Документальное оформление и аналитический учет поступления и выбытия основных средств

Если при  инвентаризации выявлены недостачи или неучтенные основные средства, комиссия должна потребовать от материально ответственного лица письменное объяснение, которое позволит установить порядок регулирования расхождений данных инвентаризации и бухгалтерского учета

Результаты инвентаризации отражают в описи основных средств (форма N ИНВ-1). Если же данные описи или акта отличаются от данных бухгалтерского учета (например, выявлены недостачи или излишки механизмов и оборудования), бухгалтер составляет сличительную ведомость результатов инвентаризации основных средств (форма N ИНВ-18).

 

 

6.2. Приказ (постановление,  распоряжение) о проведении инвентаризации

(форма N ИНВ-22)

 

Для приказа о проведении инвентаризации предусмотрен типовой  бланк. Его форма утверждена постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. N 88.

Этим приказом руководитель организации назначает членов инвентаризационной комиссии, определяет виды имущества, которое будет инвентаризироваться (основные средства, нематериальные активы, денежные средства и т.д.), даты начала и окончания проведения инвентаризации.

Приказ составляют в  одном экземпляре и передают председателю инвентаризационной комиссии для ознакомления.

Вот образец  приказа о проведении инвентаризации: см.Приложение 9

 

 

 

 

6.3. Инвентаризационная опись основных средств (форма N ИНВ-1)

 

Для инвентаризационной описи предусмотрен типовой бланк. Его форма утверждена постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. N 88.

По основным средствам  производственного и непроизводственного  назначения составляют отдельные описи.

Опись составляют в 2 экземплярах:

• один экземпляр передают в бухгалтерию для составления сличительной ведомости;
• второй экземпляр остается у работника, ответственного за сохранность основных средств.

При инвентаризации арендованных основных средств опись составляют в 3 экземплярах. Третий экземпляр передают арендодателю.

На основные средства, принятые в аренду, опись составляется в трех экземплярах отдельно по каждому  арендодателю с указанием срока  аренды. Один экземпляр инвентаризационной описи высылают в адрес арендодателя.

Графа 9 "Номер паспорта" заполняется на основные средства, содержащие драгоценные металлы  и камни.

В описи ответственное  лицо комиссии заполняет графу 10 о  фактическом наличии объектов. При  выявлении объектов, которые не отражены в учете, а также объектов, по которым отсутствуют данные, характеризующие их, ответственные лица комиссии должны включить в инвентаризационную опись недостающие сведения и технические показатели по этим объектам. По решению инвентаризационной комиссии эти объекты должны быть оприходованы. В этом случае их первоначальную стоимость определяют с учетом рыночных цен, а сумму износа определяют по техническому состоянию объектов с обязательным оформлением соответствующих актов.

Если в результате инвентаризации выявлены неучтенные основные средства, то в графе 11 "Фактическое наличие"/"Стоимость, руб.коп." указывают их рыночную стоимость.

Инвентаризационную опись  подписывают все члены инвентаризационной комиссии и работники, ответственные  за сохранность основных средств.

Бухгалтер должен проверить  правильность всех расчетов, указанных  в инвентаризационной описи, и подписать  ее последний лист.

Опись должна храниться  в архиве организации 5 лет.

 Вот образец  описи: см.Приложение 10

 

Инвентаризационная опись по форме N ИНВ-1 печатается с вкладными листами по образцу 2-й страницы формы, количество которых определяет заказчик бланков.

При автоматизированной обработке данных по учету результатов  инвентаризации форма N ИНВ-1 выдается комиссии на бумажных или машинных накопителях информации с заполненными графами с 1 по 9.

 

 

6.4. Сличительная  ведомость результатов инвентаризации  основных средств,

нематериальных  активов (форма N ИНВ-18)

 

Для сличительной ведомости  предусмотрен типовой бланк. Его  форма утверждена постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. N 88.

Ведомость составляет бухгалтер  только по тем основным средствам, по которым в процессе инвентаризации были выявлены расхождения с данными  бухгалтерского учета (излишки или  недостачи).

Ведомость составляют в 2 экземплярах:

• один экземпляр остается в бухгалтерии;
• второй экземпляр передают работнику, ответственному за сохранность основных средств.

На основании  ведомости бухгалтер должен сделать  в соответствующих случаях проводку:

Дебет 01 Кредит 91-1

- оприходованы  основные средства, выявленные в  процессе инвентаризации (по рыночной  стоимости с учетом износа).

Списание недостающих  основных средств следует отразить так:

Дебет 02 Кредит 01

- списана амортизация  по недостающим основным средствам;

Дебет 94 Кредит 01

- списана остаточная стоимость  недостающих основных средств.

Ведомость хранят в архиве организации 5 лет.

Вот образец ведомости: см.Приложение 11.

 

 

Ранее неучтенные объекты основных средств, обнаруженные при инвентаризации, принимаются к бухгалтерскому учету по рыночной стоимости и отражаются по дебету счета учета основных средств в корреспонденции со счетом учета финансовых результатов  последующим установлением причин возникновения излишка и виновных лиц.

 

 

7. Оценка основных средств

 

7.1. Виды оценки основных средств

Необходимое условие  правильного учета основных средств - единый принцип их оценки. Различают  три вида оценки основных средств: первоначальную, восстановительную и остаточную.

Основные средства принимаются к бухгалтерскому учету по первоначальной стоимости. Первоначальной стоимостью основных средств, приобретенных за плату, признается сумма фактических затрат организации на приобретение, сооружение и изготовление, за исключением налога на добавленную стоимость и иных возмещаемых налогов (кроме случаев, предусмотренных законодательством РФ).

Фактическими  затратами на приобретение, сооружение и изготовление основных средств  могут быть:

• суммы, уплачиваемые в соответствии с договором поставщику (продавцу);
• суммы, уплачиваемые организациям за осуществление работ по договору
• строительного подряда и иным договорам;
• суммы, уплачиваемые организациям за информационные и консультационные услуги,
• связанные с приобретением основных средств;
• регистрационные сборы, государственные пошлины и другие аналогичные платежи,
• произведенные в связи с приобретением (получением) прав на объект основных
• средств;
• таможенные пошлины и иные платежи;
• невозмещаемые налоги, уплачиваемые в связи с приобретением объекта основных
• средств ;
• вознаграждения, уплачиваемые посреднической организации, через которую
• приобретен объект основных средств ;
• иные затраты, непосредственно связанные с приобретением, сооружением и
• изготовлением объекта основных средств.

Первоначальная  стоимость основных средств не подлежит изменению, за исключением случаев достройки и дооборудования объектов в порядке капитальных вложений, реконструкции и частичной ликвидации объектов (при этом устанавливается, что разница между стоимостью объекта, вновь выявленной в результате указанных мероприятий, и стоимостью объекта, числящейся в бухгалтерском учете, относится на добавочный капитал), а также в случае переоценки. Положением по бухгалтерскому учету "Учет основных средств" (ПБУ 6/97) также предоставлено право организациям самостоятельно производить переоценку объектов основных средств, но не чаще одного раза в год.

Остаточная стоимость основных средств определяется путём вычитания из первоначальной стоимости амортизации основных средств.

С течением времени первоначальная стоимость основных средств отклоняется от стоимости аналогичных основных средств, приобретаемых в современных условиях. Для устранения этого отклонения необходимо периодически переоценивать основные средства и определять восстановительную стоимость.

Под восстановительной стоимостью основных средств понимается стоимость воспроизводства основных средств, т.е. приобретение или строительство инвентарных объектов исходя из действующих цен на момент переоценки.

Различие между  первоначальной и восстановительной  оценками заключается в том, что при оценке по первоначальной стоимости основные средства, приобретенные или созданные в разные годы, выражаются в ценах соответствующих лет, в то время как восстановительная стоимость отражает основные средства в ценах воспроизводства в современных условиях . Это делает необходимым переоценку основных средств.

В действующей  практике восстановительная стоимость  основных средств (согласно Постановлению  Правительства РФ от 24.06.98г. №627) определяется путём их переоценки. Организациям предоставлено право осуществлять переоценку в начале года с использованием индексного метода и метода прямой или экспертной оценки основных средств по документально подтверждённым рыночным ценам.

Сумма дооценки объекта  основных средств в результате переоценки зачисляется в добавочный капитал организации (дебетуют счёт 01 “Основные средства”, кредитуют счёт 83 “Добавочный капитал”).

Сумма уценки объекта  основных средств в результате переоценки относится на счёт прибылей и убытков  в качестве расходов (дебетуют счёт 91 “Прочие доходы и расходы”, кредитуют счёт 01 “Основные средства”).

Сумма дооценки объекта  основных средств, равная сумме его  уценки, проведённой в предыдущие периоды и отнесённой на счёт прибылей и убытков в качестве операционных расходов, относится на счёт прибылей и убытков отчётного периода в качестве дохода. В этом случае сумму дооценки отражают по дебету счёта 01 и кредиту счёта 91.

Сумма уценки объекта  основных средств относится в  уменьшение добавочного капитала организации, образованного за счёт сумм дооценки этого объекта, проведённой в предыдущие отчётные периоды (дебетуют счёт 83 “Добавочный капитал”, кредитуют счёт 01 “Основные средства”.

Превышение суммы уценки объекта над суммой его дооценки, зачисленной в добавочный капитал  в результате переоценки, проведённой в предыдущие отчётные периоды, относится на счёт прибылей и убытков в качестве операционного расхода (дебетуют счёт 91, кредитуют счёт 01).

Для оценки основных средств  могут также использоваться:

Страховая стоимость – величина страховой оценки объектов основных средств, подверженных риску повреждения, утраты или уничтожения (определяется на основании договора страхования);

Ликвидационная  стоимость – стоимость продажи объекта основных средств при банкротстве или ликвидации организации.

Налогооблагаемая  стоимость – стоимость основных средств, определяемая для целей налогообложения.

Поскольку основные средства приносят организации экономические выгоды в течение длительного периода  времени их использования для  производства продукции, выполнения работ, оказания услуг либо для управленческих нужд, то их стоимость включается в издержки производства и обращения не единовременно, а в течение срока их полезного использования путем начисления амортизации

Расходы по капитальному ремонту на увеличение стоимости основных средств не относятся.

 

7.2. Срок  полезного использования в учете  основных средств.

Под сроком полезного  использования понимается период, в  течение которого использование  объекта основных средств призвано приносить доход, или служить для выполнения целей деятельности организации, определяемый для принятых к бухгалтерскому учету основных средств. Для отдельных групп основных средств срок полезного использования определяется исходя из количества продукции или иного натурального показателя объема работ, ожидаемого к получению в результате использования этого объекта.

Примерные сроки  полезного использования для  всех групп основных средств приведены  в постановлении Правительства  РФ от 1 января 2002 г. N 1. Таким образом по отношению к основным средствам впервые применено понятие, ранее используемое только применительно к нематериальным активам. Само по себе определение срока полезного использования подразумевает применение различных способов начисления амортизационных отчислений.

Впервые раскрывается методика определения срока полезного  использования объекта основных средств. В соответствии с п. 4.4 ПБУ 6/97 срок полезного использования  определяется при отсутствии его  в технических условиях объекта (например в таких как технический паспорт) или, при отсутствии установления в централизованном порядке, исходя из ожидаемого срока использования этого объекта в соответствии с ожидаемой производительностью или мощностью применения; ожидаемого физического износа, зависящего от режима эксплуатации (количества смен), естественных условий и влияния агрессивной среды, системы планово - предупредительных всех видов ремонта; нормативно - правовых и других ограничений использования этого объекта (например, срок аренды).