Хранение бухгалтерских документов

В случае временного выноса архивных документов заполняются соответствующие графы о наименованиях изъятых документов, периоде времени, к которому они относятся, коде места их хранения. При возврате этих документов делается отметка о дате возврата в записи о посещении места хранения для временного выноса документов, произведенной ранее.

Таким образом, при временном выносе каких-либо документов из данного журнала становится возможным определить лицо, у которого должны находиться временно изъятые документы. В случае посещения места хранения для пополнения его новыми архивными документами или их безвозвратного изъятия журнал не заполняется.

Журнал посещений и ключи от места хранения документов должны храниться у лица, ответственного за организацию хранения документов в месте хранения, с целью исключения доступа к архиву посторонних лиц без соответствующих полномочий.

 

Архивные документы выдаются из архивохранилища на срок:

1. до одного месяца – работникам организации;
2. до трех месяцев – другим организациям во временное пользование;
3. до шести месяцев - судебным, правоохранительным и иным уполномоченным органам.

При возвращении архивных документов в архивохранилище осуществляется полистная проверка их физического состояния в установленном порядке. В книге выдачи архивных документов делается отметка о возвращении архивных документов в присутствии возвративших их работников организации. Если выявлены повреждения возвращаемых архивных документов, составляется акт в произвольной форме, который подписывается работником архивохранилища и лицом, возвращающим архивные документы, и представляется на рассмотрение руководства организации.

3.2. Уничтожение документов

Для экспертизы ценности и уничтожения документов, создаваемые в процессе деятельности организации, отбора и подготовки их к передаче на государственное хранение в архивы организацией создается постоянно действующая экспертная комиссия. В ее состав включаются наиболее квалифицированные специалисты из всех существующих структурных подразделений компании, которые могут оценить ценность тех или иных видов документов. Состав экспертной комиссии утверждается руководителем организации. Именно экспертная комиссия в организации занимается вопросами отбора документов на постоянное и временное хранение, она же принимает решение об уничтожении документов, сроки, хранения которых истекли.

Данная экспертная комиссия проводит экспертизу ценности документов на стадии подготовки их к архивному хранению и отбирает документы организации для дальнейшего хранения и к уничтожению. Соответственно и ликвидационная комиссия  должна создать экспертную комиссию и провести экспертизу всех имеющихся документов организации.

По результатам экспертизы документов ликвидационной комиссии следует организовать процедуру уничтожения документов, срок хранения которых истек. Принципы физического уничтожения документов установлены в п.9.9. Национального стандарта Российской Федерации «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования. ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007», утвержденного Приказом Ростехрегулирования от 12.03.2007 N 28-ст.

Согласно Федеральному закону от 22.10.2004 N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» при ликвидации негосударственных организаций, образовавшиеся в процессе их деятельности и включенные в состав Архивного фонда Российской Федерации архивные документы, документы по личному составу, а также архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли. Должны быть переданы ликвидационной комиссии в упорядоченном состоянии на хранение в соответствующий государственный или муниципальный архив на основании договора между ликвидационной комиссией и государственным или муниципальным архивом. При этом ликвидационная комиссия организует упорядочение архивных документов ликвидируемой организации.

Следовательно, если срок хранения документов не истек, ликвидационная комиссия должна организовать их упорядочение и передачу в государственный или муниципальный архив по соответствующему договору.

Если организация не является источником комплектования государственных, муниципальных архивов, то уничтожение документов производится без согласования с архивными органами.

В организациях, не передающих документы в государственный архив, документы, подлежащие уничтожению, определяются только после составления годовых разделов описей дел постоянного хранения, а по личному составу - только после утверждения руководителем организации.

Уничтожение документов с истекшими сроками хранения в обязательном порядке оформляется актом, который готовит экспертная комиссия, а утверждает руководитель организации. Унифицированной формы такого акта нет, поэтому организация должна разработать свою форму (в акте должны присутствовать все реквизиты, относимые Федеральным Законом от 06.12.11 г. № 402-ФЗ в состав обязательных) и закрепить ее использование в учетной политике компании. Напоминаем еще раз, что в самостоятельно разработанной форме акта должны присутствовать все реквизиты, относимые Федеральным законом от 06.12.11 г. № 402-ФЗ в состав обязательных.

Документы уничтожаются только при условии проведения за указанный период инвентаризации. Если период, который охватывают документы, не обревизован, уничтожить их нельзя. Началом срока хранения документов считается 1 января года, следующего за годом, в котором они были составлены (или приняты к учету). Например, исчисление срока хранения дел, составленных в 2010 г., начинается с 1 января 2011 г.

Также следует отметить, что независимо от того, является ли организация источником комплектования государственных архивов или нет, выделение дел на уничтожение может осуществляться силами специализированной (архивной) компании.

Такой подход позволяет:

• исключить до минимума риск ошибочного (неправомерного) отбора документов на уничтожение или делегировать его сторонней организации;
• сократить непрофильную нагрузку на бухгалтера;
• существенно повысить оперативность выделения дел к уничтожению;
• подготовить акт о выделение дел к уничтожению в строгом соответствии с нормами законодательства.

Но организация может уничтожить документы самостоятельно. К примеру, путем сожжения либо воспользовавшись уничтожителем бумаг. В этом случае факт уничтожения устаревших документов должна зафиксировать экспертная комиссия, составив соответствующий акт. В связи с отсутствием унифицированной формы указанного акта он составляется в произвольной форме.

Уничтожение документов без соблюдения сроков их хранения является незаконным и влечет административную ответственность. В соответствии со ст. 13.20 КоАП РФ установлены административные санкции за нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования документов в виде предупреждения или наложения административного штрафа в размере от 100 до 3000 рублей.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

В курсовой работе  мною были достигнуты все поставленные задачи, а именно:

- ознакомиться с нормативными  документами, прописывающие порядок  хранения документов;

- проанализировать какие документы  подлежат хранению;

- выбор способа хранения документов.

Так же проштудировано множество учебных пособий и литературы на тему «Хранения бухгалтерских документов», при помощи которых я пришла к выводу, что обеспечения сохранности бухгалтерских документов для организации и для сотрудников этой организации является одной из важнейших задач организации бухгалтерского учёта. Например, персональные данные сотрудников могут потребовать как налоговая инспекция (проверка налоговых отчислений), так и пенсионный фонд (стаж работы для начисления заработной платы) или организация, в которой сегодня сотрудник работает (достоверность представленных им сведений). 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

СПИСОК ИСПОЛЬЗАВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ

1. Федеральный закон от 06.12.11 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»;
2. Федеральный Закон от 22.10.2004 за №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;
3. Приказ Минкультуры от 25.08.2010 г. N 558 "Об утверждении "Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения";
4. Кодекса РФ об административных правонарушениях;
5. Налогового кодекса РФ;
6. Положения о документах и документообороте;
7. Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 6 мая 2008 г. № 359;
8. Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утв. Приказом Минкультуры РФ от 18.01.2007 № 19.

9. Лебедева, Е.М. Бухгалтерский учет. Практикум: учеб. пособие/Е.М. Лебедева. -  2-е изд., испр. – М.: Академия, 2011. – 160 с.

10.Сапожникова, Н.Г. Бухгалтерский учет. Учебник для Вузов/Н.Г. Сапожникова. 2-е изд., перераб. и доп. – Москва: Кнорус, 2009. – 480 с.

11.Сигидов, Ю.И. Теория бухгалтерского  учета: учеб. пособие/Ю.И. Сигидов, А.И. Трибилин. – М.: Рид Групп, 2011. – 464 с.

12. Вещунова, Н.Л. Бухгалтерский учет: учебник/Н.Л. Вещунова, Л.Ф.    Федорова. – 4-е изд., перераб. и доп. – М.: Рид Групп, 2011. – 608 с.

13.

14.

15.