Общая характеристика расчетов с подотчетными лицами

Командировочные расходы возникают вследствие оплаты расходов работнику предприятия, направленного в командировку. Командировка - это поездка работника в другую местность для выполнения служебного поручения вне места его постоянной работы по распоряжению работодателя. При этом служебные поездки работников, постоянная работа которых протекает в пути или имеет разъездной характер, командировками не признаются.

В командировку может быть направлен  только штатный работник организации, с которым заключен трудовой договор. Поездка в другую местность работника, с которым заключен гражданско-правовой договор (например, договор подряда  или поручения), командировкой не считается.

В соответствии с действующим законодательством  командированному работнику оплачиваются: расходы по найму жилого помещения; расходы по проезду к месту командировки и обратно; суточные; другие расходы (например, оплата услуг связи или почты). На оплату таких расходов работнику перед его отъездом в командировку выдается аванс.

Представительские расходы - это затраты организации по приему и обслуживанию представителей других организаций, участвующих в переговорах для установления и поддержания сотрудничества, а также участников, прибывших на заседания совета (правления) организации.

Полный перечень представительских  расходов приведен в статье 264 НК РФ.

Согласно этой статье, к представительским  расходам относятся затраты: по проведению официального приема (завтрака, обеда, ужина или другого аналогичного мероприятия) представителей других организаций; по транспортному обеспечению представителей других организаций, связанному с их доставкой до места проведения встречи  и обратно; по буфетному обслуживанию лиц, участвующих во встрече во время  переговоров; по оплате услуг переводчиков, не состоящих в штате организации.

Этот перечень является исчерпывающим. Поэтому затраты на организацию  развлечений и отдыха, оплату виз, а также на оплату проживания участников переговоров представительскими расходами  не являются.

Учет по расчетам с подотчетными лицами ведется на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Это активно-пассивный  счет, сальдо которого отражает сумму  задолженности подотчетных лиц  предприятию или сумму возмещенного перерасхода и вновь выданные под отчет средства на основании  расходных кассовых ордеров, по кредиту  — суммы, использованные согласно авансовым  отчетам и сданные в кассу  по приходным кассовым ордерам.

Выдачу денежных авансов подотчетным  лицам отражают по дебету счета 71 и  кредиту счета 50 «Касса». Расходы, оплаченные из подотчетных сумм, списывают с кредита счета 71 в дебет счетов 07 «Оборудование к установке», 08 «Вложения во вне материальные активы», 10 «Материалы», 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей» 20 «основное производство», 25 «Общепроизводственные расходы», 26 «Общехозяйственные расходы», 28 «Брак в производстве», 29 «Обслуживающие производства и хозяйства», 97 «Расходы будущих периодов», 41 «Товары», 45 «Товары отгруженные», 50 «Касса», 51 «Расчетный счет», 52 «Валютный счет», 55 «Специальные счета в банках», 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда», 73 «Расчеты с персоналам по прочим операциям», 76 «Расчеты с прочими дебиторами и кредиторами», 79 «Внутрихозяйственные расчеты», 84 «Нераспределенная прибыль», 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» в зависимости от характера расходов. Возвращенные в кассу остатки неиспользованных сумм списывают с подотчетных лиц в дебет счета 50 «Касса».

Аналитический учет по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» ведется  по каждой авансовой выдаче.

 

2.2 Нормативные  документы, регламентирующие расчеты  с подотчетными лицами.

В силу того, что расчеты с подотчетными лицами затрагивают несколько разделов как бухгалтерского, так и налогового учета перечень законодательных  актов достаточно велик.

Основные положения по отражению  расходов с подотчетными лицами в  бухгалтерском учете регламентированы в Федеральном "О бухгалтерском  учете".

Порядок выдачи средств на хозяйственные  нужды и правила оформления выдачи оговорены в «Порядке ведения кассовых операций».

В связи с тем, что расчеты  с подотчетными лицами осуществляются в наличной форме, то размер расчетов подотчетного лица при оплате наличными должен отвечать нормам Указания Центрального Банка РФ, в соответствие с которым предельный размер расчетов наличными по одной сделке с одним юридическим лицом не должен превышать 60 000 руб.

Расчеты с подотчетными лицами оказывают  влияние на налогообложение предприятия  в разрезе налога на прибыль организаций, налога на добавленную стоимость, налога на доходы физических лиц и единого  социального налога, т.е. они находят  свое отражение в следующих главах Налогового Кодекса РФ. Глава 21 «Налог на добавленную стоимость», регламентирует правила списания НДС при осуществлении  расходов за счет подотчетных средств. Глава 23 «Налог на доходы физических лиц» регламентирует порядок обложения НДФЛ сумм, полученных работником под отчет. Глава 25 «Налог на прибыль организаций» оговаривает порядок учета расходов, произведенных за счет средств, выданных под отчет, при расчете налогооблагаемой прибыли.

При оформлении командировочных расходов учитываю нормы Трудового Кодекса  РФ, который оговаривает перечень лиц, которые могут быть направлены в командировку, а также порядок  оплаты командированного сотрудника в  выходные и праздничные дни.

При направлении сотрудника в командировку за границу РФ применяют следующие  нормативные акты: Закон РФ «О валютном регулировании и валютном контроле», Положение Банка России, Инструкцию Банка России, Положение по бухгалтерскому учету № 3/2006 «Учет активов и обязательств, выраженных в иностранной валюте».

 

 

2.3 Состав  первичных документов и учетных  регистров по расчетам с подотчетными  лицами

Состав первичных документов по расчетам с подотчетными лицами, с  одной стороны, достаточно узок —  это авансовые отчеты, заявления  на выдачу денег из кассы. С другой стороны, состав документов, сопутствующих расчетам с подотчетными лицами, чрезвычайно широк и разнообразен, так как расчеты с подотчетными лицами связаны со многими другими разделами учета, например, операциями по кассе, расчетами с поставщиками и подрядчиками, операциями по движению материальных ценностей и т. д. и, следовательно, при проверке необходимо сопоставить авансовые отчеты с документами по другим разделам учета.

Основными документами, которые необходимо подвергнуть изучению при проверке расчетов с подотчетными лицами, являются:

• авансовые отчеты;
• приказы о направлении сотрудников в командировки;
• командировочные удостоверения;
• копии загранпаспортов с отметками о пересечении границы;
• список лиц, которым разрешено получение наличных денег из кассы;
• сметы представительских расходов;
• приказы об утверждении смет представительских расходов;
• оправдательные первичные документы.

Операции по расчетам с подотчетными лицами находят свое отражение в  следующих бухгалтерских регистрах:

• журнал-ордер № 7, объединяющий в себе аналитический и синтетический учет расчетов с подотчетными лицами (при журнально-ордерной форме учета);
• главная книга;
• иные регистры аналитического и синтетического учета расчетов с подотчетными лицами, в зависимости от принятой на предприятии форме счетоводства.

 

 

 

 

Заключение

 

Проведя исследование выбранной темы можно  сказать, что аудит – это деятельность, направленная на уменьшение предпринимательского риска, аудит способствует уменьшению до приемлемого уровня информационного  риска для пользователей финансовых отчетов. Аудит обеспечивает не только проверку достоверности финансовых показателей, но и, разработку предложений  по оптимизации хозяйственной деятельности с целью рационализации расходов и увеличения прибыли.

В данной работе был рассмотрен аудит  учета расчетов с подотчетными лицами, который заключается в проверке соблюдения действующего законодательства, правильности документального оформления и отражения в учете всех видов расчетов с подотчетными лицами.

Проверка  правильности ведения учета расчетов с подотчетными лицами производится сплошным образом, так как в расчетах данного вида задействована денежная наличность.

Аудит расчетов с подотчетными лицами проводится на основе первичных документов по расчетам с подотчетными лицами. Основными  документами, которые необходимо подвергнуть  изучению при проверке расчетов с  подотчетными лицами, являются: авансовые  отчет; приказы о направлении  сотрудников в командировки; командировочные  удостоверения; копии загранпаспортов  с отметками о пересечении  границы; список лиц, которым разрешено  получение наличных денег из кассы; сметы представительских расходов; приказы об утверждении смет представительских  расходов; оправдательные первичные  документы.

В работе также были проанализированы различные методы получения аудиторских  доказательств при аудиторской  проверке расчетов с подотчетными лицами для выявления типичных ошибок, допускаемых  в данной области бухгалтерского учета. К таким методам относятся: наблюдение или участие в инвентаризации; наблюдение за выполнением хозяйственных или бухгалтерских операций; устный опрос; получение письменных подтверждений; проверка документов, полученных клиентом от третьих лиц; проверка документов, подготовленных на предприятии клиента; проверка арифметических расчетов; анализ.

Изучение  типичных ошибок, допускаемых на предприятих  при расчетах с подотчетными лицами позволяет утверждать, что большинство таких ошибок происходит не из-за сложности в их бухгалтерском учете, а в результате небрежного его ведения и отсутствия контроля за расчетами с работниками.

Основными ошибками, допускаемыми организациями  являются несоблюдение порядка выдачи денег под отчет; отсутствие инвентаризаций расчетов с подотчетными лицами; приложение к авансовым отчетам не имеющих  всех обязательных реквизитов первичных  документов; расчет с другими юридическим  лицами выданными под отчет наличными  деньгами в размерах, превышающих  установелнный лимит. В ходе аудиторской проверки выявлены нарушения в заполнении авансовых отчетов. Особое внимание нужно обратить на правильность и своевременность составления авансового отчета, на конкретизацию даты (обязательно должны быть указаны день, месяц и год составления авансового отчета).

Зачастую  в результате указанных нарушений  на затраты списываются необоснованные суммы, занижается налогооблагаемый доход, происходит скрытие платежей по социальному  страхованию и обеспечению, транспортному  налогу.

Совершаемые на предприятиях нарушения в операциях расчетов с подотчетными лицами позволяют сделать вывод, что они допускаются в результате низкого уровня системы внутреннего контроля за использованием денежных средств на предприятии и неверным ведением бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами.

 

Список использованной литературы:

 

1. Федеральный закон Российской Федерации «Об аудиторской деятельности» от 7 августа 2001 № 119-ФЗ.
2. Трудовой кодекс Российской Федерации от 30.12.2001 №197-ФЗ (ред. от 30.12.2006).
3. План счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности    организации и Инструкция по его применению. Утверждены приказом Минфина РФ от 31.10.2000 г. № 94н.
4. «Нормы возмещения командировочных расходов, связанных со служебными командировками на территории РФ».
5. Постановление Правительства РФ от 08.02.02г. №93 «Об установлении норм расходов организации на выплату суточных или полевого довольствия, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относят к прочим расходам, связанным с производством и реализацией»
6. Постановление Госкомстата России от 01.08.01г. № 55 «Об утверждении унифицированной формы первичной учетной документации №АО-1 «Авансовый отчет»
7. Аудит: Учебник для вузов / В.И. Подольский, Г.Б. Поляк, А.А. Савин и др.; Под ред. проф. В.И. Подольского. – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2001.
8. Аудит: учебник для вузов / под ред. В.В. Скобара. – М.: Просвещение, 2005.
9. Шеремет А.Д., Суйц В.П. Аудит: Учебник. – 2-е изд., доп. И перераб. – М.: ИНФРА-М, 2001.
10. Парушина Н.В. Аудит расчетов с подотчетными лицами и персоналом организации по прочим операциям // Аудитор. – 2008. - №2. – с. 11-17.