Бухгалтерские документы и их классификация. Документооборот

Балтийская государственная  академия рыбопромыслового флота

Институт прикладной экономики и менеджмента (ИПЭМ)

Кафедра МЕНЕДЖМЕНТА

 

 

 

 

 

 

 

Контрольная работа №1 по дисциплине:

Бухгалтерский учет

На тему:

Бухгалтерские документы  и их классификация. Документооборот.

Вариант 11

 

 

 

Выполнил: студентка 3 курса

Степанова Е.А.

Спец-ти: «менеджмент  организации»

Шифр 09 Эз 1761

Проверил: Добровольская А.Б.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Калининград 2011 
Оглавление

 

 

Введение

Организационную основу системы бухгалтерского учета на предприятиях и в организациях различных  форм собственности составляет документация.

Документ подтверждает совершение хозяйственной операции и служит основанием для записей  в учетные регистры.

Документирование операций - сбор, текущее наблюдение, измерение и запись операций в документах. Для рационального ведения бухгалтерского учета на каждом предприятии должна быть установлена схема документирования хозяйственных операций на основе изучения объектов учета, хозяйственных и производственных процессов и системы управления.

 

1. Бухгалтерские документы  и их значение

Бухгалтерский учет является документальным. Отражение  хозяйственных операций на счетах производится только на основании документации. Документ - это письменное доказательство действительного осуществления хозяйственной операции и права на ее совершение. Качество бухгалтерского учета зависит, прежде всего, от правильности и своевременности составления документов. Роль и значение документов велики. Они служат для предварительного и последующего контроля за сохранностью имущества, за законностью и целесообразностью хозяйственных операций. 

Предварительный контроль осуществляется руководящими работниками организаций при подписании документа, на основании которого совершается определенная хозяйственная операция (прием и выдача материалов, выплата денег из кассы и т.д.). Подписывая документ, работник берет на себя ответственность за законность и целесообразность данной хозяйственной операции. Это возлагает на каждого работника, подписавшего документ, личную ответственность за данное разрешение. Последующий контроль производится, главным образом, в форме документальных ревизий, путем проверки в бухгалтерии всех поступающих документов, а также при аудиторской проверке.

Документация  как способ оформления хозяйственных  операций документами и обоснования  бухгалтерских записей является одним из элементов метода бухгалтерского учета. С документацией тесно связаны другие элементы метода бухгалтерского учета, в частности, счета и инвентаризация.

Документы являются основанием для последующих записей  операций в системе счетов. Они широко используются для анализа хозяйственной деятельности организации, для оперативного руководства и управления хозяйственной деятельностью, так как служат оправданием тех или иных действий оперативных работников. Основанием для отражения хозяйственных операций в системе бухгалтерского учета могут быть только правильно оформленные документы. На основании документов ведется повседневное наблюдение за движением товарно-материальных ценностей, готовой продукции, денежных средств, устанавливаются законность и целесообразность операций. Важное значение имеют документы при ревизии финансово-хозяйственной деятельности, при аудиторской проверке, при рассмотрении уголовных и гражданских дел в процессе дознания, следствия и суда, приобретая юридическую силу доказательства.

В организациях в процессе выполнения финансово-хозяйственной  деятельности совершаются разнообразные операции. Поэтому различны и документы, которыми они оформляются. Разнообразие документов объясняется также особенностями их в учетной работе.

Для выбора наиболее рациональных форм, видов при оформлении тех или иных операций все документы  классифицируют (группируют) по нескольким признакам:

- по назначению,

- по порядку  отражения операций,

- по способу  охвата операций,

- по количеству  учетных записей, 

- по месту  составления.

Ст.9 Федерального закона "О бухгалтерском учете" от 21.11.96г. № 129-ФЗ гласит: "Все хозяйственные  операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет. Первичные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбоме унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать обязательные реквизиты".

В повседневной работе организаций создаются документы  по различным вопросам производственной, хозяйственной, финансовой и общественной деятельности. Это приказы, решения, письма, акты, договоры, протоколы, заявления, телеграммы, справки и др.

Бухгалтерские документы группируются по следующим  разделам учета:

• сельскохозяйственная продукция;
• труд и его оплата;
• основные средства и нематериальные активы;
• материалы;
• работы в капитальном строительстве;
• работы строительных машин и механизмов;
• работы в автомобильном транспорте;
• результаты инвентаризации;
• кассовые операции;
• торговые операции.

Документирование  управленческой деятельности заключается в фиксации различными способами (по установленным формам) соответствующей информации, т.е. создании документов.

Первичные и  сводные учетные документы могут  составляться на бумажных и машинных носителях информации. В последнем  случае организация обязана изготовлять за свой счет копии таких документов на бумажных носителях для других участников хозяйственных операций, а также по требованию органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством Российской Федерации, суда и прокуратуры (ст.9 Федеральный закон "О бухгалтерском учете" от 21.11.96г. № 129-ФЗ, в ред. от 28.03.2002г. № 32-ФЗ).

Документы необходимы для, того, чтобы в течение определенного  времени можно было пользоваться необходимой управленческой информацией  для самых различных целей.

Решение поставленной перед бухгалтерским учетом задачи по обеспечению информацией внутренних и внешних пользователей и показателей деятельности организаций в целях достоверной оценки их финансового и имущественного положения привело к росту объема информации и, в свою очередь, повышению требований к ее качеству. Это требует установления действенного контроля за достоверность учетной информации как важнейшего источника для принятия обоснованных управленческих решений. В этой связи исследование проблем совершенствования документации и документооборота приобретает не только научное, но и практическое значение. Так, в различных нормативных документах, в том числе и в Положении по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности (утв. Приказом МФ РФ от 29 июля 1998г. № 34H), в Положении по бухгалтерскому учету "Учетная политика организаций" (ПБУ 1/98) (утв. Приказом МФ РФ от 9 декабря 1998г.), неоднократно называется и подчеркивается важность рациональной организации документооборота и необходимость его соблюдения.

Однако остаются открытыми вопросы составления  и анализа документации и документооборота с целью повышения эффективности этих процессов.

Острота проблемы подтверждается тем, что сегодня  организация бухгалтерского учета и контроля должна обеспечить достоверную информацию не только по расходу бюджетных средств, но и по каждому виду доходов и расходов от предпринимательской и иной деятельности. Полная и достоверная информация должна быть сформирована о всех сторонах экономической и хозяйственной деятельности как внутри организаций, так и в их взаимоотношениях с другими хозяйственными организациями и с финансово-кредитной системой.

Специфической особенностью бухгалтерского учета  в единой системе учетного наблюдения является сплошное по охвату, непрерывное по времени, документальное по регистрации и обобщающее по измерению отражение учитываемых объектов и процессов.

 

2. Требования к содержанию и составлению бухгалтерских документов.

Документы состоят из отдельных элементов (показателей), которые называют реквизитами (от лат. requisitum — требуемое, необходимое).

Совокупность реквизитов документа предопределяет его форму.

Чтобы документ отвечал  своему назначению, он должен быть составлен  в соответствии с формой, принятой для данной категории документов.

От полноты и качества оформления документов зависит их доказательная (юридическая) сила, так как они служат свидетельством, подтверждением конкретных фактов.

Все реквизиты подразделяются на обязательные и дополнительные.

В соответствии с требованиями Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного Приказом Министерства финансов РФ от 29.07.98 г. № 34н (в редакции Приказа Министерства финансов РФ от 24.03.2000 г. № 31н), первичные документы должны содержать следующие обязательные реквизиты:

•  наименование документа (формы), код формы;

•  наименование организации, от имени которой составлен документ,

•  дату составления;

•  содержание хозяйственной операции;

•  измерители хозяйственной операции (в натуральном и денежном выражении);

•  наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

•  личные подписи и расшифровки (включая случаи создания документов с применением средств вычислительной техники).

По мере необходимости в содержание документа могут быть включены дополнительные реквизиты: Государственный герб Российской Федерации, эмблема организации, наименование вышестоящей организации, индекс предприятия связи, почтовый, телеграфный адрес, номер, ссылка на индекс и дату входящего документа, гриф ограничения доступа к документу, резолюция, отметка о контроле, визы, печать, фамилия исполнителя и номер его телефона, отметка о переносе данных на машинный носитель и другие, по усмотрению организации.

Совокупность расположенных в установленной последовательности реквизитов документа называется его формуляром.

Формуляр для определенного  вида документов называется типовым (например, для приказов, протоколов и т. д.).

Такой формуляр характеризуется  установленным набором реквизитов, расположенных в строгой последовательности.

Состав и размещение реквизитов закреплены в ГОСТе на формуляр-образец.

Документ проходит следующие  стадии подготовки:

•  составление проекта или черновика документа;

•  его предварительное согласование;

•  перепечатка текста (в тех случаях, когда оригинал пишется от руки);

•  согласование и визирование оригинала;

•  подписание оригинала.

К содержанию и форме  документа предъявляются определенные требования.

Подписанию документа  предшествует его редактирование. Оно осуществляется, как правило, исполнителем. Сначала документ внимательно читают, чтобы понять его смысл, выявить повторения и логические несоответствия.

Последовательное и  доказательное мышление — основа построения текста документа.

При составлении и редактировании служебных документов необходимо знать главные требования, предъявляемые к доказательству как особой форме мысли. Если сразу приступить к редактированию, не ознакомившись с документом в целом, то можно внести такие уточнения, которые, как потом может выясниться, уже имеются в тексте. Кроме того, многие вопросы, возникшие в начале чтения, как правило, при дальнейшем знакомстве с документом снимаются.

Первый этап редактирования документа — это сокращение текста, так как точность документа неразрывно связана с его краткостью. Устраняются повторения, аналогичные примеры, факты. Как показывает практика, сокращение нередко обусловливается еще и тем, что жесткие рамки страницы, бланка или заранее отведенного места требуют от пишущего создать документ заранее определенного размера.

Второй этап редактирования — это разбивка текста на части, параграфы, абзацы. После этого устраняют различного рода ошибки, описки и неточности. Выбор того или иного числа рубрик зависит от характера документа, его назначения. Номера абзацев могут обозначаться арабскими или римскими цифрами.

Правка-вычитка — сличение перепечатанного текста с отредактированным, всесторонне выверенным вариантом, принятым в качестве образца.

Правка-сокращение —  устранение из текста малосущественного  материала.

Правка-переделка применяется  в тех случаях, когда автор  текста плохо владеет литературной речью и неумело выражает свою мысль. Правка-переделка очень близка таким видам литературной работы, как запись, переложение, соавторство и т. п. Редактор, литературно обрабатывая текст, использует фактический материал, сообщенный автором. При этом он должен сохранить по возможности особенности авторского стиля.

Правка-обработка —  комплексный вид правки.

Она включает:

•  анализ и отбор фактического материала;

•  оценку и улучшение композиции рукописи;

•  языковую правку текста;

•  проверку правильности внешнего оформления рукописи.

 

3.  Классификация бухгалтерских документов

Современная организация делопроизводства начинается с классификации документов по заданным признакам.

По средствам фиксации все документы в организациях можно подразделить на следующие группы: