Формы бухгалтерского учета

- упрощенная форма для  малых предприятий;

- автоматизированная (компьютеризированное  ведение учета).

Таким образом, для рациональной организации бухгалтерского учета  большое значение имеют использование  наиболее совершенных способов и  приемов систематизации и группировки  учетных данных в регистрах бухгалтерского учета, оптимальное сочетание аналитического и синтетического учета и в конечном счете применение прогрессивных форм бухгалтерского учета [11].

 

1.3. Журнально-ордерная  форма бухгалтерского учета

 

Журнально-ордерная форма предусматривает систематизацию учетных данных в специальных регистрах - журналах-ордерах, которые ведутся по кредиту счетов бухгалтерского учета и вспомогательных к ним ведомостях, составленных по дебету счетов.

В основу журнально-ордерной формы учета положен принцип  накапливания данных первичных документов в разрезах, обеспечивающих синтетический и аналитический учет средств и хозяйственных операций по всем разделам бухгалтерского учета [3]. Накапливание и систематизация данных первичных документов производятся в учетных регистрах, которые дают возможность отразить все подлежащие учету средства и все хозяйственные операции по их использованию за отчетный месяц.

Хронологическая и систематическая  запись хозяйственных операций осуществляется одновременно.

При этом журнал хронологической  регистрации хозяйственных оборотов не ведется.

Записи в накопительные  регистры производятся в разрезе  показателей, необходимых для руководства  и контроля над финансово-хозяйственной  деятельностью организации, а также составления месячной, квартальной и годовой отчетности.

Схема журнально-ордерной формы  учета представлена на рисунке 1.

Рис.1. Схема журнально-ордерной формы учета

В журнально-ордерной форме  бухгалтерского учета, как правило, применяются два вида учетных регистров - журналы-ордера и вспомогательные ведомости. В целях группировки некоторых учетных данных могут применяться и специальные разработочные таблицы.

Журналы-ордера - основные регистры бухгалтерского учета. Вспомогательные ведомости применяются, когда требующиеся аналитические показатели сложно обеспечить непосредственно в журналах-ордерах.

В этих случаях группировка  данных первичных документов осуществляется предварительно в ведомостях, из которых итоги переносятся в журналы-ордера.

В основу построения журналов-ордеров  и вспомогательных ведомостей положен  кредитовый признак регистрации  хозяйственных операций по синтетическим счетам. Показатели синтетического учета регистрируются по данным первичных документов только по кредиту соответствующих счетов в корреспонденции с дебетуемыми счетами.

Итоговые данные журналов-ордеров  в конце месяца переносятся в  главную книгу, по данным которой составляется сальдовый баланс с использованием в необходимых случаях отдельных показателей из учетных регистров.

Исходя из принципа регистрации  учетных данных по кредитовому признаку, записи по кредиту каждого синтетического счета (в корреспонденции с дебетуемыми счетами) производятся полностью в каком-либо одном журнале-ордере. Дебетовые обороты по соответствующему синтетическому счету выявляются в различных журналах-ордерах по мере регистрации в них записей по кредиту корреспондирующих с ним счетов.

После перенесения итоговых данных из всех журналов-ордеров в  главную книгу в ней выявляются данные по дебету каждого счета.

Дебетовые обороты по счетам, по которым синтетический и аналитический учет ведется в единых регистрах, также находят отражение в журналах-ордерах, предназначенных для регистрации записей по кредиту этих счетов. Журналы-ордера, где наряду с записями по кредиту определенных синтетических счетов ведется и аналитический учет, содержат два раздела: один - для записи операций по кредиту счета, другой - для отражения показателей аналитического учета.

В журналах-ордерах отражаются однородные по экономическому содержанию операции, а также операции, связанные между собой.

Поэтому они предназначены  для отражения операций по кредиту  нескольких синтетических счетов, одинаковых по своему экономическому содержанию; для каждого из них в регистре отведен раздел или графа.

Для обеспечения правильной группировки данных первичных документов в журналах-ордерах предусмотрены типовая корреспонденция по кредиту счетов и перечень показателей, необходимых для составления месячной, квартальной и годовой отчетности. В журналах-ордерах, предназначенных для синтетического и аналитического учета, также предусмотрены необходимые позиции (статьи) аналитического учета.

Таким образом, в основу построения единой журнально-ордерной формы счетоводства положены следующие важнейшие принципы:

- производство записей  в журналах-ордерах в порядке  регистрации операций только по кредиту счета в корреспонденции с дебетуемыми счетами;

- совмещение в единой  системе записей синтетического  и аналитического учета;

- отражение в бухгалтерском  учете хозяйственных операций  в разрезе показателей, требующихся для контроля и составления периодической и годовой отчетности;

- применение объединенных  журналов-ордеров по счетам, связанным  друг с другом экономически;

- применение регистров  с заранее указанной корреспонденцией  счетов, номенклатурой статей аналитического  учета, показателями, требующимися  для составления периодической  и годовой отчетности;

- применение месячных  журналов-ордеров.

Итоговые записи в журналах-ордерах  подлежат обязательной сверке с данными  первичных документов, на основании  которых произведены записи.

Это обеспечивает надлежащий контроль за правильностью учета  хозяйственных операций. Если записи в журналах-ордерах не могут быть проконтролированы путем их сопоставления с соответствующими показателями других учетных регистров, общий итог по кредиту счета проставляется на основе подсчета сумм по первичным документам.

Суммы, относимые в дебет  счетов, по которым аналитический  учет ведется в соответствующих им журналах-ордерах или ведомостях, расшифровываются и группируются по субсчетам или статьям аналитического учета [21, с.86].

Такая расшифровка может  осуществляться в специальных листках-расшифровках, составляемых по дебетовому признаку, т.е. на каждый дебетуемый счет открывается отдельный листок-расшифровка.

В журналах-ордерах, где отражаются аналитические данные, записи этих данных производятся итогами за месяц. При этом итоги за месяц устанавливаются подсчетом сумм по соответствующим документам, предварительно сгруппированным в разрезе требующихся аналитических данных.

На всех регистрах указывается  название месяца, когда они заполняются, а в необходимых случаях - и  наименования синтетических счетов. В конце месяца регистры подписываются лицами, производившими записи. Все журналы-ордера подписываются главным (старшим) бухгалтером организации или уполномоченным им на то лицом.

В регистрах, из которых необходимые  показатели переносятся в главную  книгу или в другие регистры, делается соответствующая отметка.

Главная книга используется для обобщения данных журналов-ордеров, взаимной проверки правильности произведенных  записей по отдельным счетам и  для составления отчетного баланса. В ней показывается вступительное  сальдо, текущие обороты и исходящее сальдо по каждому синтетическому счету.

Запись текущих оборотов в главную книгу является одновременно и регистрацией учетных данных, отраженных в журналах-ордерах.

В главной книге текущие  обороты приводятся только по счетам первого порядка. Обороты по кредиту  каждого синтетического счета отражаются одной записью, а обороты по дебету - в сумме по каждому соответствующему журналу-ордеру в целом безотносительно к корреспонденции счетов.

Проверка правильности записей, произведенных в главной книге, осуществляется подсчетом сумм оборотов и сальдо по всем счетам.

Таким образом, журнально-ордерная форма учета обеспечивает более  ускоренное движение документов и сокращает число рабочих приемов по обработке, способствует четкому разделению труда. Совмещение данных синтетического и аналитического учета в одном регистре облегчает проведение экономического анализа.

 

1.4. Автоматизированная  форма бухгалтерского учета

 

Автоматизированная форма  бухгалтерского учета подразумевает применение электронно-вычислительных машин, которые с помощью компьютерной программы обеспечивают ведение бухгалтерского учета в организациях. На данный момент разработано достаточно много компьютерных программ, настраиваемых на конкретные потребности пользователей и обеспечивающих ведение бухгалтерского учета в организациях. Бухгалтерские программы содержат, как правило, большой объем нормативно-справочной информации, включающей документы по организации бухгалтерского учета, схемы и календари уплаты налогов и другие данные [21, с.95].

Они позволяют организовать многоуровневый аналитический и  синтетический учет, а также работать с несколькими планами счетов и несколькими базами данных.

Автоматизированная форма  учета дает возможность проводить  большое число различных операций, в частности начисление заработной платы, отчислений на социальные нужды, распределение затрат, закрытие месяца и другие операции.

Схема автоматизированной формы  учета представлена на рисунке 2.

Рис.2. Схема автоматизированной формы учета

Применение ЭВМ позволило  усовершенствовать таблично-перфокартную форму бухгалтерского учета, базирующуюся на использовании счетно-перфократной техники. Автоматизированная форма  бухгалтерского учета заимствовала принципы таблично-перфокартной формы учета. Впоследствии применения ЭВМ, периферийных устройств и ориентации фирм на совершенствование управления и развитие рыночной экономики стала внедрятся автоматизированная форма бухгалтерского учета, основанная на следующих методологических принципах:

- сохранение метода двойной  записи по дебету и кредиту  корреспондирующих счетов;

- организация программной  индексно-последовательной взаимосвязи  бухгалтерских счетов благодаря  кодам стандартов, повторяющихся  хозяйственных операции;

- разукрупнение объектов  учета (не только по дебету  в целом, а по конкретному поставщику и покупателю продукции);

- обеспечение автоматического  ввода ряда данных хозяйственных  операции в ЭВМ с документом через систему периферийного оборудования ( счетчики, датчики);

- обработка в ЭВМ исходной  информации по разным программам  с учетом решений различных задач;

- индексация информации  по каждому синтетическому и  аналитическому счету и использование  для формирования показателей  оборотных ведомостей и Главной  книги;

- получение на основе  обработки информации сформированного  банка данных на различных  уровнях управления с учетом  запросно-ответного режима;

- дифференциация объемов  учетной информации по объектам  управления и обеспечения ее  совместимости и взаимосвязи  с применением системы группировочных показателей и признаков;

- обеспечение выдачи информации, необходимой для составления  всех видов отчетности и оперативного  управления фирмой;

- обеспечение органической  связи всех видов бухгалтерского, оперативно-технического и статического  учетов.

Эти принципы позволяют иметь  эффективную автоматизированную форму бухгалтерского учета с применением ЭВМ, автоматизированных систем [16, с.139].

Таким образом, под формой бухгалтерского учета понимают совокупность учетных регистров, которые используют в определенной последовательности и определенном взаимодействии для ведения учета с применением принципа двойной записи. Определенное сочетание хронологического и систематического учета, связи между учетными регистрами, способ и техника учетных записей – все это определяет форму бухгалтерского учета.   

В соответствии с Законом  о бухгалтерском учете организации  и предприятия могут выбирать любую форму бухгалтерского учета. Главное, чтобы она соответствовала задачам и принципам бухгалтерского учета и позволяла обеспечивать составление достоверной и объективной бухгалтерской отчетности.

 Во второй главе рассмотрим преимущества и недостатки журнально-ордерной и автоматизированной форм учета.

Глава 2. Сравнительная  характеристика журнально-ордерной и

автоматизированной  форм бухгалтерского учета

2.1. Преимущества  и недостатки журнально-ордерной  формы учета

 

Применение журнально-ордерной формы учета позволяет значительно уменьшить трудоемкость учетных работ, повысить контрольную функцию бухгалтерского учета, а также облегчить составление необходимой отчетности. В то же время журнально-ордерная форма учета ориентирована на ручное заполнение бухгалтерских регистров, что делает ее использование неудобным [21].