Документация по бухгалтерскому делу

Содержание

 

Введение		3
1.      Теоретические основы документации бухгалтерии		6
1.1	Сущность, виды и классификации  бухгалтерских документов	6
1.2	Системы документации	9
1.3	Организационно – правовая и распределительная документация	13
2.      Технология работы с документациями		24
2.1	Требования к оформлению	24
2.2	Порядок хранения документов	27
2.3	Уничтожение документов на основании их сроков хранения	32
Заключение		36
Список использованной  литературы		39

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

 

Каждая запись на счетах бухгалтерского учета производится на основании первичных учетных документов, которые фиксируют факт совершения той или иной финансовой или хозяйственной операции. При этом первичные учетные документы могут быть приняты к учету только в том случае, если они:

• составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации (документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать установленные действующим законодательством обязательные реквизиты);
• подписаны лицом, уполномоченным на совершение таких действий.

Несоблюдение любого из приведенных  требований может послужить для  работников контролирующих органов  поводом для того, чтобы усомниться в подлинности представленного им документа, следствием чего может стать исключение оформленных таким документом затрат из себестоимости выпускаемой продукции, возникновение споров по поводу правильности расчета налога на прибыль и других налогов.

Как показывает практика, неверное составление тех или иных документов (а тем более их отсутствие) – одна  из основных причин возникновения конфликтов с налоговыми органами, с партнерами по бизнесу или со своими работниками. При отсутствии надлежащим образом оформленных документов организация бывает вынуждена доказывать факт осуществления ею тех или иных финансово-хозяйственных операций (получения и отгрузки продукции, осуществления затрат производственного характера и т.п.) с помощью иных имеющихся в ее распоряжении документов, что в ряде случае бывает затруднительно. Поэтому практически перед каждым бухгалтером очень часто встают вопросы:

• какие документы обязательно должны быть в организации и как их создать;
• как оформить ту или иную операцию;
• как заполнить конкретный документ и кто должен его подписать;
• на основании, каких документов можно делать те или иные проводки.

Словари определяют документ (от латинского documentum - поучительный  пример, способ доказательства) как деловая бумага, подтверждающий какой-нибудь факт или право на что-нибудь.

Постановление Госстандарта России от 27.02.98 № 28 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. ГОСТ Р 51141-98» определяет документ как зафиксированную на материальном носителе информацию с реквизитами, позволяющими его идентифицировать. Документ является носителем не любой, а только юридической и экономической информации, отражающей динамику движения материальных ценностей и денежных средств.

Документирование управленческой деятельности охватывает все процессы, относящиеся к записи (фиксации) и оформлению необходимой для осуществления управленческих действий информации на различных носителях по установленным правилам. Документирование осуществляется на естественном языке (рукописные, машинописные документы, в том числе телеграммы, телефонограммы, машинограммы), а также в электронном виде на искусственных языках с использованием различных носителей (магнитных лент, компакт-дисков, дискет и др.). В целях заключения гражданско-правовых договоров или оформления иных правоотношений, в которых участвуют лица, обменивающиеся электронными сообщениями, обмен электронными сообщениями, каждое из которых подписано электронной подписью или иным аналогом собственноручной подписи отправителя такого сообщения, в порядке, установленном федеральными законами, иными нормативными правовыми актами или соглашением сторон, рассматривается как обмен документами (п. 4 ст. 11 Федерального закона от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»).

Таким образом, законодательство допускает использование электронных документов наряду с документами, созданными на бумажных носителях. Однако в отношении бухгалтерских документов следует учитывать также требование п. 7 ст. 8 Федерального закона от 21.11.96 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете», согласно которому организация обязана за свой счет изготовлять бумажные копии электронных документов для других участников хозяйственных операций, а также по требованию контролирующих органов, суда и прокуратуры.

На основании документов производятся все записи в бухгалтерских  регистрах. При налоговой проверке бухгалтерские документы имеют значение как письменное свидетельство о факте совершения хозяйственной операции либо о праве на ее совершение и служат одним из средств проверки правильности и достоверности отражения хозяйственных операций в бухгалтерском и налоговом учете.

Действительно, отсутствие документов (даже совершенно на первый взгляд незначительных) или неверное их оформление может привести к серьезным проблемам во взаимодействии со своими работниками, с партнерами по бизнесу, с контролирующими органами, с учредителями и т.п. Поэтому одним из главнейших правил каждого бухгалтера должно быть следующее: нет документа – нет операции.

При этом каждый документ в  зависимости от своего  назначения несет в себе конкретную информацию и может исполнять только совершенно определенные функции.

 

 

 

 

1. Теоретические основы документации бухгалтерии

 

1. Сущность, виды и классификации бухгалтерских документов

 

Согласно п. 1 ст. 9 Закона РФ от 21.11.96 № 129-ФЗ «О бухгалтерском  учете» (далее – Закон о бухгалтерском  учете) все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться  оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.

В соответствии с п. 1 ст. 10 Закона о бухгалтерском учете  данные первичных учетных документов систематизируются и накапливаются в регистрах бухгалтерского учета для отражения на счетах бухгалтерского учета и формирования бухгалтерской отчетности.

Согласно п. 7 ст. 9, Закона о бухгалтерском учете первичные  документы могут составляться как на бумажных, так и машинных носителях информации.

В соответствии с п. 1 ст. 10 Закона о бухгалтерском учете  регистры бухгалтерского учета ведутся в специальных книгах (журналах), на отдельных листах и карточках, в виде машинограмм, полученных при использовании вычислительной техники, а также на магнитных лентах, дисках, дискетах и иных машинных носителях. В случае создания документов на машиночитаемых носителях информации согласно п. 18 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного приказом Минфина России от 29.07.98 № 34н (далее - Положение по ведению бухгалтерского учета), организация обязана изготавливать за свой счет копии таких документов на бумажных носителях для других участников хозяйственных операций, а также по требованию органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством Российской Федерации, суда и прокуратуры.

Согласно п. 12 Положения  по ведению бухгалтерского учета  требования главного бухгалтера (или лица, исполняющего его обязанности) по документальному оформлению хозяйственных операций и представлению в бухгалтерскую службу документов и сведений обязательны для всех работников организации.

В случае разногласий между  руководителем организации и  главным бухгалтером по осуществлению  отдельных хозяйственных операций первичные учетные документы по ним могут быть приняты к исполнению с письменного распоряжения руководителя организации, который несет всю полноту ответственности за последствия осуществления таких операций и включения данных о них в бухгалтерский учет и бухгалтерскую отчетность (п. 14 Положения по ведению бухгалтерского учета).[10, с. 7]

Все документы по отражаемым в них видам деятельности делятся на две большие группы. Первая – это документы по общим и административным вопросам, то есть вопросам общего руководства предприятием (организацией) и его производственной деятельностью. Эти документы могут составлять работники всех подразделений предприятия. Вторая группа – документы по функциям управления. Такие документы составляют работники финансовых органов, бухгалтерии, отделов планирования, снабжения и сбыта, других функциональных подразделений.

Документы классифицируются:

• по наименованиям – служебные письма, приказы, протоколы, акты, докладные записки, договоры и т.д. Оформление всех этих документов унифицировано, но они могут быть совершенно разными;
• по месту составления – внутренние (документы, составляемые работниками данного предприятия) и внешние (документы, поступающие из других предприятий, организаций и от частных лиц);
• по содержанию – простые (посвященные одному вопросу) и сложные (охватывающие несколько вопросов);
• по форме – индивидуальные, когда содержание каждого документа имеет свои особенности (например, докладные записки), трафаретные, когда часть документа отпечатана, а часть заполняется при составлении, и типовые, созданные для группы однородных предприятий. Как правило, все типовые и трафаретные документы печатаются типографским способом или на множительных аппаратах;
• по срокам исполнения – срочные, требующие исполнения в определенный срок, и несрочные, для которых срок исполнения не установлен;
• по происхождению – служебные, затрагивающие интересы предприятия, организации, и личные, касающиеся конкретного лица и являющиеся именными;
• по виду оформления – подлинные, копии, выписки, дубликаты;
• по средствам фиксации – письменные, графические, фото-, кинодокументы и т.д.

Подлинник – это подписанный и надлежащим образом оформленный экземпляр документа, составленный в первый раз. Копия – повторное, абсолютно точное воспроизведение подлинника (с пометкой «копия»), засвидетельствованное в установленном порядке соответствующим должностным лицом. На копиях служебных документов, требующих особого удостоверения, в обязательном порядке ставятся подпись руководителя и печать.

Иногда для работы требуется  не копии с подлинного документа, а выписка из того или иного его раздела. При оформлении выписки обязательно надо указать, из какого документа она сделана. Правильность составления выписки подтверждается подписями должностных лиц и печатью. Предприятиям и организациям предоставлено право в случае утери владельцем подлинного документа выдавать ему соответствующий дубликат (с пометкой «дубликат»), имеющий одинаковую юридическую силу с подлинником.

[12.с. 13]

Следовательно, можно сделать  вывод, что информацию для введения учета бухгалтер получает не только из бухгалтерских, но и из управленческих документов (приказы, распоряжения, письма, договоры и т.д.). При этом часть такой организационно - распорядительной документации составляется непосредственно в бухгалтерии. По этому бухгалтеру крайне важно знать не только как выписать накладную или счет-фактуру, но и как составить письмо, приказ, распоряжение и т.д.

 

2. Системы документации

 

Деятельность учреждения, организации, предприятия характеризуется  повторяемостью рабочих ситуаций и  управленческих функций. Такие однотипные управленческие функции и виды деятельности должны документироваться по единым правилам. Объединение документов в системы документации и использование метода унификации документов повышает качество документов и сокращает время на их подготовку.

 Часто учреждения, организации,  предприятия используют неоправданное разнообразие видов документов, отражающих типовые операции. Если при организации работы с документами объединить их в системы документации, руководствуясь методом их унификации, то можно сократить до оптимального минимума количество используемых видов документов и привести к единообразию их формы, структуру и языковые конструкции. При этом, несомненно, повышается качество документов и сокращается время их подготовки.

 Согласно ГОСТ Р  51141-98 «Делопроизводство и архивное  дело. Термины и определения», понятие  «Системы документации» определяется  как совокупность документов, взаимосвязанных  по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению. Понятие «Унифицированная система документации» – как система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности. То есть, системы документации адаптируются под потребности и специфику данного предприятия.