Инвентаризация в аптечных организациях

Инвентаризация в аптечных организациях

Инвентаризация - приём бухгалтерского учёта, заключающийся в установлении на определённый момент времени фактического наличия хозяйственных средств и их источников путём пересчёта имущества и обязательств или проверки учётных записей.

Инвентаризация – это периодическая проверка фактического наличия и состояния материальных ценностей, а также денежных средств и расчётов путём сопоставления результатов инвентаризации с данными учёта и отчётности.

Задачи инвентаризации

1. Проверка и документальное подтверждение фактического наличия имущества и обязательств организации
2. Проверка сохранности числящегося у материально-ответственных лиц имущества
3. Проверка соответствия условий хранения товарно-материальных ценностей установленным требованиям
4. Выявление товаров с истёкшими сроками годности
5. Выяснение причин возникновения недостач и излишков и установление виновных лиц
6. Проверка взаиморасчетов, полноты отражения в учете финансовых обязательств
7. Выявление допущенных ошибок при учете операций и выработку рекомендаций по их устранению.

Правила проведения инвентаризации и оформления ее результатов определяются следующими законодательными и нормативными актами:

1. Федеральный закон от 06 12 2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»;
2. Постановление Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88 «Об утверждении Унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации» (вводится в действие с 1 января 1999 г.);
3. Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденные Приказом Минфина РФ от 13 июня 1995 г. № 49

С учетом специфики деятельности отдельных отраслей порядок проведения инвентаризации и документального оформления ее результатов регулируется также инструкциями соответствующих министерств и ведомств.

Порядок и сроки проведения инвентаризации устанавливаются руководителем организации, за исключением случаев, когда ее проведение является обязательным. Порядок проведения инвентаризации на предстоящий финансовый год или ряд лет утверждается руководителем организации  в приказе по учетной политике.

Инвентаризация может быть: обязательная и инициативная.

Инвентаризация проводится обязательно в следующих случаях:

• при передаче имущества в аренду, выкупе, продаже, а также при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия;
• перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;
• при смене материально ответственных лиц;
• при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества;
• в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций;
• при реорганизации или ликвидации организации;
• в других случаях, предусмотренных законодательством.

Инициативная инвентаризация проводится по инициативе работников или распоряжению руководителя предприятия.

Плановая и внеплановая инвентаризация

Инвентаризация, проводимая в соответствии с утвержденным порядком, характеризуется как плановая. Кроме того, организации могут проводить внеплановую (внезапную) инвентаризацию с целью обеспечения дополнительного контроля за сохранностью отдельных видов имущества у материально ответственных лиц или по другим причинам.

Полная и частичная (по степени охвата проверяемых объектов).

При осуществлении полной инвентаризации проверке подлежат все объекты имущества и обязательств организации, при частичной — проверяются один или несколько видов имущества и обязательств.

Объектами инвентаризации являются:

• все имущество организации независимо от его местонахождения;
• все виды финансовых обязательств организации;
• имущество, не принадлежащее организации, но числящееся в бухгалтерском учете (на ответственном хранении, арендованное, полученное для переработки);
• имущество, не учтенное по каким-либо причинам.

Периодичность и сроки проведения инвентаризации определяются в соответствии со спецификой деятельности организации с учетом установленных законодательством требований.

Сроки проведения инвентаризации в аптеках

1. Товарно-материальных ценностей, тары, вспомогательных материалов - не менее двух раз в год (одна плановая и одна внезапная).
2. Препаратов, находящихся на предметно-количественном учёте - ежемесячно, на первое число месяца.
3. Денежных средств, ценных бумаг, бланков строгой отчётности - ежемесячно перед составлением внутренней бухгалтерской отчетности организации, а также проводятся внезапные ревизии кассы.

 

 

Инвентаризация кассы включает в себя проверку:

• Фактического наличия остатка по кассе данным бухгалтерского учёта
• Полноту оприходования денежной выручки
• Соответствие записей в кассовой книге данным бухгалтерского учёта и выпискам банка
• Осуществление расчётов наличными деньгами между юридическими лицами

4.    Основных средств  – не реже одного раза в  три года.

5.    Расчетов с  поставщиками и покупателями, с  налоговыми органами, и другими  органами по налогам и обязательным  платежам, а также прочими дебиторами  и кредиторами  - ежеквартально инвентаризацию соответствующих расчетов. При проверке расчётов обращают внимание на законность и хозяйственную целесообразность совершенных операций.

6.     Расчётов  с банками – по мере получения  выписок из банка, но не реже  одного раза в квартал.

7.     Расчёты с  мелкорозничной сетью – на  первое число каждого месяца. 

Общие правила проведения инвентаризации

Для проведения инвентаризации приказом руководителя организации назначается постоянно действующая инвентаризационная комиссия.

При большом объеме работ, а также для проведения внеплановой и частичной инвентаризации могут быть созданы рабочие инвентаризационные комиссии.

В состав инвентаризационных комиссий включаются представители администрации организации, работники бухгалтерской службы, другие специалисты, а также могут быть включены специалисты внутреннего аудита организации или независимых аудиторских организаций.

Отсутствие хотя бы одного члена комиссии при проведении инвентаризации служит основанием для признания результатов инвентаризации недействительными.

Порядок проведения инвентаризации устанавливается приказом (постановлением, распоряжением) руководителя организации (форма ИНВ-22), который является письменным заданием на ее проведение.

В приказе (постановлении, распоряжении) указываются:

• состав рабочей инвентаризационной комиссии;
• перечень инвентаризируемого имущества и обязательств;
• сроки проведения инвентаризации (дата начала и окончания);
• причины инвентаризации.

Приказ (постановление, распоряжение) регистрируется в Журнале учета контроля за выполнением приказов (постановлений, распоряжений) о проведении инвентаризации (форма ИНВ-23) и вручается председателю инвентаризационной комиссии.

До начала инвентаризации

На время проведения инвентаризации все торговые и финансовые операции прекращаются, посторонние лица в помещение, где проводится инвентаризация, не допускаются.

Рабочим инвентаризационным комиссиям вручают приказ, а председателям комиссии – контрольный пломбир.

До начала проверки фактического наличия имущества в инвентаризационную комиссию передаются последние на момент инвентаризации товарные и кассовые отчёты с выведенными в них остатками ценностей с приложением приходных и расходных документов.

Председатель комиссии визирует все приходные и расходные документы, приложенные к отчетам, надписью: «До инвентаризации на «————» (дата)».

С материально ответственных лиц берутся расписки о том, что на начало инвентаризации все расходные и приходные документы на имущество сданы в бухгалтерию или переданы комиссии и все ценности, поступившие на их ответственность, оприходованы, а выбывшие списаны в расход. Расписка включена в заголовочную часть инвентаризационной описи.

Проверяется точность весоизмерительных приборов.

Все товары и другие ценности должны быть подготовлены, т.е. сгруппированы по наименованиям и другим признакам.

В ходе инвентаризации

Сведения о фактическом наличии имущества записываются в инвентаризационные описи, оформленные на бланках унифицированных форм первичной учетной документации, утвержденных Госкомстатом РФ, а также форм, утвержденных Минфином РФ и отраслевыми министерствами и ведомствами, с учетом специфики отдельных отраслей.

Проверка фактического наличия имущества производится при обязательном участии материально ответственных лиц.

Фактическое наличие имущества при инвентаризации определяется путем обязательного подсчета, взвешивания и обмера материальными лицами в присутствии других членов комиссии.

Каждое проверенное наименование товара записывают в инвентаризационную опись (формы ИНВ-2 и ИНВ-6) с указанием дозировки, фасовки, единиц измерения, количества, цены.

Описи составляют в трёх экземплярах два человека: материально ответственное лицо - первый экземпляр, два других  под копирку один из членов инвентаризационной комиссии.

На каждой странице описи указывается прописью число порядковых номеров материальных ценностей (например, с 24 по 42) и общий итог количества в натуральных показателях, записанных на данной странице, вне зависимости от того, в каких единицах измерения (штуках, килограммах, метрах и т. д.) эти ценности показаны. После заполнения каждой страницы описи члены комиссии сверяют правильность записей во всех экземплярах. На последней странице описи, помимо итогов данной страницы, указывают общие итоги по всей описи.

Описи могут заполняться вручную или с использованием средств вычислительной или другой организационной техники. Описи заполняются чернилами или шариковой ручкой четко и ясно без помарок и подчисток, незаполненные строки прочеркиваются.

Исправление ошибок производится во всех экземплярах путем зачеркивания неправильных записей и проставления над зачеркнутыми, правильных. Исправления должны быть оговорены и подписаны всеми членами инвентаризационной комиссии и материально ответственными лицами.

Описи подписывают все члены инвентаризационной комиссии и материально ответственные лица. На последней странице описи должна быть сделана отметка о проверке цен, таксировки и подсчета итогов за подписями лиц, производивших эту проверку. В конце описи материально ответственные лица дают расписку, подтверждающую проверку комиссией имущества в их присутствии, об отсутствии к членам комиссии каких-либо претензий и принятии перечисленного в описи имущества на ответственное хранение. При проверке фактического наличия имущества в случае смены материально ответственных лиц, принявший имущество, расписывается в получении, а сдавший — в сдаче этого имущества.

Лекарственные средства, подлежащие предметно-количественному учёту, вносят в сличительную ведомость, в которой кроме фактического наличия препаратов по наименованиям, указывают остаток по учётным данным, расход за межинвентаризационный период и норму естественной убыли.

 

 

В отдельные описи заносятся:

• имущество, которое в момент инвентаризации находится вне места расположения организации
• имущество, находящееся на ответственном хранении, арендованное или полученное для переработки
• товарно-материальные ценности, поступившие во время инвентаризации (принимаются материально ответственным лицом в присутствии комиссии, в описи указывается когда, от кого поступил товар, дата и номер сопроводительных документов).  Товар приходуется после инвентаризации, о чём делается пометка
• товары, пришедшие в негодность, с истёкшим сроком годности (на эти товары комиссия составляет акт о порче с указанием её причин и виновных лиц). Товары, пришедшие в негодность, уничтожают в присутствии инвентаризационной комиссии.
• товары, отпущенные во время инвентаризации, выявленные при проведении инвентаризации материальные ценности, не отраженные в учете.