Контрольная работа по " Аудит качества"

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2. Отчет об аудиты. Принципы построения, оформления и рассылки.
1. Аудиторский отчёт

 

Официальное выполнение отчета является неотъемлемой частью аудита, а полнота и правильность выполнения отчета имеют критически решающее значение для окончательного результата аудитора и для поддержания системы соответствующих правильных записей. Используемые системы отчетов отличаются от фирмы к фирме и подразделяются от простого комплекта отчетов о несоответствиях до полного фактического аудиторского отчета, который может сам по себе описывать обнаруженные несоответствия или дополняться отдельными отчетами о несоответствиях. Независимо от того, какая система используется, главным является то, чтобы содержащаяся информация была фактической, понятной, согласованной со всеми сторонами и четко определяющей любые требуемые последующие действия.

Всегда лучше стараться  выполнить отчет по возможности  во время аудита и не переносить его на самый поздний срок.

Обнаруженные во время аудита факты должны быть представлены письменно в объективной форме; они не должны содержать ни мнений, ни инструкций, ни директив. При обнаружении недостатков системы или несоответствия запись должна показывать:

- время и место обнаружения;

- подробности несоответствия или недостатков системы;

- уровень несоответствия: что это - случайный факт или  обычная практика?

- ссылку на конкретное  положение, требования которого  не соблюдаются, и причины противоречия.

При подготовке отчетов  следует принимать во внимание следующие аспекты:

- отчеты должны быть  фактическими и не должны быть  использованы для выражения индивидуального  мнения;

- они должны быть  оформлены таким образом, чтобы  быть понятными теми лицами, для  которых они предназначены;

- отчеты должны быть точными, утверждения обоснованными, любые ссылки корректными;

- как сказано ранее,  важно чтобы отчеты были завершены  либо во время аудита, либо  сразу после него для того, чтобы сохранить необходимые  точность и степень воздействия;

- подробности, содержащиеся в отчете и особенно любые выявленные несоответствия, должны быть согласованы со всеми заинтересованными сторонами;

- и последнее, но  не менее важное - отчеты должны  быть четко оформлены. Нет необходимости  печатать их, но если они написаны  от руки, то должны быть легко читаемыми.

Хороший отчет по аудиту - это добавленная ценность. Он позволят показать влияние несоответствий на такие цели предпринимательской  деятельности, как:

- безопасность (потенциальные  риски);

- удовлетворенность потребителей;

- качество продукции /услуги (уровень брака и связанные с ним расходы). Например:

- экология - вредные последствия  для местных источников водоснабжения;

- затраты, связанные  с несоответствием по качеству;

- наличие достоверной  информации у персонала (например: отсутствие данных по продажам приводит к негативным последствиям при выпуске новой продукции).

 

Рассмотрение несоответствий в контексте целей предпринимательской  деятельности в целом и их воздействие  на участников этой деятельности позволяет  идентифицировать фактические и потенциальные последствия проблемы.

Если отчет по аудиту подготовлен по такой методологии, то он отразит все систематически возникающие недостатки проектирования или внедрения системы, методов  измерения и исследования, а также  постоянного улучшения.

2. Отчеты о несоответствиях.

Стандарты ISO 9001-2000 требуют, чтобы результаты аудитов были задокументированы и доведены до сведения персонала, ответственного за область проверки. Дополнительно от руководящего состава, ответственного за эту область деятельности, требуется современное управленческие решение о необходимых корректирующих действиях.

Существует потребность  в особом методе регистрации каждого  случая несоответствия. Пока не существует специальной формы, каждая организация создает подходящую для себя. Но к ней предъявляются определенные требования:

1. Подробный заголовок,  позволяющий обращаться к любой  детали аудита.

2. Уникальный номер.

3. Поле для аудитора, чтобы записать детали обнаруженного несоответствия.

4. Поле для проверяемого, чтобы записать корректирующее  действие, которое надо предпринять,  и предполагаемую дату его  завершения.

5. Поле для аудитора (или заменяющего его лица), чтобы  подтвердить, что это действие  произведено вовремя и было ли оно эффективным.

6. Поле для руководства  организации, чтобы записать их  точку зрения на полученные  данные, и указание на любые  требуемые дальнейшие действия.

 

Пример отчета о несоответствии приведен в табл. 2. Необходимо отметить:

1. На каждый недостаток/несоответствие должен быть отдельный отчет.

2. Отчет аудитора должен  содержать три пункта:

а) наблюдение, которое  полно и точно детализирует то, что было увидено/найдено аудитором. Чтобы подтвердить его точность, это наблюдение должно быть удостоверено проверяемым;

б) ссылка на статью стандарта  и/или документы по качеству самой  организации;

в) разъяснение требований статьи/документации, на которые делается ссылка.

3. Несоответствие должно  соотноситься только с одной  статьей стандарта - самой подходящей.

4. В некоторых случаях  соотнесение может быть только  с документацией самой организации.

5. Необязательно употребление  слова «Несоответствие». Можно использовать  другие близкие по смыслу слова  (например, «Недостаток», «Невыполнение»), но оно должно использоваться постоянно.

Матричный анализ - это  дополнительное средство, которое может  помочь аудитору и руководителю аудиторской  группы. После завершения аудита структурного подразделения или компании отчеты о несоответствии сводятся в матрицу.

 

 

 

 

 

 

 
Пример отчета о несоответствии

Таблица 2

Это позволяет аудитору получить общее впечатление от системы  и выделить (осветить) ее слабые или  сильные места.

Предлагаемая форма  в виде таблицы 3 может быть частью заключительного аудиторского отчета.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Примерный образец отчета о несоответствии

Таблица 3 Матричный анализ

 

 

 

2.3 Классифицирование отчетов о несоответствии

Обычные типы, предназначенные  для характеристики несоответствий, следующие:

Значительное

а) Невозможность соотнести  с любой статьей стандарта/системы, по которой осуществляется аудит.

б) Невозможность осуществить  одно из требований стандарта/системы.

Незначительное

а) Единичное отклонение от требований.

Тем не менее бывают случаи, когда достаточное число незначительных несоответствий может рассматриваться  как значительное несоответствие.

Большинство органов  по сертификации рассматривают три  и более незначительных отклонений как значительное отклонение.

Если несоответствие классифицировано как значительное, то необходимо предпринять определенные действия по его устранению по следующей схеме:

Если же несоответствие классифицировано как незначительное, а ожидаемый результат, например, от внутреннего аудита не зависит от степени значимости несоответствий, то усилия следует направлять скорее на устранение систематических недоработок, нежели на отдельные ошибки, не имеющие последствий. В этом случае помогает база данных несоответствий, что способствует их правильной идентификации и принятию надлежащих корректирующих действий.

Отчет (акт) по аудиту должен быть подготовлен в согласованные  сроки. Если это невозможно, то о  причинах задержки необходимо сообщить заказчику аудита и согласовать  новый срок его подготовки.

Отчет (акт) по аудиту должен быть датирован, проанализирован и  утвержден в соответствии с процедурами программы аудита.

Отчет (акт) по аудиту должен быть разослан получателям, определенным заказчиком аудита.

Отчет (акт) по аудиту является собственностью заказчика аудита. Члены  аудиторской группы и все, кто  получает отчет (акт) по аудиту, должны соблюдать требования конфиденциальности содержимого отчета (акта).

 

 

 

3. Заключение

 

 

Аудиторские услуги — весьма специфическая область, отличающаяся от услуг других видов (например, юридических, консультационных, информационных и т. д.). Отличие заключается прежде всего в содержании обязательств, а также в ответственности сторон при исполнении договора.

Еще до заключения договора (или при его заключении) для аудитора очень важно дополнительно  разъяснить потенциальному клиенту  специфику аудиторской деятельности, разграничение прав и обязательств, а также ответственности сторон при проведении аудита. Направление клиенту подобного письма помогает избежать возможного неправильного понимания руководством экономического субъекта условий предстоящего договора. Кроме того, при возникновении конфликтной ситуации между экономическим субъектом и аудиторской фирмой и разбирательстве дела в арбитражном суде, письмо-обязательство (с отметкой экономического субъекта о его получении), может послужить дополнительным аргументом, свидетельствующим о добросовестности аудитора.

Письмо-обязательство  должно содержать ряд обязательных указаний.

В ходе аудиторской проверки аудитор обязан разобраться в  системе бухгалтерского учета, которая  применяется на проверяемом или экономическом субъекте, и при этом изучить и оценить те средства контроля, на основе которых он собирается определить суть, масштаб и временные затраты предполагаемых аудиторских процедур.

Аудиторский риск - риск, который берет на себя аудитор, давая заключение о полной достоверности данных внешней отчетности, в то время как там возможны ошибки и пропуски, не попавшие в поле зрения аудитора.

Сущность аудиторского риска состоит в том, что аудитор  может допустить некоторые погрешности  в своей работе (осуществив тестирование контрольных моментов и другие аудиторские процедуры) и при подведении общих итогов сделать неверные выводы.

Существенность (применительно к установлению достоверной  бухгалтерской отчетности) - это  вероятность того, что применяемые аудиторские и иные, в том числе юридические, экспертные и т.д., процедуры позволяют определить наличие ошибок в отчетности экономического субъекта и оценить их влияние на принятие соответствующих решений ее пользователями.

Существенность можно  определить как критерий того, готов ли аудитор подтвердить достоверность бухгалтерской отчетности проверяемого экономического субъекта. Принцип существенности обусловливается объемом показателей проверяемой информации или характером ошибок, допущенных при отражении хозяйственных операций.

Под уровнем  существенности понимается то предельное значение ошибки бухгалтерской отчетности, начиная с которой квалифицированный  пользователь этой отчетности с большой  степенью вероятности не сможет делать на ее основе правильные выводы и принимать правильные экономические решения.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

4. Список используемых источников

 

1. Гражданский  кодекс Российской Федерации  (в ред. 30.11.1997 № 52−ФЗ с учетом Федеральных законов от 19.07.2007 №197−ФЗ от24.07.2008 №218−ФЗ)

2. Федеральный  закон «Об аудиторской деятельности» (в ред.от 07.08.2001 №119−ФЗ)

3. Федеральные  стандарты аудиторской деятельности (1 – 18)

4. Аудит: учеб. пособие/  под ред. И. Н. Богатая, Н.Т.  Лабынцев, И.Н. Хаконова. – 4 − е изд. перераб. и доп. − Ростов н/Д: Феникс, 2008. С − 506.

5. Аудит: Учебник  для студентов вузов, обучающихся  по экономическим специальностям / под ред. В.И. Подольского.  − 4−е изд. перераб. и доп.  М.: ЮНИТИ−ДАНА: Аудит, 2008. – с. 744

6. Бычкова С.М., Газарян  А.В., Планирование в аудите, - М.: Финансы  и статистика,2007.

7. Миргородская Т.В.  Аудит: учебное пособие / Т.В.  Миргородская. - 2-е изд., перераб.  и доп. – М.: КНОРУС, 2008. – 256 с.

8. Кочинев Ю.Ю.  Аудит. 3− е изд.− СПб.: Питер, 2008. – с. 384.