Методы фактического и документального контроля

Тема 2. Методы фактического и документального контроля

 

 

В зависимости от вида информационного обеспечения контроля различают фактический контроль и документальный контроль. Данная классификация является основой деления методов контроля на документальные и фактические. Наиболее эффективно сочетание двух видов контроля, но в некоторых случаях невозможен либо фактический контроль (имущество территориально удалено или утрачено), либо документальный (например, документы уничтожены при пожаре). Поэтому иногда осуществляется только один вид контроля. На выбор вида контроля может влиять оценка вероятности искажения данных, недобросовестности проверяемой организации, целесообразности и экономичности осуществления контрольного мероприятия.

 

1. Фактический контроль

 

Фактический контроль предполагает проверку контролируемых объектов в натуре путем инвентаризации, осмотра материальных объектов, контрольного завеса и т.д.

Разграничение контроля на камеральный и выездной наиболее характерно для государственных  органов финансового контроля.

Камеральная проверка проводится по месту нахождения контрольного органа, и как правило, является документальной. Выездная проверка проводится по месту нахождения проверяемой организации и может быть как документальной, так и фактической.

Перевешивание и перемешивание

Это проверка фактического наличия ценностей, зафиксированных в приходно-расходных документах и материалах инвентаризаций.

Данный метод не следует  смешивать с собственно инвентаризацией, хотя он и включает в себя перевешивание, перемешивание, измерение ценностей, упомянутых в документах.

Пример.

АКТ

контрольного перевзвешивания

г. Бишкек                                                                                  20 июля 2012 г.

Мною, ревизором объединения  АО «Таттуу» Эламановой Т.Н., при осуществлении документальной ревизии фирменного магазина №2 было произведено контрольное перевзвешивание товара в присутствии: коммерческого руководителя Акматовой А.А., продавца отдела Ташибековой А.С., грузчика магазина Канатова К.Т.

По накладной от 12.07.12 г. № 208 магазином № 2 получен сахар-песок 500 кг по цене 39 сом за 1 кг, который был впоследствии расфасован в полиэтиленовые пакеты по 1 кг для реализации в зале самообслуживания и на развале.

Проверка проводилась  путем взвешивания на контрольных весах циферблатного типа ВНЦ № 352368, 2-го класса точности, одно деление 5 г. Произведено перевзвешивание 10 пакетов сахара по 1 кг в каждом и определение их среднего веса в присутствии указанных в акте лиц. В результате контрольного взвешивания установлено:

•  вес 10 пакетов сахара-песка  составил — 9 кг 750 г;

•  недовес в контрольной  партии составил — 250 г.

С весом согласны: "_______________________________________

(подписи лиц, присутствующих  при контрольном взвешивании) В ходе проверки жалоб и заявлений со стороны администрации и присутствующих лиц не поступило.

Ревизор                           Эламанова Т.Н         подпись

Присутствующие:  Акматова А.А., Ташибекова А.С. и Канатов К.Т. подписи:

 

Контрольное перевзвешивание и перемеривание должны производиться только исправными весоизмерительными приборами. Если перевзвешивание производится на весах (циферблатных, настольных, товарных, электронных и др.), где была произведена покупка товара, то эти весы должны быть внимательно осмотрены на наличие пломб, отсутствие механических повреждений, при необходимости отрегулированы по уровню и установлены точно на «ноль».

В случае если весоизмерительные  приборы разбалансированы или вообще непригодны для использования, они  подлежат изъятию, и последующее взвешивание производится на контрольных  весах. В необходимых случаях для проверки весоизмерительных приборов может быть приглашен метролог.

Эффективность метода во многом зависит от своевременности  применения. При проверке приходно-расходных документов он срабатывает чаще всего в момент выполнения хозяйственной операции. Так, ревизор по собственной инициативе или по поручению правоохранительных органов может сверить фактический объем партии груза с содержанием накладной в момент транспортировки или поступления товара на склад покупателя.

Проверка возможна и  по завершении операции, но незамедлительно, пока, например, бестоварный приход не замаскирован столь же бестоварным расходом.

Контрольный замер

Контрольный замер отличается от контрольного обмера способом исполнения: обмер представляет собой измерение внешних параметров (толщина бетонной стяжки, кирпичной кладки и т.д.), а замер — способ определения фактического наличия имущества, находящегося в какой-либо таре, например в цистерне.

Замеры требуют технической  подготовки контролера, так как расчет объема вещества в емкости требует, как правило, познаний о зависимости  объема от температуры, методики пересчета  объема в массу и т.д.

Осмотр территории и имущества

Это проверка реального состояния средств хозяйства, упомянутых в содержании документа, путем осмотра и обследования определенных объектов.

Осмотру могут подвергаться самые различные объекты: производственные помещения, оборудование, территории, склады, продукция и др. К осмотру или обследованию при необходимости привлекают руководителей проверяемого объекта (индивидуальных предпринимателей) или лиц, ответственных за те или иные участки работы и могущих дать необходимые пояснения.

Обследование уполномочены проводить контролеры-ревизоры, представители налоговой службы, финансовой полиции, органы СЭС, инспекторы Госстандарта, представители государственной инспекции труда.

В торговых организациях для проверки многих хозяйственных  операций требуется проводить тщательный осмотр маркировки, товарных знаков, наличия акцизных марок, других отличительных признаков конкретных товаров. Полученные при осмотре данные сопоставляются с содержанием бухгалтерских документов. В тех случаях, когда для проверки документов требуется изучить свойства осматриваемых товаров, к участию в осмотре может быть привлечен специалист-товаровед.

При осмотре весового хозяйства могут быть обнаружены следующие нарушения:

•   отсутствие клейма на весоизмерительных приборах;

•   облегченные  гири;

•   утяжеленные чаши для взвешивания;

•   разбалансированные весы и др.

В свою очередь, осмотр торговых помещений позволит установить нарушения при использовании контрольно-кассовых машин. Все данные, полученные при осмотре, сопоставляются с содержанием бухгалтерских документов.

В случае если необходима более глубокая проверка и выяснение  состояния учета и соблюдения технологического процесса, проверяющее лицо обследует отдельные участки предприятия. В процессе данной деятельности могут быть установлены факты:

•    нарушения  правил хранения продукции;

•    неудовлетворительной организации контрольно-пропускного  режима;

•   сокрытия объектов от налогообложения и др.

Изъятие образцов

В процессе осмотра и  обследования различных объектов проверяющи-ми лицами могут осуществляться отбор проб и изъятие образцов сырья, материалов, продукции для последующего проведения их анализа в условиях лабораторий.

Анализ качества сырья, материалов и готовой продукции

Анализ качества сырья, материалов и готовой продукции  дает возможность выявить факты использования неполноценного сырья, замены одних материалов другими, более дешевыми, недовложения в продукцию, искажения качественных показателей принимаемой или выпускаемой продукции. Подобные факты могут свидетельствовать не только о нарушениях технологии производства, установленных правил, норм, стандартов и технических условий, но и о злоупотреблениях, связанных с созданием неучтенных излишков материальных ценностей.

Данный метод применяется  чаще всего в период обследования состояния работы на том или ином участке деятельности ревизуемой организации. При этом необходимо стремиться к тому, чтобы брать на анализ продукцию, выпущенную до начала ревизии, или сырье, запущенное в производство к тому же времени. В противном случае проверка может оказаться неэффективной.

Если проверка качества возможна без специальных лабораторных исследований и производится прямо на месте нахождения продукции, то обязательное участие в ней должны принять лица, ответственные за данный участок работы, и проверяемые лица. При этом необходимо соблюдать установленные правила, касающиеся методики и техники действий по получению образцов и проб.

Проверка должна оформляться  соответствующим актом, если ее результаты имеют значение для ревизии. В  тех случаях, когда анализ должен производиться в лаборатории, ревизор организует взятие соответствующих проб или образцов сырья, материалов. Данное действие оформляется актом за подписями всех присутствовавших. В ряде случаев возможно оформление получения проб, образцов документами, предусмотренными для различных министерств и ведомств. Результаты лабораторного анализа в виде соответствующего документа прилагаются к акту ревизии.

Контрольный запуск сырья (материалов) в производство

Данный метод применяется  в том случае, когда необходимо:

•    проверить  правильность действующих или ранее  действовавших в ревизуемый период на предприятии норм расхода сырья и материалов;

•   установить фактический  расход, количество отходов, выход готовой  продукции;

•    проверить  технологический процесс, производительность оборудо-вания.

Для этого проводятся соответствующие опытные действия, например, раскрой ткани, выпуск мясопродукции, выпечка хлеба и т.п.

Контрольный запуск сырья  и материалов в производство помогает выявить различные недостатки и нарушения в нормировании и технологии производства, вскрыть хищения и другие злоупотребления, связанные с созданием неучтенных излишков материальных ценностей за счет применения завышенных норм расхода и необоснованного списания сверх норм, изменения технологического режима, искажения качественных показателей продукции.

Необходимо, чтобы производство продукции осуществлялось в таких  же условиях и в том же порядке, как осуществлялось ранее. Лишь при  этом условии результаты проводимой контрольной операции могут быть использованы для установления фактического расхода сырья и материалов при выпуске продукции, получения дополнительной информации о хищении и т.д. Данные об обстановке и процессе производства, существовавших ранее, ревизор получает при изучении соответствующих документов: утвержденных норм, технических условий, технологических карт, производственных журналов, документов по учету расхода сырья и материалов, выхода продукции, лабораторных анализов и др.

Важное значение имеют  объяснения должностных лиц и сотрудников, работавших ранее на предприятии. В результате изучения может быть установлено, что характер и условия производства не изменились. В этих случаях в качестве контрольного может быть взят любой очередной запуск сырья и материалов. Если же данные изменились или были искажены, мероприятие должно быть организовано с учетом этих изменений путем воссоздания прежних условий. Участниками данного контрольного запуска сырья в производство должны быть, как правило, те же работники предприятия, которые до этого работали на данном производстве, в том числе должностные лица, служебная деятельность которых проверяется.

При организации  и проведении контрольного запуска следует иметь в виду, что в целях сокрытия нарушений и злоупотреблений ревизуемые лица нередко подговаривают рабочих или сами пытаются обманным путем изменить те или иные существенные условия эксперимента и исказить его результаты. В связи с этим для лучшего наблюдения и контроля за соблюдением условий эксперимента целесообразно привлекать незаинтересованных лиц либо проводить эксперимент с участием группы ревизоров.

Весь ход данного  мероприятия от начала до конца с  необходимыми подробностями фиксируется в одном или нескольких актах, подписываемых его участниками. Результаты, зафиксированные в акте, используются в дальнейшей ревизионной проверке и отражаются затем в общем акте ревизии.

Контрольная покупка

Контрольная покупка  проводится самим контролером или  покупателем в присутствии двух представителей общественности. Цель — установление соблюдения правил торговли, ведения финансовой или предпринимательской деятельности. В ходе проведения контрольной закупки определяются фактический вес отпущенного товара, правильность денежных расчетов.

Проверяющим лицом имитируются определенные действия, поэтому контрольная покупка, по своей сути, является мнимой сделкой купли-продажи, совершаемой проверяющими лицами лишь для достижения определенной цели и без намерения создать соответствующие ей правовые последствия.

В процессе контрольной покупки контролер или покупатель просит продать ему определенное количество того или иного товара. После того как товар взвешен (отмерен) продавцом, передан покупателю и с ним произведен расчет, покупка объявляется «контрольной» и вызывается заведующий торговым предприятием. В присутствии продавца, заведующего, двух покупателей осуществляется проверка фактически отпущенного товара и правильность расчетов путем перевзвешивания, перемеривания, пересчета товара.