Организация бухгалтерского учета в условиях автоматизированной обработки данных

10. Подписи руководителя предприятия  и главного бухгалтера. В период  отсутствия на работе руководителя  или главного бухгалтера РКО  имеют право подписывать лица  – работники предприятия, которым  руководителем или владельцем предприятия предоставлено право подписи кассовых документов. Если к РКО прилагаются документы, служащие основанием для выдачи денежных средств из кассы и в них имеется разрешительная подпись руководителя предприятия, то подпись на самом РКО не обязательна;

11. Указывается наименование и  номер, когда и кем выдан документ, удостоверяющий личность получателя. Данная строка может и не  заполняться в случае если  наличные денежные средства получает  штатный сотрудник предприятия;

12. Указывается кассир, выдавший денежные средства из кассы.

Расходные документы сразу же после выдачи денег подписываются кассиром, а приложенные к ним документы погашаются оттиском штампа «Оплачено» или аналогичной надписью с указанием даты (число, месяц, год).

Необходимо помнить, что:

– передача РКО производится непосредственно из бухгалтерии в кассу;

– выдача РКО на руки лицам, получающим деньги, запрещается;

– выдача денег по РКО может проводиться только в день их составления и только лицу, указанному в ордере, за исключением выдачи денежных средств из кассы по доверенности и оформления РКО по выданным денежным средствам согласно Платежной ведомости или Расчетно-платежной ведомости.

В «1С: Бухгалтерии 8» кассовая книга является отчетной формой, в которой отражаются движения наличных денежных средств.

 

Пользователь может распечатать бумажную отчетную форму, содержащую вкладные листы кассовой книги и отчеты кассира для произвольного периода времени.

Действующий порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации» обязывает кассира делать это ежедневно, поэтому кассиру ЗАО «Торговый Дом «ЦентрОбувь» правильно действовать следующим образом. В конце каждого рабочего дня кассир распечатывает из «1С: Бухгалтерии 8» два листа отчетной формы «Кассовая книга» за завершенный рабочий день: вкладной лист кассовой книги и отчет кассира (эти листы идентичны друг другу). Оба листа с приложением денежных документов кассир отдает главному бухгалтеру, тот подписывает вкладной лист и возвращает кассиру. Собранные вкладные листы кассовой книги кассир подшивает в кассовую книгу в течение отчетного периода.

Важной особенностью кассовой книги является то, что она строится единой для рублевых и валютных кассовых ордеров. В кассовую книгу также попадают записи о переоценке наличных валютных средств.

На основании Приложения №10 «Кассовая книга» (вкладной лист), формируются следующие проводки:

1. Принята в кассу выручка  за реализованные товарно-материальные  ценности:

Дебет 50 «Касса» Кредит 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» – 18000,00

2. Принята в кассу выручка за реализованные товарно-материальные ценности:

Дебет 50 «Касса» Кредит 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» – 3173,00

3. Переданы инкассатору наличные  денежные средства ЗАО «Торговый  Дом «ЦентрОбувь» для отправки  в банк:

Дебет 57 «Переводы в пути» Кредит 50 «Касса» – 19000,00

          4. Возвращены деньги покупателю, вернувшему товар в магазин в период гарантийного срока

           Дебет 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами»

Кредит 50 «Касса» – 1592,00

5. Возвращены деньги покупателю, вернувшему товар в магазин в период гарантийного срока

Дебет 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» Кредит 50 «Касса» – 1352,00

Итого за день определяется по приходу и по расходу. Для этого вычисляется сумма всех поступивших и выданных денежных средств из кассы.

Итого за день (приход) = 18000+3173=21173

Итого за день (расход) = 19000+1592+1352 = 21944

Остаток на конец дня = Остаток на начало дня + итого за день (приход) – итого за день (расход)

Остаток на начало дня составляет 7885,46.

Остаток на конец дня = 7885,46 + 21173,00 – 21944,00 = 7114,46

Ниже ставится подпись и расшифровка подписи кассира, указывается количество приходных и расходных документов и ставится подпись и расшифровка подписи бухгалтера.

 

                   2.3 Автоматизация учета расчетов с подотчетными лицами.

 

Денежные расчеты с подотчетными лицами отражаются описанными выше документами («Расходный кассовый ордер» и «Приходный кассовый ордер») с указанием соответствующего вида операции, подотчетного лица и суммы.

При возврате задолженности (документ «Приходный кассовый ордер») дополнительно указывается документ, по которому были выданы денежные средства подотчетному лицу.

Другой способ погашения задолженности подотчетного лица с помощью документа «Авансовый отчет».

В документе «Авансовый отчет» указываются документы, по которым выдавались денежные средства и суммы, за которые подотчетное лицо отчитывается, определяется назначение потраченных подотчетным лицом сумм.

 

Данные, указанные в разных табличных частях документа, определяют счета дебета, которые будут значиться в проводках в корреспонденции со счетом 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

На закладке «Товары» указывается перечень товарно-материальных ценностей (ТМЦ), которые выбираются из справочника «номенклатура». При подстановке пользователем той или иной номенклатурной позиции из справочника «номенклатура» система автоматически вносит соответствующие счета для бухгалтерского и налогового учета номенклатуры и учета НДС.

Считается, что перечисленные ТМЦ поступают на склад, указанный в поле «склад» в верхней части формы документа. При вводе количества и цены ТМЦ общая сумма и сумма НДС рассчитываются автоматически. Для того чтобы предприятие смогло принять сумму НДС к вычету, подотчетное лицо должно получить от продавца счет-фактуру. Сведения о полученных счетах-фактурах также указываются в записях табличной части закладки «Товары».

Если поступила возвратная тара, то заполняется закладка «Тара». Возвратная тара представляет собой вид ТМЦ, требующий обособленного бухгалтерского учета.

Если подотчетное лицо расплатилось с контрагентом, то в документе «Авансовый отчет» заполняется закладка «Оплата». На этой закладке указывается контрагент (выбирается из справочника «контрагенты») и прочие данные, необходимые для учета взаиморасчетов с контрагентами. После ввода контрагента система подставляет счета учета расчетов и счета учета авансов по умолчанию. При покупке товаров или оплате услуг подотчетным лицом можно заполнить закладку «прочее» и тем самым отнести стоимость услуг или товаров, например, на затраты предприятия. В соответствующих полях формы документа «Авансовый отчет» можно указать количество приложенных к авансовому отчету документов и общее число листов в них.

Сначала «Авансовый отчет» заполняется подотчетным лицом.

На лицевой стороне формы авансового отчета в строке «Наименование организации» указывается полное наименование организации – ЗАО «Торговый Дом «ЦентрОбувь».

В графе «Дата» указывается дата заполнения работником авансового отчета – 10 ноября 2012 года.

В строке «Структурное подразделение» указывается наименование структурного подразделения организации, в котором работает подотчетное лицо. В строке «Подотчетное лицо» указываются фамилия и инициалы работника, составляющего авансовый отчет: Алферова Н.А. и нижу профессия – директор. Табельный номер в данном случае не указывается.

В строке «Назначение аванса» указывается целевое назначение денежных средств, выданных работнику под отчет. В данном случае это Карты IP-телефонии.

Далее в авансовом отчете следует таблица, в которой работник заполняет графы «Наименование показателя» и «Сумма, руб. коп.».В нашем случае в таблице заполнены только строки «Итого получено» и «Израсходовано» – 1200,00

На основании данных «Авансового отчета» составляется проводка:

Выданы из кассы денежные средства работникам ЗАО «Торговый Дом «ЦентрОбувь» под отчет на административно-хозяйственные расходы

Дебет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» Кредит «Касса» – 1200

Ниже в строке «Отчет проверен. К утверждению в сумме» указывается сумма выданная под отчет прописью: Одна тысяча двести рублей 00 копеек и в скобках указывается эта же сумма цифрами (1200 руб. 00 коп.)

После этого подотчетное лицо заполняет оборотную сторону формы №АО – 1.

На оборотной стороне формы работник записывает перечень документов, подтверждающих произведенные расходы (командировочное удостоверение, квитанции, транспортные документы, чеки ККМ, товарные чеки и другие оправдательные документы), и суммы затрат по ним (графы 1 – 6 таблицы).

         Графа 6 заполняется лишь в случае выдачи подотчетному лицу денежных средств в иностранной валюте в соответствии с установленным порядком, согласно действующему законодательству Российской Федерации. В данном «Авансовом отчете» она не заполняется.

Документы, приложенные к авансовому отчету, нумеруются подотчетным лицом в порядке их записи в отчете.

В данном примере работник для подтверждения произведенных им расходов на приобретение карт IP – телефонии в размере 1200 руб. представил в бухгалтерию товарный чек и чек ККМ. В такой ситуации не совсем понятно, как записать товарный чек и чек ККМ, учитывая то, что оба документа подтверждают одни и те же расходы (приобретение карт IP – телефонии). Записывать их в одной строке под одним порядковым номером неверно, так как это два разных документа с разными номерами. Если записать товарный чек и чек ККМ в разных строках под разными порядковыми номерами и напротив каждого документа, как требуется, указать сумму расхода, то в строке «Итого», значение которой по каждой графе рассчитывается суммированием данных по этой графе, в графе 5 получится удвоенная сумма расхода.

Поскольку Указания не содержат никаких разъяснений по данному вопросу и одновременно в них сказано, что работник должен записать на оборотной стороне авансового отчета перечень подтверждающих документов (в том числе это и чеки ККМ, и товарные чеки), каждый из которых нумеруется в порядке записи в отчете, можно порекомендовать следующее.

Записать товарный чек и чек ККМ в двух строках под разными порядковыми номерами, а сумму расхода указать только напротив одного из чеков, например чека ККМ. В данном случае работник записал кассовый и товарный чек в разных строках, но под одним номером.

По строке «Итого» в графе 5 указывается сумма всех произведенных расходов – 1200,00 рублей.

После таблицы подотчетное лицо ставит свою роспись и расшифровывает ее: Алферова Н.А.

          Заполненный таким образом авансовый отчет вместе с прилагаемыми к нему подтверждающими документами (в данном примере – с товарным и кассовым чеками) сдается подотчетным лицом в бухгалтерию для его проверки и дальнейшего оформления работниками бухгалтерии.

В бухгалтерии при сдаче работником авансового отчета бухгалтер указывает на лицевой стороне отчета в графе «Номер» номер этого документа (в данном примере номер не указан) и внизу лицевой стороны формы оформляет расписку, которая затем отрывается от бланка отчета и отдается работнику в подтверждение того, что авансовый отчет с прилагаемыми к нему документами у него принят к проверке. В расписке указываются фамилия и инициалы подотчетного лица, номер и дата авансового отчета, прописью сумма документально подтвержденных расходов, произведенных работником, а также количество прилагаемых к отчету документов, подтверждающих произведенные расходы, и листов в них. Бухгалтер подписывает расписку (с расшифровкой подписи) и указывает дату принятия отчета.

В Данном примере расписка реквизиты расписки не заполнены, за исключением даты – 10 октября 2012 года.

На лицевой стороне формы напротив наименования организации указывается ее код по ОКПО.

В графе «Код» напротив структурного подразделения указывается код этого подразделения, разработанный в организации. В данном случае такая система кодирования в организации не предусмотрена, поэтому эта графа не заполняется.

Затем в бухгалтерии проверяются целевое расходование средств, наличие оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы, правильность их оформления и подсчета сумм.

После проверки бухгалтер делает на лицевой стороне авансового отчета отметку в разделе «Отчет проверен». В этом разделе указывается прописью и цифрами сумма, подлежащая утверждению, сумма целесообразно произведенных и документально подтвержденных расходов (в нашем примере – 1200 руб. 00 коп.).

         Бухгалтер, проверивший отчет, а также главный бухгалтер расписываются с расшифровкой подписи.

Проверенный авансовый отчет утверждается руководителем или уполномоченным на это лицом.

Лицо, утверждающее отчет, проверяет целевое расходование аванса и на лицевой стороне формы указывает сумму, которую оно утверждает, свою должность, расписывается с расшифровкой подписи и ставит дату утверждения.