Информационные системы бухгалтерского учета на средних и малых предприятиях. Их особенности

После подтверждения  исполнения документа он обрабатывается в учете. Результатом чего является зарегистрированная операция в журнале  хозяйственных операций.

Второй способ: регистрация  хозяйственной операции непосредственно в журнале хозяйственных  операций на основе первичного документа,при этом информация дублируется.Первый способ более правильный.

В БУИС учет всех хоз операций в журнале хоз операций ведется в хронологическом порядке с отображением средств на синтетич и аналитич счетах. Для учета ОС и НМА создается электронная инвентарная картотека, в ней регисрируют новые инвентарные объекты,отображаются операции перемещения и переоценки,рассчитывается амортихация, и автоматически все данные переносятся в журнал хозяйственных операций.Картотека служит для хранения  индивидуальных характеристик ОС(заводские номера и т.д.), норм расчета амортизации.

По фактам хоз деятельности в течении учетного периода в системе формируются следующие внутренние и внешние отчетные документы:баланс предприятия, главная книга,книга иучета хозяйственных операций,кассовая книга, ведомости аналитического учета, ведомости накопительных аналитических данных к счетам, оборотный баланс(обороты за период с выведением остатков на конец месяца),приложения к балансу, дополнительные отчеты.Формы  выдачи на печать каждого из перечисленных документов кроме баланса и аналитических отчетов задается системой, баланс можно изменять по форме и содержанию. При необходимости можно сформировать нетиповые отчетные документы, воспользовавшись генератором табличных приложений.

В системе предусмотрено  введение бух уч в иностранной валюте.

Рассмотрим более  подробно программу 1С предприятие.(Бухгалтерия) и сравним ее с другими программами, наиболее часто используемыми на малых и средних предприятияхТурбо-Бухгалтер, Инфо-бухгалтер..

В программе  «1С:Бухгалтерия» план счетов представлен в виде таблицы. В кодах счетов и субсчетов можно использовать буквы и цифры, при этом код субсчета должен начинаться с названия счета: «60.1», «68.обл». В отличие от двух предыдущих программ в «1С:Бухгалтерии» структура плана счетов по умолчанию двухуровневая, т.е. включает только счета и субсчета первого порядка. Это связано с тем, что в этой программе аналитический учет ведется без помощи обычных субсчетов. Для того чтобы получить возможность работать с большим количеством уровней субсчетов, необходимо перенастроить программу.

Атрибуты основных счетов не подлежат изменению или  удалению в процессе обычной работы пользователя. Программа позволяет  организовать параллельное ведение  учета по российским и международным  стандартам.

2. Ввод информации

Все три программы  основаны на ведении журналов хозяйственных  операций. Основных способов зафиксировать  операцию в журнале - три.

Первый способ заключается в том, что бухгалтер  описывает операцию проводками.

Второй способ - использование «типовых операций» (термин «Турбо Бухгалтера» и «1С: Бухгалтерии»; в «Инфо-Бухгалтере» они называются «хозяйственными операциями»). При этом вводится только необходимая для построения проводок информация, но не составляются сами проводки, - программа построит их по заранее заданным правилам. Операции могут быть и гораздо более сложными, с запросом большого количества сведений и построением группы из нескольких проводок. Все три программы предоставляют бухгалтеру возможность создавать собственные операции, в дополнение к уже имеющимся.

Третий способ позволяет вести учет по принципу «от первичного документа». Вы можете заполнить в программе бланк  того или иного документа, например, накладную или приходный кассовый ордер. Сам документ тут же можно  распечатать на принтере. Затем программа  на основании указанной вами при  заполнении бланка информации добавит  в журнал новую хозяйственную  операцию с соответствующими проводками.

Теперь рассмотрим отличия между 2мя сравниваемыми программами«Инфо-Бухгалтер» и «1С:Бухгалтерия».

В программе  «Инфо-Бухгалтер» для ввода информации о деятельности одного юридического лица можно использовать только один общий журнал хозяйственных операций. При работе «от документа» вы можете столкнуться с некоторыми неудобствами. Если вы внесете исправления в ранее заполненный документ, то связанная с ним операция не будет откорректирована автоматически. Вместо этого в журнале появляется еще одна, новая операция. Старую нужно будет удалить вручную. При заполнении бланков документов можно использовать упоминавшиеся ранее фамилии, названия и прочие реквизиты, выбирая их из списка. Однако такие списки ведутся отдельно для каждого типа документов, а общие для всей программы справочники отсутствуют.

В программе  «1С:Бухгалтерия» так же, как и в программе «Инфо-Бухгалтер», для ввода информации о деятельности одного юридического лица используется один общий журнал хозяйственных операций. Даже если вы пишете проводку сами, она должна быть привязана к какой-либо хозяйственной операции. Если счет имеет субсчета, то при написании проводки выбор одного из субсчетов обязателен.

При заполнении документов их можно повторно просматривать  и редактировать - соответствующие  записи в журнале операций будут  автоматически откорректированы. Предусмотрено  ведение единых для всей программы  справочников (картотек) юридических  и физических лиц, товарно-материальных ценностей и других объектов учета, что при заполнении документов позволяет  полностью избежать постоянного  ввода одних и тех же реквизитов. Заслуживает внимания большое количество заранее заготовленных авторами программы документов и справочников.

Структура меню - четкая и ясная.

Существует возможность  создавать одни документы на основании  других, как бы копируя их содержание. Доступ к документам осуществляется через журналы документов, причем в одном журнале могут присутствовать документы разных типов, а один и  тот же документ может упоминаться  в нескольких журналах.

3. Стандартный  набор отчетов

Все программы позволяют получить довольно большой и разнообразный набор отчетов, включая баланс и основные формы отчетности для ГНИ, внебюджетных фондов и органов статистики.

Кроме обычных  отчетов, предусмотрено построение нескольких видов графиков и диаграмм - это отличительная особенность  БУИС «Инфо-Бухгалтер».

В программе  «1С:Бухгалтерия» предусмотрено 18 видов внутренних отчетов, в том числе «шахматка», главная книга. Для любого счета могут быть сформированы оборотно-сальдовая ведомость, журнал-ордер и ведомость к журналу-ордеру, карточка по счету (перечисление всех операций и проводок, в которых счет присутствовал, с указанием оборотов и сальдо). Также имеется кассовая книга, книга покупок и книга продаж. Следует отметить, что при работе с отчетами есть возможность получить расшифровку каждой цифры. Например, в шахматной ведомости, указав курсором на пресечение колонки со счетом 02 и строки со счетом 20, можно увидеть все имевшиеся в журнале проводки вида дебет счета 20 и кредит счета 20, то есть все проводки, связанные с начислением износа оборудования, используемого в основном производстве.

Для каждой проводки можно узнать, с какой операцией  она связана. Более того, отчеты позволяют  не только найти конкретный первичный  документ или хозяйственную операцию, но и сразу внести исправления (как  и в «Инфо-Бухгалтере»). Так, указав на конкретную строку книги продаж, можно вызвать на экран соответствующий счет-фактуру и изменить его содержание.

Помимо внутренних отчетов, в программе имеются  «регламентированные», т.е. предназначенные  для передачи различным контролирующим органам. Таких отчетов более  сорока, включая баланс, справки  для предоставления в ГНИ, внебюджетные фонды и органы статистики. Некоторые из них представляют собой просто бланки, которые следует заполнять вручную.

Программа предоставляет  возможность создавать свои собственные  отчеты, воспользовавшись средствами программирования. На практике такие  работы обычно проводятся специалистами  по настройке (программистами), но не рядовыми пользователями.

4. Организация  аналитического учета

Хотя аналитический  учет нужен и для целей налогообложения, но особенно он полезен для получения  информации, необходимой руководству  предприятия при принятии управленческих решений.

В рассматриваемых  программах аналитический учет организован  совершенно по-разному. Это как раз  то, в чем между этими тремя  программами существует принципиальное различие. Однако следует отметить, что все три программы позволяют  внести в один журнал операций данные о деятельности нескольких предприятий  и получить раздельные и консолидированные  отчеты (хотя степень удобства при  этом обеспечивается разная).

Аналитический учет в «Инфо-Бухгалтере» целиком и полностью базируется на аналитических субсчетах, которые можно создавать. Аналитический учет по счетам с разбивками по группам товаров и по поставщикам программа «Инфо- -Бухгалтер» выполнить не может.

В программе  «1С:Бухгалтерия» ведение аналитического учета основывается так же, как и в «Турбо Бухгалтере», а именно на указании специальных комментариев к проводкам и операциям. В качестве таких комментариев используются ссылки на объекты аналитического учета: конкретные товары, материалы, договора. Эти аналитические признаки авторы программы называют «субконто». Под видом субконто подразумевается совокупность однотипных объектов аналитического учета. Для одного счета может быть задано ведение аналитического учета по нескольким видам субконто. В этом она уступает «Турбо Бухгалтеру», но в целом имеющиеся в ней средства ведения аналитического учета представляются вполне достаточными для большинства ситуаций.

5. Расчет заработной  платы

Все три программы  позволяют автоматически удерживать налоги с начисленных сумм и составляют соответствующие проводки, хотя в  них нет гибких и мощных средств  расчета самих начислений с учетом больничных, отпусков, тарифов и  прочих факторов.

Программа «Инфо-Бухгалтер» позволяет рассчитать сумму начислений с учетом больничных, повременной и сдельной оплаты, премий, но все эти данные должны вводиться в виде готовых денежных сумм. На каждого сотрудника необходимо заполнять отдельный расчетный лист. Помимо обычного расчета, возможен «расчет от обратного», исходя из суммы к выдаче, что полезно для многих коммерческих предприятий.

 «1С:Бухгалтерия» позволяет выполнять начисление заработной платы сразу для многих работников. При этом учитываются только размер оклада, количество иждивенцев и данные о доходах с предыдущего места работы. Данная программа может работать совместно с программой «1С: Зарплата и кадры». Обе программы входят в комплекс программ «1С: Предприятие» и имеют унифицированный интерфейс (похожий внешний вид) и схожие средства настройки. «1С:Зарплата» способна передать в «1С:Бухгалтерию» данные о начисленной зарплате, налогах и отчислениях во внебюджетные фонды, оформленные в виде проводок. Кроме того, можно вести общие для двух программ справочники.

6. Учет основных  фондов

В программе  «1С: Бухгалтерия» предусмотрены возможности  ведения учета основных фондов, включая  автоматическое начисление амортизации  и печать соответствующего отчета. Норма амортизации указывается  для каждого объекта отдельно в специальном справочнике основных средств.

При большом  количестве основных фондов или наличии  необходимости формировать разнообразные  отчеты по основным фондам целесообразно  прибегнуть к помощи специализированной программы учета основных средств (например, «1С: Расчет»).

В программах «Инфо-Бухгалтер» и «Турбо Бухгалтер» работа с основными фондами реализована менее удобно. Так, в «Инфо-Бухгалтере» основные средства предлагается учитывать с разбиением на субсчета, отражающими разные нормы амортизации. Начисление амортизации производится при помощи специальной типовой операции, которая выполняется над конкретным субсчетом.

7. Складской  учет

Все три программы  позволяют вести количественный учет, имеют средства выписки накладных, счетов-фактур и приема платежей. Для  комплексной автоматизации деятельности торгового предприятия этого  недостаточно. Нельзя не упомянуть  и о программе «1С: Торговля и  склад», входящей в серию программ «1С: Предприятие». Она может не просто формировать проводки для «1С: Бухгалтерии», но и использовать общие для этих двух программ справочники контрагентов, товаров, складов. При этом обе программы  имеют одинаковые средства настройки, схожий внешний вид и принципы работы.

8. Обучение и  поддержка

Все три программы  продаются в комплекте с довольно подробными и доступными для восприятия руководствами по эксплуатации, хотя сразу бросается в глаза разница  в объемах этих руководств. Все  три программы имеют возможность  предоставления пользователю справок  и подсказок.

Основное достоинство  программы «Инфо-Бухгалтер» - простота её освоения, что отразилось и на объеме руководства к ней, состоящего из одной книги (и двух небольших брошюр, одна из которых называется «Ответы на наиболее часто задаваемые вопросы»). Следует отметить, что «Инфо-Бухгалтер» позволяет большинству бухгалтеров сразу сесть работать, а не учиться.

К программе  «1С: Бухгалтерия» прилагается самая  объемная документация - шесть книг (более 2000 страниц). Большая часть  документации предназначена не для  обычных пользователей, а для  тех, кто программу будет настраивать  и переделывать.