Организация и учет кассовых операций в операционных кассах

Порядок оформления и передачи наличных денег инкассаторам предусмотрен положением ЦБ РФ от 9 октября 2002г. №199-П "О порядке ведения кассовых операций в кредитных организациях на территории Российской Федерации".

После заключения договора, организация заказывает изготовление специального пломбира, на котором должны быть выгравированы номер и сокращенное наименование организации или ее фирменный знак. Образцы оттисков пломбира заверяются руководителем подразделения инкассации. Один экземпляр заверенного образца пломбы передается организации для предъявления инкассаторам при передаче им ценностей, а второй в кассовое подразделение кредитной организации для осуществления контроля при приеме денег от инкассаторов.[6]

Образцы оттисков пломбиров, которыми будут опломбировываться сумки, организация предоставляет в подразделение инкассации. Количество сумок выдаваемых организации, определяется объемом инкассируемой выручки. На каждой сумки выставляется порядковый номер. К каждой сдаваемой инкассаторам сумке с денежной наличностью кассир организации выписывает препроводительную ведомость.

Первый экземпляр препроводительной ведомости вкладывается в сумке; Второй экземпляр (накладная к сумке) передается инкассатору при получении им сумки; Третий экземпляр (копия препроводительной ведомости) остается у кассира. Третий экземпляр препроводительной ведомости с подписью и печатью инкассатора служит основанием для составления бухгалтером расходного кассового ордера (Форма № КО-2)(См.Приложение 3) и для отражения в кассовой книге расхода наличных денег по кассе организации.

Перед получением ценностей инкассатор предъявляет кассиру организации документ, удостоверяющий личность, доверенность на получение ценностей, явочную карточку и сумку. Кассир организации предъявляет оттиск пломбиров, сумку с ценностями и два экземпляра препроводительной ведомости.

Инкассатор принимает сумку с ценностями с проверкой целости упаковки, наличия целых и четких оттисков пломб, соответствия их имеющемуся образцу, проверяет правильность заполнения препроводительной ведомости и передает кассиру организации порожнюю сумку и явочную карточку для заполнения. Инкассатор проверяет соответствие суммы указанной в явочной карточке кассиром, суммам в накладной и копии препроводительной ведомости, затем на копии препроводительной ведомости ставит печать, дату приема сумки и расписывается.

Для учета денежных средств, выданных из кассы организации, для зачисления на е расчетный счет, но еще не зачисленных по назначению, предназначен счет 57 "Переводы в пути". Основанием для принятия к учету по счету 57 сумм(например при сдачи выручки от продажи) могут быть копии сопроводительных ведомостей на сдачу выручки инкассаторам.

Расходы связанные с оплатой услуг, оказываемые кредитными организации, являются операционными расходами(пункт 11ПБУ 10/99)[7] Такие расходы принимаются к бухгалтерскому учету в сумме, исчисленной в денежном выражении, равной величине оплаты в денежной и иной форме или в величине кредиторской задолженности(подпункт 14.1,6 ПБУ 10/99).Для их учета предназначен счет 91"Прочие доходы и расходы", субсчет 91.2"Прочие расходы"; для учета расчетов с банком может использоваться счет 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками".

Сумма оплаты услуг по инкассации обычно списывают со счета организации в безакцептном порядке в начале месяца, следующего за расчетным.

По мере оплаты услуг по инкассации и получении счетов фактур организация в общеустановленном порядке может предъявлять уплаченные суммы НДС к вычету в соответствии со статьей 170-172 Налогового кодекса РФ.

1.3 Документирование кассовых операций

Основанием для отражение учетных регегистрах движения наличных денежных средств служат унифицированные формы первичной учетной документации по учету кассовых операций.[8]

Документы являются основанием для совершения кассовых операций, поступают в бухгалтерию, где работники бухгалтерии в соответствии со своими должностными обязанностями:

- проверяют правильность оформления документов, их соответствие законодательству, характеру совершаемых операций, а так же наличием необходимых письменных указаний руководителя организации или лиц уполномоченных им на совершение хозяйственных операций;

- оформляют приходных и расходные кассовые ордера или заменяющие их документы;

- получают необходимые подписи уполномоченных лиц, предусмотренные блинками кассовых документов;

- регистрируют (до передачи в кассу) в журнале регистрации приходных расходных документов;

- передают кассиру приходные и расходные ордера или заменяющие их документы вместе с приложенными к ним оправдательными или распорядительными документами.

Документы заполняются в одном экземпляре четко и ясно, чернилами, шариковой ручкой или печатаются. Все исправления, помарки или подчистки не допускаются.

Приходный кассовый ордер заполняется одновременно с квитанцией, являющейся его частью, подписывается главным бухгалтером или уполномоченным лицом. Квитанция выдается только послу получения денег.(приходный кассовый ордер см.приложение 4).

Расходный кассовый ордер оформляется на основании платежных ведомостей на оплату труда и других приравненных к ней документов, регистрируются в журнале после их выдачи. Подписывается руководителем и главным бухгалтером или лицом уполномоченным на это.

Прием и выдача наличных денег по кассовым ордерам может производится только в день их оформления. Выдача приходных и расходных ордеров или заменяющих их документов на раку лицам, вносящим или получающим деньги запрещается.

Кассир при получении приходных и расходных кассовых ордеров или заменяющих их документов:

- проверяет наличие и подлинность подписи главного бухгалтера, а на расходном ордере или заменяющем его документе – разрешительной надписи руководителя;

- проверят правильность оформления документов;

- проверяет наличие перечисленных в документах приложений.

В случае несоблюдения одного из требований кассир возвращает документы в бухгалтерию для переоформления.

В случае соблюдения всех требований и соответствия документов кассир принимает наличные деньги. Проверяет платежеспособность денег в соответствии с признаками платежеспособности банкнот и монет Банка России.[9] Полученная сумма должна соответствовать указанной в приходном кассовом ордере.

После приема денег кассир подписывает квитанцию и расшифровывает подпись, заверяет печатью кассира. Квитанция к приходному ордеру, подписанная главным бухгалтером и кассиром, заверенная печатью кассира или оттиском кассового аппарата, выдается на руки сдавшему деньги. Приходные ордера или заменяющие их документы немедленно после получения или выдачи по ним денег подписываются кассиром, а приложенные к ним документы погашаются штампом или надписью «оплачено» с указанием даты(см.приложение 4).

Наличные деньги не подтвержденные приходным ордером, считаются излишком кассы и зачисляются в доход предприятия.

Выдача наличных денег из кассы производится по расходным кассовым ордерам или надлежаще оформленным другим документам с наложением на эти документы штампа с реквизитами расходного кассового ордера. Документы должны быть подписаны руководителем главным бухгалтером или лицом уполномоченным на это. В тех случаях, когда на прилагаемых к расходному кассовому ордеру документах, заявлениях, счетах, имеется разрешительная подпись руководителя предприятия, подпись его на расходных кассовых ордерах не обязательна. В случае соблюдения этих требований и соответствия документов кассир выдает наличные деньги.

При выдаче денег по расходному ордеру или заменяющему его документу отдельному лицу кассир:

- требует документ, удостоверяющий личность получателя. Выдача денег производится только лицу, указанному в расходном кассовом ордере. Если выдача денег производится по доверенности, оформленной в установленном порядке, в тексте ордера после фамилии имени и отчества получателя указывается фамилия имя отчество лица которому доверено получение денег. Доверенность остается в документах как приложение к расходному кассовому ордеру.

- записывает наименование и номер документа, когда и кем он выдан и отбирает расписку получателя. Расписка может быть написана получателем собственноручно, шариковой ручкой и с указанием точной полученной суммы (прописью пишутся рубли и копейки).

- выдает деньги получателю.

После завершения операции кассир обязан подписать расходные кассовые ордера а приложенные к ним документы погасить штампом или надписью «оплачено» с указанием даты. (Расходный кассовый ордер см. приложение 3.)

Выдача денег может также производиться по платежным ведомостям и без составления расходного кассового ордера. На титульном листе платежной ведомости делается разрешительная подпись о выдаче денег за подписями руководителя и главного бухгалтера предприятия или лиц уполномоченных на это.

В аналогичном порядке могут выдаваться денежные средства на разовые нужды, а так же выдача депонированных сумм и денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, нескольким лицам.

Выдача денег из кассы, неподтвержденной распиской получателя в расходном кассовом ордере или другом заменяющем его документе, в оправдание остатка наличных денег в кассе не принимается. Эта сумма считается недостачей и взыскивается с кассира.

На предприятиях, имеющих большое количество подразделений, обслуживаемых центральными кассами, оплата труда, выплаты социальных пособий могут производиться несколькими кассирами или доверенными лицами. В таком случае старший кассир перед началом рабочего дня выдает другим кассирам авансом необходимую для расходных операций сумму наличных денег под расписку в книге учета принятых и выданных кассиром денежных средств (форма № КО – 5, рисунок 2.)

В конце рабочего дня кассиры обязаны отчитаться перед старшим кассиром в полученных денежных суммах и сдать ему остаток наличных денег под расписку в книге учета принятых и выданных кассиром денежных средств.

1.3.1 Ведение кассовой книги

В обязанность кассира входит ведение кассовой книги (Форма №КО - 4).Все поступления и выдачи наличных денег предприятия учитываются в кассовой книге.

Правила ведения кассовой книги:

1.       Кассовая книга у предприятия только одна

2.       Кассовая книга должны быть прошнурована, пронумерованы страницы и опечатаны на последней странице. В таком виде

3.       Записи в кассовой книге ведутся в двух экземплярам через копировальную бумагу чернилами или шариковой ручкой.

4.       Каждый лист состоит из двух равных частей: одна из них заполняется кассиром как первый экземпляр, вторая заполняется кассиром как второй экземпляр с лицевой и оборотной стороны через копировальную бумагу. Предварительно лист сгибают пополам. Первые экземпляры остаются в кассовой книге, вторые – отрывные, используются как отчет кассира и до конца дня не отрываются. И первые и вторые экземпляры нумеруются одинаковыми номерами.

5.       Подчистки и неоговоренные исправления в кассовой книге не допускаются. Сделанные исправления заверяются подписями кассира, а так же главного бухгалтера.

6.       Записи в кассовую книгу производятся кассиром сразу после получения или выдачи денег по каждому ордеру или другому заменяющему его документу.

7.       Ежедневно в конце дня кассир подсчитывает итог операции за день, выводит остаток денег в кассе на следующее число и переедет в бухгалтерию в качетсве отчета кассира отрывной листок с приходными и расходными кассовыми документами под расписку в кассовой книге(Кассовая книга Форма №КО – 4, см. приложение 5).

Контроль за ведением кассовой книги возлагается на главного бухгалтера предприятия.

1.4 Ответственность за несоответствие ведения кассовых операций

Законодательством РФ установлено, что невыполнение должностным лицом учреждения банка обязанностей по контролю за выполнением организациями или их объединениями правил ведения кассовых операций влечет наложение штрафа в размере от 20 до 30 МРОТ.[10] Дела о таких правонарушениях рассматривают налоговые органы.[11]

1.5 Особенности учета кассовых операций в иностранной валюте и на валютных счетах

Для учета операций в иностранной валюте в организациях создается специальная касса. Кассам устанавливаются лимиты в иностранной валюте. Они должны быть обеспечены всеми инструкциями, контрольными и справочными материалами (справочниками по иностранной валюте, образцами дорожных чеков и еврочеков и т.п.). Кассиры обязаны строго соблюдать правила совершения операций по приему и выдаче валюты из кассы.

При приеме от клиентов платежных документов в иностранной валюте кассир должен проверить их подлинность и платежеспособность по имеющимся контрольным материалам, а также полноту и правильность заполнения реквизитов документов. В кассу принимается наличная иностранная валюта, не вызывающая сомнений в ее подлинности и платежеспособности. Поврежденные, ветхие, вызывающие сомнение в платежеспособности денежные знаки от клиентов кассиром не принимаются.

Оплату товаров и услуг разрешается принимать в нескольких иностранных валютах. Пересчет других видов иностранных валют в доллары осуществляется по рыночному курсу, информация о котором присылается банком в кассу. Таблица пересчета должна быть доступной для посетителей.

При расчетах за валюту сдача выдается обычно в валюте платежа. С согласия покупателей сдача может быть выдана в другой свободно конвертируемой валюте. Выдача сдачи в рублях запрещается.