Формы бухгалтерского учета

Достоинства данной формы  учета по сравнению с другими  формами следующие: взаимосвязь данных синтетического и аналитического учета; отсутствие необходимости многократного дублирования записей; наличие данных, позволяющих оценить эффективность работы организации.

Основные преимущества журнально-ордерной формы учета представлены в таблице 1.

Таблица 1

Преимущества журнально-ордерной формы учета

№ п/п	Преимущества	Характеристика
1	2	3
1	Сокращение количества записей  и улучшение техники учёта.	Система учётных записей  довольно простая. Создание записей  исключает необходимость в составлении  разных промежуточных регистров, которые связывают три стадии учётного процесса: документов, регистров и отчётности. В результате этого ускоряется учётный процесс, уменьшается количество ошибок, ошибки легко обнаруживаются, учёт становится более аналитическим и наглядным.

                                                                                   

  Окончание табл. 1

1	2	3
2	Подчинение регистров целям учёта и анализа.	Облегчается получение данных, необходимых для составления  отчётности. Показатели отчётности получаются с данных текущего учёта без дополнительных выборок. Регистры включают данные для проведения оперативного анализа.
3	Взаимный контроль записей  в учётных регистрах.	Создание регистров журнально-ордерной формы предусматривает чёткую систему  взаимного контроля итоговых показателей, которые получались в учётных регистрах. В них предусматривается порядок расчёта итогов за месяц, при котором итоги подсчитывались по документам, на основании которых осуществлялись учётные записи, жёсткая регламентация журналов-ордеров и ведомостей.
4	Оперативность	Позволяет в значительной мере облегчить работу учётных работников, снизить ею трудоёмкость, повысить оперативность и достоверность  данных бухгалтерского учёта.

 

Таким образом, основными преимуществами журнально-ордерной формы учёта являются:

- совмещение аналитического и синтетического учёта исключает необходимость применения промежуточных регистров;

- сокращение количества записей ускоряет документооборот;

- строгое подчинение регистров требованиям контроля и отчётности исключает необходимость выборки данных в конце отчётного периода;

- возможность широкого применения малой вычислительной техники, лучшее распределение обязанностей между бухгалтерами, улучшение организации и техники ведения учёта.

Эта форма бухгалтерского учета основывается на принципах  накапливания и систематизации данных первичных документов в учетных регистрах, позволяющих обеспечить синтетический и аналитический учет средств источников и хозяйственных операций по всем разделам бухгалтерского учета [14].

Несмотря на наличие некоторых  преимуществ, журнально-ордерная форма учёта является бесперспективной, поскольку завязана на ручном труде бухгалтера.

Основные недостатки журнально-ордерной формы учета представлены в таблице 2.

Таблица 2

№ п/п	Недостатки	Характеристика
1	2	3
1	Неприспособленность к компьютерной обработке данных.	Эта форма учёта рассчитана на ручную работу. С журнально-ордерной формы тяжело перейти на компьютерную.
2	Сложное создание регистров.	Имеет сложное создание отдельных  регистров, разную структуру журналов-ордеров  и ведомостей.
3	Высокий уровень квалификации учетчиков.	Требуется довольно высокий  уровень подготовки учётных работников, отделение дебетовых оборотов по счетам в Главной книге от кредитовых (в журналах-ордерах), составные формы ряда журналов-ордеров, которые раньше приспосабливались к ранее действующей сложной и громоздкой отчётности.

 

Таким образом, к недостаткам  журнально-ордерной формы учета  следует отнести сложность и  громоздкость построения журналов-ордеров, ориентированных на ручное заполнение данных и затрудняющих механизацию учета.

 В методических указаниях  предусмотрено изготовление 16 журналов-ордеров  и большого количества различных  ведомостей. Безусловно, изучить и  запомнить такое количество регистров  вряд ли возможно.

Методические указания по использованию регистров журнально -ордерной формы учета были изданы применительно к Плану счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности предприятий 1992 г. Действующему Плану счетов 2000 г. (с изменениями) предусмотренные регистры не соответствуют.

Таким образом, бухгалтеры не могут использовать в полной мере регистры этой формы, а альбомы регистров с изменениями не издаются. Все это отрицательно сказывается на ведении бухгалтерского учета.

Разработчики программных  средств в пакетах прикладных программ по бухгалтерскому учету в  виде выходных форм предусмотрели журналы-ордера. Однако в последних версиях известных  пакетов прикладных программ («1С:Бухгалтерия» и др.) журналы-ордера представлены в виде регистров, ничего общего не имеющих с регистрами журнально-ордерной формы учета.

Поэтому, чтобы найти выход из создавшейся ситуации, во-первых, необходимо отказаться от использования в общем виде журнально-ордерной формы и ее регистров. При этом можно предоставить бухгалтерам возможность самим корректировать или проектировать соответствующие регистры, но методические аспекты в части содержания регистров должны быть четко аргументированы Минфином России.

При этом предприятия могут  самостоятельно приспосабливать применяемые регистры бухгалтерского учета к специфике своей деятельности при соблюдении общих методологических принципов, установленных Федеральным законом «О бухгалтерском учете».

 

2.2. Преимущества  и недостатки автоматизированной  формы учета

 

Главными признаками, определяющими  автоматизированную форму учета, являются: использование персональных компьютеров и других технических средств для организации комплексной системы обработки информации по всем разделам и счетам бухгалтерского учета; применение системы классификаторов; использование универсальной документации и машиночитаемых носителей информации; сохранение принципа двойной записи; автоматизация логических операций по ведению учета; применение системы регистров, определенной последовательности их изготовления и способов записи и хранения информации, а также возможность использования запросного режима; хранение первичной информации и регистров. В свою очередь технологический и информационный аспекты приводят к созданию автоматизированных рабочих мест бухгалтеров [17].

Основные преимущества автоматизированной формы учета представлены в таблице 3.

Таблица 3

Преимущества автоматизированной формы учета

№ п/п	Преимущества	Характеристика
1	2	3
1	Однократная регистрация     первичной информации        и многократное использованиеучетных данных.	Создание единой информационной базы данных.
2	Возможность организации  бездокументного  сбора  первичных учетных данных.	Использование технических  средств             (сканирующие устройства).

Продолж. табл. 3

1	2	3
3	Унифицированный способ обобщения учетной информации.	Сбор учетной информации на бухгалтерских      счетах, которые являются универсальным        регистром обобщения информации.               Единые методы составления и обработки         первичной документации, формирования          регистров, их аналитической обработки         и составления отчетности согласно             установленному алгоритму в программе.         Компактная и удобная для обзора форма         представления результатной информации.
4	Неограниченная аналитичность учета.	Возможность получения аналитической           информации в любом разрезе, с необходимой     степенью обобщения, за любой период времени, в течение которого накапливаются учетные      данные. Обеспечивается за счет возможности            автоматической обработки данных и хранения    информации всех отчетных периодов в единой    интегрированной базе данных.                  Зависит от модели бухгалтерского учета,       использованной при выборе конкретной          компьютерной системы.
5	Встроенные бухгалтерские знания	Автоматизация процедуры  трансляции данных     о хозяйственных операциях в бухгалтерские     записи на основании первичных документов.     Автоматизация элементов метода                бухгалтерского учета. Сохранение единообразия отображения  однотипных операций.

 

Окончание табл. 3

1	2	3
6	Автоматизация регламентных  процедур закрытия месяца и отчетного периода.	Расчет итогов оборотов и  сальдо по счетам.    Выполнение процедуры закрытия отчетного       периода. Формирование внутренних отчетов.              Формирование внешней отчетности.
7	Повышение достоверности учетных данных.	Автоматизация арифметических операций         обработки информации на основе встроенных     алгоритмов. Автоматизация логических процедур (сортировка информации, выборка, сравнение  и др.).
8	Возможность параллельного ведения учета в нескольких  стандартах.	Возможность получать несколько  систем оценок и показателей, рассчитываемых по разным       методикам на основании одних и тех же         однократно вводимых данных. Организация учета и составление отчетности  в соответствии с международными стандартами учета.

 

Таким образом, автоматизация бухгалтерского учета не только предоставляет указанные преимущества, но и частично вносит следующие изменения в методику бухгалтерского учета:

- при автоматизированной  модели документирования появляется  возможность одновременно с созданием документа формировать типовые корреспонденции счетов, что значительно сокращает учетный процесс и позволяет своевременно создавать необходимые отчеты;

- повышается аналитичность  расчетов за счет возможности  добавления к отдельным бухгалтерским  счетам дополнительных признаков  аналитики, в результате чего на этих счетах, кроме учетных данных, могут отражаться плановые или нормативные показатели;

- ускоряется процесс калькулирования  за счет увеличения скорости  выполнения арифметических операций, повышается аналитичность информации калькуляционных листов благодаря одновременному использованию большого перечня статей;

- ускоряются процесс и  неограниченная частота формирования  бухгалтерской отчетности, а также повышаются достоверность и аналитичность отчетности [20].

Таким образом, автоматизированная форма бухгалтерского учета базируется на методологии бухгалтерского учета и охватывает решение взаимосвязанных вопросов информационного, программного и технического обеспечения.

К недостаткам автоматизированной формы учета можно отнести неполноту (фрагментарность) используемой в них информации, отсутствие необходимой гибкости, невозможности подстраиваться под финансовую структуру того или иного предприятия или фирмы, а также отсутствие возможности автоматического ввода фактической (отчетной) информации.

К сожалению, даже при ведении  учета автоматизированным способом, большую часть показателей в  формах бухгалтерской отчетности придется заполнять вручную. Автоматизированная учетная система поможет лишь не ошибиться в подсчете строк «итого». Поэтому к заполнению форм отчетности следует подойти особенно тщательно.

К недостаткам также можно  отнести невозможность учета  особенностей финансовой структуры  фирмы и неприменимость форм к  нуждам финансового менеджмента [22].

Бухгалтерские программы  содержат, как правило, большой объем  нормативно-справочной информации. Они позволяют организовать многоуровневый учет, а также работать с несколькими планами счетов и несколькими базами данных.

Выбор компьютерной программы - завершающий этап при автоматизации финансовой работы предприятия.