Информационные системы бухгалтерского учета на средних и малых предприятиях. Их особенности

  Информационные системы бухгалтерского учета на средних и малых предприятиях. Их особенности (вариант №8).

Введение

Проблемы повышения  прибыльности предприятия, эффективности  работы персонала, создания оптимальной  структуры управления являются актуальными  для любого руководителя. Ему приходится принимать решения в условиях неопределенности и риска, что вынуждает  его постоянно держать под  контролем различные аспекты  финансово-хозяйственной деятельности. Эта деятельность отражена в большом  количестве документов, содержащих разнородную  информацию. Грамотно обработанная и  систематизированная она является в определенной степени гарантией  эффективного управления производством, а отсутствие достоверных данных может привести к неверному управленческому  решению и, как следствие, к серьезным  убыткам.

В этих условиях актуальность бухгалтерских информационных систем (БУИС) очевидна. Внедрение бухгалтерских  пакетов и программ позволяет  не только автоматизировать бухгалтерский  учет, но и навести порядок в  складском учете, в снабжении  и реализации продукции, товаров, отслеживать  договоры, быстрее рассчитывать заработную плату, своевременно сдавать отчетность. При ведении бухгалтерского учета  вручную возможны и простейшие арифметические ошибки.

Страдают хозяйствующие  субъекты также из-за незнания и  соответственно невыполнения последних  законов и распоряжений

1. Задачи БУИС  и принципы их функционирования. Особенности БУИС

Главная цель функционирования БУИС на предприятии - обеспечить руководство  предприятия финансовой информацией  для принятия обоснованных решений  при выборе альтернативных вариантов  использования ограниченных ресурсов.

Задачи БУИС:

ѕ обеспечение автоматизированного решения всего комплекса задач бухгалтерского учета, планирования, анализа финансово-хозяйственной деятельности, внутреннего аудита;

ѕ получение достоверной оперативной информации о текущем состоянии дел на предприятии для принятия на ее основе необходимых управленческих решений;

ѕ интеграция оперативного, бухгалтерского, статистического учета на основе единой первичной информации;

ѕ получение достоверной информации для обратной связи, используемой при принятии управленческих решений;

ѕ автоматизация обработки информации на всех стадиях техпроцесса, начиная со стадии первичного учета.

При анализе  БУИС необходимо учитывать, что они  имеют как общие черты, свойственные всем системам автоматизированной обработки  экономической информации, так и  специфические.

К общим принципам  построения и функционирования БУИС относятся принципы: первого лица, системного подхода, надежности, непрерывного развития, экономичности, совместимости.

БУИС свойственны  и специфические признаки:

1. В БУИС осуществляется  интеграция различных видов учета  (оперативного, бухгалтерского и  статистического) на основе единой  первичной информации. При этом  слияния этих видов учета не  происходит, так как каждый из  них выполняет свои функции  и решает свои задачи.

2. БУИС - единственный  источник достоверной информации  для обратной связи. Именно  эту информацию руководители  предприятия используют для принятия  решений. 

3.Для БУИС  характерным является автоматизация  обработки учетной информации  на всех участках учета, начиная  с процесса ее сбора и регистрации  (автоматизация первичного учета).

Особенности БУИС на предприятиях малого и среднего бизнеса.

На малых  п/п, в отличие от крупных, основное внимание уделяется ведению финансового учета. Существует несколько подходов к автоматизации бухучета при создании БУИС:

1-й  подход - создается система, которая автоматизирует только финучет. Такую систему относят к классу мини бухгалтерия. Бухучет в этой системе ведут от 1 до 3 человек.

2-й  подход – кроме финучета частично автоматизируется управленческий учет.

3-й  подход – автоматизируются фин. и управлен.учет.

Выбор подхода  зависит от типа п/п, его размера и фин.возможностей.

Примеры: АУБИ –  мини бухгалтерия; Инфо-бухгалтер, 1С бухгалтерия итд.

Структура программного комплекса  для автоматизации  бухучета на малом  п/п.

                       ЖУРНАЛ ПЕРВИЧНЫХ  ДОКУМЕНТОВ

Рис1 Справочники   Журнал хоз операц                  Модуль финансового учета

                                                                                                  

                          Регистры св уч                          Сводный учет и сопостав  отчетности

                         Главная книга

                        Оборотная ведомость

                         Журнал Ордер и  ведомости        

            Баланс  и приложение       

Система позволяет автоматизировать учет материалов,ОС,взаиморасчетов по заработной плате,товаров итд.Информация поступает из первичных документов предварительно сформированных в журнале первичных документов или вводится вручную в виде проводок. Для упрощения можно воспользоваться различными справочниками.В них можно найти информацию о реквизитах предприятия,бланки первичных и отчетных документов,план  счетов, типовые операции, список контрагентов  итд. Основные учетные регистры в такой системе являются регистры сводного учета (Главная книга, оборотные ведомости, журналы ордера и ведомости к ним ,баланс с приложениями). Все они формируются на основе Журнала Хозяйственных Операций.

Главное меню программного комплекса  представлено в табл.1 и состоит из таких  основных функций, как  Рис1.

 
 
 
 

Пункт меню журнал служит для ввода информации с привычных документов в журнал хозяйственных  операций. Это ядро программного комплекса. Пункт меню фильтр позволяет выбирать хоз операции и использовать их в разных сочетаниях. Пункт Исходные остатки позволяет ввести исходные остатки на счетах и начать работу с программой,

 

Функция документы включает пункты: заполнение и архив.

Для автоматизации бухгалтерского учета на средних  предприятиях используют БУИС, которые автоматизируют не только финансовый, но и частично или  полностью управленческий учет. Такие системы  используются наиболее часто. На рисунке 2 представлена такая система, объединяющая финансовый и управленческий учет. Управленческий учет  ведется  по отдельным участкам, например по таким, как  учет расчетов по заработной плате, учет готовой  продукции и ее реализации, учет ос и нма, учет материальных ценностей, сводный учет и др.осуществляется посредством использования отдельных программных модулей. Используя принцип конструирования, создается единый программный комплекс. Он ориентируется на пользователя- бухгалтера и охватывает все рутинные и трудоемкие учетные работы. Основная роль бухгалтера в этих условиях сводится к правильному оформлению хозяйственных операций, принятию решений, анализу и контролю правильного оформления отчетной документации. Работа бухгалтера становится более рациональной.

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Структура программного комплекса  для автоматизации  бухучета на среднем  п/п.

1 – аналитические  регистры по участкам учета:  журналы регистрации первичных  док-тов и журналы учета товарно-материальных ценностей

2 – модуль  управленческого учета

4 – модуль  финучета

3 – журналы  учета хоз.операций

5 – регистры  сводного учета

Модуль финансовый учет позволяет вести учет по всем счетам бух учета. Основными его  учетными регистрами являются аналитические  регистры(журнал первичных документов, журнал хозяйственных операций)и регистры сводного учета(Главная книга, оборотные ведомости, кассовая книга, книга учета хозяйственных  операций, ведомости сводного аналитического учета, накопительные данные к счетам, баланс и приложения к нему.)

Связь между  модулями осуществляется через файл- журнал хозяйственных операций.

Работа с программным  комплексом начинается с его настройки  на конкретные условия.

Настройка системы  осуществляется в 3 этапа:

1.Настройка параметров  работы системы, влияющих на  выполнение бухучета(реквизиты п/п,пароль при входе в систему,и другое)

2.Настройка словарей  системы. Словари бывают простые(имеют  стандартную структуру: код, наименование, дополнительные признаки: справочники наименования документов,единиц измерения, услуг по счету и тд) и сложные(2 или более уровней сложности)Для того чтобы облегчить работу с объемными справочниками.Например 2х уровневый справочник – План счетов бух учета.

Словари значительно  ускоряют процесс занесения новой  информации, ВВОД ДАННЫХ С КЛАВИАТУРЫ ЗАМЕНЯЕТСЯ ВЫБОРОМ НУЖНОЙ ПОЗИЦИИ, А ТАКЖЕ ИСКЛЮЧАЮТСЯ ОШИБКИ В  ДАННЫХ.

3.Перенос входящих  остатков. Для правильного формирования отчетных документов предварительно необходимо внести в систему входящие остатки на начало месяца, с которого предполагается начать ведение бух учета. Входящие остатки переносятся из главной книги , из оборотных ведомостей движения материальных ценностей и ведомости расчетов с дебиторами и кредиторами. При первоначальной настройке все данные вводятся с клавиатуры, в дальнейшем, по окончании учетного периода, остатки на  начало следующего месяца формируются автоматически.

Ведение бух  учета с применением БУИС состоит  в том, чтобы своевременно и с  минимальными ошибками  регистрировать хозяйственные операции, отражающие хоз-фин деятельность предприятия.

Обычно в системе  предусматривается 2 способа оформления хозяйственных операций в журнале  хозяйственных операций.1способ: сначала  создается первичный документ.После осуществляется регистрация хоз. операции с использованием данных этого документа. В этом случае типовой цикл подготовки документа любого вида включает следующие этапы: РЕГИСТРАЦИЯ, ПЕЧАТЬ, УЧЕТ. Регистрация вводит в систему необходимую информацию о документе. Регистрацию можно выполнить введя все данные с клавиатуры, вручную. Или использовать данные ранее введенного документа, который храниться в словаре. После регистрации документ можно напечатать. Таким образом ускоряется ввод данных, сокращается число ошибок при вводе. Кроме самого документа, можно распечатать реестр первичных документов, кассовый отчет и другие.