Документы, отнесенные
к одной системе документации,
имеют общие правила работы с ними –
подготовки, согласования, утверждения,
регистрации, исполнения. Общие правила
работы с документами, входящими в одну
систему документации, обусловлены типовыми
управленческими функциями. Объединение
документов в системы документации сокращает
количество локальных нормативных актов,
регламентирующих работу с документами.
Отнесение различных видов документов
к системам документации – важный подготовительный
этап при построении процессов делопроизводства
и документооборота. Цель этой работы:
- привести документы организации к единому стандарту разработки и оформления;
- сократить количество видов документов, используемых в организации;
- выявить типовые операции обработки документов и автоматизировать их;
- организовать оптимальное хранение документов различных видов;
- настроить права доступа к документам различных видов.
Организация работы
с различными системами документации
основана на методах унификации, которая
включает приведение множества видов
документов к оптимальному минимуму (унификация
видов документов) и установление типовой
композиции текстов документов (унификация
структуры текстов).
Унификация – это наиболее
эффективный метод устранения неоправданного
многообразия документных форм и сокращения
избыточной информации в документах. Унифицированные
документы не требуют особого напряжения
при восприятии, облегчают и ускоряют
работу, как автора, так и исполнителя
документа.
Объектом исследований
соответствующих направлений специального
документоведения должны быть
специфические функции отдельных
видов документации. Бесспорно, наиболее
развитым и единственным конституированным
направлением специального документоведения
является управленческое документоведение.
Именно управленческое документоведение
сформировалось из теории и практики
делопроизводства и архивоведения,
в котором документы рассматриваются
в тесном взаимодействии друг с другом
и образуют системы документации. К объекту
изучения управленческого документоведения
предлагается отнести три блока управленческой
документации - общий, экономический и
кадровый, которые предназначены для реализации
управленческих функций, начиная с ведомства
и заканчивая небольшой предпринимательской
структуры (см. рис. 1).
Рис. 1. Составляющие управленческой
документации
Общий блок включает организационно-распорядительную,
первично-учетную, отчетно-статистическую
и информационно-справочную системы
документации. Экономический блок управленческой
документации на уровне предприятия может
включать бухгалтерско-учетную, плановую,
ценовую виды документации, содержащие
свои подклассы и некоторые другие системы
документации, способствующие выполнению
управленческих функций на уровне отдельной
организации или корпорации.
Выделение в отдельный
блок кадровой документации, позволяет
более четко систематизировать документацию
работников кадровых служб, унифицировать
и стандартизировать ее виды, начиная
с обеспечения функций учета работников,
подготовки организационно-распорядительной
документации, ведения личной документации,
отчетно-статистических документов и
заканчивая созданием исполнительной
документации.
Можно сделать вывод, что
в практике делопроизводства традиционно
сложились следующие системы документации:
- организационно-правовая;
- организационно-распорядительная;
- договорная;
- регламентная;
- информационно-справочная;
- планово-отчетная;
- финансово-бухгалтерская;
- кадровая.
Перечисленные системы
документации используются практически
во всех организациях. Однако
это не полный перечень, поскольку
здесь не учтена отраслевая специфика,
которая отражается, в первую очередь,
в проектной, технической, конструкторской
документации.
- Организационно – правовая и распределительная документация
Организационно-правовые документы
являются правовой основой деятельности
организации. На основании этих документов
осуществляется деятельность организации
в целом, отдельных подразделений
и каждого отдельно взятого работника.
Организационно-правовые документы взаимосвязаны
информацией, содержащейся в них: организационной
структурой предприятия, перечнями видов
деятельности, должностей, сфер ответственности.
Виды организационно-правовых
документов:
- устав – свод правил, регулирующих организацию и порядок деятельности в какой-либо определённой сфере отношений или какого-либо государственного органа, предприятия, учреждения. Общие уставы утверждаются, как правило, высшими органами государственной власти, уставы отдельных организаций – их учредителями либо соответствующими министерствами и ведомствами. Уставы имеют общественные организации (добровольные спортивные общества, творческие союзы и др.). Уставы имеются у большинства международных организаций;
- учредительный договор – договор, заключаемый между учредителями юридического лица при его создании. В учредительном договоре учредители обязуются создать юридическое лицо, определяют порядок совместной деятельности по его созданию, условия передачи ему своего имущества и участия в его деятельности. Договором определяются также условия и порядок распределения между участниками прибыли и убытков, управления деятельностью юридического лица, выхода учредителей (участников) из его состава. В силу толкования ст. 52 ГК РФ, учредительные договоры по своему статусу относятся к учредительным документам, что косвенно подтверждается ст. 70 и 83 ГК РФ, а также прямо указано в ст. 89 и 122 ГК РФ;
- структура и штатная численность – правовой акт, регламентирующий состав структурных подразделений организации и штатную численность. Составление документа, определяющего структуру и штатную численность организации, может быть предусмотрено Уставом (Положением об организации);
- штатное расписание – это нормативный документ предприятия, оформляющий структуру, штатный состав и численность организации с указанием размера заработной платы в зависимости от занимаемой должности. Штатное расписание отражает существующее или планируемое разделение труда между работниками, описанное в должностных инструкциях;
- положение об организации – правовой акт, определяющий статус организации, ее задачи и функции, права, ответственность, порядок деятельности;
- должностная инструкция – документ, регламентирующий производственные полномочия и обязанности работника.
Должностные инструкции
разрабатывает руководитель подразделения
для своих непосредственных подчиненных.
Должностные инструкции на должности,
находящиеся непосредственно в
его подчинении, утверждает руководитель
организации. На другие должности инструкции
утверждают соответствующие заместители
по функции. Первый экземпляр должностной
инструкции на каждого работника хранится
в отделе кадров, второй – у руководителя
подразделения, третий – у работника.
Организационно-распорядительные
документы издаются уполномоченным
лицом для инициации, утверждения или
квалификации какого-либо события (факта,
действия) текущей деятельности организации
и (или) предписания отдельным лицам или
подразделениям совершить определенные
действия.
Помимо общей
цели (предписание) организационно-распорядительные
документы объединены общей содержательной
структурой документа, а также общим алгоритмом
их подготовки, согласования, утверждения
и условиями их последующего хранения.
Виды организационно-распорядительных
документов:
- приказ – в административном праве вид акта управления, волевое властное официальное распоряжение руководителя, отданное в пределах его должностных полномочий и обязательное для исполнения подчиненными;
- решение – это правовой акт, принимаемый коллегиальными и совещательными органами учреждений, организаций, предприятий в целях разрешения наиболее важных вопросов их деятельности. Решениями называются также совместные распорядительные документы, принимаемые двумя органами управления и более, один из которых действует на основе коллегиальности, а другой – на основе единоначалия;
- постановление – это правовой акт, принимаемый высшими и некоторыми центральными органами федеральной исполнительной власти, действующими на основе коллегиальности, а также представительными и коллегиальными исполнительными органами субъектов Российской Федерации в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящих перед данными органами, и установления стабильных норм, правил;
- распоряжение – правовой акт, издаваемый единолично руководителем, главным образом, коллегиального органа государственного управления в целях разрешения оперативных вопросов. Как правило, имеет ограниченный срок действия и касается узкого круга организаций должностных лиц и граждан.
Договорная документация
регулирует хозяйственные и иные
взаимоотношения субъектов экономической
деятельности. Договорная документация
объединяется общим подходом к подготовке
и дальнейшему сопровождению, учету и
хранению этих документов. Договорные
документы взаимосвязаны как условиями
взаимоотношений, так и выполнением обязательств
по этим условиям всеми сторонами договора,
поэтому договорная документация содержит
цепочки документов: «договор – дополнительное
соглашение к договору – сопроводительные
документы (спецификации, акты, накладные,
счета-фактуры)».
К договорной документации
относятся:
- типовая форма договора;
- договор, заключенный организацией;
- дополнительное соглашение к договору;
- другие документы, сопровождающие договор (спецификация, накладная, счет-фактура, акт выполненных работ).
Регламентные документы
– это локальные нормативные акты, в которых
описываются процессы деятельности организации,
закрепляется функциональное распределение
зон ответственности за подразделениями
и отдельными работниками при выполнении
отдельных операций, а также содержатся
требования к взаимодействию подразделений
при последовательном выполнении операций.
Регламентные документы
объединены общей содержательной
структурой, едиными требованиями к их
подготовке, согласованию, утверждению
и хранению. Совокупность регламентных
документов представляет собой регламентную
базу организации. Регламентные документы
не должны пересекаться по содержащейся
в них информации и противоречить друг
другу. Регламентные документы классифицируются
по нескольким уровням, в которых документы
одного уровня являются дополнением к
документам другого уровня. Так выстраиваются
цепочки регламентных документов (см.
рис 2).
Рис. 2. Выстраивание цепочки
регламентных документов
Виды регламентных документов:
- политика – совокупность способов ведения бухгалтерского учёта – первичного наблюдения, стоимостного измерения, текущей группировки и итогового обобщения фактов хозяйственной деятельности.
Основы формирования (выбора
и обоснования) и раскрытия (придания
гласности) учётной политики предприятия
впервые были раскрыты в ПБУ 1/94 «Учётная
политика предприятия», утверждённом
Приказом Минфина России от 28.07.1994 №
100;
- положение – это нормативно-правовой документ, регламентирующий деятельность подразделения. В нем закреплено следующее: Общие положения бухгалтерии, ее основные задачи, функции, права, обязанности бухгалтерии и взаимоотношения с другими структурными подразделениями организации (цехами, отделом кадров, экономическим отделом и т.д.);
- инструкция – документ, в котором закреплены обязанности, права и производственные полномочия работника;
- правила – требование для исполнения неких условий (норма на поведение) всеми участниками какого-либо действия, за выполнение которого предусмотрено поощрение, а за невыполнение наказание;
- порядок (регламент) – документ, который перечисляет и описывает по порядку этапы (шаги), которые должен предпринимать участник или группа участников для выполнения бизнес-процесса, как правило, с указанием требуемых сроков выполнения этапов (шагов);
- методика – совокупность приемов, методов обучения чему-либо, методов целесообразного проведения некоей работы, процесса, или же практического выполнения чего-либо;
- стандарт – общепринятый, исторически сложившийся набор правил;
- технологическая карта – это стандартизированный документ, содержащий необходимые сведения, инструкции для персонала, выполняющего некий технологический процесс или техническое обслуживание объекта.
Информационно-справочные документы
имеют вспомогательную функцию
по отношению к другим документам
и предназначены для передачи
сведений от одного адресата другому
или фиксации информационных данных.
Информационно-справочные документы объединены
назначением (вспомогательной функцией)
и общим подходом к регистрации: они не
регистрируются централизованно, отдельные
документы могут вообще не регистрироваться,
в остальных случаях их регистрируют авторы
документов.
Виды информационно-справочных
документов:
- служебная записка – документ, по назначению близкий докладной записке, но составляемый работником или руководителем подразделения на имя руководителя или специалиста другого подразделения;
- объяснительная записка – документ, объясняющий причины какого-либо действия, факта, происшествия, составляемый работником организации и представляемый вышестоящему должностному лицу.
Объяснительная записка
оформляется на стандартном листе
бумаги и адресуется конкретному
должностному лицу;
- служебное письмо – это обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста, – пересылкой почтой;
- протокол – это документ, который содержит записи хода обсуждения вопросов, а также принятия решений на заседаниях, совещаниях, конференциях, деловых встречах и собраниях;
- акт – документ, составленный для подтверждения установленных фактов, событий, действий;
- заявление - это документ, содержащий просьбу, предложение или жалобу какого-либо лица, адресованный организации или должностному лицу учреждения;
- справка – документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов или событий.
Справки отражают основную
деятельность организации или подтверждают
сведения биографического или служебного
характера;
- сводка – документ, содержащий обобщенные сведения по одному вопросу;
- список – документ, содержащий перечисление лиц, предметов, объектов в определенном порядке, составленный в целях информирования или регистрации. Списки составляются и оформляются по тем же правилам, что и перечни, но, как правило, не нуждаются в утверждении. Текст списка излагается в виде перечисления объектов, нумеруемых арабскими цифрами, или в табличной форме;
- перечень – документ, содержащий систематизированное перечисление пр<span class="List_0020Paragraph__Char" style=" font-family: 'Times New Roma