Инвентаризация товаров на складах предприятия: документальное оформление, бухгалтерский и налоговый учет результатов

-адресное хранение- на складе за каждым товаром закрепляется зона хранения. Система учитывает остатки товара в каждой конкретной ячейке в этой зоне и система же указывает кладовщику откуда товар взять и куда положить. Это позволяет проводить инвентаризацию частично (по стеллажу, полке или даже одной ячейке).

При зонировании склада во время инвентаризации не нужно останавливать работу всего склада, достаточно приостановить работу отдельной зоны. Условно это возможно для информативного хранения и на 100% подходит для адресного, так как в первом случае отсутствует гарантия, что товар не находится в другой зоне, а при адресном хранении такая вероятность очень низкая.

2. Какой способ  маркировки товаров выбрать?

Существует два наиболее распространенные технологии маркировки товаров:

-технология штрихкодирования, которая позволяет вести единичный учет товаров. Штрих-код - это физический носитель информации о товаре, который упрощает его учет. Большинство продаваемых товаров уже имеют свой штрих-код, остальным необходимо его присваивать во время оприходования на склад.

-технология RFID – это более инновационный способ идентификации объектов, где не требуется прямой видимости метки и поштучного доступа к товарам. За счет этого возможны учет товаров в сборке и оперативное считывание информации за один раз с больших партий товаров при приемке и отгрузке. Для инвентаризации такой способ идентификации полезен еще тем, что позволяет автоматически искать объект на складе.

Документальное оформление, бухгалтерский и налоговый учет

результатов

Для документального оформления результатов инвентаризации организации необходимо использовать типовые унифицированные формы первичных учетных документов, утвержденные постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации».

Перед проведением инвентаризации руководитель организации издает приказ о ее проведении (форма № ИНВ-22), в котором указывается состав инвентаризационной комиссии, сроки, причина и порядок проведения инвентаризации.

До начала проверки фактического наличия товарно-материальных ценностей инвентаризационная комиссия запрашивает последние на момент инвентаризации приходные и расходные документы или отчеты о движении материальных ценностей. После чего председатель инвентаризационной комиссии визирует все приходные и расходные документы, приложенные к реестрам (отчетам), с указанием «до инвентаризации на «__________» (дата)», что должно служить бухгалтерии основанием для определения остатков ТМЦ к началу инвентаризации по учетным данным.

Помимо этого, материально-ответственные лица дают расписки о том, что к началу инвентаризации все расходные и приходные документы на товарно-материальные ценности сданы в бухгалтерию или переданы комиссии, и все ценности, поступившие на их ответственность, оприходованы, а выбывшие списаны в расход. Аналогичные расписки дают и лица, имеющие подотчетные суммы на приобретение или доверенности на получение имущества.

В процессе инвентаризации сведения о фактическом наличии ТМЦ записываются в инвентаризационные описи (форма № ИНВ-3) не менее чем в двух экземплярах. При этом должна быть обеспечена полнота и точность внесения в описи данных о фактических остатках товарно-материальных ценностей, правильность и своевременность оформления материалов инвентаризации. В описях не допускается оставлять незаполненные строки, на последних страницах незаполненные строки прочеркиваются.

Допускается заполнять инвентаризационные описи как с использованием средств вычислительной и другой организационной техники, так и ручным способом. Описи должны быть заполнены чернилами или шариковой ручкой четко и ясно, без помарок и подчисток.

Наименования инвентаризуемых ценностей и объектов, их количество указывается в описях по номенклатуре в единицах измерения, принятых в учете. На каждой странице описи прописывается число порядковых номеров материальных ценностей и общий итог количества в натуральных показателях, записанных на странице, вне зависимости от того, в каких единицах измерения (штуках, килограммах, метрах и т.д.) эти ценности показаны.

Если необходимо произвести исправление ошибок, то во всех экземплярах описей следует зачеркнуть неправильные записи и проставить над зачеркнутыми правильные записи. Исправления должны быть оговорены и подписаны всеми членами инвентаризационной комиссии и материально ответственными лицами.  

Результаты инвентаризации должны быть отражены в учете и отчетности того месяца, в котором была закончена инвентаризация, а по годовой инвентаризации – в годовом бухгалтерском отчете.

В пункте 3 статьи 12 закона № 129-ФЗ предусмотрен следующий порядок отражения расхождений между фактическим наличием имущества и данными бухгалтерского учета:

- излишек имущества приходуется, и соответствующая сумма зачисляется на финансовые результаты организации, а у бюджетных и казенных учреждений приходуется и отражается в учете в порядке, установленном Министерством финансов Российской Федерации;

- недостача имущества и его порча в пределах норм естественной убыли относятся на издержки производства или обращения, сверх норм – на счет виновных лиц. Если виновные лица не установлены или суд отказал во взыскании убытков с них, то убытки от недостачи имущества и его порчи списываются на финансовые результаты организации, а у бюджетных и казенных учреждений списываются и отражаются в учете в порядке, установленном Министерством финансов Российской Федерации. 

Аналогичный порядок предусмотрен также и пунктом 28 положения № 34н, однако в нем конкретизировано, что излишек имущества должен приходоваться по рыночной стоимости на дату проведения инвентаризации. Кроме того, учет излишков по рыночной стоимости установлен и в пункте 29 методических указаний по бухгалтерскому учету МПЗ, утвержденных приказом Минфина РФ от 28 декабря 2001 г. № 119н.

Предложения о регулировании выявленных при инвентаризации расхождений фактического наличия ценностей и данных бухгалтерского учета представляются на рассмотрение руководителю организации. Окончательное решение о зачете принимает именно руководитель организации. При этом взаимный зачет излишков и недостач в результате пересортицы может быть допущен только в виде исключения за один и тот же проверяемый период, у одного и того же проверяемого лица, в отношении товарно-материальных ценностей одного и того же наименования и в тождественных количествах.

О факте допущенной пересортицы материально ответственные лица должны предоставить подробные объяснения инвентаризационной комиссии. В том случае, когда при зачете недостач излишками по пересортице стоимость недостающих ценностей выше стоимости ценностей, оказавшихся в излишке, эта разница в стоимости относится на виновных лиц. Если конкретные виновники пересортицы не установлены, то суммовые разницы рассматриваются как недостачи сверх норм убыли и списываются в организациях на издержки обращения и производства.

С учетом вышеизложенного, в бухгалтерском учете организации результаты инвентаризации должны отражаться следующими бухгалтерскими записями:

- излишки ТМЦ:

Дебет счета 10 «Материалы» (41 «Товары», 43 «Готовая продукция»), кредит счета 91 «Прочие доходы и расходы» субсчет «Прочие доходы» – учтена в доходах рыночная стоимость излишков товаров, выявленных в ходе инвентаризации.

- недостачи ТМЦ:

Дебет счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей», кредит счета 10 «Материалы» (41 «Товары», 43 «Готовая продукция») – сумма выявленной недостачи материальных ценностей по их фактической себестоимости;

Дебет счета 20 «Основное производство», 44 «Расходы на продажу», кредит счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» – учтена в расходах недостача ценностей в пределах норм естественной убыли;

-сверх норм естественной убыли:

Дебет счета 91 «Прочие доходы и расходы» субсчет «Прочие расходы», кредит счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» – списана недостача ценностей сверх норм естественной убыли при отсутствии виновных лиц;

Дебет счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» субсчет «Расчеты по возмещению материального ущерба», кредит счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» – отнесена недостача ценностей сверх норм естественной убыли на виновных лиц.

Налоговым кодексом РФ не предусмотрена возможность осуществления пересортицы товарно-материальных ценностей, излишки и недостачи учитываются обособленно.

Выявленные при инвентаризации излишки являются внереализационным доходом организации (пункт 20 статьи 250 Налогового кодекса РФ), определяемым по рыночной стоимости товарно-материальных ценностей.

Недостачи в пределах норм естественной убыли относятся в состав материальных расходов, а сверх таких норм – списываются на счет виновных лиц. Если виновные лица не установлены, и этот факт подтвержден документально, то недостачи включаются в состав внереализационных расходов (подпункт 5 пункт 2 статьи 265 Налогового кодекса РФ).

При передаче в производство излишков товарно-материальных ценностей расход в данной ситуации для целей налогового учета определяется как сумма дохода, учтенного организацией в порядке, предусмотренном пунктами 13 и 20 части 2 статьи 250 Налогового кодекса (пункт 2 статьи 254 Налогового кодекса РФ). Таким образом, в расходы, принимаемые для целей расчета налога на прибыль, включается та же сумма, которая была ранее учтена во  внереализационных доходах при выявлении излишков и принятии их к учету.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Заключение

 

В данной работе рассмотрен процесс инвентаризации склада. В результате можно сделать следующие выводы, что проведение инвентаризации - единственный действенный метод контроля целостности хранения. 

Какой бы способ не выбрало предприятие (проводить сверку вручную или автоматизировать процесс), какой бы ТСД или учетную систему при этом не использовало, главная цель инвентаризации - исключить неточности в учете товаров на складе, актуализировать эту информацию и получить достоверные данные. Регулярный и отлаженный процесс инвентаризации поможет сократить необоснованные издержки предприятия, время на проведение процедуры, а также обеспечит достоверность полученных результатов и актуальную информации для принятия управленческих решений.

После окончательного пересчета и выявления расхождений между учетным и фактическим количеством товаров, выводится результат инвентаризации. Он выводится в денежном эквиваленте. Это либо недостача, либо экономия. И то и то в больших количествах является предметом разбирательства для службы безопасности. Так как причиной недостачи может выступать факты хищения, халатности, а также ненадлежащего хранения (как правило, браки и просрочка падает на недостачу). Причиной большой экономии может являться обман клиентов (недовложение товаров при отгрузке), либо махинации с документами (сокрытие приходных документов), махинации с учетной программой 1С (есть методы, позволяющие искусственно увеличивать экономию склада).

Таким образом, выявляются виновные лица, к которым применяются различного рода взыскательные меры (от материальной и административной, до уголовной ответственности). Сумму недостачи компенсируют материально ответственные лица, путем вычета из своей заработной платы, что оговорено условиями трудового договора или контракта. В некоторых случаях, по результатам инвентаризации производятся кадровые перестановки (руководителей понижают в должности).

Чтобы избежать ненужных проблем с контролирующими органами и своевременно выявить факты кражи и хищения, сегодня многие компании доверяют проведение данного мероприятия специализированным фирмам. Эта практика полностью оправдывает себя, ведь если инвентаризация товаров на складе проводится независимыми профессионалами, - клиент может не сомневаться в достоверности полученной информации и рассчитывать на грамотное составление всех предусмотренных законодательством документов. Кроме того, руководство компании получает дополнительный эффективный инструмент контроля над материально ответственными лицами.

Практически все современные компании, предлагающие услуги ответственного хранения товаров на складах, проводят инвентаризацию, тип которой зависит от складского оборудования. В старых помещениях довольно трудно организовать адресную систему мест хранения, поэтому товары размещают по внешним признакам. Современные комплексы позволяют обеспечить эффективное проведение инвентаризации на складе, не только во время прекращения движения товаров, но и в процессе активной деятельности.

Автоматизация складского учета это принципиально новое направление в оснащении магазинов, складов и т.п.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Список использованных источников и литературы

1. Глушков И.Е. Бухгалтерский  учет  на современном предприятии, 2002г.

2. Керимов В.Э. Бухгалтерский учёт, - М.: Эксмо, 2006.

3.А.С.Пантелеев, А.Л. Звездин. Ревизия и контроль- М,: КНОРУС, 2006.

4.Положение по бухгалтерскому учету 5/01 Учёт материально-производственных запасов (утв. приказом МФ РФ № 44н от 09.06.2001).

5. Кондраков Н.П. Бухгалтерский учет: Учебное пособие – М.:ИНФРА-М, 2006.