Хранение бухгалтерских документов

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение

высшего профессионального образования

«Забайкальский государственный университет»

(ФГБОУ ВПО «ЗабГУ»)

Факультет ______________________________________________________________________

Кафедра ________________________________________________________________________

 

 

 

 

 

 

 

 

КУРСОВАЯ РАБОТА

 

 

 

 

по _____________________________________________________________________________

(наименование дисциплины)

 

на тему _________________________________________________________________________

________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

 

 

 

 

Выполнил студент группы _________________________________________________________

(группа, фамилия, имя, отчество)

 

 

 

 

Руководитель работы:_____________________________________________________________      (должность, ученая степень, фамилия, имя, отчество)

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Чита

20__

 

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение

высшего профессионального образования

«Забайкальский государственный университет»

(ФГБОУ ВПО «ЗабГУ»)

Факультет ______________________________________________________________________

Кафедра ________________________________________________________________________

 

 

ЗАДАНИЕ

на курсовую работу

 

По дисциплине __________________________________________________________________

Студенту _______________________________________________________________________

(фамилия, имя, отчество)

 

специальности (направления подготовки) ____________________________________________

________________________________________________________________________________

 

1 Тема курсовой работы ___________________________________________________________

________________________________________________________________________________

2 Срок подачи студентом законченной  работы________________________________________

3 Исходные данные к работе _______________________________________________________

________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

________________________________________________________________________________

4 Перечень подлежащих разработке  в курсовой работе вопросов:

_______________________________________________________________________________

_______________________________________________________________________________

_______________________________________________________________________________

5 Перечень графического материала (если имеется):

________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Дата выдачи задания _________________

Руководитель курсовой работы_____________________________________________

(подпись, расшифровка подписи)

Задание принял к исполнению

«__» _________________ 20__г.

 

Подпись студента _______________ / __________________________/

(И.О.Ф.) 

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение

высшего профессионального образования

«Забайкальский государственный университет»

(ФГБОУ ВПО «ЗабГУ»)

Факультет ____________________________________________________________________

Кафедра______________________________________________________________________

 

 

 

 

ПОЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА

к курсовой работе

 

по _____________________________________________________________________________

(наименование направления подготовки)

 

на тему ______________________________________________________________________

__________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

 

 

 

 

 

Выполнил студент группы ______________________________________________________

(группа, фамилия, имя, отчество)

 

 

 

 

 

Руководитель работы:_____________________________________________________________      (должность, ученая степень, фамилия, имя, отчество)

 

 

 

 

 

 

 

 

 

РЕФЕРАТ

Цель курсовой работы – разобрать, насколько важно хранение бухгалтерских документов в организации, какими законами регулируется и какова ответственность за ненадлежащую организацию архивных документов.

Для достижения поставленной цели необходимо решить такие задачи как:

- ознакомиться с нормативными  документами, прописывающие порядок  хранения документов;

- проанализировать какие документы  подлежат хранению;

- выбор способа хранения документов.

Ключевые слова: Порядок хранения бухгалтерских документов, Уничтожение бухгалтерских документов, Виды бухгалтерских документов, Сроки хранения бухгалтерских документов, Организация архива, Требования к условиям хранения.

Курсовая работа включает в себя разделы:

- общие положения;

- условия хранения;

- движение документов.

При написании курсовой работы мною были использованы учебные пособия по бухгалтерскому учёту, кодекс об административных правонарушениях, Федеральный Закон от 22.10.2004 за №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», положения из Росархива от 06.02.2002., приказ Министерства культуры РФ от 25 августа 2010 г. N 558, Федеральный закон от 06.12.11 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», приказ Минкультуры от 25.08.2010 г. N 558 "Об утверждении "Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения".

 

СОДЕРЖАНИЕ

Введение……………………………………………………………………...... 1.Общие положения……………………………………………………............ 1.1.Основные документы……………………………………………....... 1.2.Виды и сроки хранения…………………………………………....... 1.3.Ответственность за нарушение хранения документов..................... 1.4.Момент исчисления сроков хранения................................................ 2.Условия хранения……………………………………………………............ 2.1.Варианты организации хранения документов........……………....... 2.2.Организация учёта архивных  документов......................................... 2.3.Ответственность за  ненадлежащее хранение документов  ……...... 3.Движение документов……………………………………………………..... 3.1.Выдача документов………………………………………………...... 3.2.Уничтожение документов………………………………………....... 4.Задача……………………………………………………………………........ Заключение…………………………………………………………………...... Список использованных источников.......………………………………….....

6 7 7 8 10 11 11 11 14 16 18 18 19 24

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ВВЕДЕНИЕ

Цель курсовой работы – разобрать, насколько важно хранение бухгалтерских документов в организации, какими законами регулируется и какова ответственность за ненадлежащую организацию архивных документов. Ведь по закону бухгалтерские документы являются своего рода оправдательными документами, имеющими юридическую силу.

Бухгалтерские документы составляют до 80% общего документооборота организации. Хранение, а также своевременное уничтожение бухгалтерских документов – актуальная задача для многих бухгалтеров. Чаще всего особое внимание уделяется требованиям законодательства в части порядка и сроков хранения бухгалтерской документации. Таким образом, перед организацией встаёт множество вопросов:

• организация учёта архивных документов;
• безопасное хранение документов организации;
• уничтожение архивных документов;
• какие документы организацией передаются в архив;
• и другие;

Значение документов в бухгалтерском учете чрезвычайно велико. Они являются источником сведений, необходимых для принятия управленческих решений, обеспечивают контроль за сохранность материальных ценностей и денежных средств, имеют документальную (юридическую) силу при возникновении споров или предъявлении претензий и исков, являются источником информации о финансово-хозяйственной деятельности с целью анализа и контроля со стороны учредителей, налоговой службы, аудита. От достоверности, реальности и своевременности составления первичных документов зависит качество бухгалтерского учета.

1.Общие положения.

1.1Основные документы

Порядок хранения документов регламентируется следующими основными документами:

1. Федеральным законом от 22.10.2004 №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;
2. Основными правилами работы архивов организации - одобрены решением Росархива от 06.02.2002;
3. Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным Приказом Министерства культуры РФ от 25 августа 2010 г. N 558;
4. Действующим Положением о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденным приказом Минфина СССР от 29.07.1983 №105.
5. Федеральным законом от 06.12.11 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»;
6. Налоговым кодексом РФ;

В Федеральный закон от 06.12.11 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» указано, что организации обязаны хранить бухгалтерскую документацию в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но при этом минимальный срок хранения не может быть менее пяти лет. Также  следует отметить, что в соответствии со статьей 5 Федерального закона от 22.10.2004 №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» к архивным документам относятся все документы, независимо от вида их носителя. Это означает, что хранение документов относится как к документам на бумажных, так и на электронных носителях.

1.2. Виды и сроки хранения бухгалтерских документов

Виды бухгалтерских документов, с которыми работает бухгалтерия, делят на две группы.

Рисунок 1 – Виды бухгалтерских документов

Рассмотрим, в течение, какого срока следует хранить те или иные бухгалтерские (налоговые) документы. Рассмотрим Федеральный закон от 06.12.11 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». В статье 29 которого указано, что первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность, документы учетной политики (включая рабочий план счетов) подлежат хранению экономическим субъектом в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с Правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет после отчетного года.

 Налоговое же законодательство (подпункт 8 п. 1 ст. 23 Налогового кодекса РФ) требует в течение четырех лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов (в том числе бумаг, подтверждающих получение доходов, осуществление расходов, а также уплату и удержание налогов). Как мы видим, сроки,  установленные бухгалтерским и налоговым законодательством, не совпадают. Кроме этого, срок хранения каждого конкретного документа нужно определять в соответствии с Перечнем, утвержденным приказом Минкультуры от 25.08.2010 г. N 558 "Об утверждении "Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения".

Чтобы избежать ответственности за несоблюдение правил, установленных законодательством, следует руководствоваться следующими правилами:

— Хранить документы не менее пяти лет, если Перечнем установлены меньшие сроки хранения;

— Хранить документы в течение сроков, установленных Перечнем, если он предусматривает период хранения, превышающий пять лет.

 Таблица 1 – Сроки хранения отдельных документов;

 

№ п/п	Сроки хранения отдельных документов
	Вид документа		Срок хранения документов
	1		2
1	Бухгалтерская отчётность: годовая квартальная (при наличии годовой)		Не менее 10 лет 5 лет
2	Бухгалтерские учётные регистры (Главная книга, журналы-ордера, разработочные таблицы и т.д.)	5 лет при условии завершения  проверки (например: налоговой) и отсутствие разногласий
	Продолжение таблицы 1
3	Первичные документы и приложения к ним, зафиксировавшие факт хозяйственных операций		5 лет при условии завершения  проверки (например: налоговой) и отсутствие  разногласий
4	Лицевые счета		75 лет
5	Документы на выдачу заработной платы, пособий, материальной помощи и т.д., доверенности  на получение денег или товарно-материальных ценностей		5 лет при условии завершения  проверки (например: налоговой) и отсутствие  разногласий
6	Документы о ведении валютных операций, операции с грантами		Не менее 10 лет
7	Договоры, соглашения (кредитные, хозяйственные, операционные)		5 лет после исчисления срока  действия договора
8	Табели учёта рабочего времени		1 год
9	Трудовые договоры		75 лет
10	Трудовые книжки невостребованные		Не менее 50 лет
11	Графики предоставления отпусков		1 год