Документооборот в бухгалтерском учёте

СОДЕРЖАНИЕ

 

                                 

 

ВВЕДЕНИЕ

Документ в переводе с латинского означает свидетельство, доказательство, поэтому любая хозяйственная операция оформляется документом, который подтверждает факт ее свершения и делает бухгалтерскую запись юридически законной. Благодаря документу точно известно место, время, объект учёта и ответственные лица. Документом в учёте подтверждается законность и обоснованность всех текущих учётных записей.

В составе документов бухгалтерского учёта различают:

1. первичные документы;
2. учётные регистры;
3. отчётные документы.

 Документы принимаются  к учёту, если они правильно оформлены и содержат обязательные реквизиты. Реквизитами называется совокупность признаков и показателей, содержащихся в документе, таковыми являются:

1. наименование документа;
2. дата составления документа;
3. наименование организации, от имени которой составлен документ;
4. содержание хозяйственной операции;
5. измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;
6. наименование должностных лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность её оформления;
7. личные подписи указанных лиц с расшифровкой.

 

1 Понятие первичных документов

Первичный бухгалтерский документ — это письменное свидетельство о совершении хозяйственной операции, имеющее юридическую силу и не требующее дальнейших пояснений и детализации. 

Первичный бухгалтерский документ должен иметь:

• наименование — финансово-экономическое содержание хозяйственной операции. Документ, не имеющий наименования, а также документ с неясным, плохо читаемым наименованием не будет иметь юридической силы;

• название, а в некоторых случаях адреса и расчётные счета в банках сторон (юридических и физических лиц), участвующих в данной хозяйственной операции. Первичный документ, в котором нет названия и соответствующих атрибутов хотя бы одной из сторон хозяйственной операции, теряет свою адресность и не может быть исполнен;

• дату составления. При отсутствии или нечётком написании даты документ теряет свою адресность во времени. Фактически подобный документ не имеет юридической силы;

• содержание хозяйственной операции (объект документирования), вытекающее из наименования документа, в котором оно имеется в общей форме;

• измерители осуществляемой хозяйственной операции. Отсутствие измерителей в документе лишает его учетно-расчётной базы;

• подписи ответственных лиц — директора организации и главного бухгалтера.

Как правило, для документов используются типовые формы в виде бланков, имеющие межведомственный характер. Сюда относятся бланки ордеров, счетов, накладных, талонов, ведомостей и др. Первичные документы должны составляться в момент совершения операции, а если это по объективным причинам невозможно, то непосредственно по ее окончании.

Если произошла ошибка во внутрихозяйственных учётных записях, то можно применить способ отрицательной записи. При этом ошибочная запись повторяется красными чернилами или стандартными цветами (синий, черный) с заключением ее в прямоугольную рамку.

Возможен способ исправления ошибок в учётных записях путем зачёркивания и дальнейшего исправления (ошибочная запись зачёркивается одной чертой и под ней делается правильная запись с указанием даты исправления и подписью бухгалтера, при необходимости составляется справка, раскрывающая необходимость исправления и причину ошибки). В кассовых и банковских документах никаких исправлений, подчисток, помарок быть не должно.

На основании первичных документов делаются записи в учётных регистрах, карточках, ведомостях, журналах, а также на дисках, дискетах и других носителях.

 

2 Документооборот. График документооборота 

Документооборот - это создание первичных учётных документов или получение их от других организаций, их принятие к учёту, обработка, передача в архив. Движение первичных документов в бухгалтерском учёте регламентируется графиком документооборота. 

График документооборота - это график или схема, которые описывают движение первичных документов на предприятии от момента их создания до момента передачи на хранение. Унифицированной формы графика документооборота нет. Каждое предприятие составляет график самостоятельно, исходя из особенностей деятельности.

Разрабатывает график документооборота главный бухгалтер, а утверждает руководитель предприятия.

График должен устанавливать рациональный документооборот, т.е. предусматривать оптимальное число подразделений и исполнителей для прохождения каждого первичного документа, определять минимальный срок его нахождения в подразделении.

Правильное составление графика документооборота и его соблюдение способствуют оптимальному распределению должностных обязанностей между работниками, укреплению контрольной функции бухгалтерского учёта и обеспечивают своевременность составления отчётности. 

Ответственность за соблюдение графика документооборота, а также за своевременную и качественную разработку документов, своевременную передачу их для отражения в бухгалтерском учёте и отчётности, за достоверность содержащихся в документах данных несут лица, создавшие и подписавшие эти документы.

Контроль за соблюдением исполнителями графика документооборота в организации осуществляет главный бухгалтер. Целесообразно вручить каждому работнику выписку из графика документооборота, в которой перечислены документы, относящиеся к сфере его деятельности. 

Для каждого документа в бухгалтерском учёте существует свой путь движения, т.е. свой документооборот. Однако для всех документов существуют пять основных этапов:

1) составление документа в момент совершения хозяйственной операции, а если это не представляется возможным - непосредственно после ее окончания в соответствии с требованиями, предъявляемыми к его оформлению;

2) передача документа в бухгалтерию, где контролируются полнота сдачи его для учётной обработки;

3) проверка принятых документов  бухгалтером по форме (проверяются  полнота и правильность оформления, заполнение обязательных реквизитов), по содержанию (законность документированных  операций, логическая увязка отдельных  показателей) и арифметическая проверка;

4) обработка документа в бухгалтерии, которая осуществляется в три  этапа: 

• таксировка (расценка) - предусматривает перевод натуральных и трудовых измерителей в обобщающий денежный измеритель. Например, передан табель рабочего времени, на основании которого рассчитывается заработная плата работников;

• группировка - подбор документов, однородных по экономическому содержанию. Например, приход и расход товарно-материальных ценностей; 

• контировка - указание в первичном документе корреспонденции счетов по конкретной хозяйственной операции, вытекающей из содержания документа;

5) сдача документов в архив  на хранение после составления по ним учётных регистров.

График документооборота может быть оформлен в виде схемы или перечня работ по созданию, проверке и обработке первичных документов, выполняемых каждым подразделением вашего предприятия, а также всеми исполнителями с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ.

Работники предприятия (начальники цехов, мастера, табельщики, работники бухгалтерии и другие) создают и представляют документы, относящиеся к сфере их деятельности, по графику документооборота. Для этого каждому исполнителю вручается выписка из графика.

В выписке перечисляются документы, относящиеся к сфере деятельности исполнителя, сроки их представления и подразделения предприятия, в которые представляются указанные документы.

 

 

3 Сроки хранения первичных документов, ответственность за их отсутствие

 

3.1 Сроки хранения первичных  документов

Плательщики согласно подпункту 1.11 пункта 1 статьи 22 Общей части Налогового кодекса Республики Беларусь (далее — НК) обязаны обеспечивать в течение сроков, установленных законодательством, сохранность документов бухгалтерского учёта, учёта доходов (расходов) и иных объектов налогообложения, других документов и сведений, необходимых для налогообложения.

Кроме того, статья 16 Закона Республики Беларусь от 18.10.1994 N 3321-XII «О бухгалтерском учёте и отчётности» (далее — Закон N 3321-XII) предусматривает обязанность организаций хранить первичные учётные документы, регистры бухгалтерского учёта и бухгалтерскую отчётность в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с Законом Республики Беларусь от 06.10.1994 N 3277-XII «О Национальном архивном фонде и архивах в Республике Беларусь».

Программы кодирования, идентификации и машинной обработки данных первичных учётных документов на машинных носителях информации должны храниться в организации в течение срока, установленного для хранения первичных учётных документов на бумажных носителях, и обладать системой защиты.

План счетов бухгалтерского учёта организации и другие документы учётной политики должны храниться организацией не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской отчётности в последний раз.

При ведении первичных учётных документов, регистров бухгалтерского учёта и составлении бухгалтерской отчётности на машинных носителях информации их хранение должно осуществляться в течение сроков, установленных для бумажных носителей информации.

Постановлением Государственного комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь от 06.08.2001 N 38 утвержден Перечень типовых документов органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь по организации системы управления, ценообразованию, финансам, страхованию, управлению государственным имуществом, приватизации, внешнеэкономическим связям с указанием сроков хранения (далее — Перечень N 38). В Перечне N 38 содержатся все виды бухгалтерских и иных документов, подлежащих хранению в течение определенного срока, а также указаны конкретные сроки хранения таких документов.

В частности, главой 7 Перечня N 38 установлены сроки хранения документов бухгалтерского учёта и отчётности. Как правило, документы бухгалтерского учёта и отчётности должны храниться в течение не менее трех лет после проведения налоговой проверки. Так, согласно пункту 462 главы 7 Перечня N 38 первичные документы, зарегистрировавшие факт совершения хозяйственных операций, являющихся основанием для бухгалтерских записей, и приложения к ним (кассовые, бухгалтерские документы, извещения банков, квитанции, накладные, авансовые отчёты и др.) хранятся три года при условии завершения ревизии и после проведения комплексной налоговой проверки.

В соответствии с пунктом 4 Положения о порядке применения перечня типовых документов органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь по организации системы управления, ценообразованию, финансам, страхованию, управлению государственным имуществом, приватизации, внешнеэкономическим связям с указанием сроков хранения, утвержденного Постановлением Государственного комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь от 06.08.2001 N 38, исчисление срока хранения документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством.

Руководитель организации несет ответственность за организацию хранения первичных учётных документов, регистров бухгалтерского учёта и бухгалтерской отчётности (статья 16 Закона N 3321-XII).

 

3.2 Последствия отсутствия первичных учётных документов

В то же время как по объективным причинам (пожар, кража и т. д. ), так и умышленно указанные документы могут быть не сохранены (утрачены, уничтожены). Вместе с тем отсутствие документов бухгалтерского учёта независимо от причины не освобождает субъекта предпринимательской деятельности от проведения проверки, а лишь усложняет процесс ее проведения.

Что касается проверок исполнения налогового обязательства, то плательщику, не обеспечившему сохранность бухгалтерских и иных связанных с налогообложением документов либо не обеспечившему ведение учёта в соответствии с требованиями Закона N 3321-XII, налоговый орган может предложить восстановить бухгалтерский учёт (учёт доходов и расходов) с установлением срока для восстановления учёта. Согласно пункту 146 Инструкции о порядке организации и проведения проверок налоговыми органами, утвержденной Постановлением Министерства по налогам и сборам Республики Беларусь от 29.12.2003 N 124 (далее — Инструкция N 124), такой срок не может превышать трех месяцев. Срок устанавливается по усмотрению налогового органа в пределах трех месяцев.

Следует обратить внимание, что налоговый орган может предложить восстановить бухгалтерский учёт, но не обязан. Предложение по восстановлению учёта вносится в форме письменного требования налогового органа в адрес плательщика.