Автоматизированное рабочее место бухгалтера учебного заведения

2.2. Описание программного обеспечения АРМ бухгалтера учебного заведения. Структура программного комплекса.

В начале работы программа должна спрашивать пароли, чтобы определить статус пользователя  и его  полномочия. Система должна иметь два пароля,  известных  соответственно председателю кассиру и бухгалтеру. При правильном вводе одного из паролей пользователь получает доступ к просмотру  и внесению изменений данных системы. Второй пароль защищает структуру программы в целом от несанкционированного изменения. Если первый пароль введен неправильно, то система отказывает пользователю в доступе к файлам.

Непосредственно после  ввода паролей на экране должна появиться сама программа. Программа должна состоять из отдела PERSON где будет храниться информация о сотрудниках (табельный номер, фамилия имя отчество, должность, наличие алиментов или альтернативной службы), SCALE отдела где будет храниться информация о шкале подоходного налога (минимальные на каждый месяц и процентные шкалы), а так же отделов 1, 2, 3 … 12 где будут храниться вычисления заработной платы на каждый месяц (начисления и удержания). Именно последние отделы и будут нашей программой вычисления заработной платы.

Для достижения своей  цели я выбрал Офисную программу Microsoft Excel. Почему? Дело в том что выбор этой программы имеет свои плюсы: не нужно обучать пользоваться программой, программы не требовательна к компьютеру, не нужно устанавливать специальных программах продуктов (офисные программы сейчас есть на каждом компьютере), программа проста в использовании и имеет большие возможности в программировании. Я не буду останавливаться на основах работы на Microsoft Excel. Будем считать что пользователь знаком с ней.

В качестве отделов PERSON, SCALE 1, 2, 3 … 12 будем использовать листы рабочей книги.

Рисунок 1 Общий вид структуры АРМ

С помощью связей мы в любое время сможем использовать данные на этих листах и обрабатывать их как нам это понадобится. Ниже мы разберём структуры каждого из отделов в отдельности.

2.3. Структура отделов.

2.3.1. Отдел PERSON.

 

Отдел PERSON должен состоять как мы отмечали выше из пунктов как - табельный номер, фамилия имя отчество, должность, наличие алиментов или альтернативной службы и др.

Рисунок 2 Общий вид отдела PERSON

Причем каждый из этих пунктов должен иметь определенный формат данных Например: № - формат табельный номер, фамилия имя отчество и должность – текстовый формат, а пункты алименты и альтернатива – процентный формат с числом десятичных знаков 0.

2.3.2. Отдел SCALE.

Отдел SCALE должен состоять как мы отмечали выше из пунктов как - месяц, минимальная на каждый месяц, шкалы и др.

Рисунок 3 Общий вид отдела SCALE

Причем каждый из этих пунктов должен иметь определенный формат данных Например: месяц – текстовый формат, а пункты минимальная и шкала – числовой.

Теперь для удобства обращения к ячейкам этого листа давайте присвоим им уникальные имена. Для этого выделяем нужную нам ячейку и выбираем в меню ВСТАВКА команду ИМЯ, а в ней команду ПРИСВОИТЬ,  вводим новое имя и нажимаем кнопку ОК.

Так для минимальных  зарплат имена ячеек соответствующих месяцам будут таковы: мин1, мин2, мин3,…мин11, мин12.

Для ячеек шкала1 они  будут таковы: шкала11, шкала12, … шкала111, шкала112 для месяцев соответственно.

Для ячеек налог1% они  будут таковы: налог11, налог12, … налог111, налог112 для месяцев соответственно.

Для ячеек шкала2 они  будут таковы: шкала21, шкала22, … шкала211, шкала212 для месяцев соответственно.

Для ячеек налог2% они  будут таковы:  налог21, налог22, … налог211, налог212 для месяцев соответственно.

Для ячеек шкала3 они  будут таковы: шкала31, шкала32, … шкала311, шкала312 для месяцев соответственно.

Для ячеек налог3% они  будут таковы:  налог31, налог32, … налог311, налог312 для месяцев соответственно.

Именно эти имена  мы будем далее использовать в  формулах.

2.3.3. Отделы 1,2,3...12.

Отделы 1, 2, 3, 4 … 11, 12 являются основными в нашей АРМ программе. В этих листах и производятся основные вычисления, они так же хранят информацию и будут являться базой данных АРМ. Как вы понимаете они будут идентичны друг другу и должны содержать следующие пункты  - табельной номер, фамилия имя отчество и должность работников, сальдо за прошлый месяц (остатки за работником или организацией), размеры зарплаты, премий, замен, добавок, отпускных, пособий и других начислений на этот месяц, размер минимальной заработной платы на данный месяц и сумму минимальных зарплат с начала года для каждого работника, сумму общего начисления с начала года, сумму подоходного налога на этот месяц и сумму подоходного налога с начала года, сумму аванса, пенсионного, профсоюзного, партийного и других взносов, сумму алиментов, альтернативных и других удержаний, общую сумму которую получит работник на руки, а так же которую он реально получил. И наконец сальдо на конец данного месяца (остатки за работником или организацией).

Для того чтоб облегчить  работу бухгалтера, попытаемся максимально автоматизировать все подсчеты и вычисления.

Так столбцы табельной номер, фамилия имя отчество и должность работников будут связанны с данными содержащимися на листе PERSON и будут автоматически заполнены после того как эти данные будут введены в соответствующие столбцы листа PERSON.

Столбцы сальдо за прошлый месяц (остатки за работником или организацией), сумма общего начисления на данный месяц, размер минимальной заработной платы на данный месяц и сумма минимальных зарплат с начала года для каждого работника, сумма общего начисления с начала года, сумма подоходного налога на этот месяц и с начала года, сумма пенсионного, профсоюзного, партийного и других взносов, сумма алиментов, сумма альтернативных удержаний, сумма общего удержания на данный месяц, и наконец общая сумма которую получит работник на руки, а так же сальдо на конец данного месяца (остатки за работником или организацией) должны заполняться и подсчитываться автоматически по формулам.

Рисунок 4 Общий вид начислений в отделах 1,2,…11,12

Так данные в столбце размер минимальной заработной платы на данный месяц будут связанны и будут зависеть от данных указанных в листе SCALE. Данные столбцов сумма алиментов, сумма альтернативных удержаний  будут связанны и будут зависеть от данных указанных в листе PERSON. И наконец данные столбцов сальдо за прошлый месяц (остатки за работником или организацией), сумма минимальных зарплат с начала года, сумма общего начисления с начала года, а так же сумма подоходного налога с начала года для каждого работника будут связанны с данными указанными на листе предыдущего месяца и данными на листе данного месяца.

Рисунок 5 Общий вид удержаний в отделах 1,2,…11,12

Столбцы сумма общего начисления на данный месяц, сумма подоходного налога на этот месяц, сумма пенсионного, профсоюзного, партийного и других взносов, сумма общего удержания на данный месяц, общая сумма которую получит работник на руки, а так же сальдо на конец данного месяца (остатки за работником или организацией) будут вычисляться автоматически используя данные на листе данного месяца.

Теперь рассмотрим порядок  и способы заполнения ячеек:

• Так в ячейки столбцов табельной номер, фамилия имя отчество и должность работников будут примерно такими: =PERSON!А3;  =PERSON!В3; =PERSON! С3 и т.д. Здесь предполагается что на листе PERSON в столбце А находятся табельные номера; в столбце В – фамилии имена и отчества; в столбце С – должности.
• Данные столбцов сальдо за прошлый месяц (остатки за работником или организацией) будут примерно такими: например для второго листа = '1'!AI7, = '1'!AН7, это означает, что они равны данным с предыдущего листа. Здесь предполагается что на листах 1, 2, 3, … 11, 12 в столбце AI находятся остаток на конец месяца за предприятием; в столбце AН – находятся остаток на конец месяца за работником.
• Данные столбцов сумма общего начисления на этот месяц, будет выглядеть примерно так: =СУММ(F7:I7;K7;M7;P7;Q7). Здесь предполагается что на листах 1, 2, 3, … 11, 12 в столбце F, I, K, M, P, Q находятся суммы начислений на этот месяц (зарплата, доплата, добавка, премия, замена, больничные, отпускные и т.д.).
• Данные столбца минимальная заработная плата на этот месяц, будут связаны с данными ячеек на листе SCALE. Так как мы назвали уникальными именами (мин1, мин2, … мин11, мин12) ячейки с размером минимальной зарплаты на листе SCALE, то в ячейки столбца минимальная заработная плата на этот месяц листа 1 введем формулу: =мин1, листа 2 формулу: =мин2 и т.д.
• Данные столбцов сумма алиментов, сумма альтернативных удержаний  будут примерно такими: =PERSON!D2% * R7 и =PERSON!Е2% * R7  соответственно. Здесь предполагается что на листе PERSON в столбце D находятся размеры алиментов; в столбце Е – размеры альтернативных удержаний. Они означают вычисление указанных на листе PERSON процентов от заработной платы на этот месяц.
• Данные столбцов сумма общего начисления с начала года будут примерно такими: например для второго листа ='1'!U7+R7, это означает, что они равны сумме данным из 2 ячеек с предыдущего листа. Здесь предполагается что на листах 1, 2, 3, … 11, 12 в столбце U находятся сумма общего начисления с начала года.
• Данные столбцов сумма подоходного налога с начала года будут примерно такими: например для второго листа ='1'!V7+'1'!Y7, это означает, что они равны сумме данным из 2 ячеек с предыдущего листа. Здесь предполагается что на листах 1, 2, 3, … 11, 12 в столбце V находятся сумма подоходного налога с начала года; в столбце Y – находятся сумма подоходного налога на этот месяц.
• Данные столбцов сумма минимальных зарплат с начала года, например для второго месяца будет высчитываться примерно так: =ЕСЛИ( R7=0 ; '1'!T7 ; S7 + '1'!T7). Это означает, что если начисление на этот месяц равны 0 то сумма остаётся неизменной (такой же какой была в прошлом месяце), если же не равна нулю, то к сумме минимальных зарплат с начала года за прошлый месяц, прибавляется минимальные зарплат на этот месяц. Здесь предполагается что на листах 1, 2, 3, … 11, 12 в столбце R находятся сумма начисления на этот месяц; в столбце T сумма минимальных зарплат с начала года; в столбце S сумма минимальной зарплаты на этот месяц.
• Самый трудоёмкий процесс это подсчет суммы подоходного налога на этот месяц. Для его удобного высчитывания давайте создадим уникальную функцию, которая и будет этим заниматься.

 

Рисунок 6 Общий вид функции для подсчета подоходного налога

Для этого в меню СЕРВИС вбираем команду МАКРОС, а ней  РЕДАКТОР Visual Basic. В отдельном окне открывается редактор языка. В нём мы создаем новый модуль (меню ВСТАВКА, команда МОДУЛЬ) и записываем в него следующее:

 

Другими словами мы создаем функцию PD которой необходимы следующие данные zarp (тип Long)-зарплата на этот месяц, sumzarp (тип Long) – сумма зарплат с начала года, summin (тип Long) сумма минимальных зарплат с начала года, sumpod (тип Long) – сумма подоходных налогов удержанных с начала года, shkala1 (тип Long) – размер первой шкалы, nalog1 (тип Long) – размер процентов с первой шкалы, shkala2 (тип Long) – размер второй шкалы, nalog2 (тип Long) – размер процентов со второй шкалы, shkala3 (тип Long) – размер третьей шкалы, nalog3 (тип Long) – размер процентов с третьей шкалы.

В первом условии мы проверяем  на соответствие первой шкале: если сумма начисления с начала года больше 1, то она вычисляется так – от всей суммы берётся 13% и от этого вычитается сумма удержанных подоходных налогов. Во втором условии мы проверяем на соответствие второй шкале: Если же сумма начисления с начала года больше 5 сумм минимальных зарплат с начала года, то она вычисляется так – от суммы превышающей 5 кратную минимальную сумму берётся 22%, от суммы 5 кратной минимальной суммы берётся 13% , все это суммируется и от этого вычитается сумма удержанных подоходных налогов. В третьем условии мы проверяем на соответствие третьей шкале: если сумма начисления с начала года больше 10 сумм минимальных зарплат с начала года, то она вычисляется так – от суммы превышающей 10 кратную минимальную сумму берётся 25%, от суммы 5 кратной минимальной суммы берётся 22%  и 13% , все это суммируется и от этого вычитается сумма удержанных подоходных налогов. И наконец в последнем мы росто проверяем на наличии зарплаты на этот месяц: если сумма начисления на этот месяц =0 то подоходный на этот месяц тоже равен 0.

После того как мы создали эту функцию мы можем её использовать в нашем файле. В ячейках подоходного налога (например для января) будет следующая формула:

 =PD(R7;S7;R7;T7;шкала11;налог11;шкала21;налог21;шкала31;налог31)

Здесь предполагается что на листах 1, 2, 3, … 11, 12 в столбце R находятся сумма начисления на этот месяц, в столбце  S сумма начисления с начала года; в столбце R – сумма минимальных с начала года; в столбце T – находятся сумма подоходного налога с начала года; а данные шкала11; налог11; шкала21; налог21; шкала31; налог31 берутся из ячеек листа SCALE строки январь.

• Данные столбцов сумма пенсионного, профсоюзного, партийного и других взносов  будут зависеть от процента взносов: например для 2,5%-ного пенсионного налога =R7*2,5%, для 1%-ного профсоюзного налога =R7*1%. Здесь предполагается что на листах 1, 2, 3, … 11, 12 в столбце R находятся сумма начисления на этот месяц.
• Данные столбцов сумма общего удержания на этот месяц, будет выглядеть примерно так же как и столбцы сумма общего начисления на этот месяц с той разницей что здесь суммируются удержания: =СУММ(W7:AD7). Здесь предполагается что на листах 1, 2, 3, … 11, 12 в столбцах с W по AD находятся суммы различных удержаний на этот месяц (аванс, налоги, взносы и т.д.).
• Данные столбцов общая сумма которую получит работник на руки, будет высчитываться так : =R7-AE7+E7-D7. Другими словами разница между начислением и удержанием на этот месяц плюс разница между остатками предприятия и работника за прошлый месяц. Здесь предполагается что на листах 1, 2, 3, … 11, 12 в столбцах R находится сумма начисления на этот месяц, а в столбце AE сумма удержания на этот месяц, в столбце E находится остаток за предприятием за прошлый месяц, а в столбце D остаток за работником за прошлый месяц.
• Данные столбцов сальдо на конец данного месяца (остатки за работником или организацией), будет выглядеть примерно так: для задолженности организации =ЕСЛИ(AG7<AF7;AF7-AG7;0),а для задолженности работника =ЕСЛИ(AG7>AF7;AG7-AF7;0). Другими словами если сумма которую он должен был получить, больше чем сумма которую он фактически получил, то разница между ними переходит в задолженность предприятия, если же наоборот то в задолженность работника. Здесь предполагается что на листах 1, 2, 3, … 11, 12 в столбцах AF находятся сумма которую он должен был получить на руки в этом месяце, а в столбце AG находятся сумма которую он фактически получил в этом месяце.

2.3.4. Основные принципы и последовательность работы на АРМ.

 

Теперь перейдем к  описания основных пунктов работы нашей программы. Сперва наперво бухгалтеру необходимо ввести базу данных на персонал учебного заведения, другими словами заполнить столбцы листа PERSON (Рисунок 2). Здесь необходимо ввести табельный номер, фамилию имя отчество, должность, размер алиментов и альтернативного взноса.

Далее, необходимо ввести размер минимальной заработной платы на текущий месяц и размеры шкалы и суммы налогов на текущий месяц в столбцы листа SCALE (Рисунок 3).

Ну а теперь нам  просто напросто необходимо заполнить  ячейки начисления в листах 1, 2, 3, … 11, 12 (Рисунок 4).

Как только мы введем начисления, все подсчеты выполнятся автоматически (Рисунок 5).

Наша АРМ бухгалтера вуза готова к использованию.

 

 

ГЛАВА 3

3.1 Качество программного изделия. Основные показатели качественного программного изделия. Надежность программного изделия. Что называется надежностью.

 

Одной из важнейших характеристик  качества программного изделия является надежность.

Надежность - это свойство сохранять работоспособность в течение определенного периода времени, в определенных условиях эксплуатации с учетом последствий для пользователя каждого отказа.

Работоспособным называется такое состояние программного изделия (ПИ), при котором оно способно выполнять заданные функции с параметрами, установленными требованиями технического задания (ТЗ). С переходом программного изделия в неработоспособное состояние связано событие отказа.

Причиной отказа программного изделия является невозможность его полной проверки в процессе тестирования и испытаний. При эксплуатации программного изделия в реальных условиях может возникнуть такая комбинация входных данных, которая вызывает отказ. Таким образом, работоспособность программного изделия зависит от входной информации, и чем меньше эта зависимость, тем выше уровень надежности.

Для оценки надежности используются три группы показателей: качественные, порядковые и количественные.

Рассмотрим основные количественные показатели надежности программного изделия.

1. Вероятность безотказной  работы - это вероятность того, что в пределах заданной наработки отказ системы не возникает. Наработка - продолжительность, или объем работы.

2. Вероятность отказа - вероятность того, что в пределах  заданной наработки отказ системы возникает. Это показатель, обратный предыдущему.