1С:Бухгалтерия» может быть использована для ведения любых разделов бухгалтерского и налогового учёта на предприятиях различных типов.

Система обладает следующими возможностями организации  учёта:

• синтетический учёт по многоуровневому плану счетов;
• учёт по нескольким планам счетов;
• многомерный аналитический учёт;
• валютный учёт;
• количественный учёт.⁷

Ввод информации в программу может быть организован  с помощью режима ручного ввода  операций, режима типовых операций и режима автоматического формирования операций по документам.

«1С:Бухгалтерия» позволяет автоматизировать подготовку любых первичных документов:

• операции по банку и кассе;
• основные средства и нематериальные активы;
• материалы;
• учёт производства продукции;
• учёт валютных операций;
• взаиморасчёты с организациями;
• расчёты с подотчётными лицами;
• расчёты по заработной плате, начисление НДФЛ (налога на доходы физических лиц) и ЕСН (единого социального налога);
• расчёты с бюджетом;
• другие разделы учёта.

В «1С:Бухгалтерии» исходной информацией является операция, отражающая реальную хозяйственную операцию, произошедшую на предприятии. Каждая операция в «1С» содержит бухгалтерские проводки для отражения этой операции.

Каждой операции соответствуют определённые проводки. Операции могут формироваться автоматически  на основе вводимых документов. Это позволяет быстро обрабатывать автоматически  большое количество операций.

Операции могут  вводиться вручную или формироваться  автоматически первичными документами (накладными, счетами-фактурами, кассовыми  ордерами, выписками банка и так  далее).

«1С:Бухгалтерия» включает набор стандартных отчетов, которые позволяют бухгалтеру получать информацию за произвольный период, в различных разрезах и с необходимой степенью детализации. Все создаваемые отчеты могут быть выведены на печать.

2.2 Автоматизация бухучета на примере программы «Клиент Банк»

 

"Клиент-Банк" – классическая система удаленного управления банковским счетом. Она основана на передаче электронных документов между пользователем и банком.

На компьютер  пользователя устанавливается специальная многофункциональная программа "Клиент-Банк". В ее базе данных хранятся архивы входящих и исходящих финансовых документов, выписки по счетам, справочники банков, контрагентов и много другой полезной информации.

Каждый банк работает со своей программой «Клиент-Банк», но суть их и принципы одинаковы.

Связь с банком осуществляется через модем или  через выделенную линию и протекает  в течение нескольких минут. При  этом происходит только обмен заранее  подготовленными документами.

Перед отправкой  документов в банк документы шифруются и подписываются электронной подписью, что надежно защищает их от несанкционированного доступа и изменения. Программа "Клиент-Банк" так же позволяет удобно работать с архивами документов и выписок, готовить отчеты, экспортировать данные из банка в бухгалтерские программы клиентов, такие как 1С, и многое другое.

Система «Клиент-Банк»  позволяет осуществлять следующие  банковские операции:

• формирование и передача в банк по телекоммуникационным каналам связи платёжные документы в любой валюте на осуществление внутрибанковских и межбанковских платежей;
• создание заявки на покупку, продажу и конвертацию валюты, реестр распределения иностранной валюты;
• получение сведений о движении средств на счетах, в том числе на счетах структурных подразделений;
• составление и передача в банк заявления на бронирование денежных средств на счете;
• направление в банк списков работников для зачисления, выплаты денежных средств на их личные счета;
• осуществление перечисления командировочных, хозяйственных и представительских расходов на корпоративные карточки;
• получение результатов обработки отправленных платежных документов;
• получение информации о внешних и внутрибанковских платежах, то есть всех документах, отражающих движение средств по счетам пользователя;
• получение информации о банковских выписках движения по счетам;
• получение справочной и другой информации (курсы валют, предложения от банка);
• осуществление электронной переписки с банком;
• воспроизведение полученных из банка выписки из счета и приложения к ним с оттиском штампа банка.

Преимущества  системы «Клиент-Банк»:

1. Оперативность и экономичность. Система «Клиент-Банк» позволяет из офиса осуществлять управление финансовыми потоками предприятия и существенно сокращает затраты рабочего времени персонала, связанные с посещением банка.
2. Удобство. Автоматизация подготовки платёжных поручений, заявок на перевод валюты и других документов, максимальное приближение электронного вида документов к бумажным аналогам значительно упрощает пользование системой и позволяет исключить операционные ошибки.
3. Быстрота и эффективность. Система «Клиент-Банк» позволяет постоянно поддерживать оперативный контакт с банком для урегулирования всех вопросов, связанных с управлением финансовыми потоками предприятия.
4. Многопользовательский режим. При необходимости для подготовки документов и просмотра информации в системе «Клиент-Банк» могут использоваться несколько компьютеров локальной вычислительной сети. Обмен информацией с банком будет осуществляться с компьютера администратора системы, оснащенного модемом и средствами криптографической защиты информации.
5. Система «Клиент-Банк» - это абсолютная безопасность. Для обеспечения максимальной безопасности операций своих клиентов и конфиденциальности передаваемой по каналам связи информации, банк использует самые современные технические и программные средства:

• защита системы «Клиент-Банк» с помощью пароля, ограничивающего доступ к системе;
• шифрование электронных документов для обеспечения их защиты при возможном перехвате в каналах связи;
• применение электронно-цифровой подписи документов.

При поступлении  документов, переданных в электронном  виде, Банк осуществляет проверку электронно-цифровых подписей на каждом полученном документе. Таким образом, при надлежащем хранении секретных ключей документы более защищены от подделок и нежелательного просмотра, чем документы на бумажных носителях.

2.3. Автоматизация бухучета на примере сдачи отчетности в налоговые органы через Интернет

 

Процедура сдачи электронной  отчетности через интернет заключается в следующем: налогоплательщик отправляет подготовленную отчетность через оператора связи в налоговую инспекцию (а с недавних пор отправлять отчетность можно еще в Пенсионный Фонд России и Росстат). Документы подписываются электронной цифровой подписью, которая является аналогом собственноручной и имеет юридическую силу на основе Федерального закона от 10 января 2002 г. N 1-ФЗ "Об электронной цифровой подписи". Налогоплательщик получает подтверждение о доставке отчетности в инспекцию. Это подтверждение имеет юридическую силу, а время получения отчета инспекцией является временем его сдачи.