Оценка системы внутреннего контроля цикла сбыта и финансовых результатов

    Основные  задачи системы внутреннего контроля (аудита) сбытовой деятельности заключаются в достижении следующих показателей эффективности управления организацией:

    1.Сохранность  ресурсов и потенциала организации  (внеоборотных активов и оборотных  средств), в том числе сохранность  систематизированных и обобщенных данных для их использования в управлении.

    2.Должный  уровень полноты и точности  первичных документов и качества  первичной информации для успешного  руководства и принятия эффективных  управленческих решений по сбыту  продукции. 

    3.Безошибочность регистрации и обработки финансово-хозяйственных операций организации — наличие, полнота, арифметическая точность, разноска по счетам, формальная разрешенность, временная определенность, представление и раскрытие данных в отчетности.

     4.Рациональное и экономное использование всех видов ресурсов.

     5.Соблюдение  работниками организации установленных  администрацией требований, правил  и процедур — положений о  подразделениях, должностных инструкций, правил поведения, планов документации  и документооборота, планов организации труда, приказа об учетной политике, иных приказов и распоряжений.

     6.Соблюдение  требований федеральных законов  и подзаконных актов Российской Федерации, субъектов Российской Федерации и полномочных органов местного самоуправления и др.

    Одним из важнейших источников информационного  обеспечения внутреннего контроля  сбыта коммерческой организации  является система процедур определения, сбора, измерения, регистрации и обработки информации о результатах реализации сбытовой политики организации в разрезе определенных сегментов деятельности.

    Состав  процедуры внутреннего контроля сбыта готовой продукции зависит  от конкретных условий реализации.

    Каждая  процедура имеет два аспекта:

    1. Выполнение процедуры контроля  работниками предприятия 

    2. Действия сотрудника внутреннего аудита при проверке соблюдения исполнителями своих должностных обязанностей.

    Процедуры внутреннего контроля определены:

    а)Процедуры контроля при получении заказов потребителей на поставку продукции.

    Поступившие заказы регистрируются в книге учета заказов (в файлах заказов ) и группируются по определенным критериям рыночного сегментирования. При получении заказов , начальником отдела сбыта осуществляется контроль за наличием таких параметров контроля , как разборчивая подпись и указание должности лица , составившего документ (заказ) , четкий оттиск печати организаций – заказчиков , его банковские реквизиты , ассортимент полученного и др.

    Все выявленные отклонения от указанных  параметров учитываются при предварительной (первичной) оценке возможности выполнения заказа.

    б)Процедуры контроля представителей организаций – покупателей, предъявляющих свои полномочия на подписании договоров поставки.

    Заместитель начальника отдела сбыта методом  нормативной проверки документов определяет, имеет ли представитель организации – покупателя необходимые полномочия. Такие полномочия подтверждаются паспортом и доверенностью .

    в)Процедуры контроля выписанных товарно – транспортных накладных.

    Выписки товарно-транспортных накладных и  санкционирование отгрузки производится разными должностными лицами, во избежание злоупотребления. Зам. начальника отдела сбыта, санкционирующий отгрузку по установленному порядку осуществляет контроль выписанных товарно-транспортных накладных: все четыре экземпляра товарно-транспортных накладных должны иметь одинаковую серию и номер, все реквизиты заполнены и являются верными, все указанные в товорно – транспортной накладной сведения соответствуют прейскуранту, суммы должны быть правильно подсчитаны, на всех экземплярах товарно – трансортной накладной должны быть подписи зам. начальника отдела сбыта.

    г)Процедуры контроля формирования партий отправки и их погрузки в автотранспортные средства.

    Все экземпляры выписанной товарно –  транспортной накладной передаются на склад готовой продукции. Зав. складом проверяет наличие подписей в ТТН, зам. начальника отдела сбыта по управлению сбытом и при её наличии организует отборку продукции из мест хранения , комплектацию партий отправки, формирует грузовые единицы и производит соответствующую маркировку . По прибытии автотранспорта в зону погрузки склада зав. складом сверяет соответствующие реквизиты путевого листа и транспортного раздела товарно – транспортной накладной, осуществляет контроль на предмет соответствия параметров прибывшего под отгрузку автомобиля объему данной поставки. Проверяется соблюдение правил затаривания, соответствие подготовленной партии отправки количеству, качеству, указанным в товарно – транспортной накладной . При отсутствии отклонений зав. складом организует процесс погрузки в автомобиль подготовленной партии к отправке . Принимающий груз водитель – экспедитор также осуществляет контроль за соответствием характеристик отгружаемой в автомобиль продукции данным товарно – транспортной накладной .

    д) Процедуры контроля реализации (сбыта) готовой продукции.

    Начальник отдела сбыта при получении об отгрузке продукции в журнале (файле) регистрирует: наименование покупателя, дату и номер договора поставки; дату выписки и номер соответствующей  товарно – транспортной накладной, дату и время отгрузки, фактические данные по отгрузке. Данные этого регистра передаются экономисту, который ежедневно составляет рапорты о выполнении планов продаж.

    Действия  внутреннего контроля состоят в  наблюдении за подготовкой отчетности по сбыту ответственными за это работниками.

    е)Процедуры контроля оплаты продукции покупателями.

      ж)Процедуры контроля дебиторской задолженности покупателей.

    Для повышения эффективности системы  контроля за состоянием расчетов с  покупателями главным бухгалтером ежемесячно производится выверка их задолженности.

    Действия  внутреннего контроля заключаются  в следующем:

    Выборе  счетов покупателей с подтверждением дебетовых записей и счетами  – фактур, а кредитовых записей - документами о поступлении денег или приказами о списании кредита;

    Выявлении просроченных кредитов;

    Наблюдении  за процедурами ежемесячной выверки  дебиторской задолженности покупателей;

    Выборе  примеров из не подтвержденных покупателями актов сверки дебиторской задолженности и выявлении у главного бухгалтера мер по данным отклонениям;

    Установка по датам отправки двух экземпляров  актов дебиторской задолженности, просрочки ответов покупателей и выяснении у работников бухгалтерии причины данного отклонения;

          Подтверждении списанной  безнадежной дебиторской задолженности необходимой документации;

    Контроль  за списанием невостребованной задолженности. 
 
 

3.Система  внутреннего контроля финансовых  результатов 

    В организации внутреннего контроля финансовых результатов ведущая  роль принадлежит учетно-финансовой службе хозяйства. Именно в системе бухгалтерского учета находят обобщенное и систематизированное отражение данных о формировании отдельных видов доходов и расходов, прибылей и убытков в целом. Причем важное значение имеет текущая информация об этих хозяйственных операциях, что создает условия для оперативного воздействия на конечные результаты финансово-хозяйственной деятельности. Особому контролю при этом должны подвергаться факты уплаты хозяйством пени, штрафов, неустоек и других непроизводственных расходов, допущенных как при исполнении хозяйственных договоров, так и при нарушении налогового и бюджетного законодательства. Важно установить причины их возникновения и виновных должностных лиц, добиваясь возмещения допущенных потерь и предупреждения их впредь. По фактам стихийных бедствий надо тщательно проверять правильность определения причиненного ущерба, своевременность и полноту его возмещения страховщикам в соответствии с заключенными договорами страхования.

    С привлечением экономической и технологической служб должен оперативно осуществляться анализ текущего выполнения бюджетов (плановых заданий) по финансовым результатам деятельности каждой отрасли хозяйства. Здесь важно следить за ходом продажи продукции, ее ассортиментом, качеством, себестоимостью и конъюнктурой рыночных цен. При такой организации дела появляется возможность реально управлять финансово-хозяйственной деятельностью, принимать необходимые меры непосредственно в ходе воспроизводственных процессов, что существенно повышает действенность всей системы экономического контроля. Следует шире практиковать рассмотрение этих вопросов при подведении текущих итогов работы отраслей и внутрихозяйственных подразделений, увязывая их с мерами морального и материального стимулирования.

    Весьма  эффективно участие соответствующих служб хозяйства в проведении ежегодных аудиторских проверок, осуществляемых в соответствии с действующим законодательством аудиторскими фирмами или аудиторскими союзами, что позволяет в наиболее полной мере выявить финансовое состояние хозяйства и выработать комплексные меры по его улучшению на предстоящий период. 

      4.Оценка системы внутреннего контроля цикла сбыта и финансовых результатов. 

    Оценка  эффективности системы внутреннего  контроля    включает в себя следующие этапы:

    1.Ознакомление  с системой внутреннего контроля

    2.Первичная  оценка надежности системы внутреннего  контроля 

    Процедура первичной оценки надежности системы  внутреннего контроля осуществляется на основе методики и приемов, которые  аудиторские организации разрабатывают  самостоятельно, но с учетом требований  правил (стандартов) аудиторской деятельности. Методика контроля  основана на тестировании . 

    Тестовые  вопросы для проведения оценки системы  внутреннего контроля при планировании аудита операций по приобретению и реализации продукции 

 
 

     Для оценки состояния внутреннего контроля при учете финансовых результатов  хозяйственной деятельности предприятия составляем вопросник, приведенный ниже : 

     Вопросник аудитора для оценки состояния системы  внутреннего контроля при проверке учета финансовых результатов: