Организация учета расчетов с подотчетными лицами

Пример

В некоторых организациях на бензин подотчет деньги не выдаются. Выдаются талоны водителям, которые приобретаются по безналичному расчету. Допустимы расходы на покупку запчастей. Комиссия, в которую входят: специалист по транспорту, начальник АХО (состав комиссии утвержден руководителем) признает замену запчастей необходимым и выносит решение о списании старых, износившихся запчастей на новые. В учете это отражается следующим образом:

Дебет 71 Кредит 50 – 500 руб. – выданы наличные деньги водителю;

Дебет 10 Кредит 71 – 445 руб. – на сумму закупленных запасных частей водителем; 

Дебет 44 Кредит 10 – 445 руб. – списание замены запчасти старой на новую.

Товарный чек необходим  для расшифровки сведений, указанных  в кассовом чеке, в частности для указания конкретного перечня приобретенных товаров (например, степлер, ручки, бумага для принтера и др.). Запрещается указывать в товарных чеках вместо конкретных наименований товаров их общее название (например, канцтовары, хозтовары, продукты питания, книги и пр.).

В товарном чеке необходимо четкое указание номенклатуры, количества и стоимости приобретенных организацией товаров.

В случае отсутствия в товарном чеке подробной расшифровки приобретенных товаров представители организации должны составить акт, фиксирующий номенклатуру, количество приобретенных товаров и цели их приобретения.

Таким образом, кассовый чек фиксирует  факт оплаты, а товарный чек является своеобразной накладной, отражающей получение подотчетным лицом оплаченных товаров. При отсутствии товарного чека акт, составленный представителями организации и удостоверяющий факт приобретения товарно-материальных ценностей за наличный расчет, будет выполнять функции товарного чека.

При покупке товаров у частных  лиц и индивидуальных предпринимателей необходимо правильно оформить торгово-закупочный акт, который является в данном случае первичным документом.

Данный акт должен содержать  реквизиты, перечисленные в п. 13 Положения по бухгалтерскому учету и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного приказом Минфина России от 29.07.1998 N 34н:

наименование  документа (формы), код формы; дату составления; наименование организации, от имени  которой составлен документ; содержание хозяйственной операции; измерители хозяйственной операции (в натуральном  и денежном выражении); наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления, личные подписи и их расшифровки (включая случаи создания документов с применением средств вычислительной техники).

Если торгово-закупочный акт не содержит этих реквизитов и проверить достоверность расхода подотчетным лицом выданной ему суммы невозможно, данные средства должны включаться в совокупный налогооблагаемый доход подотчетного лица для обложения налогом на доходы физических лиц.

Следует подчеркнуть, что сделки, в которых подотчетное лицо выступает от своего имени, а прием денег за оказанные ему услуги или проданные товарно-материальные ценности оформлен чеками ККМ, не считаются сделками между юридическими лицами.

На практике встречаются случаи, когда работник организации закупает товар за счет своих собственных средств, а уже затем организация возмещает работнику потраченные на эти цели денежные средства. При этом налоговые органы в отдельных случаях рассматривают такую операцию как факт покупки организацией товара у физического лица и требуют включить выплаченные работнику средства в расчет налога на доходы физических лиц.

Во избежание подобных споров с налоговыми органами при  приобретении товаров не для собственных нужд, а для организации работнику следует оформить покупку от имени организации. Подтверждением приобретения товара от имени и в интересах организации может быть как прямое указание на данную организацию в документах на оплату (корешках к приходному кассовому ордеру) и передачу товара (накладные подписаны по доверенности или непосредственно лицом, имеющим право подписи финансовых документов), так и указание на физическое лицо (фамилия, имя, отчество работника организации, директора), участвующее в сделке купли-продажи.

При этом после одобрения  сделки у организации возникает задолженность по возмещению работнику произведенных им расходов. Выдача из кассы организации средств производится на основании авансового отчета с приложением к нему необходимых первичных документов, подтверждающих данную покупку.

В этом случае подобные операции могут отражаться следующими записями:

Дебет 10, 41  Кредит 60 - оприходованы приобретенные товарно-материальные ценности;

Дебет 19  Кредит 60 - отражена сумма НДС по приобретенным товарно-материальным ценностям (для зачета НДС признается счет-фактура с выделением его отдельной строкой);

Дебет 60  Кредит 71 - отражена задолженность организации перед  работником на основании авансового отчета;

Дебет 71  Кредит 50 - погашена задолженность перед физическим лицом по приобретенным товарно-материальным ценностям.

 

Возможен и другой вариант, когда работник может также  заранее заключить договор о предоставлении организации возвратной ссуды на определенный срок в форме оплаты приобретаемых товаров.

В этом случае в бухгалтерском  учете организации должны быть сделаны следующие записи:

Дебет 71 Кредит 73 - отражена оплата физическим лицом товарно-материальных ценностей за организацию (момент предоставления ссуды);

Дебет 10, 41  Кредит 71 - оприходованы товарно-материальные ценности, приобретенные подотчетным лицом;

Дебет 19  Кредит 71 - отражена сумма НДС по приобретенным товарно-материальным ценностям;

Дебет 73  Кредит 50 - работнику  организации возмещены из кассы  расходы по приобретению товарно-материальных ценностей.

Авансовый отчет в этом случае должен быть утвержден в общеустановленном порядке.

Организация рассчитывается с физическими лицами за товары, как правило, наличными деньгами через подотчетных лиц (или же напрямую через кассу).

Операции по закупке  должны оформляться первичными документами, а именно – закупочным актом. Каждая организация вправе разработать свою форму этого документа, так как унифицированной нет. Выплата денег физическим лицам может оформляться и специальной приемо-закупочной ведомостью.

Пример:

Подотчетным лицом – Мордвинцевой И.В. в сентябре 2006 года произведена закупка сельхозпродукции. Операция оформлена закупочным актом от 24 сентября. В нем указано, что продукция (мясо говядина) закуплена именно у физического лица (Зорина В.Б.) с указанием его паспортных данных, количества, цены продукции, соответствующих подписей. Право на сдачу мяса подтверждается соответствующей справкой. Право реализации (с ограничениями или без) в определенном количестве дает ветеринарное свидетельство, выписываемое органами госветнадзора.

В бухгалтерском учете  даются проводки:

Дебет 71 Кредит 50 – 9 576 руб. – выданы деньги подотчет из кассы;

Дебет 10 Кредит 71 – 9 756 руб. – подотчетным лицом произведен закуп сельхозпродукции.

Остатка или перерасхода  нет.   

Но прежде чем выплатить физическому лицу денежные средства, следует отметить, что удерживать с этих денег НДФЛ не нужно.

 

Пример:

В августе 2006 года организация выдала под отчет своему сотруднику 80 000 руб. на закупку у населения бывших в употреблении компьютеров. В этом же месяце работник нашел продавца – физическое лицо и приобрел у него ЭВМ за 32 000 руб. Компьютеры предназначены для работы самой организацией.

Остаток неизрасходованных  средств сотрудник сдал в кассу  организации.

В августе 2006 года в бухгалтерском учете предприятия будут сделаны следующие проводки:

Дебет 71 Кредит 50 – 80 000 руб. – выданы сотруднику денежные средства под отчет из кассы на закупку компьютеров;

Дебет 41 Кредит 71 – 32 000 руб. – оприходованы два компьютера на основании авансового отчета и закупочного акта;

Дебет 50 Кредит 71 – 48 000 руб. – возвращен остаток неиспользованных подотчетных сумм в кассу организации.

 

 

3.2 Учет расчетов с подотчетными лицами направленных в служебную командировку

 

 

Служебная командировка – это поездка  работника по распоряжению руководителя организации для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.

Выдача наличных денежных средств под отчет на командировку оформляется командировочным удостоверением  и расходным кассовым ордером  после расчета бухгалтерией причитающихся сумм. Подотчетное лицо получает служебное задание для направления в командировку, форма которого утверждена постановлением Госкомстата РФ № 26 от 06.04.2001 г. (Приложение № 3).  По усмотрению руководителя организации, кроме командировочного удостоверения, направление  в командировку может оформляться и приказом (Приложение № 4, 5).

В течение трех дней после  возвращения из командировки работник обязан представить в бухгалтерию  авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах и произвести окончательный расчет по ним.

К авансовому отчету прилагаются  командировочное удостоверение, оформленное в установленном порядке; документы о найме жилого помещения, документы, подтверждающие фактические расходы по проезду, включая плату за пользование постельными принадлежностями в поездах и другие документы, подтверждающие произведенные работником расходы.

Для утверждения и  списания израсходованных подотчетных  сумм применяется авансовый отчет  по унифицированной форме № АО-1 (Приложение № 3). 

Работник должен представить  в качестве приложения к авансовому отчету служебное задание с заполненным и подписанным отчетом о его выполнении (форма № Т-10а, утвержденная постановлением Госкомстата от 6 апреля 2001 г. № 26). На оборотной стороне авансового отчета подотчетное лицо записывает перечень документов, подтверждающих произведенные расходы (билеты на транспорт, счета на проживание, прочие документы, подтверждающие расходы во время командировки) и суммы расходов.

Кроме командировок на территории России сотрудники организации могут быть командированы за рубеж. В таком случае в бухгалтерии необходимо вести учет расходов по загранкомандировкам.

Зарубежной командировкой  считается поездка сотрудника по приказу руководства за границу  Росси.

Командировки подразделяются на:

- краткосрочные –  продолжительностью до 60 дней, не  считая времени нахождения в  пути;

- длительные – продолжительностью  от 60 дней и до одного года, не считая времени в пути.

Различают зарубежные командировки в страны СНГ (ближнее зарубежье) и страны, не входящие в состав СНГ (дальнее зарубежье).

Для командирования в страны СНГ командировки оформляются аналогично оформлению командировки на территории РФ. При командировках в страны дальнего зарубежья (в том числе в страны Прибалтики) на командируемого оформляется только приказ, а командировочное удостоверение не оформляется, не требуется и проставления отметок о его прибытии в место командировки.

Все расходы  связанные с командировками (в  том числе свыше установленных  норм) полностью включаются в себестоимость продукции (работ, услуг), но при расчете налогооблагаемой базы для исчисления налога на прибыль сверхнормативные командировочные расходы увеличивают эту налогооблагаемую базу и участвуют в расчете соответствующих налогов, т.е. налогооблагаемая база корректируется на сумму сверхнормативных командировочных расходов.

Существуют  различные варианты финансирования зарубежных командировок. Наиболее распространенным вариантом является выдача командируемому аванса (подотчетной суммы) в рублях или иностранной валюте до начало поездки. Другим вариантом является совершение зарубежной поездки за счет имеющихся у командируемого наличных денег или банковских (пластиковых) карт (собственных или служебных). При этом варианте возмещение расходов производится после предъявления авансового отчета и получения из банка подтверждающих сумм расходов, списанных со служебной пластиковой карты.

Для учета выданных авансов и командировочных расходов к счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» открываются субсчета: 1 – «Расчеты в рублях»; 2 – «Расчеты в иностранной валюте». Иногда могут открываться субсчета для каждого вида иностранной валюты. На субсчетах может быть отражена конвертация валюты, произведенная подотчетным лицом до или во время командировки.

При выдаче наличной иностранной валюты из кассы делается запись:

Дебет 71-2 «Расчеты с подотчетными лицами в иностранной  валюте», Кредит 50-2 «Касса в иностранной  валюте».

Авансовые отчеты составляются в полученной из кассы  валюте не позднее трех рабочих  дней со дня возвращения из командировки. При задержке авансового отчета подотчетным лицом по истечении установленного срока, все суммы, по которым не предъявлено документальное подтверждение расходов по командировке, подлежат включению в совокупный годовой доход этого сотрудника с исчислением из него подоходного налога.