Методы фактического и документального контроля

Контрольные обмеры

Контрольные обмеры выполненных работ наиболее часто применяются для проверки выполнения строительно-монтажных и ремонтных работ. С их помощью устанавливаются фактический объем и стоимость выполненных работ и проверяется правильность их отражения в актах приемки работ и нарядах рабочим, а также правильность списания материалов на производство этих работ.

Как правило, обмер осуществляется с привлечением специалистов-строителей. При подготовке обмера определяются конкретные объекты, конструктивные элементы и виды работ, подлежащие проверке. После этого подсчитываются количество и стоимость работ, выполненных с начала строительства и оплаченных по проверяемым актам приемки работ или нарядам. Эти данные сверяют с данными проектно-сметной документации, и выявляют отклонения в характере, количестве и стоимости работ. Если возникает необходимость проверить правильность списания материалов, то подсчитываются виды и количество списанных материалов.

К участию в обмере привлекаются заинтересованные должностные лица, исполнители, ответственные за строительство или ремонт объекта и подписавшие акты приемки работ, наряды и документы на списание материалов — это обычно прорабы, начальники участков. Кроме того, для участия в обмере могут быть приглашены представители заказчика, сметно-проектной организации, рабочие, фамилии которых указаны в нарядах на выполнение проверяемых работ, представители общественности.

Основным способом производства обмеров строительных работ является инструментальный замер (рулеткой, метром, геодезическим инструментом и т.п.). Проверка объемов работ по конструкциям, замер которых не вызывается необходимостью или затруднен, осуществляется по рабочим чертежам и спецификациям после установления соответствия выполненных работ рабочим чертежам и при наличии конструкции в положении, предусмотренном проектом.

При производстве обмера используются следующие документы: акты на выполнение работ, журналы учета  выполненных работ, которые ведутся  по каждому объекту строительства, журналы расхода строительных материалов, наряды работ, акты геодезических замеров, акты технического обследования зданий, акты приемки работ, проектно-сметная документация, данные бухгалтерского учета о списании материалов и др. С помощью обмера проверяются:

•   соответствие характера, количества и стоимости выполненных работ тем, которые указаны в актах приемки и нарядах, а также в проекте и смете;

•   соответствие выполненных  работ составу работ, предусмотренному сметными нормами, на основании которых составлены примененные при расчетах единичные расценки, калькуляции и прейскурантные цены, а также расценками в нарядах;

•   законченность  объектов, конструктивных элементов, этапов и видов работ или их частей (в тех случаях, когда это имеет  значение для ревизии).

Распространенными способами завышения объемов и стоимости работ являются: включение в акты и наряды фактически невыполненные работы; выполнение работ с отступлением от проекта; выполнение работ в меньшем объеме, чем указано в акте приемки; применение определенных расценок при невыполнении полностью состава предусмотренных ими работ; внесение в акты приемки ранее оплаченные работы и др.

Результаты обмера выполненных  работ отражаются в составляемом ревизором совместно со специалистом-строителем акте обмера, который подписывают все участники этого действия.

Если кто-либо из них  откажется подписать акт, то должна быть сделана соответствующая отметка. При несогласии с результатами обмера, указанными в акте, привлеченные к  обмеру лица вправе требовать, чтобы  в акте были записаны их замечания и возражения.

В акте целесообразно  зафиксировать лишь фактически установленный объем работ или только данные замеров. Впоследствии эти данные сопоставляются с бухгалтерскими документами и определяются объемы и стоимость работ, расход материалов и возможные их завышения. При наличии нарушений может составляться ведомость перерасчета стоимости работ.

Получение объяснений

Получение письменных объяснений возможно в случаях, когда выявленные нарушения  могут быть скрыты или необходимо принять срочные меры по их устранению или привлечению должностных (материально ответственных) лиц к ответственности. Объяснения прикладываются к акту ревизии.

Ревизор имеет право требовать  объяснение от любых работников ревизуемого предприятия по вопросам, возникающим в ходе ревизии. От лиц, не являющихся работниками ревизуемого предприятия, он может получать объяснения, обращаясь к ним с соответствующей просьбой.

 

2. Инвентаризация как метод фактического контроля.

 

Инвентаризация – один из элементов  метода бухгалтерского учета. Она проводится в целях обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и отчетности. Инвентаризации подвергаются имущество и денежные обязательства.

С точки зрения технологии ревизорского дела инвентаризацию можно рассматривать как метод получения наиболее ценных и достоверных доказательств о реальности и точности статей актива баланса, фактов совершения хозяйственных операций.

Это самый распространенный метод фактического контроля. С его  помощью не только осуществляется контроль за сохранностью собственнос-ти организации, но и обеспечивается достоверность фактических данных о наличии имущества.

Порядок инвентаризации имущества  и финансовых обязательств юридических лиц (кроме банков и организаций, которые финансируются за счет средств бюджета) силами самой организации определяется методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств.

Для проведения инвентаризации назначается инвентаризационная комиссия в составе: председатель (должность, фамилия, имя, отчество), члены комиссии (должность, фамилия, имя, отчество). Инвентаризация имущества организации производится по его местонахождению и каждому материально ответственному лицу.

Основными целями инвентаризации являются выявление фактического наличия имущества и неучтенных объектов; сопоставление фактического наличия имущества с данными бухгалтерского учета; проверка полноты отражения в учете обязательств.

Проверка фактического наличия имущества производится при участии должностных лиц, материально ответственных лиц, работников бухгалтерской службы проверяемой предприятии.

До начала проверки фактического наличия имущества инвентаризационной комиссии надлежит получить последние на момент инвентаризации приходные и расходные документы или отчеты о движении материальных ценностей и денежных средств.

Председатель инвентаризационной комиссии визирует все приходные и расходные документы, приложенные к реестрам (отчетам), с указанием «до инвентаризации на «...» (дата)», что должно служить основанием для определения остатков имущества к началу инвентаризации по учетным данным.

Материально ответственные  лица дают расписки о том, что к  началу инвентаризации все расходные  и приходные документы на имущество  сданы в бухгалтерию, отражены в бухгалтерских регистрах или переданы комиссии и все ценности, поступившие на их ответственность, оприходованы, а выбывшие списаны в расход. Аналогичные расписки дают и лица, имеющие подотчетные суммы на приобретение или доверенности на получение имущества.

Сведения о фактическом  наличии имущества записываются в инвен-таризационные описи или акты инвентаризации не менее чем в двух экземплярах.

Инвентаризационная комиссия обеспечивает полноту и точность внесения в описи данных о фактических остатках основных средств, запасов, товаров, денежных средств и другого имущества, правильность и своевре-менность оформления материалов инвентаризации.

Фактическое наличие  имущества при инвентаризации определяют путем обязательного подсчета, взвешивания, обмера.

Проверяемый предприятия должен создать условия, обеспечивающие полную и точную проверку фактического наличия имущества в установленные сроки (обеспечить рабочей силой для перевешивания и перемещения грузов, технически исправным весовым хозяйством, измерительными и контрольными приборами, мерной тарой).

По материалам и товарам, хранящимся в неповрежденной упаковке поставщика, количество этих ценностей может определяться на основании документов при обязательной проверке в натуре (на выборку) части этих ценностей. Определение веса (или объема) навалочных материалов допускается производить на основании обмеров и технических расчетов.

Описи подписывают все  члены инвентаризационной комиссии, материально ответственные лица. В описи в конце материально  ответственные лица дают расписку, подтверждающую проверку комиссией имущества в их присутствии и об отсутствии к членам комиссии каких-либо претензий.

Если инвентаризация имущества проводится в течение  нескольких дней, то помещения, где хранятся материальные ценности, при уходе инвентаризационной комиссии должны быть опечатаны.

 

3. Документальный контроль

 

В теории ревизии проверка документов относится к документальным методам контроля. При исследовании документов используют несколько видов проверок.

Формальная  проверка — можно определить как оценка внешнего вида документа: заполнение реквизитов, наличие номера, даты, подписей, наличие исправлений и других визуально различимых признаков.

В данном случае документы  изучают в целях выявления  дефектов в оформлении документов, установления правильности заполнения реквизитов и наличия не оговоренных исправлений, правильности присвоения нумерации, тождественности дат (например, на расходном кассовом ордере — даты оформления и даты получения средств) подчисток, дописок текста и цифр, соответствия документа действующей типовой форме и т.д.

Начальная стадия осмотра  может привлечь внимание проверяющего к отдельным отклонениям от формальных требований:

•    отклонение от правил составления и оформления документов. При этом первичные документы составляются по форме, содержащейся в альбоме унифицированных форм первичной учетной документации. Все самостоятельно разрабатываемые формы документов подлежат обязательному утверждению в составе иных документов, утверждаемых при формировании учетной политики организации;

•   отсутствие каких-либо реквизитов (печати, подписи, части текста и т.п.);

•    наличие сомнительных реквизитов, свидетельствующих о  признаках материального подлога (подчисток, травления, подклеек, приписок, иных изменений цифровых и текстовых записей);

•    наличие излишних реквизитов. Этот факт, как правило, свидетельствует о стремлении определенного лица внешне придать документу наибольшую достоверность и силу;

•    несоответствие документов реальной обстановке их составления, использования и хранения (чистые, немятые путевые листы, накладные материальных складов и др.);

•    противоречия между реквизитами документа. Они  бывают формаль-ными, т.е. между самими реквизитами (например, несоответствие между штампом и печатью по названию предприятия), и логическими, проявляющимися в необычном их сочетании или находящиеся в противоречии с нормальной хозяйственной деятельностью предприятия.

Арифметическая  проверка — это проверка правильности суммы, результата других арифметических действий. Данный метод применяется для определения в документах правильности подсчетов и выявления ошибок или злоупотреблений, завуалированных путем арифметических действий. Типичным способом мошеннических действий является искажение суммы. С ее помощью можно выявить арифметические несоответствия между частными и итоговыми суммами. Названные несоответствия могут быть выявлены как по горизонтальным строчкам (например, при умножении или сложении), так и по вертикальным (правильность подсчета по отдельным колонкам и итоговой сумме, выраженной как в количественном, натуральном, так и в стоимостном выражении). Данная проверка позволяет также установить правильность вычисления процентов, умножения количественных показателей на целостные и т.п.

Арифметически может  быть проверена правильность обобщения данных первичных документов в регистрах бухгалтерского учета, а также правильность переноса данных из регистров бухгалтерского учета в бухгалтерскую отчетность.

С помощью данной проверки могут быть выявлены следующие искажения в первичных и сводных документах:

•   завышение или  занижение итоговых сумм по горизонтальным и вертикальным строчкам;

•    последующие  дописки штрихов и цифр — как  в итоговых суммах, так и в отдельных строчках и колонках.

Отличительными чертами  рассмотренных методов являются их простота в применении и высокая  поисковая значимость при проведении проверок и ревизий. С их помощью  ревизоры могут выявить из большого объема документов наиболее сомнительные и подвергнуть их всесторонней и глубокой проверке.

Вместе с тем подозреваемые  лица с целью сокрытия следов хищений и иных злоупотреблений часто изготавливают подложные документы, которые по своему внешнему виду не отличаются от подлинных и не содержат внутренних противоречий. Подобного рода несоответствия выражаются иногда в виде противоречий в содержании нескольких взаимосвязанных документов, поэтому требуют исследования этих связанных между собой документов.