Организационные основы ревизии

     Предельный срок ознакомления руководства проверяемой организации с актом контрольного мероприятия и подготовки возражений по нему не меняется и составляет пять дней. Но по новой Инструкции срок ознакомления с актом для проверяемой организации будет устанавливать руководитель ревизионной группы.

С введением новой Инструкции в значительной степени изменился порядок реализации материалов контрольного мероприятия. Срок рассмотрения возражений по акту руководителем ревизионной группы увеличится с 5 до 30 рабочих дней.

          Результаты ревизии должны подтверждаться документами (их копиями), объяснениями должностных, материально ответственных лиц проверенной организации и др.

 

 

2. Планирование и подготовка ревизии

     Планирование ревизии осуществляется по этапам. Выделяют два основных этапа:

1. Разработка  программы

2. Разработка  плана    

Программа ревизии. Задание на ревизию дает заказчик. Заказчиками могут быть: администрация  организации, собственник организации, государственные органы.

     Получив задание, ревизоры разрабатывают программу ревизии, которая основывается на действующем инструктивном материале и опыте, накопленным ревизующим органом. Программу утверждает начальник ревизующего органа или заказчик. В разделе «Цель ревизии» формируется главная задача проверки, например, анализ финансового состояния АО, проверка законности и эффективности  использования внеоборотных активов и т.д. Здесь же перечисляются объекты ревизии, например, АО, его дочерние предприятия и филиалы.

        Полная,  правильно составленная программа ревизии концентрирует внимание проверяющих на основных вопросах ревизии, раскрывает их содержание, т.е. позволяет проверяющему быть более предметным.

     На основе программы составляется план ревизии, который привязан к специфике конкретной организации. Как правило, он составляется на месте ревизии. План ревизии должен обладать определенными характеристиками:

1. Действенность  – в плане должны содержаться  точные указания исполнителей  и сроки ревизионных мероприятий.  Такой план позволяет контролировать  эффективность работы ревизоров.

2. Конкретность  – вопросы программы, подлежащие  проверке, в плане конкретизуются  до такого вида, чтобы можно  было определить срок выполнения  и назначить исполнителя. Например, программой предусмотрено проверить  состояние хранения ГП. Вопрос программы в плане в самом общем виде может быть детализирован следующим образом:

Проверить:

1. обеспеченность  организации складскими помещениями  и оценить их состояние;

2. выявить нарушения  в движении первичных документов и заполнении регистров учета;

3. проверить  соблюдение установленного порядка  складирования ГП;

4. выявить факты  порчи ГП на складах;

5. выявить факты  хранения ГП вне складов;

6. выявить факты  хранения неучтенной ГП;

3. Реальность - сопоставление плана с обеспеченностью  людьми и материальными ресурсами. Например, нельзя провести инвентаризацию крупного склада силами ревизующей группы  без привлечения рабочих;

4. Гибкость и  мобильность. В ходе ревизии  план совершенствуется, дополняется  и уточняется – выявление каких-либо  фактов может вызвать необходимость проверки новых обстоятельств, не предусмотренных ранее ни планом, ни программой.         

Предварительна  подготовка ревизии – этот процесс  также проходит поэтапно. При подготовке сначала решаются методические вопросы, затем организационные, после чего происходит ознакомление с объектом ревизии.

     Методические вопросы - необходимо изучить опыт ревизующего по аналогичным программам проверки. Вместе с тем следует внимательно просмотреть материалы предыдущей ревизии. По этим материалам следует определить основные вопросы, поднятые ревизией, характер вскрытых недочетов  и сопоставить эту информацию с результатами текущей проверки. При формировании методического обеспечения подбирается систематизированный перечень нормативных актов, норм естественной убыли  и выхода продукции, иные инструктивные материалы.         Подбираются участники ревизии. Комплексная ревизия предусматривает участие в ней специалистов по технологии производства, планированию, снабжению, сбыту, финансам, учету и т.д. Руководитель ревизии обеспечивает правильную расстановку сил на месте, следит за полнотой и качеством проверки отдельных участков объекта, оказывает участникам ревизии практическую помощь в работе, руководит оформлением материалов ревизии, представительствует в соответствующих службах и организациях.

     Состав участников ревизии оформляется приказом по организации, которым устанавливается также срок ревизии. Ревизоры готовят проект приказа генерального директора о начале работы ревизионной группы. В приказе содержится фраза об обязательном содействии всех работников организации проведению ревизии. Каждый ревизор должен иметь копию приказа. Приходя на место ревизии, он обязан предъявлять копию приказа и по просьбе проверяемого — документы, удостоверяющие его личность.

     Подготовка ревизоров к ревизии завершается инструктивным совещанием, которое проводит руководитель ревизии. На этом совещании руководитель ревизии имеет возможность нацелить участников ревизии на основные вопросы, которые необходимо решить, дать ревизорам ряд практических советов по организации работы на месте ревизии, их личному поведению во время ревизии, выслушать каждого участника ревизии и ответить на его вопросы.

     Ознакомление с объектом ревизии. Следующий шаг в процессе организации ревизии — это непосредственное знакомство с объектом ревизии. Для успеха ревизии немаловажное значение имеет ознакомление со структурой управления организации, данные о которой могут содержаться в приказах по основной деятельности или в документах совета директоров. Изучая структуру управления, необходимо понять общую систему субординации в организации, взаимодействие ее учетного и финансового органов, службы сбыта и снабжения, роль коллегиальных органов управления (совета директоров, правления и др.) В ходе предварительного знакомства следует уяснить себе систему документооборота. Первый документ, который требуется прочесть,— номенклатура дел, в которой представлена информация о содержании документов, накапливающихся в отделах организации. Необходимо проанализировать порядок создания, регистрации и доведения до исполнителей распорядительных документов (приказов, распоряжений). Следует ксерокопировать приказы о создании инвентаризационных, ревизионных комиссий, приказы с образцами подписей материально ответственных лиц, распорядителей денежных ресурсов.

          Во время знакомства с организацией необходимо выяснить, какие контролирующие службы у нее созданы (ревизионная комиссия, отдел ревизии и анализа, отдел внутреннего аудита и пр.).

 

 

 

 

 

 

 

3. Документальные  методы проведения ревизии

     Ревизия осуществляется посредством процедур, вытекающих из документальных и фактических приемов и методов проведения ревизий и проверок.

К приемам  документального контроля относятся:

•      технико-экономические расчеты;

•      нормативная проверка;

•      документальная проверка содержания операций и процессов;

•      встречная проверка данных, отраженных в документах;

•      хронологическая проверка движения товарно-материальных ценностей и денежных средств;

•      проверка правильности хозяйственных операций с подтверждением данных о выполнении других операций, связанных с ней;

•      проверка полноты отражения хозяйственных операций в регистрах бухгалтерского учета;

•      проверка правильности отражения хозяйственных операций по данным документов бухгалтерского учета;

•      проверка полноты оприходования готовой продукции и достоверности списания сырья и материалов на ее производство 
(составление альтернативного баланса).

В процессе ревизии различных разделов учета, видов хозяйственной деятельности применяются те или иные приемы.         

Технико-экономические  расчеты производятся в целях установления правильности составленных смет общехозяйственных (накладных) расходов, капитального и текущего ремонта основных средств, списания строительных материалов на объем произведенной продукции, исчисления себестоимости выполненных строительно-монтажных работ, готовой продукции и оказанных услуг и др.         

Нормативная проверка заключается в сопоставлении фактических данных с установленными сметными нормативами и нормами, что позволяет определить их соблюдение. Отклонения подлежат тщательному изучению, выявляются причины их возникновения и работники, виновные в них. Разрабатываются необходимые меры по ликвидации отклонений отрицательного характера (с возмещением материального ущерба за счет виновных) и закреплению положительных результатов.

    Документальная проверка содержания операций и процессов - ведущий прием документального контроля. Она проводится с целью установления законности, целесообразности и достоверности совершенных хозяйственных операций и процессов. На основе этой проверки разрабатываются конкретные мероприятия по ликвидации нарушений и привлечению к ответственности виновных, включая возмещение нанесенного материального ущерба, а также по мобилизации внутренних резервов повышения эффективности деятельности организации.

Документальная  проверка производится сплошным или  выборочным способом.

При сплошном способе за ревизуемый период изучается содержание всех совершенных операций, отраженных в первичных документах и отчетах, и правильность их отражения на счетах бухгалтерского учета. Этот способ весьма трудоемок и применяется на тех участках деятельности организации, где вскрыты злоупотребления и необходимо установить полную сумму нанесенного материального ущерба, а также на некоторых участках деятельности, связанных с движением денежных средств, основных средств и других активов и пассивов в соответствии с заданием, указанным в программе ревизии.

     При выборочном способе проверяется содержание части операций, отраженных в первичных документах и отчетах ревизуемого периода, по усмотрению ревизора. Если будут установлены злоупотребления, то на этом участке следует перейти на сплошной метод проверки, обеспечивающий выявление полного размера нанесенного ущерба.

     Исследование операций в систематизированном порядке является рациональным и экономичным. При нем ревизуются однородные операции за определенный период. Это дает возможность ревизору глубоко изучить взаимосвязь проверяемых операций. Так проверяются кассовые операции, операции по счетам в банках, расчеты с подотчетными лицами, движение основных средств и товарно-материальных ценностей, издержки производства и обращения.         

 При документальной  проверке ревизор устанавливает  законность, целесообразность и  достоверность операций, отраженных  в документах:

-        операция считается законной, если ее содержание не противоречит действующему законодательству и нормативным документам;

-        целесообразность операции определяется ее направленностью на выполнение задач, стоящих перед организацией. Например, приобретены материалы, имеющиеся в наличии сверх нормы запаса. Операция законна, но не целесообразна. При выявлении незаконных и нецелесообразных операций ревизор должен изучить их характер, установить, кто и по чьему распоряжению осуществил эти операции, определить их последствия;

-        достоверность хозяйственной операции устанавливается при формальной арифметической проверке документов.        

 При формальной  проверке определяются полнота  и правильность заполнения реквизитов, характеризующих операцию, а также  выявляются неоговоренные исправления,  подчистки, дописки текста и  цифр, подлинность подписей работников.                  

Встречная проверка данных заключается в том, что достоверность и правильность отраженных в документах хозяйственных операций проверяются путем сопоставления данных разных документов, относящихся к одним и тем же или различным, но взаимосвязанным хозяйственным операциям. Она может производиться по документам, находящимся в делах других организаций, с которыми организация вступала в хозяйственную связь. Этот прием применяется, например, при установлении полноты и своевременности оприходования полученных в банке наличных денег в кассу путем сопоставления данных приходных кассовых ордеров с соответствующими данными выписок со счетов в банке.         

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Заключение

     Таким образом ознакомившись с содержанием акта ревизии, выводами и предложениями ревизора руководитель предприятия поручает соответствующим должностным лицам подготовить решение по результатам ревизии. Приказом оформляются результаты ревизии, в процессе поведения которой установлены злоупотребления и серьезные нарушения. В приказе выделяется два раздела: констатирующий (излагаются допущенные недостатки в работе) и приказной (перечисляются конкретные мероприятия по выправлению недочетов в работе). Выполнение всех этих мероприятий позволяет избежать в будущем нарушений.