Бухгалтерские документы и их классификация. Документооборот

•  письменные — документы рукописные и машинописные, а также изготовленные на множительных аппаратах и изданные типографским способом. В общем документообороте они составляют примерно 95% всех документов;

•  графические — чертежи, схемы, планы, карты, графики, рисунки и т. п. Большое преимущество этих документов в том, что они наглядны и доступны для любого специалиста, не владеющего иностранным языком, поэтому находят все большее применение в народном хозяйстве;

•  фотокинодокументы — разновидность документов, которые дают возможность запечатлеть те объекты или процессы, фиксация которых с помощью других средств была бы затруднительной, а иногда и невозможной.

По видам деятельности независимо от средств фиксации все  документы принято разделять на три большие группы:

•  организационно-распорядительные;

•  по финансово-расчетным операциям;

•  по снабжению и сбыту.

Организационно-распорядительные документы имеют исключительно  важное значение. В них отражены вопросы общего руководства предприятием и его производственной деятельностью. Эти документы составляются работниками всех подразделений предприятия. Документы по организации учета и отчетности составляют непосредственно работники отдела учета.

Документы по финансово-расчетным  операциям составляют в основном работники финансового отдела и бухгалтерии. Правильно составленные документы по финансово-расчетным операциям способствуют рациональному использованию денежных средств.

Документы по снабжению  и сбыту составляют преимущественно  работники планового отдела, отделов  материально-технического снабжения  и сбыта, а также работники  учета.

Документы классифицируют и по наименованиям. Однако изучать документацию предприятий лучше не по наименованиям, потому что структура и особенно их содержание, несмотря на общие наименования, могут быть различными.

По месту составления  документы подразделяются на:

•  внутренние, составленные работниками данного предприятия;

•  внешние, поступающие от других предприятий и лиц.

По юридической силе документы классифицируются на:

•  подлинные, которые выдаются уполномоченными работниками организации с соблюдением всех правил;

•  подложные, содержание или реквизиты которых не соответствуют действительности.

 

4. Бухгалтерские документы  и документооборот

Весь процесс  составления, проверки, обработки, группировки  и отражения документов в соответствующих регистрах должен осуществляться по определенному плану. Для обеспечения правильности и своевременности оформления всех операций документами требуется предварительно установить порядок движения документов.

Путь прохождения  документов от момента их выписки  до передачи в архив называется документооборотом.

Рациональная  организация документационных процессов  предполагает максимальное ускорение движения документов за счет оптимальной последовательности движения и обработки документов. Важно добиваться сокращения пунктов, проходимых тем или иным документом, и времени нахождения (задержки) документа в каждом из них. С этой целью во всех структурных подразделениях организаций следует проектировать маршруты прохождения документов, устанавливать конкретные сроки нахождения документов у каждого исполнителя, а также осуществлять действенный контроль за прохождением документов по маршруту.

Это возможно, если:

• виды, формы, содержание и структура первичной документации определены с учетом наличия материально-технической базы системы создания, сбора и обработки документации;
• внедрена единая система классификации и кодирования документов, а также внесения возможных изменений;
• сроки создания и обработки документов определены, исходя из графика документооборота.

На основе анализа  документопотока организаций, обслуживаемых центральной бухгалтерией, выявлены причины возрастания объемов учетной информации, обусловленные двумя основными факторами: объективными - зависящими от

роста масштабов  и сложности деятельности организаций  и субъективными - зависящими от формы и метода реализации функций в деятельности учреждений. 

  Вторая группа причин требует углубленного анализа комплексов документов, необходимых и достаточных для документирования хозяйственных процессов на каждом уровне управления, а также технологии работы с документами в централизованной бухгалтерии и в обслуживаемых учреждениях с момента создания (получения) документа до сдачи в архив.

Были выявлены неоправданно большие косвенные  потери рабочего времени в результате сложившейся нерациональной практики прохождения документов в учреждениях, обслуживаемых централизованной бухгалтерией, при которой основная их масса проходит через руководителей организаций неоднократно. Это подтверждается показателем кратности прохождения документов через руководителей организаций, обслуживаемых центральной бухгалтерией.

Вторым следствием является неконкретность резолюций  руководителей организаций, обслуживаемых централизованной бухгалтерией. Большие потери времени при работе с документами наблюдаются на среднем уровне управления организаций (начальники отделов, мастера учебных и опытных мастерских), где выполняются не свойственные должностным лицам арифметические расчеты, вручную выписывается многочисленная документация, выполняются функции курьеров и т.п.

С целью упорядочения документации и, следовательно, повышения эффективности оперативного управления следует шире использовать составление документов по принципу учета отклонений фактических данных от нормативных или договорных.

Используя методы сопоставления и учета отклонений, ЭВМ могут выдавать точные сведения о невыполненных полностью или частично поставках с нужной степенью детализации. При включении в условия договора необходимых данных ЭВМ могут определять размеры потерь и санкций в пользу бюджета или потребителей. Сигналы о срыве поставок многократно повторяются впредь до их выполнения или отмены.

Память ЭВМ  допускает внесение всякого рода коррективов и уточнений в  формы, а также может вести  регистрацию подобных изменений, например, немотивированные смены поставщиков или нарушения длительных договорных связей.

Учитывая влияние перечисленных  проблем на совершенствование документационных процессов, в крупных централизованных бухгалтериях для упорядочения документопотоков, повышения оперативности в получении необходимых сведений целесообразно создавать централизованные информационные службы и организовать кольцевую систему сбора и разноски документации между обслуживаемыми учреждениями.

Механизация и автоматизация  документационных процессов в комплексе  с упорядочением первичной документации являются основой высокоэффективной организации бухгалтерского учета.

Исследования  показывают, что в ряде случаев  около 75% документов поступает к непосредственным исполнителям, пройдя максимум инстанций. Время прохождения документов часто превышает время, необходимое для исполнения.

Вследствие  этого общие сроки исполнения документов неоправданно велики. Соблюдение сроков сдачи правильно оформленных документов для дальнейшей обработки в бухгалтерию или на вычислительную установку и сроков выпуска машинограмм имеет важное значение для оперативности и качества учета.

Наблюдения  показывают, что нарушение одной  из сторон (бухгалтерией или обслуживаемой  ею организацией) обоюдно согласованных  графиков приводит к тому, что поступающие с опозданием машинные регистры не используются за ненадобностью. Это значит, что в основе организации автоматизированного бухгалтерского учета должна быть заложена качественная подготовка и своевременная сдача документов.

Исследования, проведенные в организациях, показали, что информация об основной и предпринимательской деятельности организаций и их структурных подразделений используется далеко не полностью, а в ряде случаев не используется вообще. В числе главных причин этого можно назвать низкий уровень классификации и кодирования документов, стандартизации и унификации, а также способов их составления, сбора, обработки и хранения. Эти причины порождают противоречия между сравнительно большим, непрерывно возрастающим объемом информации и малой величиной коэффициента полезного использования информационных источников, имеющих тенденцию к снижению. Наличие информации не всегда гарантирует возможность принятия правильного решения. Ее нужно обработать, систематизировать, проанализировать и выводы в качестве новой или вторичной информации будут способствовать принятию оптимального решения.

К сожалению, приходится констатировать, что бухгалтерские  архивы ведутся в большинстве  случаев из ряда вон плохо. В тех  учреждениях, где они есть, и в  централизованных бухгалтериях архивы представляют собой груду необработанной, почти совсем не систематизированной информации. В большинстве бухгалтерий не предусмотрена должность архивариуса-специалиста по учету, занимающегося воспроизводством запасов информации, способного по первому требованию предоставить документы, необходимые для контроля или экономического анализа финансовой и хозяйственной деятельности.

Выпиской документов занято огромное количество учетчиков, кладовщиков, инженерно-технических  и медицинских работников, Т.к. исходные данные о материальных ценностях, произведенной и отпущенной продукции, использовании машин и оборудования заносятся в первичные документы вручную.

Время, затрачиваемое  на рукописное составление документа, примерно в 80 раз больше скорости мышления и в 20-25 раз больше нормальной скорости речи.

Такое несовершенство в составлении и обработке  документов является причиной наличия  ошибок в экономических сведениях, поступающих от структурных подразделений в централизованную бухгалтерию.

Отсутствие четкой организации в движении первичной документации неизбежно приводит к необоснованной загрузке вычислительной техники, увеличивает объем подготовительных работ (особенно ручных) и снижает оперативность действия автоматизированных систем управления. Иерархическое построение АСУ требует строгой увязки информации между различными уровнями. Это вызывает дополнительные требования более глубокой проработки вопросов совершенствования документационных процессов. Обобщение практики позволяет сделать вывод, что основными недостатками существующих документационных процессов в бухгалтериях являются:

• отсутствие единой научно обоснованной классификации документов одного и того же вида в организациях (по формату, оформлению, терминологии, написанию);
• неоправданное дублирование как отдельных документов, так и содержащихся в них реквизитов;
• несовершенство способов составления и размножения документов;
• нерациональность традиционно сложившихся в организациях маршрутов документов.

В учреждениях  работа по совершенствованию документационных процессов неотделима от анализа сложившегося документооборота. На основе проведенных исследований доказывается, что на практике часто отождествляют понятие "совершенствование документооборота" и "сокращение количества документов".

Дело не только в количестве документов и в объеме отчетности. Важно, нужны ли данные документы и насколько эффективно они используются для целей контроля и оперативного управления деятельностью организации, а также составлением и последующей обработки. Часто бывает более целесообразным идти по пути унификации документации, систематизации и. машинной обработки отчетности.

Исследования  показали, что совершенствование  документации и документооборота в организациях предполагает проведение комплекса организационных мероприятий:

• методическое обеспечение - разработка положений о документообороте как в организациях, так и в подразделениях  (должностных инструкций для работников, связанных с созданием и обработкой документов, программ проектирования);
• материально-техническое обеспечение - изготовление новых бланков документов, установка соответствующего оборудования;
• обучение сотрудников работе с документами, организации семинаров, инструктажей.

Эффективность организации работы с документами  в бухгалтерии определяется рядом факторов:

• унификация и стандартизация; 
• применение единых методов и способов документирования;
• внедрение единых норм, правил, регламентирующих организацию документных работ.

Использование документов невозможно без их классификации, позволяющей правильно формировать номенклатуру дел и последующее их использование в оперативных, контрольных и аналитических целях.

Удобство доступа  к информации во многом определяется особенностями ее структурирования, т.е. к какому блоку отнести те или иные документы.

В настоящих условиях расширяется число пользователей учетной информацией, особенно внешних (инвесторов, кредиторов), что, в свою очередь, превращает, бухгалтерскую документацию и бухгалтерскую отчетность организации в важнейший источник достоверной и надежной информации о показателях деятельности организаций для оценки его финансового и имущественного положения. Это требует установления действенного контроля за качеством учетной информации, от степени достоверности которой будет зависеть эффективность принимаемых управленческих решений.

 

5.  Хранение бухгалтерских документов

Законодательством РФ предусмотрена  обязанность организаций хранить  первичные учетные документы. Условия и процедуры хранения регламентируются целым комплексом нормативных актов, которые не всегда являются объектом должного внимания бухгалтеров-практиков.

Относительно вопросов хранения бухгалтерской документации нормативные документы устанавливают сроки хранения и его процедуру.

В соответствии со статьей17 Федерального закона "Об архивном деле в Российской Федерации" от 22.10.2004 № 125-ФЗ организации обязаны обеспечивать сохранность архивных документов в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами и иными нормативными правовыми актами РФ.