Документальное оформление дебиторской и кредиторской задолженности

1. Нормативное регулирование обязательств. Сроки расчетов и    исковой давности

      Хозяйственные связи – это необходимое условие деятельности предприятия, так как они обеспечивают бесперебойность снабжения, непрерывность процесса производства и своевременность  отгрузки, а так же реализации продукции (работ, услуг). Оформляются и закрепляются хозяйственные связи договорами, согласно которым одно предприятие выступает поставщиком товарно-материальных ценностей, работ или услуг, другое их покупателем, потребителем, а значит и плательщиком. В договорах оговариваются: вид поставляемых материальных ценностей, выполняемых работ и услуг; коммерческие условия поставки; количественные и стоимостные показатели поставок; сроки отгрузки материальных ценностей (выполнения работ услуг); порядок расчетов (условия платежей) между предприятием и поставщиками (подрядчиками).

        Отношения по договору купли-продажи   урегулированы в п. 2 главы 38 ГК РФ, по договору поставки в п. 3 главы 38 ГК РФ

      Согласно  ст. 309 ГК РФ обязательства должны исполнятся надлежащим образом в соответствии с условиями обязательства и требованиями закона, иных правовых актов, а при отсутствии таких условий и требований в соответствии с обычаями делового оборота.

      Определение срока исполнения обязательств по расчетам за поставленные по договору товары (выполненные работы, оказанные услуги) является обязательным условием договоров, предусматривающих поставку товаров (выполнение работ или  оказание услуг).

      По  окончании срока исполнения обязательства  начинается течение срока исковой давности. Исковой давностью признается срок для защиты права по иску лица, право которого нарушено. Согласно ст. 196 ГК РФ срок исковой давности установлен в три года. Списанная дебиторская задолженность не считается аннулированной. пяти лет с момента списания она должна отражаться на забалансовом счете 007 «Списанная в убыток задолженность неплатежеспособных дебиторов», предназначенном в соответствии с Приказом Минфина России от 31 октября 2000 г. N 94н "Об утверждении Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и Инструкции по его применению", для обобщения информации о состоянии дебиторской задолженности, списанной вследствие неплатежеспособности должников и для наблюдения за возможностью ее взыскания в случае изменения имущественного положения должника. При поступлении средств по ранее списанной дебиторской задолженности дебетуют счета учета денежных средств (50,51,52) и кредитуют счет 91 «Прочие доходы и расходы». Одновременно на указанные суммы кредитуют забалансовый счет 007 «Списанная в убыток задолженность неплатежеспособных дебиторов» [7].

      Списание  сумм невостребованной дебиторской задолженности, по которой истек срок исковой давности, производится в соответствии с п. 78 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности организации. Он гласит: «Суммы дебиторской задолженности, по которым срок исковой давности истек, списываются по каждому обязательству на основании данных проведенной инвентаризации, письменного обоснования и приказа (распоряжения) руководителя организации и относятся на финансовые результаты у коммерческой организации или увеличение доходов у некоммерческой организации».

      Порядок расчетов между предприятием и контрагентами  определяется в соответствии с правилами  безналичных расчетов в РФ. В зависимости от содержания фактов хозяйственной деятельности расчеты делятся на два вида:

• по товарным фактам хозяйственной деятельности. В этих случаях организация выступает поставщиком своей продукции, товара, выполненных работ, оказанных услуг.
• по нетоварным фактам хозяйственной деятельности, в течение связанным с движением денежных средств.

      Регулирование бухгалтерского учета дебиторской  задолженности включает в себя 4 уровня, среди которых законодательный, нормативный, методический, уровень предприятия.

      К документам законодательного уровня относится:

• Гражданский кодекс РФ, по которому срок исковой давности, установленный для учета дебиторской задолженности на балансе организации, составляет 3 года;
• Федеральный закон «О бухгалтерском учете», в котором содержатся общие правила ведения учета, в частности то, что необходимо проводить оценку и инвентаризацию имущества и обязательств;
• Приказ «Об утверждении формы «Расшифровка дебиторской задолженности организации»», в котором отражаются указания по заполнению формы, содержащей показатели дебиторской задолженности в целом по организации, включая показатели деятельности филиалов и иных обособленных подразделений, независимо от их местонахождения.

      К документам нормативного уровня относятся:

• ПБУ 4/99 «Бухгалтерская отчетность организаций», содержащее отражение дебиторской задолженности в бухгалтерском балансе и сведения о движении дебиторской задолженности в приложении к бухгалтерскому балансу;
• ПБУ 9/99 «Доходы организации», в котором содержится информация о том, что выручка признается к бухгалтерскому учету в сумме, исчисленной в денежном выражении, равной величине поступления денежных средств и иного имущества и (или) величине дебиторской задолженности;

      В документах методического уровня более подробно излагаются методические основы учета дебиторской задолженности. К документам этого уровня относятся:

• План счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, в котором отражены счета дебиторской (62,71,76) задолженности;
• Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, которые устанавливают порядок проведения инвентаризации задолженности организации и оформления ее результатов.

      Разработка  документов уровня предприятия входит исключительно в компетенцию организации. При этом следует отметить, что содержание таких документов не должно противоречить документам более высокого уровня нормативного регулирования [6, 543с.].

      Эффективная организация учета и управления дебиторской задолженностью решает следующие задачи, стоящие перед предприятием:

• обеспечение постоянного и действенного контроля за состоянием

      задолженности, своевременным поступлением достоверной  и полной информации о состоянии  и динамике задолженности, необходимой  для принятия управленческих решений;

• соблюдение допустимых размеров дебиторской задолженности;
• обеспечение своевременного поступления средств по счетам

      дебиторов, исключающих возможность применения штрафных санкций и нанесения убытков;

• выявление неплатежеспособных и недобросовестных плательщиков;
• определение политики предприятия в сфере расчетов, в частности

      предоставление  товарного кредита, скидок и иных льгот потребителям продукции, получения  коммерческих кредитов при расчетах с поставщиками. 
 

Документальное оформление дебиторской  и кредиторской задолженности

     Дебиторская и кредиторская задолженности в бухгалтерском учете организации отражаются как следствие гражданских обязательств, возникающих в результате определенной сделки. Сделка, оформленная, как правило, договором, представляет собой определенное действие участвующих в ней субъектов (юридических или физических лиц), результатом, которого является возникновение товарных и денежных обязательств.

     Договор обязывает одну сторону - кредитора - предоставить определенные ценности либо выполнить работы и услуги (товарная часть сделки), а другую сторону - дебитора - оплатить в установленные договором сроки, выполненные первой стороной обязательства (денежная часть сделки).

     Общие положения о договорах, понятие  и условия договора, их заключение, изменение и расторжение предусмотрены в Гражданском кодексе Российской Федерации. По договору купли-продажи одна сторона (продавец) обязуется передать вещь (товар) в собственность другой стороне (покупателю), а покупатель обязуется принять этот товар и уплатить за него определенную денежную сумму (цену) [ГК, ст. 454].

     Товаром по договору купли-продажи могут  быть любые вещи с соблюдением  правил, предусмотренных статьей 128 Гражданского кодекса. Договор может  быть заключен на куплю-продажу товара, имеющегося в наличии у продавца в момент заключения договора, а также товара, который будет создан или приобретен продавцом в будущем. Обязательным условием договора купли-продажи является наименование и количество товара (ГК РФ ст. 455). Дополнительными условиями договора являются срок и цена товара.

     Договор купли-продажи, предусматривающий эти  обязательства, является важнейшим  юридическим документом, регулирующим хозяйственные взаимоотношения  поставщика и покупателя. В нем  кроме обязательств передать в собственность покупателя товар и получать за него определенную договором цену приводятся требования к качеству, условиям поставки, определяются порядок расчетов, ответственность сторон и т.д.

     По  договору поставки поставщик-продавец, осуществляющий предпринимательскую деятельность, обязуется передать в обусловленный срок или сроки, производимые или закупаемые им товары покупателю для использования в предпринимательской деятельности или в иных целях, не связанных с личным, семейным, домашним и иным подобным использованием. [ГК, ст.506]

     По  договору мены каждая из сторон обязуется  передать в собственность другой стороны один товар в обмен  на другой. К договору мены применяются  соответственно правила при купле-продаже. При этом каждая из сторон признается продавцом товара, который она обязуется передать, и покупателем товара, который она обязуется принять в обмен. [ГК, ст. 567]

      Платежи на территории России осуществляются путём наличных и безналичных  расчётов. Безналичные расчёты производятся через банки и другие кредитно - расчётные организации, имеющие лицензию Центрального Банка РФ на производство данных операций. Безналичные расчёты могут проводиться в различных формах. Под формой расчётов понимают способ совершения безналичных расчётов с применением установленного правительством документа.     

      Гражданским Кодексом РФ предусмотрены следующие  основные формы расчётов:

1. Инкассо.

     Инкассовая  форма расчётов регулируется правилами использования кассовых поручений, урегулированных в ст. 875 ГК РФ. При инкассо банк - эмитент обязуется по поручению и за счёт клиента осуществить действия по получению от плательщика платежа и/или акцепта платежа. Банк-эмитент, получив поручение клиента, вправе привлекать для его выполнения любой иной банк (банк - исполнитель). Законодательное регулирование по расчётам по инкассо необходимо для обеспечения нормального чекового и вексельного оборота.     

      В настоящее время в банковской практике применяют следующие формы расчётов по инкассо:

      1) платёжные требования, оплаченные  в порядке предварительного акцепта;

      2) требования о безакцептном списании;

      3) инкассовые поручения.

2. Платёжные поручения.

     При расчётах платёжными поручениями покупатель сам проявляет  инициативу платежа. Покупатель даёт распоряжение своему банку перечислить указанную сумму на счёт получателя средств. Расчёты платёжными поручениями производятся за полученный товар и принятые услуги, и по нетоварным операциям. Банк по поручению плательщика обязуется за счёт средств, находящихся на его счёте, перевести определённую денежную сумму на счёт, указанного плательщиком, лица в этом или ином банке в срок, предусмотренный законом или установленный в соответствии с ним. Предусматривается осуществление перевода на основании платёжного поручения, как при межбанковских расчётах, так и в системе одного банка, не исключающего возможность переведения средств на счёт самого плательщика. В соответствии со ст. 863 ГК РФ сроки осуществления безналичных расчётов определяются Банком России. Общие сроки не должны быть более двух операционных дней в пределах субъектов РФ, 5 дней — в пределах РФ. Более короткие сроки для перевода денежных средств на основании платёжного поручения плательщика могут быть определены договором банковского счёта, либо применяемыми в банковской практике обычаями делового оборота. Банк может принять к исполнению платёжное поручение о перечислении денежных средств, если его содержание и форма соответствуют предъявляемым к ним требованиям, установленным законом или изданным в соответствии с ними банковскими правилами. В соответствии с правилами, установленными Положением ЦБ РФ от 03.10.2002 г. № 2 – П  “О безналичных расчётах в РФ” (с изменениями от 03.03.2003 г., 11.06.2004 г.) они должны содержать следующие реквизиты: