Кассовые операции

 

 

КАССОВЫЕ ОПЕРАЦИИ

 

 

Поступление наличных денег  в кассу организации оформляется  приходным кассовым ордером по форме N КО-1, утвержденной Постановлением Госкомстата  России от 18 августа 1998 г. N 88. Он состоит  из двух частей: собственно самого приходного кассового ордера и отрывной квитанции к нему.

Отрывная квитанция, по оформленному приходному кассовому ордеру, выдается лицу, сдавшему деньги в кассу. А если деньги поступили из банка, то квитанцию прикладывают к банковским документам. Если организация продает товары (выполняет работы, оказывает услуги) за наличный расчет, то на всю сумму выручки составляется один приходный ордер.. Делают это в конце рабочего дня или смены.

Рассчитываясь наличными  с юридическими лицами, необходимо учесть то, что предельный размер таких расчетов составляет 100 000 руб. Это установлено Указанием Центрального банка РФ от 20 июля 2007 г. N 1843-У.

Выдачу наличных денег  из кассы организации оформляют  расходным кассовым ордером. Его  форма (N КО-2) утверждена Постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. N 88.

Деньги из кассы можно также выдавать еще и по платежной или расчетно-платежной ведомости. Эти ведомости обычно оформляют при выдаче зарплаты сотрудникам организации. Их можно оформлять и на выплату пособий, стипендий и пр.

При этом организация  может использовать:

- расчетно-платежную  ведомость по форме N Т-49;

- расчетную ведомость  по форме N Т-51;

- платежную ведомость  по форме N Т-53.

Формы этих ведомостей утверждены Постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. N 1.

После того как истечет  срок выдачи зарплаты или иных выплат, установленный в организации, в  конце платежной (расчетно-платежной) ведомости кассир должен указать, сколько  денег по ней выплачено и сколько было депонировано. На общую сумму, которая выплачена по ведомости, оформляют один расходный кассовый ордер. Номер этого ордера и дату его составления указывают в ведомости. На депонированные суммы, формируют реестр и деньги сдают в банк, и на них также составляют один расходный кассовый ордер.

Деньги, которые старший кассир выдает из кассы организации другим кассирам или доверенному лицу (раздатчику), а также возврат наличных денег и кассовых документов по произведенным операциям фиксируются в книге учета принятых и выданных кассиром денежных средств (форма N КО-5, утвержденная Постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. N 88). Эту книгу, которая открывается на год, заполняет старший кассир.

В этом случае денежные средства выдают и принимают в следующем  порядке.

В начале рабочего дня  старший кассир выдает кассирам сумму, необходимую для проведения расходных операций. Получив наличные деньги, кассиры расписываются в графе 4 книги. В конце рабочего дня кассиры сдают остаток наличности и кассовые документы старшему кассиру. Старший кассир расписывается в получении денег в книге учета (графа 9) и подсчитывает их остаток (графа 10).

Сведения о приходных  и расходных кассовых ордерах  заносят в журнал регистрации  приходных и расходных кассовых документов (форма N КО-3, утвержденная Постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. N 88).

Также операции по кассе  фиксируют в кассовой книге (форма N КО-4, утвержденная Постановлением Госкомстата  России от 18 августа 1998 г. N 88). В ней  отражается приход и расход денег  по кассе за день, а также указывается остаток наличных денег в кассе на начало и на конец дня.

Книгу заводят на определенный период: год, квартал, месяц (в зависимости  от количества кассовых операций у  организации). Кассовая книга должна быть опечатана, все ее листы должны быть пронумерованы и прошнурованы. На последней странице книги делают запись: "В этой книге пронумеровано и прошнуровано ____ листов". Запись заверяют подписями руководителя и главного бухгалтера организации.

Каждый лист кассовой книги состоит из двух равных частей: одна из них (с горизонтальной линовкой) заполняется кассиром как первый экземпляр, вторая (без горизонтальных линеек) заполняется кассиром как второй экземпляр с лицевой и оборотной стороны через копировальную бумагу чернилами или шариковой ручкой. Первые и вторые экземпляры листов нумеруются одинаковыми номерами. Первые экземпляры листов остаются в кассовой книге. Вторые же экземпляры листов должны быть отрывными, они служат отчетом кассира и до конца операций за день не отрываются.

Записи кассовых операций ежедневно начинаются на лицевой стороне неотрывной части листа после строки "Остаток на начало дня", а заканчиваются заполнением графы "Остаток на конец дня".

В конце дня заполненный  лист кассовой книги подписывают  кассир и бухгалтер, а отрывной лист отрезают. Документы, по которым были получены (выданы) деньги (приходные и расходные кассовые ордера, платежные ведомости и т.п.), подшивают по порядку вместе с отрывным листом кассовой книги.

Организации могут хранить  деньги в кассе лишь в пределах лимита, который им устанавливает обслуживающий их расчетный счет банк. Все средства сверх этого лимита организация должна сдавать в банк. Сверх лимита деньги в кассе разрешено хранить для выдачи зарплаты, выплат социального характера и стипендий. не свыше трех рабочих дней (для предприятий, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, - до пяти дней), включая день получения денег в банке.

Чтобы установить лимит  остатка наличных денег в кассе, организация ежегодно должна подавать в банк специальный расчет - заявление. Он оформляется в двух экземплярах. Форма этого расчета приведена в Приложении 1 к Положению о правилах организации наличного денежного обращения на территории Российской Федерации (утв. Центральным банком РФ от 5 января 1998 г. N 14-П).

Лимит остатка денег в кассе определяется исходя из объемов налично-денежного оборота организации с учетом особенностей режима ее деятельности, порядка и сроков сдачи наличных денежных средств в банк, обеспечения сохранности и сокращения встречных перевозок ценностей.

При этом лимит остатка  денег в кассе может устанавливаться:

- в размерах, необходимых  для обеспечения нормальной работы  организации с утра следующего  дня;

- в пределах среднедневной  выручки наличными деньгами;

- в зависимости от  установленных сроков сдачи и суммы денежной выручки;

- в пределах среднедневного  расхода наличных денег (кроме  расходов на заработную плату,  выплат социального характера  и стипендий).

По предприятию, в состав которого входят обособленные подразделения, не имеющие самостоятельного баланса и банковских счетов, устанавливается единый лимит остатка кассы.

Если же у предприятия  есть нескольких счетов в различных  банках, то, чтобы установить лимит  наличных денег в кассе, оно может  обратиться в любой из них. После  того как банк установит лимит, предприятие должно направить уведомления об этом лимите во все банки, где у него открыты счета.

При необходимости лимит  может быть изменен в течение  года по обоснованной просьбе организации, а также в соответствии с договором  банковского счета.

Пока лимит кассы  не установлен, он считается равным нулю, и получается, что организация  обязана сдавать в банк все  наличные деньги.

Если организация хранит в кассе деньги сверх установленного лимита, за это ее могут оштрафовать  по ст. 15.1 Кодекса РФ об административных правонарушениях. Так, штраф с должностных лиц составит от 40 до 50 МРОТ (от 4000 до 5000 руб.), а с организаций - от 400 до 500 МРОТ (от 40 000 до 50 000 руб.).

Согласно п. 14 Порядка  ведения кассовых операций в РФ любая  выдача денежных средств из кассы предприятия должна быть оформлена расходным кассовым ордером.

 

 Инвентаризация  денег в кассе

 

Порядок и сроки проведения инвентаризации денег в кассе  определяет руководитель организации. Но в некоторых случаях инвентаризацию необходимо провести в соответствии с законодательством. Они перечислены в п. 27 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного Приказом Минфина России от 29 июля 1998 г. N 34н и к ним относятся следующие

случаи обязательной инвентаризации денег в кассе:

- перед составлением  годовой бухгалтерской отчетности;

- при смене главного  бухгалтера или кассира;

- если были выявлены  факты хищения наличных денег;

- если наличные деньги  были частично или полностью уничтожены из-за стихийного бедствия, пожара, других чрезвычайных ситуаций;

- перед составлением  ликвидационного баланса.

Инвентаризацию проводит специальная комиссия, назначенная  приказом руководителя.

По результатам инвентаризации составляют акт инвентаризации наличных денежных средств (форма N ИНВ-15). Форма этого акта приведена в Приложении 14 к Методическим указаниям по инвентаризации имущества и финансовых обязательств (утв. Приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. N 49).

Акт по форме N ИНВ-15 оформляется в двух экземплярах: один экземпляр акта передается в бухгалтерию организации, а второй остается у материально-ответственного лица.

При смене материально-ответственных  лиц акт составляется в трех экземплярах: один экземпляр передается материально-ответственному лицу, сдавшему ценности, второй - материально-ответственному лицу, принявшему ценности, а третий - в бухгалтерию.

Организации, которые  получают наличные деньги за товары (работы, услуги), обязаны при этом применять  кассовые аппараты. Основные правила расчетов наличными с использованием кассовых аппаратов закреплены в Федеральном законе от 22 мая 2003 г. N 54-ФЗ "О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт" Применять кассовые аппараты нужно, если одновременно выполняются два условия:

1) фирма продает товары, выполняет работы или оказывает  услуги;

2) их оплата производится  наличными деньгами.

 

 

Порядок выдачи денег под отчет

 

Из кассы организации  деньги подотчетным лицам выдаются на хозяйственные нужды, представительские расходы, а также на расходы экспедиций, геолого-разведочных партий, отдельных подразделений организаций, в том числе филиалов, не состоящих на самостоятельном балансе и находящихся вне района деятельности организаций.

Срок, на который выдаются деньги, определяет руководитель организации и он отражается в учетной политики организации. Работники, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, предъявить в бухгалтерию отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет с организацией по ним. То же самое относится и к работникам, вернувшимся из командировки. Они должны отчитаться за полученные средства в течение трех дней после того, как вернутся из служебной поездки. Причем не важно, о какой командировке идет речь - по территории России или заграничной. Это следует из п. 11 Порядка ведения кассовых операций в РФ.

Пока работник не отчитался по ранее выданным под отчет суммам, выдавать ему еще средства организация не может. Иначе она нарушит требования п. 11 Порядка ведения кассовых операций в РФ.

Форма авансового отчета АО-1 утверждена Постановлением Госкомстата  России от 1 августа 2001 г. N 55.

В авансовом отчете работник (подотчетное лицо) заполняет оборотную сторону: приводит перечень документов, подтверждающих произведенные расходы. Эти документы он должен пронумеровать в порядке их записи в отчете и сдать в бухгалтерию вместе с ним.

Бухгалтер проверяет  целевое расходование средств, наличие оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы, правильность их оформления и подсчета сумм. Присваивает авансовому отчету номер. На лицевой и оборотной сторонах авансового отчета бухгалтер указывает суммы расходов, принятые к учету, и корреспондирующие счета (субсчета).

Реквизиты, относящиеся  к иностранной валюте (строка 1а  лицевой стороны формы и графы 6 и 8 оборотной стороны формы), заполняются  лишь в случае, если работнику была выдана иностранная валюта.

Проверенный авансовый  отчет утверждает руководитель или  уполномоченное на это лицо, после  чего он принимается к учету. При  этом неизрасходованный остаток  аванса подотчетное лицо сдает в  кассу организации по приходному кассовому ордеру, а перерасход, наоборот, выдается ему из кассы по расходному кассовому ордеру.

В Законе об использовании ККТ рассмотрены ситуации, когда организация может вести расчеты наличными, не применяя кассовую технику.

Во-первых, исключение сделано  для тех организаций, которые  ведут расчеты с населением. Но при этом они должны выдавать соответствующие бланки строгой отчетности. К бланкам строгой отчетности относятся квитанции, билеты, проездные документы, талоны, путевки, абонементы. Перечень таких документов не является закрытым. Однако есть одно существенное условие - все эти документы должны быть утверждены как бланки строгой отчетности законодательно, а не самой организацией. (Приложение 1)

Во-вторых, ККТ разрешено  не применять некоторым организациям в силу специфики их деятельности, эта норма распространяется на следующие виды деятельности:

- продажу газет и  журналов, а также сопутствующих  товаров в газетно-журнальных  киосках при условии, что доля  продажи газет и журналов в  их товарообороте составляет  не менее 50 процентов и ассортимент сопутствующих товаров утвержден органом исполнительной власти субъекта РФ;

- продажу ценных бумаг;