Классификация бухгалтерских документов

Пример: авансовые отчеты, платежные поручения и т. п

- прочие документы- к прочим документам принято относить документы накопительного характера.

 

 

11

Пример: ведомость расчета износа (амортизации основных средств) ведомость распределения торговой наценки между проданными и не проданными товарами и пр.

 

8.По способу заполнения различают документы, заполняемые:

-в ручную- документы внутреннего пользования.

Пример: различного рода разработочные  таблицы: начисление амортизации по основным средствам, а также накопительные ведомости

и пр.

-на пишущей машинке;

Пример: макетированные карты

 

1.2. Требования предъявляемые к первичным документам

 

Все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться  оправдательными документами, которые  служат первичными учетными документами.

Первичные документы, используемые при описании хозяйственных операций, составляют единый информационный массив, обрабатываемый с использованием одних  и тех же приемов бухгалтерской  процедуры. При этом часть документов формализована на отраслевом или  общеэкономическом уровне. Эти документы  составляются на бланках унифицированной  формы, утвержденной Госкомстатом России или отраслевыми министерствами и ведомствами.

Из числа ныне действующих  унифицированных форм первичных  документов утверждены следующие формы:

1) по учету основных средств (согласно Постановлению Госкомстата России от 30.10.1997 N 71а, с изменениями и дополнениями, введены с 1 ноября 1997 г.);

12

2) по учету нематериальных активов (согласно Постановлению Госкомстата России от 30.10.1997 N 71а, с изменениями и дополнениями, введены с 1 ноября 1997 г.);

3) по учету материалов (согласно Постановлению Госкомстата России от 30.10.1997 N 71а, с изменениями и дополнениями, введены с 1 ноября 1997 г.);

4) по учету работ в капитальном строительстве (согласно Постановлению Госкомстата России от 30.10.1997 N 71а, с изменениями и дополнениями, введены с 1 ноября 1997 г.);

5) по учету сельскохозяйственной продукции и сырья (согласно Постановлению Госкомстата России от 29.09.1997 N 68, введены с 1 октября 1997 г.);

6) по учету кассовых операций (согласно Постановлению Госкомстата России от 18.08.1998 N 88, с изменениями и дополнениями, введены с 1 января 1999 г.);

7) по учету результатов инвентаризации (согласно Постановлению Госкомстата России от 18.08.1998 N 88, с изменениями и дополнениями, введены с 1 января 1999 г.);

8) по учету работы строительных машин и механизмов (согласно Постановлению Госкомстата России от 28.11.1997 N 78, введены с 1 декабря 1997 г.);

9) по учету работ в автомобильном транспорте (согласно Постановлению Госкомстата России от 28.11.1997 N 78, введены с 1 декабря 1997 г.);

10) по учету операций  в общественном питании (согласно  Постановлению Госкомстата России  от 25.12.1998 N 132, введены с 1 января 1999 г.);

11) по учету продукции, товарно-материальных ценностей в местах хранения (согласно Постановлению Госкомстата России от 09.08.1999 N 66, введены с 1 января 2000 г.);

 

13

12) по учету торговых операций (согласно Постановлению Госкомстата России от 25.12.1998 N 132, введены с 1 января 1999 г.);

13) по учету труда и его оплаты (согласно Постановлению Госкомстата России от 06.04.2001 N 26).

В соответствии с Постановлением Правительства РФ от 08.07.1997 N 835 вышеперечисленные  формы обязательны к применению в организациях независимо от формы  собственности.

Ведомственные формы первичной  учетной документации обязательны  к применению только в организациях, подчиненных этим ведомствам, однако если форма документа отвечает потребностям прочих организаций, они могут ее использовать.

Во всех остальных случаях  организации обязаны самостоятельно разрабатывать формы первичных  учетных документов в количестве и в том виде, в котором они  необходимы для отражения хозяйственной  деятельности фирмы. При этом документы, формы которых созданы в организации, должны быть формализованы таким  образом, чтобы их содержание полностью  обеспечивало необходимой информацией  учетные задачи. В ряду основных требований к форме первичного документа  следующие:

1) достоверность описания единичных фактов хозяйственной жизни организации;

2) неизменность структуры  документа в течение длительного  времени, если условия деятельности  организации относительно стабильны;

3) недопустимость двусмысленности толкования содержащейся в документе информации;

4) кодирование сообщения для удобства обработки и обеспечения безопасности информации;

5) обеспечение необходимой достоверности, точности и понятности сведений измерителями информации, содержащейся в документе

14

(денежными и/или натуральными). Излишней детализации или уточнения  данных следует избегать так  же, как и недостаточной;

6) недопустимость дублирования других документов;

7) обеспечение удобства обработки документа в среде применяемой формы бухгалтерского учета;

8) обеспечение удобства формы документа для представления и обработки в электронной среде (на ЭВМ);

9) использование единой формы для всех однородных фактов хозяйственной деятельности в различных подразделениях организации (включая обособленные);

10) своевременное составление.

Очевидно, что нормативное  регулирование первичной документации отсутствует в тех сферах деятельности организации, которые специфичны для  отдельного хозяйствующего субъекта. В этих направлениях компаниям предоставлена  значительная свобода в разработке и применении первичных учетных  документов. Кроме того, в случае необходимости унифицированные  формы по учету основных средств, нематериальных активов, материально-производственных запасов и прочие могут быть дополнены  формами, разработанными на предприятии, если они не обеспечивают потребности  учета и управления в информации.

При разработке форм первичных  учетных документов следует учитывать  положения ст.9 Закона о бухгалтерском  учете, п.2 которой гласит: первичные  учетные документы принимаются  к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных  форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать следующие обязательные реквизиты:

а) наименование документа;

б) дату составления документа (недатированный документ не имеет  юридической силы; кроме того, затруднено отнесение факта хозяйственной 

15

деятельности к конкретному  отчетному периоду для целей  финансового и налогового учета);

в) наименование организации, от имени которой составлен документ;

г) содержание хозяйственной  операции (неточное описание факта  хозяйственной деятельности влечет возникновение хозяйственных и  налоговых споров);

д) измерители хозяйственной  операции в натуральном и денежном выражении;

е) наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной  операции и правильность ее оформления;

ж) личные подписи указанных  лиц (возможна также расшифровка  подписей).

Перечень лиц, имеющих  право подписи первичных учетных  документов, утверждается руководителем  организации по согласованию с главным  бухгалтером. Причем документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, подписываются  руководителем организации и  главным бухгалтером или уполномоченными  ими на то лицами.

Приведем примерную форму  такого перечня. Первичный учетный  документ должен быть составлен в  момент совершения операции, а если это не представляется возможным - непосредственно  после ее окончания.

Лица, составившие и подписавшие  эти документы, должны обеспечить своевременное  и качественное оформление первичных  учетных документов, их передачу в  установленные сроки для отражения  в бухгалтерском учете, а также  достоверность содержащихся в них  данных.

Если первичные учетные  документы оформлены ненадлежащим образом или не оформлены вовсе, перед организацией возникает проблема доказательства факта совершения хозяйственной  операции. В случае возникновения  споров косвенным подтверждением факта  совершения

16

хозяйственной операции могут  служить другие первичные учетные  документы, акты инвентаризации, экспертные заключения и т.п. Однако получение  таких доказательств, как правило, вызывает затруднения, и их может  оказаться недостаточно.

Может случиться так, что  предприятию придется доказывать факт совершения той или иной хозяйственной  операции в суде.

В этом случае в качестве доказательств могут быть использованы сведения, полученные в соответствии с требованиями ст.52 АПК РФ при  помощи:

- письменных доказательств  (документов, прямо или косвенно  подтверждающих факт осуществления  хозяйственной операции. Например, при отсутствии накладной на отпуск продукции на сторону косвенным подтверждением факта отгрузки могут служить подписанный покупателем счет-фактура, документы о последующей оплате, документы об оприходовании этой продукции на баланс покупателя и т.п.);

- вещественных доказательств  (при проведении инвентаризации  должны быть выявлены в наличии  материальные ценности или денежные  средства, которые организация должна  иметь в результате совершения  хозяйственной операции, оформленной  ненадлежащим образом);

- заключений экспертов  (как правило, такие заключения  требуются при отсутствии документов  по списанию материалов на  производство или при начислении  заработной платы без надлежащим  образом оформленных нарядов  на производство работ и т.п. В этом случае специалист соответствующего профиля, приглашенный в качестве эксперта, может подтвердить технологически обоснованные нормы расхода материалов на производство продукции, объем выполненных работ, величину трудозатрат и т.п.);

- показаний свидетелей [например, если в ведомости на получение  заработной платы расписался  не сам работник, а кто-то другой, но работник утверждает, что деньги  по этой ведомости он получил  сполна, то 

17

суд не обяжет организацию  выплатить деньги еще раз по формальному  основанию (отсутствие надлежащей подписи  в документе)];

- объяснений лиц, участвующих  в деле (например, если кассир  выдал деньги под отчет, не  имея письменного распоряжения  руководителя организации, но  впоследствии его действия были  одобрены руководителем, то отсутствие  подписи на расходном кассовом  ордере, несомненно, является нарушением  порядка ведения кассовых операций, но не влечет за собой применение  к организации штрафных санкций).

Однако в любом случае необходимо иметь в виду, что согласно ст.57 АПК РФ обстоятельства дела, которые  согласно закону или иным нормативным  правовым актам должны быть подтверждены определенными доказательствами, не могут подтверждаться иными доказательствами.

Законодатель определяет, что требования главного бухгалтера по документальному оформлению хозяйственных  операций и представлению в бухгалтерию  необходимых документов и сведений обязательны для всех работников организации. Без подписи главного бухгалтера денежные и расчетные  документы, финансовые и кредитные  обязательства считаются недействительными  и не должны приниматься к исполнению.

Немаловажно, что в случае возникновения разногласий между  руководителем организации и  главным бухгалтером по осуществлению  отдельных хозяйственных операций документы по ним могут быть приняты  к исполнению с письменного распоряжения руководителя организации, который  несет всю полноту ответственности  за последствия осуществления таких  операций (п.п.3, 4 ст.7 Закона о бухгалтерском  учете).

Первичные учетные документы  могут составляться на бумажных и  машинных носителях информации. В  последнем случае организация обязана  изготовлять за свой счет копии таких  документов на бумажных носителях для  других участников хозяйственных операций, а также по

 

18

требованию органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством  Российской Федерации, суда и прокуратуры.

Пересмотр неунифицированных  форм первичных учетных документов целесообразно производить не реже одного раза в несколько лет и  в обязательном порядке при модернизации или развитии производства, расширении или переориентации финансово-хозяйственной  деятельности.

Для осуществления контроля и упорядочения обработки данных о хозяйственных операциях на основе первичных учетных документов составляются сводные учетные документы, к которым, в частности, относятся  кассовые книги, товарные отчеты, журнал регистрации хозяйственных операций, мемориальные ордера, журналы-ордера, Главная книга, другие учетные регистры. В качестве конечного сводного документа  выступает бухгалтерская отчетность.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

19

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

 

Основная цель системы  первичного учёта – это  обеспечение  такой организации взаимодействия всех элементов системы первичного учёта, при которой в любой  момент времени на соответствующем  участке функционирования системы  пользователи имели бы возможность  получить оперативную достоверную  первичную информацию о состоянии  и движении всех активов и обязательств предприятия как за прошедшие, так и за текущие периоды.

Таким образом, можно сделать  вывод, что роль и значение первичной  учетной информации в бухгалтерском  учете очень велики. Если учетные  документы отражают полную и достоверную  информацию и при этом отражение  хозяйственных операций производится сплошным методом, непрерывно и своевременно, то и в сводной бухгалтерской  отчетности мы получим достоверную  и полную информацию о финансово-хозяйственной  деятельности, необходимую как внутренним, так и внешним пользователям.