Нормативное регулирование организации текущего хранения бухгалтерских дел в компании

Общие положения

Относительно вопросов хранения бухгалтерской документации нормативные  документы устанавливают сроки  хранения и его процедуру.

В соответствии со статьей17 Федерального закона "Об архивном деле в Российской Федерации" от 22.10.2004 № 125-ФЗ организации обязаны обеспечивать сохранность архивных документов в  течение сроков их хранения, установленных  федеральными законами и иными нормативными правовыми актами РФ.

Пункт 1 статьти17 Федерального закона от 21.11.1996 №129-ФЗ "О бухгалтерском  учете" устанавливает, что: "Организации обязаны хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет".

При этом НК РФ (подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ) предписывает налогоплательщикам "в течение четырех лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, а также документов, подтверждающих полученные доходы (для организаций - также и произведенные расходы) и уплаченные (удержанные) налоги".

На первый взгляд, может  показаться, что процитированные  нормы противоречат друг другу. Дело в том, что данные нормативные  документы устанавливают предписания, действующие в целях разных отраслей права - налогового и бухгалтерского.

В целях соблюдения норм налогового законодательства документы  должны храниться 4 года, в целях  соблюдения бухгалтерского - 5 лет. Соответственно, общий срок хранения документов составляет 5 лет (если иное не устанавливается  правилами организации государственного архивного дела).

Порядок хранения документов регламентируется следующими основными  документами:

1. Федеральный закон от 22.10.2004 №125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (далее - Закон № 125-ФЗ);
2. Основные правила работы архивов организации - одобрены решением Росархива от 06.02.2002 (далее - Основные правила);
3. Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения - утвержден Федеральной архивной службой России 06.10.2000 (далее - Перечень);
4. Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете - утверждено приказом Минфина СССР от 29.07.1983 №105.

Из всех вышеперечисленных  нормативных документов бухгалтеру-практику особое внимание следует уделить  Перечню, поскольку именно он "предназначен для использования в качестве основного нормативного документа при определении сроков хранения и отборе на хранение и уничтожение управленческих типовых документов, т.е. общих для всех или большинства организаций (в том числе негосударственных)" (п.1.4.Указаний по применению Перечня). Перечень включает сгруппированные по разделам документы, составляемые при оформлении фактов хозяйственной жизни организаций и Указания по его применению. В числе разделов, выделяемых в Перечне, в частности присутствует раздел 4 "Учет и отчетность", содержащий подразделы 4.1. "Бухгалтерский учет и отчетность" и 4.2."Статистический учет и отчетность".

Особо следует отметить, что в соответствии со статьей 5 Закона № 125-ФЗ к архивным документам относятся  все документы, независимо от вида их носителя. Это означает, что рассматриваемые  в данной статье предписания о  порядке хранения документов относятся  как к документам на бумажных, так  и на электронных носителях.

 

 

Сроки хранения

Сроки хранения каждого вида документов определены Перечнем: 1 год, 5 лет, 75 лет, постоянно, до минования надобности, до замены новым (новыми). Большинство документов должны храниться 5 лет, ряд документов (годовые отчеты, документы о переоценке основных средств, паспорта сделок и др.)- постоянно. Срок хранения лицевых счетов работников - 75 лет.

Отметки "до минования  надобности" и "до замены новым (новыми)" означают, что эти документы имеют  только практическое значение. По некоторым  из этих документов срок хранения определяется самой организацией (но не может быть менее одного года), по другим - не менее 5 лет.

Для большинства документов исчисление срока их хранения производится с 1 января года, следующего за годом  окончания их делопроизводством. По некоторым документам исчисление срока  хранения, названного в графе 3 Перечня, осуществляется с определенного  момента, указанного в графе "Примечание": например, по договорам о материальной ответственности - 5 лет после увольнения материально ответственного лица, сообщения (свидетельства) о постановке на учет в налоговых органах - 5 лет после  снятия с учета и т.д.

В статье 22 Закона № 125-ФЗ указаны  сроки временного хранения отдельных  видов архивных документов, включаемых в состав Архивного фонда Российской Федерации, отсутствующих в Перечне (проектной документации по капитальному строительству - 20 лет, технологической  и конструкторской документации -20 лет, научной документации - 15 лет, кино- и фотодокументов - 5 лет и  др.).

Документы постоянного срока  хранения обычно хранятся в организации  до ее ликвидации.

Примечания, приведенные  в Перечне, комментируют и уточняют сроки хранения отдельных документов.

Например, примечание "При условии завершения проверки (ревизии). В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел - сохраняются до вынесения окончательного решения" конкретизирует сроки хранения учетных регистров, документов об инвентаризации имущества.

На базе Перечня крупная  организация, имеющая филиалы и  составляющая специфические документы, не отраженные в Перечне, составляет, как правило, собственный перечень документов.

В небольших и средних  организациях целесообразно использовать типовой Перечень.

Порядок хранения документов

Согласно статьей 13 Закона № 125-ФЗ организации вправе создавать  архивы в целях хранения образовавшихся в процессе их деятельности документов.

Статья 15 вышеуказанного Закона № 125-ФЗ отмечает, что организации "обязаны обеспечивать финансовые, материально-технические и иные условия, необходимые для комплектования, хранения, учета и использования архивных документов".

В Положении о документах и документообороте в бухгалтерском  учете говорится, что документы  текущего отчетного периода "должны храниться в бухгалтерии в специальных помещениях или закрывающихся шкафах под ответственностью лиц, уполномоченных главным бухгалтером" (п. 6.2.Положения). В установленные самой организацией сроки первичные документы, учетные регистры и бухгалтерская отчетность подлежат передаче в архив организации.

Обработанные первичные  документы текущего месяца должны комплектоваться  в хронологическом порядке по признаку отношения к определенному  учетному регистру и сопровождаться справкой для архива.

В соответствии с пунктом 6.4. Положения "Кассовые ордера, авансовые отчеты, выписки банка, с относящимися к ним документами, должны быть подобраны в хронологическом порядке и переплетены".

Сохранность документов, учетных  регистров, бухгалтерской отчетности, оформление и передачу их в архив  обеспечивает главный бухгалтер.

Выдача документов

Выдача документов, учетных  регистров, бухгалтерской отчетности из бухгалтерии и из архива организации  работникам других структурных подразделений, как правило, не допускается, а в  отдельных случаях может производиться  только по распоряжению главного бухгалтера.

Статья 26 Закона № 125-ФЗ обязует  организации при наличии у  них соответствующих архивных документов "бесплатно предоставлять пользователю архивными документами оформленные в установленном порядке архивные справки или копии архивных документов, связанные с социальной защитой граждан, предусматривающей их пенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций в соответствии с законодательством РФ".

Понятие пользователей архивными  документами определяется пунктом 19 статьи 3 Закона № 125-ФЗ, в соответствии с которым к ним относятся "государственный орган, орган местного самоуправления либо юридическое или физическое лицо, обращающиеся на законных основаниях к архивным документам для получения и использования необходимой информации".

Уничтожение или  передача в архивы

Необходимо обратить внимание на то, что некоторые документы (лицевые  счета работников, договоры, соглашения и др.) в Перечне, помимо указания срока хранения, помечены абравиатурой "ЭПК" (экспертно-проверочная комиссия). Эта отметка означает, что "часть таких документов может иметь научно-историческое значение и в установленном порядке должна передаваться в государственные, муниципальные архивы или храниться в организации".

Перечнем выделяются организации, являющиеся источниками комплектования архивов, и не являющиеся. К первым относятся государственные, муниципальные  организации, документы которых  поступают на хранение в соответствующие архивы в установленном порядке, а также негосударственные организации, с которыми заключены соответствующие договоры. Ко вторым относятся "организации, документы которых не поступают на хранение в государственные, муниципальные архивы".

По истечении сроков хранения в архивах организаций-источников комплектования архивного фонда  России документы, отобранные на государственное  и муниципальное хранение, передаются в соответствующий архив.

Организации, документы которых  приему в государственные и муниципальные  архивы не подлежат - "уничтожают дела с истекшими по Перечню сроками хранения без согласования с архивными органами при условии упорядочения документов по личному составу за соответствующий период".

Уничтожение документов оформляется  актом, утвержденным руководителем  организации.

Уничтожение документов, имеющих  по Перечню срок хранения с отметкой "ЭПК", а также не предусмотренные  Перечнем, должно согласовываться с  архивным органом.

В случае пропажи или гибели первичных документов руководитель организации назначает приказом комиссию по расследованию причин пропажи (гибели).

При необходимости для  участия в работе комиссии приглашаются представители следственных органов, охраны, государственного пожарного  надзора, МЧС и т.п.

Результаты работы комиссии должны быть оформлены актом, который  подлежит утверждению руководителем  организации.

Статьей 23 Закона № 125-ФЗ устанавливается, что "при реорганизации негосударственных организаций условия и место дальнейшего хранения архивных документов определяются учредителями этих организаций либо органами, уполномоченными на то учредительными документами". Этой же статьей определено, что при ликвидации организации их документы, включенные в состав Архивного фонда РФ, документы по личному составу, а также документы, сроки временного хранения которых не истекли, передаются ликвидационной комиссией или конкурсным управляющим на хранение в соответствующий государственный или муниципальный архив на основании договора между вышеуказанными сторонами.

Порядок изъятия  документов

В соответствии с пунктом 8 статьи 9 Закона № 129-ФЗ

Выдержка из документа

"Первичные  учетные документы могут быть  изъяты только органами дознания, предварительного следствия и  прокуратуры, судами, налоговыми  инспекциями и органами внутренних  дел на основании их постановлений  в соответствии с законодательством  Российской Федерации. " 
 Главный бухгалтер или другое должностное лицо организации вправе с разрешения и в присутствии представителей органов, проводящих изъятие документов, снять с них копии с указанием основания и даты изъятия".

Ответственность за нарушение законодательства об архивном деле

Статьей 27 Закона № 125-ФЗ установлено, что "Юридические лица, а также должностные лица и граждане, виновные в нарушении законодательства об архивном деле в Российской Федерации, несут гражданско-правовую, административную и уголовную ответственность, установленную законодательством Российской Федерации".

В некоторых случаях организации  могут быть согласно статье 111 НК РФ освобождены от ответственности  за пропажу или гибель документов вследствие стихийного бедствия и других чрезвычайных обстоятельств (кража, пожар  и т.п.). Однако следует иметь в  виду, что вина организации в совершении правонарушения будет определяться в зависимости от вины ее должностных  лиц, действия (бездействия) которых  стали причиной совершения этого  правонарушения.

О сроках хранения документов и последствиях их утраты

Две версии сроков хранения документов

Определение термину "документ" дано в статье 2 Федерального закона от 20.02.1995 № 24-ФЗ "Об информации, информатизации и защите информации", согласно которой  под документированной информацией (документом) понимается зафиксированная  на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Именно этот термин является основой  другого, часто используемого в  законодательстве о бухгалтерском  учете и в налоговом законодательстве, - "первичный учетный документ".

В силу пункта 1 статьи 9 Федерального закона от 21.11.1996 № 129-ФЗ "О бухгалтерском  учете" (далее - Закон № 129-ФЗ) под  первичным учетным документом понимается оправдательный документ, подтверждающий совершение хозяйственной операции, на основании которого ведется бухгалтерский  учет. Из этого определения следует, что договоры, деловая переписка  и иная хозяйственная документация не могут быть отнесены к первичным  учетным документам, поскольку отражают не совершение хозяйственных операций, а лишь намерение их совершить.

Что касается сроков хранения хозяйственной документации, то известное  неудобство представляет то обстоятельство, что различные законодательные  акты определяют эти сроки по-разному.

В соответствии с пунктом 1 Закона № 129-ФЗ организации обязаны  хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и  бухгалтерскую отчетность в течение  сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет. Сроки хранения отдельных видов документов установлены Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утв. Федеральной архивной службы России от 06.10.2000). Подпункт 8 пункта 1 статьи 23 НК РФ обязывает налогоплательщиков в течение четырех лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, а также документов, подтверждающих полученные доходы (для организаций - также и произведенные расходы) и уплаченные (удержанные) налоги.