Методика и организация аудита расчетов с поставщиками и подрядчиками

При применении в организации  журнально-ордерной формы бухгалтерского учета все операции по расчетам с поставщиками и подрядчиками отражаются в журнале-ордере № 6. При ведении учета с использованием средств автоматизированной обработки данных все операции группируются в различных аналитических карточках и ведомостях аналитического и синтетического учета.

Данные синтетического и аналитического учета расчетов с поставщиками и подрядчиками должны давать полное представление о расчетах:

• с поставщиками и  подрядчиками по акцептованным и  другим расчетным документам, срок оплаты которых не наступил;

• с поставщиками и  подрядчиками по не оплаченным в срок расчетным документам;

• с поставщиками по неотфактурованным  поставкам;

• с поставщиками и  подрядчиками по выданным векселям, срок оплаты которых не наступил.

Основные источники информации для проверки данного раздела учета: договоры на поставку товарно-материальных ценностей (работ, услуг); счета-фактуры поставщиков (при импортных операциях – таможенные декларации); накладные на поступившие ТМЦ, акты выполненных работ; документы оплаты поставщикам (кассовые, банковские, акты о взаимозачетах); журналы регистрации счетов-фактур; книга покупок; регистры аналитического и синтетического учета.

Обнаруженные в ходе аудита ошибки и нарушения аудиторы регистрируют в рабочей документации и определяют их количественное влияние на показатели бухгалтерской отчетности.

Наиболее распространенные методы получения аудиторских доказательств, применяемые  на этом участке аудита:

• Проверка фактического существования задолженности перед поставщиками и подрядчиками.

• Проверка списания со счетов бухгалтерского учета просроченной задолженности.

• Проверка правильности оформления договоров с поставщиками и подрядчиками.

• Проверка правильности оценки в учете и отчетности кредиторской задолженности.

• Проверка соответствия кредиторской задолженности проверяемому периоду.

• Проверка правильности квалификации кредиторской задолженности по времени: долгосрочная и краткосрочная.

• Проверка раскрытия в отчетности всей существенной информации.

Для более эффективного сбора аудиторских доказательств аудитор обязан грамотно планировать, какие аналитические процедуры, в каком количестве и объеме необходимо выполнить для сбора нужных данных.

1.2. Перечень возможных аудиторских проверок учета операций по расчетам с поставщиками и подрядчиками, а также типичных ошибок по разделу учета

Рассмотрим аудиторские  процедуры, которые могут присутствовать в зависимости от результатов  проведенного анализа в программе  проверки учета расчетов с поставщиками и подрядчиками.

1) Проверка достоверности (полноты и точности) фактов оприходования товарно-материальных ценностей, принятия к учету работ, услуг. Основная цель проверки – достижение уверенности в том, что на предприятии присутствует вся первичная документация по всем поступившим ценностям и всем оказанным услугам за отчетный период. Проводя эту процедуру, аудитору надлежит сверить данные первичных приходных документов с договорами на поставку с тем или иным поставщиком. Затем необходимо проверить наличие счетов-фактур от поставщиков по каждой конкретной сделке (целесообразно использовать журнал регистрации счетов-фактур). После этого следует сверить данные указанных документов с данными складского учета или с информацией от бухгалтерии о принятых к учету работах, услугах.

2) Проверка оперативности регистрации фактов поступления сырья, оказания услуг.  Аудитор должен установить причины расхождений (если они есть) между датами совершения хозяйственных операций  и сроками их регистрации в учете, а также выяснить, имеют такие факты разовый или систематический характер. С помощью опроса аудитор должен выяснить, каким образом и в какие сроки обрабатываются поступившие на предприятие документы, каковы основные каналы поступления документов, ведется ли их централизованная регистрация, осуществляются ли работы по истребованию документов в случае их отсутствия. 

3) Проверка  законности оформления и содержания  первичной учетной документации  по операциям расчетов с поставщиками  и подрядчиками. Проведение этой процедуры обязательно. Ее цель – получение достаточного количества доказательств того, что весь массив первичной учетной документации имеет юридическую силу (то есть, соблюдены все требования к оформлению документации). Аудитор полистно просматривает те документы, которые были отобраны им для проверки ранее (в соответствии с выбранными критериями). По результатам проведения данной процедуры аудитор должен выявить общий уровень соблюдения правил оформления документов по данному участку и, выявив нарушения, отразить их в акте проверки. Информация по тем операциям, где документов не удалось обнаружить, либо они оформлены неверно, обязательно должна быть учтена в дальнейшем, при проверке их отражения на счетах учета.

4) Проверка  соблюдения графика документооборота. Проверка проводится с целью установить наличие или отсутствие графика документооборота по операциям с поставщиками и подрядчиками, на все ли первичные документы он составлен, а также работает ли этот график в действительности.

5) Проверка  полноты и точности регистрации  документа в учетных регистрах. Эта проверка нацелена на получение достаточного количества доказательств того, что при принятии документов к учету были соблюдены следующие принципы:

 

 

• было достаточно оснований  для регистрации документа в  системе учета;

• все документы, оформляющие проверяемые операции, зарегистрированы полностью;

• все документы зарегистрированы своевременно;

• все документы зарегистрированы в соответствующих данной хозяйственной  операции учетных регистрах;

• все документы отражены в соответствии с экономической сущностью операции и по всем документам проведен точный количественный и качественный перенос данных в систему учета;

• документ принят к учету  единожды.

6) Проверка  организации хранения документов  и организации доступа к первичной  учетной документации. Аудитор изучает установленный порядок хранения документации, а также соблюдение срока хранения документов.

7) Проверка  реальности дебиторской и кредиторской  задолженности. Цель процедуры – достижение уверенности в том, что задолженности контрагентов и задолженности перед контрагентами числятся на счетах учета в реальных значениях. Наиболее эффективным способом проведения данной процедуры является инвентаризация расчетов. Аудитору следует убедиться также в том, что за проверяемый период не было случаев перекрытия кредиторской задолженности перед одним контрагентом дебиторской задолженностью другого. Кроме того, суммы кредиторской задолженности с истекшим сроком исковой давности должны быть своевременно списаны на прочие доходы организации.

8) Проверка расчетов по неотфактурованным поставкам.  Цель проведения – проверка отражения на счетах учета операций по получению товарно-материальных ценностей (работ, услуг) от сторонних организаций, не подтвержденных в течение определенного срока первичными документами.

9) Проверка  расчетов по векселям выданным  и расчетов по коммерческим  кредитам.  Аудитору необходимо обратить внимание на то, что аналитический учет по счету 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» должен обеспечить возможность получения данных в разрезе поставщиков по выданным векселям, срок оплаты которых не наступил, и по просроченным оплатой векселям. Кроме того, по векселям, просроченным оплатой, с истекшим сроком исковой давности следует проверить своевременность списания кредиторской задолженности на прочие доходы организации.

10) Проверка  расчетов по претензиям. При проверке таких операций аудитор должен обратить внимание на:

• в соответствии с  новым Планом счетов все претензии  учитываются на счете 76 «Расчеты с  разными дебиторами и кредиторами» субсчет «Расчеты по претензиям»;

• необходимо убедиться, что претензия действительно  была предъявлена.

11) Проверка  учета курсовых разниц. Если у проверяемого предприятия есть поставщик-нерезидент, а также, если расчеты между контрагентами-резидентами проводятся в рублях, а в договоре сумма указана в иностранной валюте или в условных единицах, в учете возникают курсовые разницы. При проверке аудитор должен убедиться в правильности расчета курсовых разниц, отнесенных на прочие доходы и расходы организации. Курсовые разницы подлежат отражению на счете 91 «Прочие доходы и расходы».

12) Проверка  правильности списания дебиторской  задолженности за счет прочих  расходов или за счет резервов  по сомнительным долгам.  Аудитору необходимо выяснить, создаются ли в организации резервы по сомнительным долгам и были ли в течение проверяемого периода случаи списания дебиторской задолженности с истекшим сроком исковой давности, либо не реальной к взысканию.

13) Проверка  правильности отражения итоговых  данных по расчетам с поставщиками и подрядчиками. Основная цель проверки – определение достоверности сумм кредиторской и дебиторской задолженности в части расчетов с поставщиками и подрядчиками, отраженных в отчетности аудируемого предприятия. В ходе проверке аудитору следует убедиться, что суммы, отраженные в активе, пассиве баланса и в приложении к бухгалтерскому балансу соответствуют остаткам дебиторской и кредиторской задолженностей на соответствующих счетах бухгалтерского учета.

Проводя аудит расчетов с поставщиками и подрядчиками, аудитор должен знать о возможных ошибках и нарушениях, свойственных данному разделу учета. Наиболее типичные из них сгруппированы так:

1. В части организации первичного учета:

• арифметические ошибки при фиксировании оперативного факта (при измерении количества, веса, размеров и т.п.);

• несвоевременная регистрация  оперативного факта на носителе информации;

• регистрация хозяйственных  операций в документах неунифицированной  формы (в случае, если для данной операции унифицированный документ предусмотрен);

• отсутствие необходимых  реквизитов, придающих документу  юридическую силу;

• нарушения, допущенные при оформлении первичного документа (заполнение документов средствами, не допускающими их долговременного хранения, нарушения при внесении исправлений в первичный документ);

• ошибки при регистрации  документа (количественные либо качественные расхождения при переносе данных из документа в учетные регистры);

• несвоевременная регистрация  документа в учетном регистре (либо отсутствие данных в учетном  регистре по отдельным первичным документам);

• нарушения сроков хранения документации в архиве;

• уничтожение первичных  документов без акта о выделении  документов к уничтожению;

• нарушения при оформлении дел с первичной учетной документацией (касается кассовых и банковских документов).

2. В части организации бухгалтерского и налогового учета:

• перекрытие задолженности  одного контрагента авансами, выданными  другому контрагенту (проводка: Дт 60 – Кт 60 субсчет «Авансы выданные», 76);

• несвоевременное списание задолженности в связи с неверным исчислением сроков исковой давности (проводка: Дт 91 «Прочие доходы и расходы» - Кт 60);

• возмещение входящего  НДС по неотфактурованным поставкам (проводки Дт 19 – Кт 60 субсчет «Неотфактурованные поставки» и Дт 68 – Кт 19);

• отсутствие корректировки  по списанным на затраты ТМЦ (работам, услугам), ранее отраженным как неотфактурованные  поставки,  документы по которым  поступили и имеют несоответствия с ранее отраженными в учете  показателями;

• возмещение входящего  НДС по поставкам, обеспеченным выданными организацией собственными векселями;

• несвоевременное предъявление претензий поставщикам (проводка: Дт 76 субсчет «Расчеты по претензиям» - Кт 60), отражение на счете 76 субсчет  «Расчеты по претензиям» нереальных сумм;

• счетные ошибки при исчислении курсовых разниц (проводки Дт 91 – Кт 60 или Дт 60 – Кт 91);

• списание безнадежного долга на счет прочих доходов и  расходов при наличии ранее образовательного резерва под эту задолженность (проводка Дт 91 – Кт 60);

• неправомерное признание задолженности безнадежной и ее списание за счет резерва по сомнительным долгам либо за счет прочих расходов (проводки Дт 63 или 91 – Кт 60 субсчет «Авансы выданные»);

• отсутствие аналитического учета  по: поставщикам, не оплаченным в срок расчетным документам, неотфактурованным поставкам, авансам выданным, выданным векселям, просроченным оплатой векселям и др. (исходя из требований нормативных актов);

• нарушение методологии учета  в части неверно составленных корреспонденций счетов.