Контрольная работа по " Автоматизация бухгалтерского учета "

Третий  способ - массовое изменение номенклатурных групп для элементов номенклатуры. Для использования данного метода в конфигурациях предназначена  специальная обработка, запустить  которую можно через меню Сервис -> Групповая обработка справочников и документов.

При запуске появится окно обработки, которое, в первую очередь, покажет, какие  объекты мы будем рассматривать  и изменять (вкладка Объекты отбора). В данной вкладке нам необходимо рассмотреть, какие номенклатурные группы для элементов номенклатуры уже определены и какие не определены. Для этого в меню Тип объекта выбираем Справочники. В нижнее окно добавляем справочник, который нас интересует, - Номенклатура. Далее мы должны определиться, какие элементы данного справочника нас интересуют. Для этого в поле Отбор добавляем Номенклатурная группа. Если в графе Тип сравнения мы выберем Равно и значение оставим пустым, то отберутся элементы номенклатуры, для которых не указана номенклатурная группа. Если в графе Значение выберем определенную группу, то отберутся только те элементы номенклатуры, номенклатурная группа которых идентична указанной в этом поле.

Если  в Типе сравнения мы укажем Не равно, а Значение оставим пустым, то будут выбраны все элементы номенклатуры, где указана какая-либо номенклатурная группа.

После определения параметров отбора нажимаем кнопку Отобрать, и нам будет сформирован список на вкладке Обработка согласно нашим условиям.

В полученном списке нам необходимо отобрать позиции, у которых мы хотим изменить номенклатурную группу. Для этого необходимо пометить галочкой те позиции, которые мы хотим  включить в одну номенклатурную группу. После выбора в подграфе Действие выбираем Изменить [номенклатурная группа]. Справа выбираем желаемую номенклатурную группу для отмеченных элементов и затем нажимаем кнопку Выполнить.

Для подтверждения вашего решения появится вопрос: Изменить [Номенклатурную группу]? С уверенностью нажимаем ДА. В результате открывается диалоговое окно, в котором отражается результат изменений.

Аналогичные действия можно произвести с любым  результатом отбора. Данный способ является наиболее удобным для управления номенклатурными группами.

Вопрос №1

Признаки классификации программ семейства 1С

  На рынке бухгалтерских программ работает значительный состав фирм-разработчиков, предлагающих услуги по разработке, внедрению и сопровождению ППП. Эти пакеты ориентированы на различные классы предприятий. Пакеты бухгалтерских программ в разной мере охватывают комплекс задач бухгалтерского учета. Вместе с тем, наибольшим спросом пользуются такие программы, которые могут быть базой для создания информационных технологий для сравнительно широкого класса предприятий и состава решаемых функциональных задач бухгалтерии.

Практика показывает, что  выбор программы еще не самый  главный выбор, который должен сделать  бухгалтер, решившийся на автоматизацию  своего труда. Не менее важен вопрос выбора фирмы, у которой будет  приобретена бухгалтерская программа. Часто бывает так, что, желая минимизировать расходы на приобретение бухгалтерской  программы, предприятие обращается к услугам так называемых фирм-однодневок. В подобных случаях заказчик оказывается  один на один с непонятной, а потому бесполезной программой.

Очевидно, что абсолютно  универсальных бухгалтерских программ не бывает. Поэтому после покупки  обязательно следует этап внедрения  программы, т.е. настройки ее на особенности  бухгалтерского учета конкретного  предприятия. Внедрение — наиболее важный этап в процессе автоматизации  бухгалтерского учета. Если программа  работает не так, как нужно, то само ее приобретение теряет смысл. Внедрением должен заниматься высококвалифицированный  специалист, не только знающий возможности  программы, но и владеющий бухгалтерским  учетом.

Этап автоматизации —  последующее сопровождение пакета бухгалтерских программ. Это наиболее долговременный, а точнее — постоянный этап. При работе с компьютерными  программами часто возникает  необходимость в грамотной консультации, или, в связи с изменениями  в законодательстве, требуются срочные  доработки в программе. Бухгалтер  должен быть уверен, что ему всегда помогут квалифицированные специалисты. Поэтому, приобретая программу, нужно обращать внимание не только на ее стоимость, но и на авторитет фирмы-продавца. Самый лучший вариант, если всеми этапами автоматизации бухгалтерского учета на предприятии, начиная от покупки компьютеров, монтажа локальной сети, подбора обоснованного ПО и завершая долгосрочным сопровождением, занимается одна фирма.

Выбор ПО для бухучета проводится по различным признакам и правилам. Существенные признаки классификации  программных комплексов — размер предприятия, на который они рассчитаны и, соответственно, масштаб задач  бухгалтерского учета, а также определенная специализация некоторых бухгалтерских  программ. С учетом масштаба задач  бухучета можно выделить программы  для малых, средних и крупных  предприятий.

АИТ в мини-бухгалтериях на малых предприятиях и предприятиях без образования юридического лица (ПБОЮЛ) характерны тем, что бухучет  ведется на одном компьютере. Вместе с тем может встречаться и  сетевой вариант на два—четыре места. Функции ведения синтетического и стоимостного аналитического учета  позволяют вводить и обрабатывать бухгалтерские записи, оформлять  небольшой набор первичных документов и формировать отчетность. Для  таких предприятий существует широкий  спектр бухгалтерских тиражных программ, таких как: «1С:Бухгалтерия», «Инфо-Бухгалтер», «Инфин-Бухгалтерия», «БЭСТ-Офис», «Турбо-Бухгалтер», «Парус-бухгалтерия», «СБИС, Инотек», «Контур», «ИП:Бухгал-терия», «Финансы без проблем», «Бухгалтерия малого предприятия» и  др. Для АИТ бухгалтерий средних  предприятий типично наличие  сетевой программы автоматизации  бухгалтерии на пять—десять мест, которые относятся к классу интегрированных  бухгалтерских систем. Эти программы  объединяют и поддерживают ведение  всех основных учетных функций и  разделов. Они работают в режимах  «файл — сервер» или «клиент  — сервер». На таких предприятиях бухгалтерский учет часто организован  по основным участкам бухучета. К этому  классу можно отнести следующие  бухгалтерские программы: «1С:Бухгалтерия», «БЭСТ-4», «Фин-Эко», «Abacus», «Парус-4», «Компас+SQL», «Инфософт», «Инотек», «ТурбоБухгалтер», «ПК Суперменеджер», «Партнер бухгалтера» и др.

Автоматизацию бухгалтерского учета в управлении крупными фирмами, как правило, отличает использование  систем управления БД, например, SQL, Oracle, Atlantis и др. Для такого класса фирм почти всегда необходимо вести бухгалтерский учет нескольких предприятий в составе холдинга. Кроме того, должна быть предусмотрена возможность настройки бухгалтерской системы на специфику конкретного предприятия. АИТ бухучета рассматривается здесь как функциональная подсистема, встроенная в АСУ крупной корпоративной фирмы со сложной организационно-производственной структурой. Корпорация может объединять различные управленческие, производственные, финансовые и другие структуры, иметь несколько территориально удаленных филиалов, предприятий с разнообразными видами деятельности. Обмен данными может выполняться по схеме «клиент — сервер».

В качестве компонентов системы  присутствуют различные функциональные подсистемы бухучета с возможностью использования международных стандартов, а также подсистемы оперативного учета, учета кадров, планирования и  прогнозирования, анализа и принятия решений, контроля, анализа и оптимизации  финансово-хозяйственной деятельности предприятий и др. Здесь подсистема бухучета не имеет главенствующего  положения, здесь важна гармонизация всех подсистем для достижения наивысшего эффекта от управления компанией  в целом. В данных условиях программный  комплекс должен иметь гибко настраиваемую  бизнес-логику, позволяющую настраивать  систему на работу в самых разных областях предприятия.

Крупные организации используют программные продукты фирм «Галактика», «Росэкспертиза», «Парус», «Бизнес-Консоль», «Инфософт», «Интеллект-Сервис», «БЭСТ-Про», «АйТи» и др.

Класс так называемых адаптивных АИТ бухгалтерского учета базируется на специализированных программных  продуктах, обладающих расширенными инструментальными  возможностями. Они построены по принципу «бухгалтерский конструктор», в частности, имеют модульную, гибкую структуру. При наличии основных бухгалтерских функций имеется специальный встроенный процедурный язык и средства настройки, ориентированные на возможность адаптации к конкретным условиям учета и дополнительным требованиям со стороны пользователя, либо дилера разработчика. К этому классу можно отнести программные продукты фирм «1С», «Информатик», «Аквилон», «Порт».

Имеются системы технологий класса «Эккаунт кутюр». Они, как правило, развиваются на базе типового бухгалтерского ядра для индивидуального заказчика. Доработка дополнительных функций  и модулей увеличивают потенциал  технологии предприятия-заказчика. Доработка, внедрение и эксплуатация обеспечивается четким сопровождением программных  систем разработчиком-исполнителем с  учетом конкретных требований заказчика, что влечет сравнительно высокую  стоимость работ. Программы подобного  класса разрабатывают фирмы «Ост-Ин», «БИТ», «Никос-Софт», «Экософт».

Вопрос №2

Проведение документов. Изменение системных параметров проведенного документа.

Проведением документа оперативного учета называется операция, в результате которой формируются сведения о  том, как данный документ должен изменить итоговую информацию, хранящуюся в  регистрах. Одновременно система подсчета итогов на основе этих сведений выполняет  изменения в регистрах. 
Хранение итогов компонентой «Оперативный учет». Перед тем как рассмотреть процесс проведения документа, коротко рассмотрим принципы подсчета и хранения итогов компонентой «Оперативный учет». 
Итоговая информация в компоненте «Оперативный учет» хранится в регистрах. При создании конфигурации задачи создается необходимое количество регистров. Для каждого регистра определяется, какая информация и в каком разрезе будет храниться в этом регистре. 
Также в процессе настройки конфигурации задачи для каждого вида документов создается модуль движения регистров. Он содержит алгоритм формирования сведений об изменениях в регистрах, которые необходимо выполнить при проведении документа. 
При подсчете итогов система 1С:Предприятие обрабатывает проведенные документы и производит соответствующие изменения в регистрах. 
Точка актуальности итогов. Дата и время, по которые включительно обрабатываются проведенные документы, называется «точкой актуальности итогов». В общем случае, в качестве точки актуальности итогов берется дата и время самого «старшего» документа. 
Режим «Управление итогами» позволяет «вручную» сдвигать точку актуальности итогов во времени как вперед, так и назад, при этом производится пересчет итогов. Проведенные документы, оказавшиеся после точки актуальности итогов, при пересчете итогов не учитываются. Такие документы в журнале операций обозначаются в крайней левой колонке знаком проведения с пометкой темного цвета. 
При установке точки актуальности итогов в режиме «Управление итогами» итоги пересчитываются на 00 часов 00 минут 00 секунд даты, выбранной в качестве даты актуальности итогов. 
Эту особенность следует иметь в виду при выборе точки актуальности в режиме «Управление итогами». Например, если вы хотите, чтобы при подсчете итогов были учтены все проведенные документы до 20 мая 2012 года включительно, то в качестве точки актуальности итогов следует выбрать 21 мая 2012 года. 
Проведение документа. Перед проведением нового документа следует убедиться, что точка актуальности итогов находится в том же месяце, что и проводимый документ. 
При отказе от проведения документа надо иметь в виду, что итоговая информация, хранящаяся в регистрах, не изменится. В этой ситуации существует потенциальная возможность появления ошибок в учете. 
Например, проведенный документ — накладная на отпуск товара — вызван для редактирования, и в накладной исправлено количество отпущенного товара. После записи накладной без ее проведения, безусловно, возникнет различие между информацией, содержащейся в накладной, и движением регистров, которое должно было бы последовать в результате проведения этой накладной. Обнаружить такую ошибку достаточно трудно — ведь при просмотре журнала проведенный документ и откорректированный, но записанный без проведения документ внешне никак не различаются. 
Чтобы избежать подобных несоответствий, можно рекомендовать либо всегда проводить откорректированный документ, либо перед корректировкой проведенного документа делать его не проведенным. 
Кроме этого, администратор системы может запретить сотрудникам низового звена (например, продавцам или менеджерам по работе с клиентами) редактирование проведенных документов. Отредактировав пользовательские права в сеансе конфигурирования системы, администратор может разрешить только ответственным сотрудникам выполнение предприятия таких операций, как изменение проведенных документов, проведение документов «задним числом» и изменение документов без перепроведения. 
Особые случаи при проведении документов. Рассмотрим ситуации, которые могут возникнуть при проведении документов. 
1. Если не проведенный документ имеет более поздние дату и время, чем точка актуальности итогов, то при проведении документа могут возникнуть следующие ситуации: 
• если между документом и точкой актуальности итогов нет других проведенных документов, то при проведении документа точка актуальности итогов автоматически сдвигается вперед и становится равной дате и времени проведенного документа; 
• если между документом и точкой актуальности итогов существуют проведенные документы, то такой документ не проводится, при этом выдается сообщение, что существуют более ранние проведенные документы. 
2. Если проводится не проведенный документ с датой и временем меньшим, чем точка актуальности итогов, то выдается запрос о проведении документа «задним числом». Необходимость этого связана с тем, что алгоритм формирования движения регистров может использовать итоговые данные регистров для вычисления каких-либо величин. В описанной ситуации итоги на дату и время проводимого документа будут неактуальны. Если при разработке модуля движения регистров подобная ситуация не учитывалось, это может привести к ошибкам в вычислениях. 
3. Если дата не проведенного документа равна дате точки актуальности итогов, но между документом и точкой актуальности итогов существуют проведенные документы, то при проведении документа будет выдан запрос “Время документа меньше точки актуальности. Существуют более поздние проведенные документы” с вариантами ответа 
– провести документ задним числом; 
– изменить время документа. 
Если в этом запросе выбрать опцию «Провести документ задним числом», то документ будет проведен со своим временем. В этом случае, как уже упоминалось выше, возможно возникновение ошибок, если алгоритм, формирующий движение регистров, не учитывает возможной неактуальности итогов на момент расчета. 
Чтобы избежать этого, следует выбрать опцию «Изменить время документа». Тогда время документа будет изменено на время, большее времени самого последнего документа, и уже с этим временем документ будет проведен. Очевидно, что в такой ситуации состояние итоговой информации регистров будет актуальным на момент проведения документа. 
Ситуации, когда между временем записи документа и точкой актуальности итогов существуют проведенные документы, наиболее часто могут возникать в процессе интенсивного ввода документов с многих рабочих мест при работе системы 1С:Предприятие в сети. После записи документа при ожидании от пользователя ответа на запрос «Провести документ?» другие пользователи могут успеть провести свои документы: система 1С:Предприятие проводит документы в порядке «живой очереди». Поэтому приведенный выше запрос может появляться на экране достаточно часто. Выдачу этого запроса можно отключить в настройке торговых параметров (пункт «Параметры» меню «Сервис» главного меню программы), тогда новый документ всегда будет проводиться после последнего проведенного документа с соответствующим изменением времени документа. 
4. Когда точка актуальности итогов «вручную» сдвигается назад во времени, проведенные документы с более поздними датой и временем, чем дата и время точки актуальности итогов, исключаются при подсчете итогов и, фактически, могут считаться не проведенными. Если подобный документ проводится повторно, то возможны следующие ситуации; 
• если между документом и точкой актуальности итогов нет других проведенных документов, то данная ситуация повторяет описанную выше: точка актуальности итогов автоматически сдвигается и становится равной дате и времени документа; 
• если между документом и точкой актуальности итогов нет других проведенных документов, то данная ситуация повторяет описанную выше: точка актуальности итогов автоматически сдвигается и становится равной дате и времени документа; 
• если же между документом и точкой актуальности итогов находятся другие проведенные документы, то такой документ не проводится, при этом выдается сообщение о том что существуют более ранние проведенные документы. 
5. Если дата и время проведенного документа меньше, чем точка актуальности итогов, такой документ можно провести повторно. Однако также надо иметь в виду возможные ошибки, если алгоритм формирования движения регистров использует итоговые данные из регистров для вычисления каких-либо величин.

Список использованной литературы

1. ВолобуевА.П., Мищенко В.Ф. Выбор бухгалтерских программ на основе их классификации // Бухгалтерский учет. 1999

2. Информационные системы в экономике: учебник / под ред. проф. В.В. Дика. М.: Финансы и статистика, 2006

3. Попов И.И. Автоматизированные  информационные системы (по областям  применения). М.: РЭА им. Г.В. Плеханова, 1999.

4. http://www.buh.ru