Документальное оформление дебиторской и кредиторской задолженности

1. наименование расчётного документа;
2. номер платёжного поручения, дата выписки;
3. номер банка плательщика, наименование;
4. наименование плательщика, счёт в банке;
5. наименование получателя, счёт в банке;
6. наименование банка получателя, его номер;
7. назначение и сумма платежа цифрой и прописью.
8. Акцепт.

 

     Отгрузив продукцию  или выполнив определённую работу, поставщик выписывает на имя покупателя счёт и платёжное поручение; счёт сдаётся в банк на инкассо. Как  правило, счета поставщика и покупателя выписываются в четырёх экземплярах - если в разных банках, или в трёх - если в одном. Различают предварительный акцепт или последующий акцепт.     

      Плательщику при предварительном акцепте  даётся трёхдневной срок со дня поступления  расчётного документа в банк для  согласия или отказа от оплаты. При  отказе посылается телеграмма банку получателю, поставщику и его банку. В случае если организация в течение трёх дней не заявит об отказе от акцепта, расчётный документ считается акцептованным, и суммы списываются с расчётного счёта. Предварительный акцепт применяется при иногородних расчётах.      

      При последующем акцепте расчётные  документы поставщика оплачивают незамедлительно  при получении их банком плательщиком. Организация в течение трёх дней имеет право отказаться от оплаты, и банк восстанавливает списанные  суммы на расчётном счёте плательщика. Без акцепта покупателя списываются суммы на оплату газа, воды, электроэнергии, связи и т. д. Полный отказ возможен из - за отсутствия заказа. Частичный отказ - при неправильных ценах, арифметических ошибках. При поставке недоброкачественной продукции (товаров) деньги возвращаются после предъявления акта о качестве груза в течение 5 дней со дня его составления.

4. Аккредитив.

 

     Расчёты по аккредитивам производятся по месту нахождения поставщика. Применяются, как правило, при разовых расчётах или с покупателями, чья платежеспособность сомнительна. Аккредитив открывается на определённый срок и только на одного поставщика. Согласно Положению о безналичных расчётах для аккредитива плательщик предоставляет обслуживающему банку заявление на бланке установленной формы, в которой указывается:

      1) номер  договора, по которому открывают  аккредитив; срок действия аккредитива;  наименование исполняющего банка;

      2) место  исполнения аккредитива, полное  наименование документов, по которым  производится выплата по аккредитиву,  срок их представления и порядок  оформления;

      3) вид  аккредитива;

      4) для  отгрузки, каких товаров или оказания, каких услуг открывают аккредитив, сроки отгрузки;

      5) сумма  аккредитива;

      6) способ  реализации аккредитива.     

      Банк  действует по поручению поставщика об открытии аккредитива и в соответствии с его указаниями (банк-эмитент). Он обязуется провести платежи получателю средств или, оплатив, акцептовать  или учесть переводные векселя; дать полномочия другому банку (исполняющему) произвести платежи получателю средств, акцептовать или учесть переводной вексель.     

      Аккредитивная форма отличается от расчётов платёжными поручениями. При этой форме платежи  производятся при условии выполнения получателем всех условий аккредитива, определённый его договором с плательщиком.      

      Законодательством РФ предусмотрена возможность исполнения аккредитива нескольких видов:

      1) покрытого  (депонированного) и непокрытого (гарантированного) аккредитива;

      2) отзывного  и безотзывного;

      3) подтверждённого.     

      Открытие  покрытого (депонированного) аккредитива означает, что банк - эмитент обязан перечислять суммы аккредитива (покрытие) за счёт плательщика, либо предоставленного ему кредита в распоряжение исполнительного банка на весь срок действия аккредитива. В случае открытия непокрытого (гарантированного) аккредитива исполняющему банку предоставляется право списывать всю сумму аккредитива с ведущегося у него счёта банка-эмитента. Непокрытый аккредитив может использоваться, в случае если банк - эмитент и исполняющий банк имеют корреспондентские отношения.     

      Отзывным  признаётся аккредитив, который может быть изменён или отменён банком - эмитентом без предварительного уведомления получателя средств. Аккредитив является отзывным, если в его тексте прямо не сказано, что он безотзывной.     

      Безотзывным признаётся аккредитив, который не может быть отменён без предварительного согласия получателя средств. Безотзывной  аккредитив подтверждается банком - эмитентом  по просьбе банка исполнителя. Исполнение безотзывного аккредитива гарантируется не только банком - эмитентом, но и исполнительным банком. Аккредитивная форма расчётов регулируется Положением о безналичных расчётах.

      5.    Чеки.     

      По  п.1 ст. 877 ГК РФ чеками признаются ценные бумаги, содержащие ни чем не обусловленное  распоряжение чекодателя банку произвести платёж указанной в нём суммы чекодержателю. Плательщиком по чеку может быть только банк и другая кредитная организация, имеющая лицензию на занятие банковской деятельностью, где чекодатель имеет средства, которыми он вправе распоряжаться путем выставления чеков.     

      Чек должен удовлетворять требованиям  ст. 878 ГК РФ, а именно:

      1) наименование  “чек”, поручение плательщику выплатить определённую денежную сумму;

      2) наименование плательщика и указание счёта, с которого должен быть произведен платёж;

      3) валюта  платежа;

      4) дата  и место составления чека;

      5) подпись  лица, выписывающего чек;

      6) печать  организации.     

      Оплата  чека производится за счёт средств чекодателя при условии предъявления его в срок, установленный законом. Передача чека производится по индоссаменту. Чек предъявляется к оплате путём предоставления его чекодержателем в банк на инкассо, обслуживающий чекодержателя. Оплата по чеку производится в порядке, установленном для инкассового поручения. Зачисление средств по инкассированному чеку производится после получения платежа от плательщика. Если плательщик откажется оплатить чек, чекодержатель вправе по своему выбору предъявить иск к обязанным по чеку лицам.     

      Поскольку чек является ценной бумагой, передача прав по нему осуществляется в порядке, установленном для передачи прав по ценным бумагам в соответствии со ст. 146 ГК РФ. Согласно этой статье права на чек передаются по индоссаменту. Именной чек не подлежит передаче другому лицу.     

      Основанием  для принятия на учёт кредиторской задолженности перед поставщиками являются расчётные документы и документы, свидетельствующие о факте совершения сделки.

      Основными реквизитами расчётного документа (счёта - фактуры) являются:

1. номер документа и дата его составления;
2. сведения о поставщике (наименование поставщика товаров, его юридический адрес, соответствующий учредительным документам, идентификационный номер и др.);  
3. сведения о грузоотправителе с указанием полного почтового адреса, если поставщик и грузоотправитель не являются одним и тем же юридическим лицом;
4. сведения о покупателе товаров (наименование покупателя, его юридический адрес, идентификационный номер и др.);
5. сведения об условиях поставки, включая сведения о транспортировке груза;
6. формы расчётов за поставку (в безналичном порядке, расчёты наличными через кассу, расчёты векселями, в порядке обменных операций, предварительной оплаты и др.);
7. сведения о проданных товарах, выполненных работах и оказанных услугах (наименование товаров, их технические параметры, типы, размеры, номера моделей);
8. единицы измерения, количество, цена товара по договору за единицу измерения без НДС и с НДС;
9. стоимость товара, включая НДС и без НДС.

 

     Документы, свидетельствующие о факте совершения сделки, необходимые для принятия к учёту выполненных работ и оказанных услуг, включают:

1. акт о приёмке выполненных работ (форма № КС - 2, утверждённая постановлением Госкомстата РФ от 11 ноября 1999г. № 100) - применяется для приёмки выполненных подрядных строительно-монтажных работ производственного, жилищного, гражданского и других назначений;
2. справка о стоимости выполненных работ и затрат (форма № КС-3, утверждённая постановлением Госкомстата РФ от 11 ноября 1999г. № 100) – составляется на выполненные в отчётом периоде строительные и монтажные работы, работы по капитальному ремонту зданий и сооружений, другие подрядные работы;
3. справка для расчётов за выполненные работы (услуги) (форма № ЭСМ -7, утверждённая постановлением Госкомстата РФ от 11 ноября 1999г.          № 100) – применяется для производства расчётов организации с заказчиками и для подтверждения выполненных работ (услуг) строительными машинами (механизмами);
4. товарно - транспортная накладная (форма № 1 - Т, утверждённая постановлением Госкомстата РФ от 28 ноября 1997г. № 78) — применяется при перевозке материальных ценностей автомобильным транспортом;
5. транспортная железнодорожная накладная (ГУ - 27) или корешок дорожной ведомости № 3 (комплект перевозочных документов                ГУ – 29 - 0) - применяются при перевозке материальных ценностей железнодорожным транспортом;
6. почтовая квитанция;
7. квитанция разных сборов за услуги железнодорожного транспорта       (РС-97 М);
8. заказ - квитанция на перевозку и погрузку - разгрузку грузов;
9. акт или иной документ, подтверждающий факт выполнения работ (оказания услуг).

 

     Аналитический учёт по счёту 76 «Расчёты с разными  дебиторами и кредиторами» ведётся  в ведомости № 7. Такая ведомость  открывается для каждого субсчёта. В конце месяца по ведомости аналитического учёта подсчитывают итоги оборотов и выводят сальдо на следующий месяц. Кредитовые обороты в разрезе корреспондирующих счетов из ведомостей   № 7 записывают в журнал - ордер № 8 по кредиту счёта 76. По счёту 76 записи производят итогами за месяц по субсчетам.     

      При получении материалов может оформляться  форма № М -7, когда есть расхождения между фактическим качеством и количеством товара и данными сопроводительных документов. Например, если ценности списаны на задолженность поставщика, сторонних лиц.     

      Для системного отражения операций приобретения материалов, расчётов за произведённые подрядчиком работы и оказанные услуги, и расчётов с поставщиками и подрядчиками предназначен комбинированный журнал - ордер № 6. Он ведётся линейно - позиционным способом, что даёт возможность судить о состоянии расчётов с поставщиками и подрядчиками по каждому документу.     

      При осуществлении расчётов в порядке плановых платежей журнал-ордер № 6 ведётся с ведомостью № 5 «Аналитический учёт расчётов с поставщиками в порядке плановых платежей». Ведомость открывают на год, полугодие или квартал.      

      При журнально - ордерной форме учёта  расчёты с покупателями и заказчиками  ведут в журнале ордере № 11, 8, ведомостях № 7, 16. Аналитический учёт организуется в ведомости № 7 в разрезе каждого дебитора. В этой ведомости, в разрезе каждого дебитора, показывается сальдо на начало месяца. По реализации аналитический учёт ведётся в ведомости № 16. В этой ведомости учёт ведётся в разрезе каждого покупателя и в разрезе каждого вида продукции. Синтетический учёт организуется в журнале - ордере № 11.     

      Когда в кассу поступают суммы по удовлетворённым претензиям, то оформляется приходный кассовый ордер (форма № КО - 1), отчёт кассира (форма № КО - 4). Если деньги по удовлетворённым претензиям поступают на расчётный и валютный счета – выписка банка, платёжное поручение.      

      Акт о списании дебиторской задолженности применяется для списания с баланса дебиторской задолженности, по которой истёк срок исковой давности, других долгов, нереальных для взыскания. По этому акту также списывается ущерб, подлежащий взысканию с виновных лиц.     

      Синтетический и аналитический учёт по счёту 76 «Расчёты с разными дебиторами и  кредиторами» субсчёт 1 «Расчёты по имущественному и личному страхованию» ведётся в ведомости, обеспечивающей формирование информации по отдельным страховщикам и договорам с указанием даты возникновения обязательств по ним и даты их погашения, а также по суммам страховых возмещений, полученных организацией при наступлении страховых случаев.