Формы бухгалтерского учёта

1.4 Форма учета «Журнал-Главная».

Данная форма является разновидностью мемориально-ордерной формы. Используется в бюджетных организациях и в небольших организациях.

При ней мемориальные ордера с приложенными к ним документами  являются основанием для записей  по счетам синтетического и аналитического учета. Синтетический учет ведут в книге Журнал-Главная. В ней совмещаются хронологическая и систематическая регистрация мемориальных ордеров.

Книга Журнал-Главная.

Число месяца	№ мемори-ального  ордера	Документ и  содержание операции	Сумма по ордеру	Обороты по синтетическим счетам
				Счет		Счет		И т.д.
				Дебет	Кредит	Дебет	Кредит
01.01
Итого

 

В Журнал-Главную первоначально  вносят остатки по счетам на начало отчетного периода, затем все  операции по документам с разбивкой  по дебету и кредиту корреспондирующих счетов, после чего определяется оборот и остатки по счетам на конец отчетного периода. При этом производится проверка правильности записи: сумма оборотов за месяц по дебету всех счетов должна быть равна сумме оборотов за месяц по кредиту всех счетов.

Содержание этой формы учета  позволяет исключить составление  оборотной ведомости по синтетическим  счетам. По данным остатков на счетах составляется заключительный баланс.

Аналитический учет ведут в книгах или карточках аналитического учета, открываемых в развитие каждого синтетического счета. По счетам аналитического учета составляют оборотные ведомости, итоги которых сверяют с данными счетов синтетического учета в книге Журнал-Главная.

Эта форма находит  применение на предприятиях с небольшой численностью работающих и с небольшим количеством операций, которые не занимаются производством продукции и работ, связанных с большими материальными затратами. Книгу может вести один бухгалтер.

Вариантом этой формы является рекомендованная  Министерством финансов для малых предприятий простая форма учета, в которой журнал-главная называется книгой хозяйственных операций и отдельно ведется ведомость заработной платы.

При этой форме на основании  сгруппированных первичных, а также  сводных документов составляют мемориальные ордера. Мемориальные ордера и приложенные к ним документы являются основанием для записей по счетам синтетического и аналитического учета. Синтетический учет ведут в книге "Журнал-Главная". Форма этой книги позволяет совмещать хронологическую и систематическую регистрацию мемориальных ордеров, то есть заменяет регистрационный журнал и Главную книгу. В конце месяца в этой книге подсчитывают обороты по счетам и итог в колонке "Сумма оборота по статьям". Этот итог должен равняться сумме дебетовых и сумме кредитовых оборотов по всем счетам. В связи с тем, что в книге обеспечивается контрольное равенство оборотов и сальдо, нет необходимости составлять оборотную ведомость по счетам синтетического учета. Аналитический учет ведут в книгах или на карточках. По счетам аналитического учета составляют оборотные ведомости, итоги которых сверяют с данными соответствующих счетов синтетического учета в книге "Журнал-Главная". При форме учета "Журнал-Главная" успешно может применяться сальдовый метод учета товарно-материальных ценностей, накопительные документы, например производственные отчеты, которые одновременно являются регистрами аналитического учета. Основными недостатками этой формы учета являются отставание аналитического учета от синтетического и скапливание к концу месяца большого объема учетной работы.

Форма учета "Журнал-Главная" отличается от мемориально-ордерной тем, что вместо регистрационного журнала  и главной книги применяется  книга "Журнал-Главная"; 2. книга, представляющая собой комбинированный учетный регистр хронологической и систематической записи. Применяется в предприятиях и учреждениях, ведущих учет по форме "Журнал-Главная".

Основные принципы формы  учета «Журнал-главная» заключаются  в следующем:

1. основным регистром, совмещающем в себе признаки систематического и хронологического принципов записи, является книга «Журнал-главная», в которой ведется синтетический учет;
2. записи в книге «Журнал-главная» делаются на основе мемориальных ордеров, составляемых в свою очередь на основе первичных документов;
3. на основе «Журнал-главная» составляется баланс и отчетность, а аналитический учет ведется на карточках, в книгах, оборотной ведомости на основе первичных документов.

Достоинства, присущие форме  «Журнал-главная» в виде простоты, наглядности учетных регистров, в определенной мере теряются в связи с ее недостатками. Основными из них являются:

а) наличие мемориальных ордеров, выступающих как промежуточное  звено между первичными документами  и учетными регистрами;

б) громоздкость аналитического учета;

в) дублирование учетных  записей в различных регистрах;

г) трудности во внедрении  машинного способа обработки  учетных данных и как следствие  постоянное отставание аналитического учета от синтетического.

 

1.5 Журнально – ордерная форма

Особенности журнально-ордерной формы учета:

- применение для учета хозяйственных операций журналов-ордеров, запись в которых ведется только по кредитовому признаку;

• совмещение в ряде журналов-ордеров синтетического и аналитического учета;
• объединение в журналах-ордерах систематической записи с хронологической;
• отражение в журналах-ордерах хозяйственных операций в разрезе показателей, необходимых для контроля и составления отчетности;
• сокращение количества записей благодаря рациональному построению журналов-ордеров и Главной книги.

Журналы-ордера заполняются  по определенным принципам с учетом систематизации по каждому интересующему  счету.  Открываются они на месяц  на отдельный синтетический счет или группу синтетических счетов. Каждому журналу-ордеру присваивают определенный постоянный номер (например, касса - № 1, расчетный счет - № 2). Как правило, журналы-ордера имеют различную форму. Все журналы-ордера заполняются по кредитовому принципу данного счета, к некоторым из них могут открываться ведомости, которые составляются по дебету данного счета.

В журнале-ордере каждой дате должна соответствовать определенная строка.

Все журналы-ордера составляются по принципу шахматной ведомости: сумма  по строкам должна быть равна сумме  по столбцам.

Журнал-ордер № ______ по кредиту счёта________за_______201_года

Дата	В дебет счетов:
	№ счета	№ счета	И т. д.	Итого
Итого

 

Все журналы-ордера составляются на конец месяца на основании первичных  документов или накопительных ведомостей (вспомогательных).

В ряде журналов-ордеров синтетический учет совмещают с аналитическим. Самостоятельный аналитический учет ведут при данной форме учета лишь по тем синтетическим счетам, в дополнение к которым открывается большое количество аналитических счетов (учет материалов, основных средств, готовой продукции).

Месячные итоги каждого  журнала-ордера показывают общую сумму  кредитового оборота счета, операции которого учитываются в данном журнале, и суммы дебетовых оборотов каждого  корреспондирующего с ним счета.

Заполненные журналы-ордера являются основанием для заполнения Главной книги, которая заполняется по принципу дебета каждого счета с кредита счетов журналов-ордеров.

Кредитовый оборот переносят  в Главную книгу с соответствующего журнала-ордера, а обороты по дебету записывают в книгу из разных журналов-ордеров по корреспондирующим счетам.

Главная книга. Счёт №_____________

Месяц	С Кт счета № по ж/о	И т.д.	Итого по дебету	Итого по кредиту	Сальдо
					Дт	Кт

 

Заполнение журнала-ордера по кредитовому принципу, а Главной книги - по дебетовому  - позволяет исключить дублирование оборотов по корреспондирующим счетам.

Главная книга заполняется  по всем счетам ежемесячно, ведется  в течение года и на новый финансовый год заводится новая книга.

Каждому счету в Главной книге отводится 1 лист.

В Главной книге в  конце месяца обязательно выводят  обороты (по дебету и кредиту) за месяц  и показывают сальдо на начало и  на конец  месяца.

Составленная Главная  книга является основанием для заполнения бухгалтерского баланса.

Главная книга является основным регистром учета, так как  при проверке сверяют остатки  в Главной книге с остатками  в балансе.

Применение журнально-ордерной формы бухгалтерского учета позволяет  значительно уменьшить трудоемкость учета за счет совмещения в одном регистре синтетического и аналитического учета, систематических и хронологических записей, отмены ряда регистров. Данная форма учета повышает контрольное значение учета, облегчает составление отчетов.

К недостаткам следует  отнести сложность и громоздкость построения журналов-ордеров, ориентированных на заполнение в ручную и затрудняющих механизацию учета.

В основу построения единой журнально-ордерной формы бухгалтерского учета положены следующие важнейшие  принципы:

• записи в журналах-ордерах производятся в порядке регистрации операций только по кредиту счета в корреспонденции с дебетом счетов;
• совмещение в единой системе записей синтетического и аналитического учета;
• отражение в учете хозяйственных операций в разрезе показателей, необходимых для контроля и составления периодической и годовой отчетности;
• применение журналов-ордеров по сетам, связанных друг с другом экономически;
• применение регистров с заранее указанной корреспонденцией счетов, номенклатурой статей аналитического учета, показателями, необходимыми для составления отчетности;
• применение месячных журналов-ордеров.

 

1.6 Автоматизированная форма бухгалтерского учета

В общем виде данной форме  учета свойственна такая последовательность обработки информации: машинный носитель информации — ЭВМ — машинограммы выходной информации.

В настоящее время  организации интенсивно оснащаются многофункциональными проблемно-ориентированными мини-ЭВМ — компьютерами. Они позволяют накапливать данные непосредственно в традиционных учетных регистрах (карточках, листах и др.) и на машинных носителях информации (диске, дискете, барабане, перфоленте, магнитной ленте и др.).

Компьютеры относительно просты в эксплуатации, что позволяет  оснащать ими рабочие места бухгалтеров  и на их основе создавать автоматизированные рабочие места (АРМ) бухгалтера.

Применение машинно-ориентированных  форм учета обеспечивает:

• механизацию и во многом автоматизацию учетного процесса;
• высокую точность учетных данных; оперативность данных учета;
• повышение производительности учетных работников, освобождение их от выполнения простых технических функций и предоставление большей возможности заниматься контролем и анализом хозяйственной деятельности;
• увязку всех видов учета и планирования, поскольку они используют одни и те же носители информации.

Автоматизированная форма  учета основана на использовании  ЭВМ. Она представляет собой комплексную  автоматизацию учетного процесса, начиная  от сбора первичных учетных данных до получения бухгалтерской отчетности.

Информация справочного  характера вводится в ЭВМ в начале работы, текущая учетная информация – с первичных документов, либо со специальных регистров учетных данных производится по специальным программам, в соответствии с которыми полученная учетная информация может храниться, поступать в обработку, выдаваться на экран или печать по запросу.

Программы регистрации  и обработки бухгалтерской информации должны быть адаптированы к правилам ведения бухгалтерского учета. Это  относится к представлению бухгалтерских  регистров в удобном для чтении виде, невозможности несанкционированных исправлений в записях и др.

Учетным регистром, получаемым с ЭВМ, может быть любой документ, содержащий систематическую или  хронологическую запись.

Одной из важнейших задач  автоматизированной системы бухгалтерского учета является, наряду с выпуском полного комплекта бухгалтерской и налоговой отчетности, максимальная автоматизация расчетных процедур, решающих возникающие проблемы. 

Учет может осуществляться путем  заполнения журнала хозяйственных операций. Однако формирование корреспонденции счетов может отражаться в данном журнале и после заполнения первичных документов.

Быстрота и удовлетворение различных  пользователей в соответствующей информации на основе единого ее массива — отличительная черта автоматизированной формы бухгалтерского учета.

Новый этап в автоматизации бухгалтерского учета связан с появлением новой  версии программы «1С: Бухгалтерия 7.8». С ее помощью стал возможным многомерный и многоуровневый аналитический учет, обеспечивший более тесное взаимодействие функциональных и инструментальных подходов при разработке этой версии, интеграцию функций ведения внутреннего (управленческого) и финансового учета.