Автоматизация учета поступления, перемещения товаров в конфигурации «1С:Бухгалтерия 8.1»

      Оформление  и учет торговых операций осуществляется с использованием унифицированных  форм первичной учетной документации, утвержденных постановлением Госкомстата  России от 25.12.98 г. № 132. Основные формы  приведены в табл. 1.

      Приемка товаров, поступивших от поставщиков, производится по акту о приемке товаров (форма № ТОРГ-1). Данным актом оформляется приемка товаров по качеству, количеству, массе и комплектности в соответствии с правилами приемки товаров и условиями договора. Акт составляется членами приемной комиссии, уполномоченными на это руководителем организации.

      Приемка товара производится по фактическому наличию. При обнаружении отклонений по количеству, качеству, массе организация  должна приостановить приемку, обеспечить сохранность товара, принять меры по предотвращению его смешения с другим однородным товаром и вызвать представителя поставщика (грузоотправителя) для составления двухстороннего акта.

      Для оформления приемки отечественных  и импортных товаров при количественных и качественных расхождениях по сравнению с данными сопроводительных документов поставщика применяются соответственно акт об установленном расхождении по количеству и качеству при приемке товарно-материальных ценностей (форма № ТОРГ-2) и акт об установленном расхождении по количеству и качеству при приемке импортных товаров (форма № ТОРГ-3). Данные акты являются юридическим основанием для предъявления претензии поставщику.

      Приемка товаров получателем по количеству, качеству и комплектности товаров  от организации транспорта оформляется актом в соответствии с правилами, действующими на транспорте.

      Акты  о приемке товаров по количеству составляются в соответствии с фактическим  наличием товаров данным, содержащимся в транспортных, сопроводительных или  расчетных документах, а при приемке их по качеству и комплектности — требованиями к качеству товаров, предусмотренных в договоре или контракте. Акты составляются по результатам приемки членами комиссии и экспертом организации, на которого возложено проведение экспертизы.

      Акт по форме № ТОРГ-2 составляется на отечественные товары в четырех  экземплярах. Акт по форме № ТОРГ-3 составляется на импортные товары в  пяти экземплярах.

      Если  товарно-материальные ценности поступают  в организацию без счета поставщика, то они принимаются по акту о приемке товара, поступившего без счета поставщика (форма № ТОРГ-4).

      Ценности  принимаются по данному акту по фактическому наличию.

      Акт составляется в двух экземплярах  при участии материально ответственного лица. Первый экземпляр передается в бухгалтерию, второй — остается у материально ответственного лица.

      Для оформления приемки и оприходования  тары применяется акт об оприходовании  тары, не указанной в счете поставщика (форма № ТОРГ-5). Акт составляется в двух экземплярах. Первый экземпляр  передается в бухгалтерию, второй — остается у материально-ответственного лица.

      Товары  приходуются по чистому весу (без  тары). При оприходовании некоторых  товаров чистый вес (нетто) определяется путем вычитания из общего веса товара (брутто) веса тары по маркировке.

      После высвобождения тары из-под товара ее взвешивают.

      Если  фактический вес тары больше веса этой тары, указанного в маркировке, возникает разница в весе товара, которая называется завесом тары. Завес тары оформляется специальным  актом о завесе тары (форма № ТОРГ-6) в двух экземплярах. Второй экземпляр вместе с рекламацией направляется поставщику для возмещения.

      При этом на таре делается отметка (краской, химическим карандашом, чернилами) с  указанием номера и даты акта о  завесе, чтобы предотвратить повторное актирование одной и той же тары.

      Поступившие товары хранятся на складе организации.

      Для учета товаров в местах их хранения применяются формы, приведенные  в альбоме унифицированных форм первичной учетной документации по учету продукции, товарно-материальных ценностей в местах хранения, утвержденные постановлением Госкомстата России от 09.08.99 г. № 66.

      Организация складского учета товаров зависит  от способа их хранения. Различают  партионный и сортовой способы хранения и соответственно партионный и сортовой учет товарно-материальных ценностей.

      При партионном способе хранения применяется  партионная карта (форма №МХ-10). Эта  форма составляется на каждую партию товаров для контроля за поступлением и отгрузкой по количеству, массе, сортам, стоимости товаров, поступивших различными видами транспортных средств (автотранспортом, железнодорожным, водным, воздушным транспортом и т.д.). Партионная карта выписывается в двух экземплярах на каждую партию товаров материально ответственным лицом. Указываются все необходимые реквизиты отправителя, получателя, станции отправителя, номер и дата акта о приеме товара, а также наименование, артикул, цена, количество, масса товара. Один экземпляр партионной карты остается на складе и служит регистром складского учета товаров, второй — передается в бухгалтерию. Полный расход каждой партии товаров оформляется в партионной карте подписями уполномоченных на это лиц с указанием данных о применении норм естественной убыли и окончательного результата учета товаров. После полного выбытия данной партии партионная карта склада передается в бухгалтерию для проверки и принятия соответствующего решения.

      Для учета товаров в местах их хранения к ним прикрепляют товарный ярлык (форма № ТОРГ-11). Товарный ярлык  заполняется в одном экземпляре материально ответственным лицом на каждое наименование с проставлением порядкового номера ярлыка.

      Товарный  ярлык хранят вместе с товаром  по месту его нахождения.

      Данные  товарного ярлыка применяются для  заполнения инвентаризационной описи  товаров.

      Для аналитического учета товаров, которые учитываются в количественно-стоимостном выражении, применяются карточки количественно-стоимостного учета (форма № ТОРГ-28).

      Карточка  ведется отдельно на каждое наименование, сорт товара.

      При количественно-стоимостном учете  однородные товары различного назначения, но имеющие одинаковую розничную цену, могут учитываться вместе на одной карточке. Записи в карточке производятся в количественном и стоимостном выражении на основании проверенных документов, представляемых в бухгалтерию материально ответственными лицами.

      Для учета движения и остатков товаров  и тары на складе применяется журнал учета движения товаров на складе (форма № ТОРГ-18). Журнал ведется  материально ответственным лицом  по наименованиям, сортам, количеству и цене. Записи в журнал производятся на основании приходно-расходных документов или накопительных ведомостей по учету отпуска товаров и тары за день.

      При продаже товаров другим организациям отпуск товаров со склада производится по товарным накладным (форма № ТОРГ-12).

      Товарная  накладная составляется в двух экземплярах. Первый экземпляр остается в организации, продающей товары, и является основанием для их списания. Второй экземпляр  передается организации-покупателю и  является основанием для оприходования  им этих ценностей.

      Для учета товарных документов в организациях торговли за отчетный период применяются  товарный отчет (форма № ТОРГ-29) и  отчет по таре (форма № ТОРГ-30).

      Эти первичные документы составляются в двух экземплярах материально  ответственным лицом с указанием номера, даты документов на поступление и выбытие товаров и тары. Товарный отчет, как правило, составляется при сальдовом методе учета товаров.

      Подписывается бухгалтером и материально ответственным  лицом.

      Первый  экземпляр отчета с приложенными документами, на основании которых составляется отчет, передается в бухгалтерию, второй экземпляр остается у материально ответственного лица.

      Для учета внутреннего перемещения  товарно-материальных ценностей между  структурными подразделениями или  материально ответственными лицами применяется накладная на внутреннее перемещение, передачу товаров, тары (форма № ТОРГ-13).

      В случае возникновения по тем или  иным причинам боя, порчи, лома товарно-материальных ценностей они подлежат уценке или  списанию, что оформляется актом  о порче, бое, ломе товарно-материальных ценностей (форма № ТОРГ-15). Акт составляется в трех экземплярах и подписывается членами комиссии с участием представителей администрации, материально ответственного лица и, при необходимости, представителя санитарного надзора. Акт утверждается руководителем организации. Первый экземпляр передается в бухгалтерию и является основанием для списания с материально ответственного лица потерь, второй экземпляр остается в подразделении, третий — у материально ответственного лица.

      В случае обнаружения при инвентаризации потерь от порчи товаров для их списания используется акт о списании товаров (форма № ТОРГ-16).

      Для оформления уценки товаров при моральном  устаревании, снижении покупательского  спроса, обнаружении признаков понижения качества по различным причинам применяется акт об уценке товарно-материальных ценностей (форма №МХ-15). Акт составляется и подписывается в двух экземплярах ответственными лицами комиссии. Один экземпляр направляется в бухгалтерию, второй — передается материально ответственному лицу для хранения или прикладывается к товарной накладной для передачи в организации торговли для перепродажи товарно-материальных ценностей по более низким ценам или для возврата их поставщику (производителю).

 

2. Поступления, перемещения товаров в конфигурации «1С:Бухгалтерия 8.1»

2.1. Поступление товаров

      Для отражения в учете операций, связанных  с поступлением в организацию  товаров, в типовой конфигурации предназначен документ «Поступление товаров». Ввод нового документа выполняется выбором пункта «Поступление товаров» из подменю «Учет товаров, реализации» меню «Документы» главного меню программы. 

 

      В верхней части экранной формы  документа указываются: номер и  дата документа на поступление в  организацию товаров, информация об условии поступления, о поставщике, договоре поставки и складе, на который товар принят.

      В реквизите «Вид поступления» указывается  одно из следующих значений:

      ·         от поставщика на оптовый склад;

      ·         от поставщика в розничную продажу;

      ·         возврат ранее отгруженных;

      ·         возврат от покупателя на оптовый  склад;

      ·         возврат от покупателя в розничную  продажу.

      Рассмотрим  поступление товара от поставщика.

      В реквизите «Поставщик» указывается  контрагент (организация или частное  лицо), от которого получены товары по данной накладной. Для выбора контрагента нужно нажать на кнопку  справа от поля ввода контрагента. При этом на экране откроется окно справочника «Контрагенты».

      Если  сведения о поставщике имеются в  справочнике, то нужно его выбрать, дважды щелкнув на нем мышью.

      Если  сведения о поставщике отсутствуют (первая хозяйственная операция с  данным поставщиком), то их можно ввести в справочник непосредственно на данном этапе.

      В реквизите «Договор» следует  указать полученный от поставщика счет на оплату или договор.

      В реквизите «Склад» указывается  склад организации, на который приняты  товары. Для выбора склада нужно  нажать на кнопку  справа от поля ввода  склада. При этом на экране откроется  окно справочника «Места хранения МПЗ». Для выбора нужной записи из справочника щелкните на ней дважды мышью.

      Если  поставщиком предъявлен счет-фактура, то следует установить флаг «Счет-фактура» и ввести соответствующие реквизиты  счета-фактуры.

      Если  учет цены номенклатуры ведется в  справочнике «Цены», то в форме документа добавляется реквизит «Тип цен». Значение реквизита определяет тип цены, используемой при добавлении в документ новой строки. При вводе нового документа реквизит «Тип цен» заполняется в соответствии со значением константы «Основная цена приобретения», либо в соответствии с индивидуальными настройками рабочего места. Более подробно учет цен номенклатуры описывается в разделе «Справочник «Номенклатура».